医药企业学术会议技巧培训.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,有效会议,医药企业学术会议技巧培训,第1页,大多数企业在会议里决定其基本走向,花在开会上时间越来越多,开会频率越来越高,天天都在开会，您会开会吗？,调查发觉，在浪费时间事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好组织和召开。,医药企业学术会议技巧培训,第2页,本课程学习目标,1、了解会议目标、种类和体系,2、掌握会议操作流程,3、了解会议效率不高原因及对策,医药企业学术会议技巧培训,第3页,课程结构,会议常识,会议管理流程,课程回顾,开会原因,会议成本,效率不高原因,会前准备,会中控制,会后追踪,高效会议清单,情景模拟,医药企业学术会议技巧培训,第4页,第一部分：会议常识,会议常识,开会原因,会议成本,影响效率原因,医药企业学术会议技巧培训,第5页,开了几个会？,为会议花掉多少时间？,因为开会达成几项共识？,因为开会完成几个结论？,因为开会加了多久班？,因为开会失去多少关键时刻？,因为开会耽搁,多少工作？,算算看，你一周,内总共：,医药企业学术会议技巧培训,第6页,为何要开会？,医药企业学术会议技巧培训,第7页,开会让您,小组面对面沟通,众多讯息一,次交流,融合意见凝聚共识,分配工作，公平合理,但开会也让您,工作时间被分割,人多口杂，讨论耗时,晚上加班,没,有产能,他人讲话,比自己开口多,耽搁,主要工作或客戶,医药企业学术会议技巧培训,第8页,终止无效率浪费，管理您会议！,医药企业学术会议技巧培训,第9页,会议成本计算,1.会议时间成本,医药企业学术会议技巧培训,第10页,2,.直接会议成本,医药企业学术会议技巧培训,第11页,3.效率损失成本,医药企业学术会议技巧培训,第12页,小组讨论：,会议低效原因？,医药企业学术会议技巧培训,第13页,会议低效原因,项 次,原因,详细表现,（1）,时间,会议安排在即将就餐时间，每个人都饥肠辘,辘，无心开会。,（2）,地点,会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打,断，无法正常进行。,（3）,开会对象选择,必须出席会议人未到，通知来是一些可有可,无参加者。,（4）,主持人技能,会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着,鼻子跑，无法抵达会议意图。,（5）,参会者技能,参会者讲话混乱，既不知怎样表意，又不知怎样,引退，致使会议失败。,（6）,会议准备工作,开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓,而无成效。,（7）,开会原因、目,和结果,开会原因、目标和结果在会议进行中突然发觉,皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。,医药企业学术会议技巧培训,第14页,会议管理流程,会中控制,会议前准备,第二部分：会议管理流程,会后追踪,医药企业学术会议技巧培训,第15页,一、会前准备,明确会议举行目标,合理安排会议时间,3.,邀请适当,人出席,4.,准备,背景资料,5.,设,定会议议程,医药企业学术会议技巧培训,第16页,1.,明确举行会议目标,信息传输共享,动员激励,问题处理和决议制订,医药企业学术会议技巧培训,第17页,2.合理安排会议时间,医药企业学术会议技巧培训,第18页,不要迟到,浪费时间等于浪费生命，浪费他人时间等于谋财害命！,不要随意推迟和变更开会时间,打乱原定计划会影响与会人员其它工作安排，有些人可能所以,不能出席会议；还会造成召集部门（人）威信下降。,严格按照议程进行，不要超时,医药企业学术会议技巧培训,第19页,1、参会人员选择,知情者,决议参加者,执行者,重大关系人,3.,邀请适当人参会,医药企业学术会议技巧培训,第20页,2、预约参会人员,找出最适宜全部参会人开会时间。,会议通知（目标、时间、地点）。,医药企业学术会议技巧培训,第21页,有用信息提前公布到公告栏里。,提前发放会议资料，让与会者做好准备。,会议结束2-3天内，全部与会者应拿到会议统计。,4.,准备背景资料,医药企业学术会议技巧培训,第22页,5.,制订议程,1.列出团体会议目标,2.为会议制订规则,3.确定与会者名单,4.确定会议召开时间、地点和连续时长,5.指定会议角色,医药企业学术会议技巧培训,第23页,议程实例,标准化作业流程推行会议议程,会议议题：怎样使用和推行标准化作业流程,会议时间,：3月21日（下周一）15：00-16：00,会议地点,：五楼大会议室,与会人员：作业组各组组长，运行组、质控组全体同事。,主持人,：区经理,统计员：行政助理,1、15：00-15：15 标准化作业流程介绍，主讲人区经理,2、15：15-15：45 推行方案和时间表，推行过程中可能遇见问题，与会者讨论。,3、15：4516：00 区经理做会议总结，任务分配，并确定检验方法,会议资料,：标准化作业流程,医药企业学术会议技巧培训,第24页,练习,请每组制订一个会议议程，写在白板上，并请其它组进,行点评。,医药企业学术会议技巧培训,第25页,二、会中控制,医药企业学术会议技巧培训,第26页,1.开场白,欢迎词,讲明会议背景及目标,宣告会议议程,制订纪律规则,医药企业学术会议技巧培训,第27页,开场白示例,首先，欢迎各位按时与会。最近企业营运情况因为受到经济不,景气影响,使得本季营收目标达标率只有70%。,所以今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是怎样刺激原市场,买气,第二讨论新市场扩展计划。,首先将由市场部周厚坤经理为我们说明当前市场情况,再由各位一,起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最终由营销部门整合,后提出执行方案。,此次会议进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位相,互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效业绩提升计划,大家加油!,医药企业学术会议技巧培训,第28页,要掌握会议节奏,2.会议主持人职责,营造友好气氛,严格按,照议程进行,正确总结讨论内容,引导讲话者解释令人迷惑讲话,帮助与会者厘清不假思索想法,尊重少数人意见，防止会中意见一面倒情况,降低与议题无关争辩与讨论,保持中立态度,医药企业学术会议技巧培训,第29页,会议中常见问题,短话长说,独占讲话,人身攻击,时间不足,为反对而反对,离题,争功诿过,争议,埋怨,常见问题,医药企业学术会议技巧培训,第30页,小组讨论：,作为会议主持人，面对以上问题，您有什么对策？,医药企业学术会议技巧培训,第31页,人身攻击,对双方进行安抚,重申议事规则,重提主体进行讨论,离题,兜一圈切回主题,给予必定再切断话题,将离题议题留置最终再做讨论,请他做归纳或替他做归纳,事先请将规则讲清楚,讲话限定时间,常见问题对策,医药企业学术会议技巧培训,第32页,争议,暂停该项议题，容后再议,参加第三者意见,将双方意见列表比较,进行不记名投票,重整双方意见提出新方案,重申共同利益,埋怨,同情其不满情绪,归纳其不满原因,寻求处理方法,医药企业学术会议技巧培训,第33页,独占讲话,主持人,阻止其行为。,说明规则强,制执行,唠唠叨叨,清楚其详细,想法,不要粗鲁打断,对讲话给予认可,医药企业学术会议技巧培训,第34页,时间不足,选择主要议题进行讨论。,限制讲话人数(可事先登记),限制讲话时间,征求与会人意见，是否挪到下次会议,争功诿过,主持人应阻止不妥讲话,并给予其适当必定。,引导组织组员彼此说出对方优点,让大家都能受到适当必定,医药企业学术会议技巧培训,第35页,为反对而反对,请他提出更加好对策。,引导他思索是否有考虑周全,不停施压,不参加讲话,设置暗桩,带动与会人员热烈参加,有抛砖引玉效果。,主动出击,适时发问,塑造讲话机会,且给予正向必定与勉励。,有效倾听与良好沟通。,医药企业学术会议技巧培训,第36页,案例一：,角色饰演,（5）,部门计划组织出游活动，召集各作业组组长开会决定活动方式和,地点。A组组长郭业宏认为本组新员工比较多，不熟悉上海，想组织大,家去外滩和陆家嘴游览；B组组长汤振华认为室外活动应该亲近自然，,提议去植物园踏青；C组组长秦苗苗提议组织集体体育运动，增强团体,凝聚力。这些不一样观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看,讨论时间快要尾声，但与会代表为了充分表示自己主张，极难“刹车”。,每组分别派一人饰演主持人和A、B、C组组长，其它人观察主持人,怎样应对这种局面?又怎样就讨论问题作总结和决定?,小组发表分享（5）,医药企业学术会议技巧培训,第37页,案例二：,分组研讨,（5）,你所在小组正在举行新险种上线测试阶段总结会议。A在会,议中高谈阔论，自认为是；B则唯唯诺诺、缄默寡言；C不停埋怨测试,中出现问题，表现得十分消极；D总是对他人提出问题表示出异,议，并否定对方改进意见。,假如你是会议主持人，面临与会人员这种情况，你准备怎样应,对？,小组发表分享（5）,医药企业学术会议技巧培训,第38页,3.,与会者责任,讲话内容要有组织,适时讲话,一次只讨论一个重点,口齿清楚，陈说有力,一针见血,音量适当,解释方式让人易懂,口吻要自信,在关键点处可稍加大音量,注意倾听,医药企业学术会议技巧培训,第39页,4.,会议统计关键点,时间,地点,与会人,议题,主要讲话,行动方案,会议决议或结论,完成时限,执行追踪检验,医药企业学术会议技巧培训,第40页,会议统计技巧,活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.,掌握主词、动词、形容词,明确数字,利用关键词,列点说明:可了解讲话重点,归纳出主题方向,一言以蔽之,医药企业学术会议技巧培训,第41页,三、会后追踪,会议统计发放,执行督促,按会议决议追踪检验,准备下阶段会议,医药企业学术会议技巧培训,第42页,课程回顾,情景模拟,第三部分：有效会议方法,高效会议清单,医药企业学术会议技巧培训,第43页,1.提升会议效率清单,会议准备,会议目标明确,与会人选适当,会议地点确定,所需会议资料已经准备就绪并可用,已按时发出会议通知,会议通知应包含以下关键点：会议目标,待讨论日程关键点,会议地点,会议开始、结束时间,与会者应作准备,医药企业学术会议技巧培训,第44页,会议主持人,主持会议,与会议安排在时间上保持一致,勉励与会者,让与会者充分交流他们观点,确保不偏题,总结会议关键点,确保已做出了决定（谁？是什么？什么时候？）,医药企业学术会议技巧培训,第45页,与会人员,按时到会,认真倾听并尽力了解他人讲话,不要打断他人讲话,创造一个开放、创造性气氛,清楚地交流，井井有条、切中关键点,会议统计,计时考勤,记下谁在何时做了何事,会议结论，行动方案,会后及时下发,医药企业学术会议技巧培训,第46页,2.,情景模拟练习,各组分别进行以下背景会议模拟练习（30）,作业小组召开周例会，对本周工作情况做出总结，讨论数件有争,议案件，并布置下周工作。要求包含以下步骤：,1.会前准备工作（旁白讲解）,2.会中安排和控制,3.问题人物处理,4.要求有书面议程和会议统计,其它组进行分析点评,医药企业学术会议技巧培训,第47页,谢谢,医药企业学术会议技巧培训,第48页,