Outlook2010-使用技巧培训PPT学习课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2,#,Outlook 2010,使用技巧,真的熟悉,Outlook,吗？,任务管理,日历管理,邮件管理,联系人管理,高效管理时间和信息,微软公司出品的,Office,系列产品,Outlook,2010,是一款优秀的电子邮件客户端。它又不仅仅只是简单的,Email,客户端，它还可以帮助我们更好地管理时间和信息，跨越各种界限实现联系并且有助于保持安全和控制，其简单易用的特性与功能，包括行事历，计划调度，安全性的设置等都能够很大程度上提高我们的工作效率。,课程安排,Outlook 2010,新增功能预览,邮件帐户配置,通讯录管理,邮件信息的使用和管理,日程规划与时间管理,数据信息的存档与备份,Outlook 2010,新增功能预览,扩展的功能区,在,Outlook 2010,中，功能区已替换了以前在,Outlook,主窗口中使用的菜单。另外，还可以对功能区进行自定义，您还可以个性化的自定义选项卡，以便更好地符合您的工作风格。,Outlook 2010,新增功能预览,Outlook 2010,新增功能预览,Outlook 2010,新增功能预览,扩展的功能区,现在，在处理邮件时可使用经过改进的对话视图。此视图改进了跟踪和管理相关邮件的方式，而不考虑包含这些邮件的文件夹。,一、新建邮件账户,Outlook2010-,新建邮件账户,Outlook2010-,新建邮件账户,1,、启动,Outlook2010,安装,Outlook2010,后，我们可以在“开始”,-,“所有程序”,-,“,Microsoft Office,”中点击“,Microsoft Office Outlook 2010,”图标来启动,Outlook,。,我们还可以在图标上单击鼠标右键点击“发送到”,-,“桌面快捷方式”来创建桌面快捷方式。,Outlook2010-,新建邮件账户,一、,添加账户,第一步：,选择“文件”,-,“信息”下的“添加账户”按钮，如下图：会弹出“添加新账户”对话框，如图,第二步,：选择“手动配置服务器设置或其他服务类型,(M),”选项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项：,Outlook2010-,新建邮件账户,第三步,：选择“,Internet,电子邮件,(T),”选项，并点击“下一步”按钮。其中另外两个选项：,Outlook2010-,新建邮件账户,第四步,：输入用户信息、服务器信息、登陆信息，然后可以点击“测试账户设置,”按钮进行测试，如下图,Outlook2010-,新建邮件账户,如果不成功（前提是用户信息、服务器信息、登陆信息正确），点击“其他设置”按钮，弹出“,Internet,电子邮件设置”对话框，在“,Internet,电子邮件设置”对话框中选择“发送服务器”标签页，把“我的发送服务器（,SMPT,）要求验证”选项打上勾，点击“确定”按钮，完成账户设置。如下图：,二、通讯录管理,Outlook2010-,通讯录管理,1,、导入联系人信息,Outlook2010,可以方便的新建联系人、创建通讯组列表。还可以导入,、导出联系人信息，功能完善。,为了方便大家的使用，我做了公司拥有,OA,账户的员工联系人数据文件。,我们点击菜单栏,“文件”,-,“打开”,-,“导入”如图所示。,Outlook2010-,通讯录管理,选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”。,Outlook2010-,通讯录管理,选择“,Microsoft Excel 97-2003,”，点击“下一步Outlook2010-,通讯录管理,点击“浏览”，选择想要导入的文件，点击“下一步”。,注：图中“选项”处可使用默认设置，也可以根据个人需要更改。,Outlook2010-,通讯录管理,点击“下一步”。,Outlook2010-,通讯录管理,点击“完成”。,Outlook2010-,通讯录管理,2,、新建联系人列表,导入联系人后，进入“联系人”界面，在页面左侧“我的联系人”窗口中，右键“联系人”栏，在弹出的菜单中选择“新建文件夹”。,Outlook2010-,通讯录管理,在“名称”处输入想要建立的联系人列表名称，如“综合部”，点击“确定”,。,Outlook2010-,通讯录管理,这样就建立了一个新的联系人列表，如图所示。然后我们可以将“联系人”中的相关联系人名片拖到新建的联系人列表中。,Outlook2010-,通讯录管理,3,、新建通讯组列表,新建通讯组列表可用来群发邮件。点击“新建”下拉菜单中的“通讯组列表”，如图。,Outlook2010-,通讯录管理,输入通讯组列表名称，点击“选择成员”，确定成员后点击“确定”，单击“保存并关闭”，通讯组列表新建完成。,Outlook2010-,通讯录管理,三、管理邮件,Outlook2010-,通讯录管理,邮件管理,邮件的分类整理,高阶邮件发送技巧,邮件众多,阅读繁琐,查找困难,类别混乱,大量会议邀请,收件人列表散乱,最佳的发送时机,邮件是否发送成功,简单,高效,及时,准确,轻松,1,、导入已有邮件,Outlook2010,支持向下兼容。我们可以将,Outlook2003,、,2007,或,Outlook Express,中的邮件导入到,Outlook2010,中。点击菜单栏“文件”,-,“导入和导出”，选择“,Outlook Express 4.x,”或“个人文件夹文件,(.pst),”导入。,Outlook2010-,管理邮件,2,、接收邮件,Outlook1010,启动后将会自动到服务器下载收件箱的邮件，而且每隔,30,分钟就会检查是否有新邮件。（注：这个时间是我们设定的，可以改）。,Outlook2010,软件界面友好，它与我们,OA,邮箱界面、格局基本相同。,Outlook2010-,管理邮件,3,、发送邮件,与,OA,邮件使用基本相同，在“邮件”界面中，点击“新建”，就会出现发送邮件界面。,Outlook2010-,管理邮件,点击“收件人”，进入“选择收件人”界面。首先在“通讯簿”下拉菜单中选择收件人所在的联系人列表，如“综合部”，选择收件人，也可以选择通讯组列表群发邮件，如我们建立的“综合部群发”。,Outlook2010-,管理邮件,过滤规则的使用,前奏,：在创建规则前，我们先做一下准备工作。在我们的收件箱中为我们每个联系人创建一个文件夹，存放该联系人发送的邮件，创建方法是在,“收件箱”,文件夹上点击鼠标右键选择,“新建文件夹,”,选项，弹出,“新建文件夹”,对话框，输入文件名（为了方便查看通常为联系人名如：,王宪,/,荆磊,），然后点击,“确定”,按钮，如下图,：,输入文件夹名称,创建规则,第一步：,规则和通知设置的窗口在同一地方，,“文件”,-,“信息”,下的,“管理规则和通知”,按钮，点击此按钮弹出,“规则和通知”,对话框，如下图：,创建规则,第二步,：在,“规则和通知”,对话框中，点击,“新建规则,”,按钮，弹出,“规则向导”,对话框，如下图所示：,创建规则,第三步,：在,“规则向导”,对话框中的,“步骤,1,：选择模板”,下选择,“将某人发来的邮件移植文件夹”,选项，然后在,“步骤,2,：编辑规则说明（单击带下划线的值）”,下先点击,“个人或公用组”,项，弹出,“规则地址”,对话框，如下图,：,创建规则,第四步,：在,“规则地址”,对话框的,“通讯簿”,下选择,“建议的联系人”,，然后就能看到我们之前创建的联系人，然后双击联系人，在图的下方,“收件人,-,”,旁边会显示出来，点击,“确定”,按钮，返回,“规则向导”,对话框，如下图：,创建规则,第五步：勾选“启用此规则”,邮件自动收发设置,第一步：,依次点击,“文件”,“,选项”,“高级”,按键，跳出,Outlook,选项菜单，如下图所示：,点击“发送与接收”,自动收发,第二步：在弹出的对话框里将,“安排自动发送,/,接收的时间间隔为,”,选项勾上，并设置间隔时间为,3,分钟,最后点击,“关闭”,即可,来信提示,在,“文件”,标签下选择,“选项”,按钮，弹出,“,Outlook,选项”,对话框，在对话框左侧选择,“邮件”,选项，右侧弹出具体的设置，如下图：,在,“,Outlook,选项”,对话框中有很多选项可以供我们进行设置，而且这些设置浅显易懂，读者可以自己试试。,编辑签名档,第一步：,依次点击,“文件”,“,选项”,“邮件”,按键，跳出,Outlook,选项菜单，如下图所示：,点击：,“签名”,编辑签名栏,第二步：在,“签名与信纸”,对话框里点击,“新建”,，用户可以在此输入自己的用户名，如下图：,输入用户名,编辑签名栏,第三步：输入,“用户名”,点击,“确定”,后，即可编辑自己喜欢的签名，举例如下图：,四、日程、日历,Outlook2010-,管理邮件,Outlook2010,的一个很实用的功能就是日程、日历的管理。我们可以用,Outlook2010,的日程管理功能记录下我们待办的工作、会议及约会等。,Outlook2010,将会在我们设定的时间弹出提醒。这个贴心的功能可以方便我们更合理的管理时间，避免遗忘重要的工作内容。,Outlook2010,的日程提醒界面位于主窗口的右侧。名为“待办事项栏”。下图中箭头所指窗口即为提醒列表。,Outlook2010-,日程、日历,Outlook2010-,日程、日历,我们可以在提醒列表窗口中空白处右键，点击“新建任务”。,Outlook2010-,日程、日历,在“新建任务”页面中，填入“主题”，设置开始及截止日期，勾选“提醒”以设置提醒时间。最后点击“保存并关闭”。,Outlook2010-,日程、日历,建立提醒任务后，在提醒列表中就会出现我们设定的提醒内容。在运行,Outlook2010,的前提下，软件将会在设定时间弹出提示框。,Outlook2010-,日程、日历,我们也可以在“日历”界面中选择相应的时间段新建提醒。,Outlook2010-,日程、日历,我们还可以在“日历”界面中选择某天的日历或是日程提醒任务作为邮件发送给其他人,。,Outlook2010-,日程、日历,五、数据安全,Outlook2010-,数据安全,1,、为,Outlook2010,加密,为防止他人未经同意浏览我们的邮件，保证我们的邮件及联系人等信息的安全，,Outlook2010,可以对我们的个人数据加密。点击菜单栏“文件”,-,“账户设置”。,Outlook2010-,数据安全,在“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击“设置”。,Outlook2010-,数据安全,在“个人文件夹”界面，点击,“更改密码”。,Outlook2010-,数据安全,在“更改密码”界面，输入新密码，点击“确定”。,注：旧密码默认为空。,Outlook2010-,数据安全,设置密码后，以后启动,Outlook2010,时，会提示输入密码。,如下图示：,Outlook2010-,数据安全,2,、更改数据文件路径,在“工具”,-,“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击“添加”。在弹出的“新建,Outlook,数据文件”界面中，点击“确定”。,Outlook2010-,数据安全,在出现的“创建或打开,Outlook,数据文件”界面中，选择新的存储路径点击“确定”。,Outlook2010-,数据安全,创建新路径完成后，在“工具”,-,“账户设置”界面中，点击“数据文件”选项卡。这时会出现两个存储路径，选中新的存储路径点击“设为默认值”，再次启动程序新的存储路径生效。这时可以把原来存储路径中的数据文件复制到新的路径中，邮件等信息就存在了新目录下。,Outlook2010-,数据安全,答疑！,