大学档案归档工作规范文件(通用3篇).pdf

大学档案归档工作规范文件(通用 3 篇)大学档案归档工作规范文件 第 1 篇 封装有逻辑封装和物理封装之分，后者可以形成独立的计算机文件或文件夹存储结构，非常适合异构系统归档接口所使用。本通用接口方案中的归档信息包封装结构主要采用和参考了党政机关电子公文归档规范（GB/T 39362-2020）描述的信息包结构，笔者认为，该规范相比较基于 XML 的电子文件封装规范（DA/T 48-2009，以下简称规范）更为合理和实用，主要基于以下两点考虑：这种方式的优点是元数据能与计算机文件结合更紧密，档案的完整性更有保障。但在实践中证明，该方式往往导致封装形成的 XML 文件容量过大，后续访问和处理性能明显下降。归档时对元数据项进行解析和校验往往很重要，这是后续四性检测以及将数据写入档案系统的基础。为避免出现在检测及归档环节因为信息包封装结构相关资料的缺失导致电子档案信息包解析和校验发生困难，可将归档信息包的封装结构以标准的形式规范化并公开发布，可通过本文介绍的通用归档接口根据元数据方案动态生成 XML Schema 来实现，并将该文档与归档信息包一同保存。在归档接口接收到归档信息包后，采用XSD 文件对 XML 文件结构进行校验，校验通过方可归档。因此，在归档环节需对电子文件封装结构采用一种新方法，经过改进后的单份电子文件归档信息包主要包括电子文件元数据 XML、电子文件元数据 XSD（或由 XML 信息包中指定目标命名空间）、计算机文件等多个文档，归档信息包封装结构如图 6所示。大学档案归档工作规范文件 第 2 篇 通过对国家_多个电子文件归档相关的标准规范进行归纳总结，常见的在线归档和接收接口方式主要有两种形式，即WebService 归档接口方式和中间库归档接口方式，新型通用归档接口也具有这两种方式：工作原理如图 1 所示，即由通用归档接口连接业务系统及数字档案馆（室），由各类业务系统调用同一个归档接口，新型通用归档接口功能为图中各编号功能的总和。其通用性主要是通过动态从数字档案馆（室）系统中获取到元数据方案并由接口传递给业务系统，如图中虚线所示，各业务系统根据传递的 XML Schema 文档（体现为 XSD 文件格式）可对归档数据进行打包。该文档与动态获取的四性检测方案共同构成了对不同业务系统归档时进行四性检测时的重要依据。工作原理如图 2 所示，即在业务系统和数字档案馆（室）系统间建立中间库并提供归档接口的模式，归档接口功能为图中中间库右侧的功能部分。这种模式往往是业务系统和档案系统未同步建设，或在建设业务系统时遗漏了归档接口而采用的一种模式。在该模式中，中间库的结构是按照数字档案馆（室）系统中定义的元数据方案进行创建的。该中间库不仅仅包含了传统中间库包括的内容元数据，还包括新标准中要求的所有元数据类型。通过以上两种归档接口方式的实现原理可以看出，新型通用归档接口实现思路主要体现在以下两个方面：一是“新型”即将与归档相关的新标准规范要求的功能封装到归档接口中，包括了与元数据、数据封装以及四性检测有关的新标准规范，这也是实现合规的数字档案馆（室）系统基础之一。同时，XML 文件中的数字签名块存有对签名对象执行的数字签名，该签名具备防冒充、防篡改、防重放、防抵赖、防泄密等特点，在接收信息包时接口检测功能会对其进行验证，验证工作原理如图 3 所示。二是“通用”即将动态内容作为外部配置项，外部配置项可通过可视化的配置方式来实现，而不是通过研发人员将动态性写在归档接口的程序代码里。这个外部配置项主要包括元数据方案配置（如图 4 所示）和四性检测方案配置如图 5 所示）。通过归档接口可将元数据方案配置生成归档接口需要用到的 XML Schema 文档。大学档案归档工作规范文件 第 3 篇 在新形势下传统归档接口已无法满足数字档案馆（室）建设的要求，主要体现在以下几个方面：1.传统归档接口的元数据不全面且严重缺失 传统归档接口一般只是捕获了文件实体块的内容描述元数据，而对验证真实性方面很重要的背景元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据等内容往往缺少捕获；同时也缺乏签名相关信息，这就导致后续无法支持数字签名和验签等功能。2.每增加一个业务系统归档接口就需要厂商研发人员来定制开发 由于在接口开发时未进行通用化设计，往往在每次增加业务系统归档接口时需要由厂商研发人员再进行定制化开发，所以软件厂商一般在给客户报价时都会再增加接口报价。这无疑增加了客户的投入。3.功能上不符合新的归档要求 传统归档接口只是简单的完成了数据“搬迁”，不具备对数据按照国家新标准规范要求对元数据合规性进行验证功能，如产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范（DA/T 88-2021）中提到 PDM 系统归档接口功能要求“将归档信息包传输至指定位置，传输过程中归档信息包中信息不丢失、不被非法更改”，而传统接口功能是无法进行验签的，电子文件真实性无法得到保证。