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加强教学管理信息化，开创教务管理新模式
教务处  麦永豪
今天我结合学习实践科学发展观体会和工作实际，以《加强教学管理信息化，开创教务管理新模式》谈到个人的一点思考。
我院自2001年招生以来，在校生从404人增至2008年的5598多人，学院办学规模的不断扩大，专业也不断分化，办学层次较多。教务管理中课程管理、成绩管理、学籍管理、排课调课管理、学生选课、评教制度、考试考务管理等一系列工作的实施，教务管理任务越来越繁重，工作量成倍增长，工作难度进一步加大。虽然我们采取了一些手段和方法做了改进，但是传统教学管理模式已不能适应管理需要，难于推动教务管理的发展，探索引进教务管理信息化是推动我院发展的必然选择。
教务管理是高校管理的重要组成部分，学校以教学为中心，教学的生命在质量，质量的关键是管理。教学信息化的引入，对提高管理效率，减轻管理者劳动负担，提升管理质量有显著效果。在教学管理中引入信息管理系统是提升我院管理水平的必然要求。建立科学完备的教学信息管理系统是提升教学管理水平的重要体现。信息化的引进，将使我院在“办事高效，运转协调，行为规范”管理道路上前进了一大步，真正做到“向管理要质量”。
一、教学管理信息化的成效
1、实现了教学信息资源共享及信息互动。教学管理信息系统的建成，实现了教学信息的集中管理、分散操作、信息共享，使传统的教务管理向数字化、无纸化、智能化、综合化及多元化的方向发展。在现代信息技术的支持下，教学管理确立了开放的管理服务模式。而网络的一大特点正是满足资源的共享，教学管理人员、学生、教师都可以通过Internet以不同的身份登录系统，实现了对应权限的信息查询及修改，改变了传统教学管理模式下信息数据层层传达及存储的模式。利用教学管理系统，管理人员与师生可以进行实时的信息交流，极大地提高了信息的实效性，实现了真正意义上的信息交换与互动。这样，不仅节省了大量的人力、物力、财力，也为历史数据的查询及使用提供了便捷。
2、促进了教学管理规范化建设。日常教学管理系统采用关系型数据模型,数据库中主要包括教学计划、排课结果、学生信息、学生成绩、评教等教学信息。而每个信息又与其它信息相关联，形成了庞大的、涵盖整个教学管理过程的数据信息网。每个学生和教师都能以各自的身份登录系统，真正实现信息公开、程序透明、管理规范化，有效地避免了人为因素造成的差错，促进了教学管理工作的公开、公正和规范化。同时，教师、学生及院系上网查询的过程增加了数据的检验环节，大大增强了教务信息的正确性。更为重要的是，教务管理系统程序设计已经包括了较多科学和规范的操作流程，且这些流程已经被大部分院校所接受，按照规范流程操作，将有利于学院教学管理的科学化、规范化。
3、增强了院系两级教学管理协作。传统的教学管理是分级管理的，数据也是分级保存的。该阶段的教学管理，虽然也是计算机管理但在单机的环境下管理系统，功能简单、数据存储重复，存在着数据更新难、维护成本高等局限性。随着我院教学体制的不断改革，尤其是排课、学生网上选课、评学评教等新的管理模式的深入推进，旧的系统已不能满足新的需求。基于因特网的教务管理系统相对于单机版系统有明显优势。系统数据不再是多份备份，而是统一存储在全校唯一的网络数据库里，在很大程度上减少了数据的冗余，保证了管理系统数据的一致性。除此之外，系统操作过程并不是教务处单独完成的，而是由各系协作完成的，如排课过程是院系和教务处分工协作完成的，这样增加了排课信息检查的环节，分担了数据输入及处理的任务，提高了教学管理整体过程的工作效率。
目前教务管理系统已经实现了学生信息、教师信息、课程信息、教学计划、授课信息、教材信息、成绩信息、评教信息的共享，具有网上登录与查询成绩，个人信息查询与修改、选课、网上评教、教学任务下达、网上排课、统计分析、学籍管理、学生课堂考勤系统、考试考务管理等常用教学管理功能，一些开发更加完善的教务管理系统还整合了试题库与网络考试系统、网络作业与答疑系统、网络教学辅导平台（远程教学）、快速决策系统等教学辅助软件。通过采用教学管理系统轻松实现了网络时代的3A原则(Anytime,Anyone,Anywhere)，即任何时间、任何人、任何地方都可以通过教学管理系统实现与自己身份权限相对应的查询信息或在线工作，将教学管理从有限时间、空间和地点的办公室延伸到无限的网络空间，教学管理的效率得以大大地提高。
教务管理系统一般由进行教务数据在线处理的教务管理系统终端和面向全校师生员工服务的网络平台两大部分组成，功能全面，使用方便，系统数据更新及时，“服务的灵活与快捷，管理的科学与公开”是最大的特点。体现了信息化时代“教师学生自我管理，教务处宏观调控”的教务管理思想。
二、教学管理信息化的特点
与传统的教学管理相比，教学管理信息化有以下三个特点。
1、教学信息从信息孤岛走向信息联通。传统教学管理中各种信息分别由不同的部门负责和保管，教师或学生均无法及时获得相关的信息，要获得完整的信息更是困难重重。由于信息之间的互相间隔也使得信息的及时性、准确性和一致性难以保证，教学管理中出现了一座座的信息孤岛。教学管理信息化使学生信息、教师信息、课程信息、选课信息、成绩信息等不再是教务处所独享的信息，而是学校内相关人员随时随地共享的公用信息，并且信息之间保持一致性与唯一性，大大地提高信息的通用性与准确性。学校管理层、教学管理人员、教师、学生辅导员和学生，甚至家长均可通过网络获得相应的学生在校期间的学习信息，并且可以利用这些信息进行决策、评价与选择。教学管理的信息化使得教学管理决策、教学信息反馈、教学过程监控可以有效地在统一的平台上运行。信息联通使得过去教学管理中比较明显的信息不对称，即学生与教师的信息不对称、学校与家长的信息不对称，教学管理人员与学生的信息不对称得到了很大程度的改观。
2、教学信息实现数字化与海量存储。传统教学管理系统产生的各种教学信息尽管也都有保存，但由于管理方法与管理手段的落后，主要以纸质方式为主，占用了大量的空间，利用也不方便，因此保存的信息利用困难和利用率不高，不能很好地为教学管理服务。而信息化的教学管理系统由于采用了数字技术，可以对历年的授课、选课、评教、试题、成绩管理、学籍管理等大量教学资料进行数字化存储，连续几年的数据积累更是为学校的教学管理提供了大量参照数据。由于系统存储数据的全面性和准确，通过对这些海量存储的数据进行跨年度的统计分析和深层的数据挖掘，可以利用数据获得更多的信息，使得教学管理层的决策与教学质量分析更加科学。
3、教学管理信息的多渠道、多方向流动。传统教学管理中教学管理信息多是通过自上而上的方式进行传递，传递的效率不高，且容易出错，教学一线的信息反馈机制了不是很完善，教学管理人员难以及时作出决策。而网络化的教学管理系统使得教学管理信息的流动实现多渠道、多方向，实现的教师、学生和教学管理人员的实时互动，信息也由单向传递转为双向、乃至多向的流动，信息的不对称性得到最大程度的改善。师生可以在教学管理系统中进行互动，学生与教学管理人员可以在系统内部提供及时的信息交流，学生具有了更加通畅的渠道参与教师的教学活动，可将教学中所反映的问题及时反馈给教师和管理人员实现教学质量的全过程监控。
三、用户较多的教务管理系统介绍
1、正方教务网络管理系统
该软件是由浙江大学与杭州正方电子工程有限公司共同研发，该系统本着高起点高标准、既适应当前又考虑未来发展的原则，具有界面友好、易于掌握、操作简单、功能齐全、安全可靠、运用广泛等特点。主要功能模块包括系统维护、学籍管理、师资管理、教学计划管理、智能排课、考试管理、选课管理、成绩管理、实践管理、教学质量评价、毕业生管理、体育管理等。
（1）智能化的资源调配。它使高校教学资源得到优化，教师、教室、实验室、时间等的高效调配和合理利用，解决了高校资源紧缺、多校区、院系多级管理状况下排课、排实验室、排考场难等问题
（2）周全的软件设计。随着学分制的教学改革，国内少数高校已试行了完全学分制，大部分高校正在由传统的学年制向学分制过渡，传统的教学管理软件已无法适应这一转变，本系统在设计时考虑了学年制、学年学分制、学分制以及过渡时期等不同阶段教学管理软件衔接的需求，从而解决了学校课程库、成绩库、学生库等的数据迁移问题。
（3）规范化的教学资源管理。系统严格遵循教育部颁发的学籍学历规范和有关信息标准，课程代码、教师代码、学号等的编码规范高校管理，避免代码的重复等不合理现象的发生。
（4）学分制管理思想的体现。正方现代教学管理信息系统针对国内高校推进学分制的情况，在软件上进行了区分，分为完全学分制版、学年学分制版，较好地体现了学分管理的基本思想：
目前使用院校达到800多所，其中广东63所。
2、KINGOSOFT高校教务网络管理系统
该软件由湖南青果软件有限公司开发，围绕“管理出效率，管理出效益，管理为决策服务”的设计目标，针对各个高校教务管理工作的实际需要，运用“从群众中来，到群众中去”的指导思想，潜心研究、不断创新，汇集需求、融合理念，确保教务管理软件的总体设计架构具有先进性、实用性与可扩展性。
将学年制视为学分制的特例，将教务管理软件设计成统一的版本，能够适应学年制、学分制以及学年/学分混合制的需要，能够协助高校建立符合自身特殊需要的教务管理规范，形成个性化的教务管理模式。
涵盖教务管理工作的所有环节，尊重历史、满足现状、适应发展，基于校园网/互联网，将大量的事务性、重复性工作，分散到各个院(系)/部及有关教师教辅人员，既是权力下放、也是责任到人；将关键的安排性、协调性工作，集中到教务处相应管理人员，重点是审核、监督。
教务管理软件由以下三个部分构成 (含1200个功能模块)：
（1）管理控制与数据处理部分(专用客户端)：包括教学计划、教学资源、网上选课、课表编排、学生学籍、学生成绩、考试事务、实践教学、实验教学、教学考评、教材管理与系统管理共12个子系统。
（2）数据采集与信息发布部分(门户)：包括门户维护、为学生提供的服务、为教师教辅人员提供的服务、为管理人员提供的服务共4个功能模块组。
（3）运行维护配套工具(八个)：数据库连接密钥生成工具，照片设置与导出工具，更新包上传工具，专用客户端更新工具，门户更新工具，历史成绩导入工具，数据导入工具，数据导出工具。
目前使用院校达到300多所，其中广东8所。
四、建立教务管理信息化亟须解决的问题
引进教务管理系统后，一方面改进了现有的教学管理手段与方法，另一方面信息化这一全面革新工具的采用也使得高职的教学管理改革与创新打了明显的信息化烙印。面对这样一种变革，我们应怎样利用好信息化给教学管理带来的便利？不应将教学管理的信息化仅仅看作是对现有教学管理的辅助手段，而是对教学管理的一种变革，是一种思维方式的变革。信息化的采用将使教学管理变得更加方便高效，同时也为教学管理的改革与创新提供了新的思路，实现了教学全过程的质量监控。
但是我们应该看到的是，引进教务管理系统后，并不是马上就能使我们的工作量大大的减少，从一定的时间上看，可能前期的工作会更加繁重，对教务管理人员的素质也提出更高的要求，
1、加强领导，观念先行。
发展之道，观念先行；观念之境，科学为高。教务管理信息化将涉及学校教学管理各个部门，需要学校各级领导加以重视并予以支持，要成立教学管理信息化领导机构，大力宣传学习计算机新技术的重要性和迫切性，肯定教务管理信息化在教务管理现代化中的作用与地位。另外，更重要的是学校全体师生员工必须更新观念，从思想上主动去迎接教学管理信息化的到来，改变陈旧的管理手段，营造学习新知识、新技术的氛围，提高学校的管理现代化水平。
2、加强分工，明确职责。
这一庞大的信息化工程涉及面广，信息系统的建设也需不断完善。要使整个系统能正常高效地运转，必须分工明确，各司其职。日常管理、数据维护、系统更新等都将要专人负责，这样才能更有效地发挥其功能。各岗位群也要根据整理、规范以往历史数据，又好又快建立系统数据库。
3、健全教学管理制度。
要根据教学管理信息系统的要求制定规范、严密、并且适应信息系统的教学管理规章制度。教务管理各级工作人员都应严格遵守并执行其规章制度，不应因某些特殊或不正当的原因进行系统的非正常操作。这样才能保证教学管理的标准化、程序化和规范化。
4、加大投入，改善设施
随着教务管理信息化的不断推广，数据信息量也随之飞速增长，原有的硬件配套设施将会制约其发展进程。因此必须改善配套硬件设施，不断提高运行效率。另一方面，还要给教师和学生创造一个可以利用信息化的环境，使他们更好的利用教学信息化带来的便利。
4、提高管理队伍的素质，加强管理队伍稳定性。
教学管理人员是教学管理信息化建设的直接受益者，也是直接执行者，他们素质的高低和队伍的稳定与否，直接决定了教学管理水平和信息化建设的成效高低。随着信息化技术越来越多的在日常管理中使用，尤其是教学管理信息系统使用后，在减轻管理者劳动强度的同时，也要求管理者具有更高的业务素质和信息技术素养。教学管理人员在掌握一定的基础理论和专业知识的基础上，更重要的是要学习现代化的管理理念、计算机技术，能熟练的利用计算机处理教学管理事物。一个好的教学管理人员，不仅仅需要好的素质，还需要有创新精神，能积极完善和提高教学管理中的不足，能充分结合新技术新理念来提出更符合学校实际的教学管理手段和方法。
高校教学管理过程和运行是一个复杂的系统，一个合格的教学管理人员必须是通过若干年的实践积累之后才能达到要求。教学管理信息化建设的实施需要一批具备高素质，有实际管理经验的教学管理人才，一个稳定的教学管理队伍是必须的。如果队伍不稳定，管理人员变动频繁的化，势必造成管理人才的流失，而新管理人员一时无法适应教学管理信息化建设的要求，这样就阻碍了教学管理信息化的建设和实施。
5、加强教师和学生的信息技术技能培训。
现代化的教学管理信息系统，管理部门更多扮演的是宏观的监控者职能。在教学管理过程中更多的事务性的管理最终是需要教师和学生本人来完成的，如教师对学生成绩的评定输入，学生对教师的评教统计，学生个人信息的查询和管理等等，都不是传统的由教务管理部门来操作，而是直接交给教师和学生自己通过网络终端来操作和管理，教学管理部门只是起到监督的职能。因此教师和学生能否很好的掌握信息技术，直接决定了教学管理信息化推行的效果和成效。在教学管理信息化实施过程中，必须要对教师和学生培训，强化他们的信息技术的应用技能，这样才能真正把教学管理信息化建设和实施到位。
总之，教学管理信息系统的应用为高校教学管理工作带来高效、便捷的同时，也对今后的教务管理工作提出了全方位的、更高的要求。我院在教务管理系统的引进方面尚处于论证和计划阶段，已经纳入省高职专项资助资金规划中，学院应当加快论证，选购适合我院的教务管理软件，切实推动学院科学发展。