房地产公司制度全集94页.docx

内部资料

××××××科技发展有限公司
管理制度汇编

2005年1月

前 言

该制度汇编了××××××科技发展有限公司的各项管理制度，现整理、修订、汇编成册。今后将根据需要进行修订、补充与完善。
公司要求全体员工认真学习，贯彻落实公司的各项规章制度，并在实际工作中不断完善和创新，以规范化管理为基础，将公司的各项工作纳入规范管理的轨道，并逐步实现科学化管理。
为了提高规章制度的质量，请各部门在执行过程中，注意积累，总结经验，随时将有关意见和建议反馈给办公室，以供今后修订时参考。

二○○五年一月

第一篇 行政管理制度

公文处理办法

第一章 总则

第一条 根据××××××科技发展有限责任公司《公文处理办法》的有关规定，为使××××××科技发展有限公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。
第二条 公文是传达、贯彻上级部门有关精神，请示、报告、指导、答复和商洽工作，加强各方面联系，以及处理日常业务的重要工具，是具有法定效力和规范体式的文书。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全，必须严格执行有关保密规定，严守公司秘密。
第五条 公司各部门经理必须高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对公文处理工作的监督和检查。
第六条 办公室是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。各部门应当配备兼职文书人员负责公文处理工作。
第七条 应充分利用办公自动化软件及电子公文网络等高效、安全的现代技术处理公文。

第二章 发文办理

第八条 发文办理指以本单位或本部门名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、会签、编号、复核、签发、文印、校对、用印、登记、分发等程序。
第九条 发文分为公司发文和部室发文
（一）公司发文：
一般适用于公司向上级单位和政府主管部门请示、报告工作，涉及全公司的工作以及需要以公司名义与其他单位进行公文往来等情况。
（二）部室发文：
一般适用于部门专业性工作、会议文件以及以部门名义与其他单位进行公文往来等情况。
（三）办理流程
公司发文：拟稿－审核－签发－制作（详见附件1）
部室发文：拟稿－签发－制作（详见附件2）
第十条 拟稿
（一）符合国家的法律、法规及其公司的有关规定。
（二）情况属实、观点明确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。
（三）拟发文稿一律采用专用“发文纸”。拟稿人应按发文纸上各栏目要求填写清楚，要有部门经理签批，并签署日期。要用钢笔或签字笔书写。
（四）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
第十一条 审核
部门经理或授权委托人负责审核，审核的重点是：
（一）是否确需行文。
（二）行文方式是否妥当。
（三）是否需要协商、会签其他部门。
（四）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合《公司公文写作规范》的规定。
第十二条 会签
发文涉及到其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门经理应当出面协调仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司主管领导协调或裁定。
第十三条 编号、复核及核签
办公室对主办部门提交的发文进行编号、复核以及办公室经理核签后，呈送公司领导签发。
第十四条 签发
（一）公司发文应根据分工和授权由总经理或副总经理签发。事关重大的文件应先经副总经理核签后，由总经理签发。
（二）部室发文由部门经理签发。
（三）已经签发的文稿，如需对文稿进行实质性修改时，须重新请原签发人审定。
（四）各级领导签发公文，必须签名，不得划圈。
第十五条 纸质公文的制发
（一）文印、校对
1、公司发文由办公室负责文印，由主办部门负责校对。部门发文由主办部门负责文印和校对。
2、印制文件要整洁、清晰、符合公文格式要求。
3、严格控制文印份数，不得随意增加。
4、校对工作是对公文做最后的把关，应确保公文准确无误。
（二）用印
1、以纸质形式发送的公文，应加盖印章。
2、按照《用印管理办法》在文件的成文日期上加盖公章和部门章。
3、公司发文应加盖公司章，部室发文应加盖部门章。
4、用印数与文件份数应相符。
（三）分发
根据文件份数和主送单位、抄送单位等标识进行分发。
第十六条 电子公文的制发
（一）电子公文的办理流程同纸质公文。
（二）公司内部发文要求使用电子公文格式，在指定的公文网上发送。
（三）出于安全考虑，电子公文上不加放电子图章；如需电子公文上加放电子公章时，要确保电子公章的安全性。

第三章 收文办理

第十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档、销毁等程序。
第十八条 办理流程（详见附件3）
签收－登记－拟办－批办－承办－归档。
第十九条 签收、登记
（一）署名公司和办公室的信件及公文由办公室文书拆封、登记、分发。
（二）各部门或个人收到的主送公司的正式公文及上级单位或领导的批示，应及时送办公室。
（三）凡参加会议带回的公文，应及时送办公室。
第二十条 拟办、批办、承办
（一）公司收文由办公室经理根据文件内容提出拟办意见，送公司领导批示。
（二）各部门收到公司领导批示后的公文，先经部门经理阅批，再交承办人办理。公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门经理要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司主管领导协调。
（三）要求各部门承办的公文应及时办理，不得延误、推诿，部门经理及兼职文书应经常检查本部门公文承办情况，做到件件有结果。一般公文处理时间不超过7天；重要公文不超过14天；紧急公文要按时限要求急速处理。
（四）审批公文时，对有具体请示事项的，应当明确签署意见、姓名和审批日期。
（五）重要公文和有一定时限的公文，办公室要催办，主办部门经理也要及时催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。
（六）领导批示有关部门、人员传阅的公文，由办公室组织传阅，应杜绝文件积压和横传的现象。

第四章 公文归档

第二十一条 公文办理完毕后，各部门应当根据公司档案管理有关规定，及时进行整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值进行归档，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第二十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合归档要求。
第二十四条 公司发文由办公室负责，部室发文由部门兼职文书负责，并按规定向办公室移交。
第二十五条 电子公文归档
（一）具有保存价值的电子公文，必须制成纸质文件与原电子文件一同归档。
（二）归档电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
（三）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室经理批准，可以销毁。销毁保密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第五章 附 则

第二十六条 本办法解释权属公司办公室。
第二十七条 本办法自发布之日起实行。
附件1：公司发文程序
存档
用印、登记、分发

办公室
中转

办公室
复核

办公室（秘书）
核签

办公室（经理）
编号、文印

办公室（文书）
签发

主管领导
可选环节
会签

会签部门
审核

主办部门经理
拟稿

主办部门
附件2：部室发文程序

制发、存档

部门文书
审核、签发

部门主管领导
会签

会签部门
审核、签发

主办部门经理
拟稿

主办部门
可选环节
附件3：公司收文程序

收文登记

办公室（文书）
办理

主办部门
批示

有关领导
拟办

办公室经理
中转

办公室

公文写作规范

第一章 总 则

第一条 为提高××××××科技发展有限公司(以下简称“本公司”)公文写作水平，规范公文格式，结合公司实际情况，特制定本规范。

第二章 公文种类

第二条 本公司适用的公文种类有以下几种：
（一）请示
向上级（指公司领导）请求指示、批准，用“请示”。
（二）报告
向上级汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问，用“报告”。
（三）决定
对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位或个人，变更或撤销下级单位不适当的决定事项，用“决定”。
（四）批复
答复下级单位请示事项，用“批复”。
（五）通报
传达重要精神或情况，表彰先进，批评错误，用“通报”。
（六）通知
传达公司领导会议决定，要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，发布规章制度、布置工作，干部任免和机构设置调整，用“通知”。
（七）工作联系单
平行单位或不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用“工作联系单”。
（八）会议纪要
记载、传达会议情况和议定事项，要求与会或有关单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。
一般有两种方式：①以会议纪要名称为文头的可不盖章印发；
②会议纪要为附件的以通知印发。
（九）意见
对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

第三章 公文语言

第三条 公文语言要严谨周密、简明精练、庄重得体。办理公文要严格使用规范性用语，避免出现歧义，影响工作的开展。
第四条 公文写作常用规范性用语
（一）称谓用语
即指代发文者和受文者名称的用语。一般使用“本（公司）”、“我（公司）”、“你（单位）”、“贵（单位）”、“该（单位）”等。
（二）经办用语
即说明工作处理过程的已然时态，表明处理时间及经过情况的用语。一般使用“经（公司领导办公会研究决定）”、“已经公司领导办公会批准”、“兹经（调查）”等。
（三）引叙用语
即引叙来文时的用语。一般使用“前接（你部门来文）”、“近接（该部门《××报告》）”。
（四）期请用语
即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“希望遵照”、“请”、“拟请”、“希”等。
（五）表态用语
即表明发文者态度的用语。一般使用“照办”、“可行”、“不可行”、“同意”、“不同意”等。
（六）征询用语
即表示征求、询问受文者对有关事项的意见和态度的用语。一般使用“妥否，请批示。”等。
（七）期复用语
即表示发文者的某种期望和要求的用语。一般使用“恳请”、“切盼”、“请批示”、“请回复”等。期复用语也可以同征询用语一起使用，如“妥否，请批示”。
（八）结尾用语
大体分为两种情况：一是一般性结尾用语，如“为要”、“为盼”、“为荷”等；二是为某种公文文种所特有，如“特此通知”、“现予以公布”等。

此外，在公文写作用语中，大量使用介词结构，如“为了”、“为”、“按照”、“对”、“对于”、“关于”、“在”、“根据”、“遵照”、“随着”等。
第五条 公文处理常用规范性用语
（一）下级对上级：
1、“请××阅示”：即对提交的材料表示意见，多用于处理外来工作联系单；
2、“请××批示”：即对下级提出的意见、建议和请求表示意见；
3、“请××审核”：即审查核定；
4、“请××审批”：即审核并批示；
5、“请××核签”：即表示在总经理签发之前，先由主管领导批准；
6、“请××签发”：即表示在审核同意或核签后，签名正式发出。
（二）上级对下级：
1、“请××阅处”：即表示阅后进行处理；
2、“请××研定”：即表示研究后做出决定；
3、“请××阅研”：即表示了解并研究；
4、“请××转发”：即表示按领导要求向下级转发文件；
5、“请××阅转××办”：即表示××阅后，由另外的××办理；
6、“请××阅转××阅”：即表示先由××阅，再由××阅；
7、“请××商××阅处”：即表示主办部门在协商有关部门后进行处理。
(三)平级之间：
1、“请××会签”：即对公文主办部门提出的协商事件发表意见；
2、“请××阅提意见”：即对公文提出事件发表意见。
（四）通用用语：
“请××阅”：即表示了解、知道。

第四章 公文格式

第三条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、主题词、抄送单位、校对、打印份数、印发单位和印发日期等部分组成。
（一）涉及单位秘密的公文应当标明密级（分绝密、机密和秘密）和保密期限。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★隔开。
（二）紧急公文应当根据紧急程度标识“特急”、“急件”。由办公室加盖“急件”印章。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。
（四）发文字号，一般包括：单位代字、年份、序号。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文，只标明主办单位的发文字号。
公司及各部门发文字号如下：
1、公司发文字号如下：
发文部门
公司发文文号
办公室
×××200×办〔〕号
人力资源部
×××200×人〔〕号
财务部
×××200×财〔〕号
会议纪要
×××200×纪要〔〕号

2、部门发文字号如下：
发文部门
部门发文文号
办公室
办〔〕号
开发部
开发〔〕号
财务部
财务〔〕号
材料部
材料（）号
工程部
工程〔〕号
市场营销部
营销〔〕号
注：“〔〕”表示年度，如〔2005〕。
（五常用主送单位对照表
主送单位
指向单位
公司所属各部门
公司所有部门
（六）上行文件应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（七）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章制度加书名号外，一般不使用标点符号。
转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时给予省略外，其他文种可保留一级。如“转发××的通知”；转发的文种是通知时，为“转发××的通知”。
标题在文头反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（九）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。
（十）公文正文用小四号仿宋体字标识，一般可采取固定行距或1.5倍间距调整，可根据在成文日期上盖公章的页面调整行距。用印页面必须有正文，公章位置上不压正文，下骑年盖月，印章加盖应清晰、端正。
（十一）公文如有附件，应在正文下一行左空2字用小4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，附件如有序号使用阿拉伯数字码(如：“附件：1、×××”)，附件名称后不加标点符号。
（十二）公文除会议纪要外，一律加盖印章。联合发文(指两个及以上单位)，所有发文单位都应当加盖印章。
（十三）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写成“○”。
（十四）成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间。
（十五）公文应根据内容标注主题词，一般不超过5个词汇。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
（十六）公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；如有两个以上的抄送单位，用逗号分隔，在最后一个抄送单位后标句号。
（十七）校对和印制份数在抄送之下（无抄送单位在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字。校对左空1字，印发份数右空1字。
（十八）印发单位和印发时间在最下行，用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发时间右空1字。
（十九）公文用纸一律采用国际化标准A4型（210mm×297mm），单面印刷，左侧装订。

第四章 行文规则

第四条 行文应贯彻精简原则，凡能当面请示、报告、商洽的事项，或可用电话、现场办公、直接协商对话解决的问题，一般不要行文，但重大事项要有书面材料，以备后查。
第五条 各部门应根据自己的隶属关系和职权范围行文。凡跨多个部门的事项须确定一个主办部门，进行行文。
第六条 “请示”应遵照“一文一事”的原则。一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
第七条 “报告”中不得夹带请示事项。
第八条 除上级单位领导人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“报告”、“意见”。
第九条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，凡部门之间未对有关问题协商一致，一律不得各自向上或向下行文。
第十条 平行单位可以联合发文，上级和下级单位不能联合发文，联合发文应明确主办单位。
第十一条 向下级单位转发公文如无补充内容，不必抄报原发文机关如有补充，必要时只抄报补充部分；转发多单位转发来的公文，如各转发单位没有补充内容，应只转发原始发文单位的公文。
第十二条 领导在重要会议上的讲话，一般不单独发文，而是作为“会议纪要”的附件，一并制发。
第十三条 发布制度，应采用公文形式办理。
第十四条 草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定，情况属实、观点明确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短。
第十五条 人名、地点、数字、引文要准确。日期应写明具体的年月日。引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加括号。
第十六条 文内使用非规范化简称时，应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第十七条 一般公文结构层次为： “一、”、“（一）”、 “l、”、 “（1）”。规章、制度、办法或规定的结构层次为：“第一章”，“第一条”，“（一）”，“1、”，“（1）”。
第十八条 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十九条 公文中应使用国家法定计量单位。

第五章 附 则

第二十条 本规范解释权属本公司办公室。
第二十一条 本规范自发布之日实行。

附件：公司公文格式
附件：公司公文格式

××××××科技发展有限公司文件
〔2005〕×号

主题词：×× ×× 通知
校对： 共印 份
×××科技发展有限公司办公室 2005年 月 日印发

××××××科技发展有限公司

关于××的请示

主题词：×× ×× 请示
校对：×× 共印 份
×××科技发展有限公司办公室 2005年 月 日印发

××××××科技发展有限公司会议纪要
×××纪要〔2005〕××号

时间:
地点：
出席：
主持人：
记录人：
会议议题：
（内容如下）

主题词： 会议纪要
抄送：

校对： 共 印份
×××科技发展公司办公室 2005年 月 日印发
签报、传真及工作联系单的管理办法

第一章 总 则
为统一公司签报、传真及工作联系单等非正式公文的格式，规范流程，提高效率，特制定本办法。

第二章 签 报
第一条 签报是公司内部各部门向公司领导反映情况、请示和汇报工作的一种公文。
第二条 办理程序
签报应按公司规定的统一格式起草，经部门经理核签后，呈公司领导签批。公司领导签批后转相关部门办理。其程序是：
（1）拟稿人撰写签报。
（2）部门经理核签。
（3）部门文书登记、编号，之后送办公室文书。
（4）由办公室文书根据领导分工，呈送公司主管领导阅批。
（5）阅批的签报原件及相关附件一并由办公室存档。
（6）办公室将签批后的文件复印件，交提报部门执行，
提报部门根据签批内容负责具体实施。
（7）提报部门文书负责留存复印件及电子版。
第三条 签报应统一编号，编号规则为：华泰+部门代号+签+[年份]+流水号。如：办公室2005年的1号签报编号为：华泰办签[2005]1号，部门代号见附件1。
第四条 签报的标题用3号宋体字。主送写在标题下空一行，左边顶格用4号仿宋字，如同时报总经理和副总经理用顿号隔开，如：XX总、XX总。主送名称后标全角冒号。
签报内容用4号仿宋字，开头空两格，右边与签报分隔线无字符空缺。如是请示内容的签报，可另起一行空两格，用“妥否，请领导批示”作为结束语。
第五条 年底由各部门文书按编号登记目录收齐电子版文件,送交办公室进行统一归档。签报格式见附件2。

第三章 传 真
第六条 传真是传递紧急而又无保密要求事项的一种文书形式，是对外快捷、安全传递信息的一种公文。
第七条 传真程序
（1）拟稿人按公司规定统一格式撰写传真。
（2）根据传真内容由公司领导或部门经理签发。
（3）按公司《关于收发传真文件的管理办法》要求,进行传真收取及发送管理。
（4）由责任部门文书保存正式传真文件，年底按档案管理要求送交办公室统一归档。
（5）非正式传真文件可在需处理事件完成后自行处理。
第八条 传真应统一编号，编号规则为：华泰+部门代号+传+[年份]+流水号。如：华泰办传[2005]1号。
第九条 传真的标题和内容根据需要选用适当的字体及格式。对于紧急、需审阅或答复的传真应标注其上，以告之收件方。传真格式见附件3。

第四章 工作联系单
第十条 工作联系单是区别于公函的一种公文，公函按正式文件制发，工作联系单用公司信纸打印。公司各部门可用其作为对内、对外联系工作的非正式文件。
第十一条 工作联系单应统一编号，编号写在信纸的右上方。编号规则为：华泰+部门代号+函+[年份]+流水号。如：华泰工作联系单[2005]1号。
第十二条 工作联系单根据具体内容的重要性应经公司领导或部门经理批准、签发。
第十三条 工作联系单由各部门文书留存，年底按档案管理要求送交办公室统一归档。

第五章 附 则
第十四条 本办法解释权属公司办公室。
第十五条 本办法自发布之日起实行。附件1：

部门代号表
部 门
部门代号
办公室
办
工程管理部
工
财务部
财
市场营销部
销
开发部
开

附件2： 编号：
××××××科技发展有限公司

签 报

部门： 200 年 月 日
领导批示：
标题

主送领导：
正文。

部门经理： 经办人： 电话：
附件3：

××××××科技发展有限公司

地址：北京市朝阳区
电话：（010）
传真：（010）
邮编：
传真
收件人姓名：
[单击此处键入收件人姓名及单位]
发件人：
[单击此处键入姓名、电话]
收件人单位：
[单击此处键入收件人姓名及单位]
抄送：
[单击此处键入姓名(单位)]
收件人传真：
[单击此处键入收件人传真号码]
页数：
[单击此处键入页数(含本页)]
收件人电话：
[单击此处键入收件人电话号码]
日期：
/ / / AM PM
编号：
2005-00*

¨ 紧急 ¨ 请审阅 ¨ 请答复 签发人：
*如未能收齐上列总页数,请致电 与我司联络,谢谢!

标题

正文。

印章管理办法

第一章 总 则

第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为进一步加强公司印章管理, 维护企业形象和合法权益, 实现印章管理的制度化和规范化, 特制定本办法。
第二条 办公室是公司印章的统一管理部门，负责公司印章的刻制、启用、发放、回收和废止，并监督印章的保管和使用。

第二章 管理分工

第三条 公司印章组成及管理分工：
（一）“××××××科技发展有限公司”、“企业法定代表人名章”××××××科技发展有限公司合同专用章”、共计3枚，由办公室管理；
（二）“××××××科技发展有限公司财务专用章”、“银行预留人名章”、共计2枚，由财务部管理。
（三）“××××××科技发展有限公司合同专用章”，仅限《合同书》及正式《买卖合同》业务专用。
（四）××××××科技发展有限公司部门章共计 枚，由相对应的职能部门管理。

第三章 使用权限和程序

第四条 使用公司印章，应遵循“先审批，后用印”的原则。
第五条 发文用印，依据公司领导签发的文稿盖印。
第六条 非常规类用印，须严格执行审批程序，由用印申请人认真填写“用印申请单”（见附件）按要求办理审批手续。具体要求如下：
（一）使用“××××××科技发展有限公司”须根据业务内容经公司总经理签字后方可用印。
（二）使用“企业法定代表人名章”，须经本人或被授权人签字后方可用印。
（三）签订合同，必须使用“××××××科技发展有限公司合同专用章”，并按照合同管理的有关规定，由相关部门出具意见，按“合同审批单”的流程，经公司总经理签字后方可用印。
第七条 开具公司介绍信以及其他一般事务性文函由办公室经理签字后方可用印。
第八条 由部门管理的印章须经部门经理签字后方可用印。
第九条 常规计划、报表等用印，按授权范围由部门经理审核，总经理签字后方可用印。
第十条 除部门印章外，其他由有关部门管理的印章，须按业务范围和授权规定，由相应的主管领导或责任人签字后方可用印。
第十一条 除遵循以上一般性原则外，印章还可根据公司授权委托书的规定，经受权委托人签字后使用。

第四章 管理规定

第十二条 各类印章应按照“专人保管、分别存放、各负其责”的原则，妥善保管。重要印章应存放于保险柜中。如有遗失，应及时向公司办公室报告。
第十三条 禁止在空白凭证、表格和纸张上加盖印章。
第十四条 印章保管人员应严格执行用印审批程序，对于手续不全者，不予用印。
第十五条 经领导签字后的“用印申请单”，由印章管理部门留存，并按年度归档。
第十六条 禁止携带印章外出，特殊情况须报请公司领导批准，并保证两人以上同行。
第十七条 公司印章应由办公室依据公司有关批文启用、回收和废止，并建立印章管理登记本，记录专人领取和归还印章情况。
第十八条 印章加盖应清晰、端正，公章位置上不压文、下骑年盖月，严防错盖、漏盖。
第十九条 印章持有人在离职时，应办理印章移交手续。

第五章 附 则

第二十条 本办法解释权属××××××科技发展有限公司办公室。
附件：用印申请单
附件：
××××××科技发展有限公司用印申请单
年 月 日
申请部门

经办人

部门负责人

用印事由或文件标题

用印种类
用印数
用章人
公司章

合同章

领导批示
（签字）

部门用印申请单
年 月 日
申请部门

经办人

用印事由或
文件标题

用印数
部 门 章
枚
使用部门
经理签字

合同专用章（ ）
枚

枚

电子文件归档与电子档案管理办法

1 范 围
本标准规定了在公司活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
2 总 则
2.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保真实性、完整性和有效性。
电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
2.3 明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
2.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
归档电子文件：具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
2.6 保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
3 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
真实性：对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
有效性：电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.1 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，以保证电子文件的产生、处理过程符合规范，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，其内容包括：
3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打印者、发文者、收文者、存储管理者等）。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
3.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
3.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
3.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
3.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实际操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
3.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
3.2.4 对电子印章、数字签署等采用防止非法使用的措施。
3.3 建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
背景信息：描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.4 建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。具体见7.5。
3.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
4 电子文件的收集与积累
4.1 收集积累要求
4.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，与正式文件定稿内容相同的电子文件相应保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
4.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
4.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
4.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
4.1.7对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件夹，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
4.1.8对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
4.1.9对有用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
4.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
4.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
4.1.12 定期制作电子文件的备份。
4.2 电子文件的登记
4.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附件1和附件2）,《电子文件登记表》应与电子文件同时保存。
4.2.2 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子