展会活动执行方案.xlsx

20152015展展会会活活动动执执行行方方案案时时期期序序号号工工作作内内容容工工作作细细节节活动前期1策划a 确定主题和形式（确定大展、小展或专场）b 拟定展会时间、地点和预计商家的数量2场地a 实际了解场地条件（交通、面积、硬件、是否为会员所熟悉、是否能够提供车辆接送）b 场地费用预算（场地租赁费、搭建管理费、保险费、场地保证金、水电费等）c场地合同（与场地方确认租借时间、使用物品和费用总额，出具场地租借合同，并签约支付场地租借费用）3搭建a 确定搭建内容（场地布置图、线路图、广告设计、制作、广告位等）b 确定场地搭建费用预算c 确定场地搭建合同（明确搭建方搭建要求与提供物品）d 展会资料提供给搭建方（例如：设计图样稿）4招商a 确定参展商参展费用（将活动信息告知论坛部、运营部、技术部等协助部门，设定参展商类别及参展商数量，确定光地、标展数量及参展费用（含管理费、电费等现场需要支出的费用）b 招商函印制，提供给销售c 销售招商（跟进招商进度，适时调整方案）d 制作收支营收表确定收支营收情况e 确定赞助商，签署赞助商合同 1礼品赞助商确定 2奖品赞助商确定 3其他赞助确定（现场跟拍、场地布置）5审批报备a 预算统计（制作活动预算与预计营收表，预算中还应包括媒体推广费用、会员或新人的礼品奖品费用、会员活动的道具费用、邀请函制作邮寄费用等。b 合同上报审批（将“活动预算”、“场地租借合同”和“搭建合同”送相关部门审批）c 经费申请（活动前一周需要填写费用预支单，预支部分费用用于现场特殊状况的支出，中小型活动约为30005000元，大型活动约为800010000元）6信息发布a 报名页面（页面设计、活动信息、跟进报名人数）b 论坛帖发布（活动详细信息、流程、奖品、商家名单、促销信息、停车情况）7设计宣传a报名页面设计b 邀请函设计（设计制作会员邀请函）c 场地宣传物品设计（查看场地确定宣传物品名录、设计宣传品）8传达信息a 公司内部信息传达（搭建相关信息、具体人员安排）b 商家信息传达（销售直接传达信息或召开展前准备会议）c 会员短信息通知（邮寄邀请函、短信息通知）9准备环节a 物品准备：奖品、办公用品、文件（展会流程、人员安排表、订单统计表、商家名录、报名表、物品清单、通讯录等等）b 召开工作准备会：工作安排告知、细节要求、着装要求搭建当天1准备物品运输整理物品运输至场地 相关人员跟车（根据物品清单及奖品清单）2现场协调a 负责与场地方沟通、协调（确定搭建时间、确保场地提供物品到位、确保货运电梯空调等硬件设施正常使用、建立友好合作关系）b 负责与搭建方沟通、协调（监督搭建工程按时完成、协调布展中所出现的问题）c 负责与商家沟通、协调（监督按合同规定要求正常布展，及时解决商家违规操作）d 费用收取：向商家收取管理费用与额外电费3物品管理a 物品保管：负责奖品与其它公司物品保管b 物品摆放：整理现场所有物品并进行正确位置摆放活动当天1现场协调a 总体控制：随时解决突发状况、监督现场秩序，协调现场b 商家协调：负责商家各项事宜、违规行为并调解、跟进当天活动效果、估算商家人流量、订单量、成交比、商家利润等数据2签到a 会员签到：负责指引会员签到b 资料发放：赞助商宣传单及相关资料装入拎袋统一发放3会员引流a 人流计数：工作人员入口处计数b 场外引导：例如地铁口、场馆入口处安排工作人员举牌指引4现场咨询处设置咨询点、负责会员咨询、报名工作5赞助商协调确保赞助商到场，完成赞助任务6后勤保障负责安排工作人员午餐、饮水7现场播报a 播音报道：负责欢迎词、通知、奖品提示、感染气氛b 主持活动：讲座主持、抽奖主持8观察员负责现场工作观察、拍照，发现问题与亮点9活动结束清场a 公司物品清点：负责将公司物品运回公司（根据物品清单整理，重点保管订单）b 商家清场：跟进商家撤展10订单跟踪销售紧盯相应商家，防止飞单产生，及时通知订单会员领取奖品活动后期1订单信息统计a 整理统计全场所有定单b 整理会员信息（将签到信息、订单信息、报名信息交至客服部）2资料收集音频、视频收集，意见汇总3总结分析报告制作a 内部总结报告：用于内部归档及总结讨论b 对外宣传报告：用于销售对外开拓与宣传4后期宣传将活动资料、照片提供论坛部，进行活动贴后期宣传与讨论5资料归档将本次活动全部文字资料进行整理归档时时间间节节点点执执行行部部门门或或负负责责人人2月16日前2月16日前展前1周展前1周展前1周展前1周展前1-2天活动工作人员当天清晨活动工作人员搭建当天活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动当天活动工作人员开拓组活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员活动工作人员销售销售展后一周内活动工作人员活动工作人员活动工作人员销售销售销售销售