xx医院2016年学术年会策划案.docx

2016年XXXX医院学术年会策划草案
【会议目的】
为响应国办发〔2015〕13号文，关于进一步加强乡村医生队伍建设的实施意见，提高我市基层烧伤科、骨科、耳鼻喉科、外科等科室诊疗水平，由中国医师协会、中华医学会XX分会主办，xxx医院承办的2016年XXXX及综合外科学术年会于2016年12月XX日在xxXXXX酒店举行。本次年会将邀请XXXXXX、XXXXXX等国内及省内著名教授专家与会授课，预计将有近四百位基层医生齐聚一堂参会学习。期间，各位专家将与基层各位医生就当前我国烧伤科、骨科、显微外科、耳鼻喉科、微创外科等学科的诊疗新技术、新方法展开研讨，并现场分析部分疑难病例，共享各学科研究的最新成果，促进我市烧伤及其他相关学科的发展进步。对前来参会的基层医生，也将授予继续医学教育Ⅱ-A类学分。此外，也通过本次大型年会进一步提升我院的品牌影响力，借本次会议的宣传增强社会各界对我院各相关科室技术实力的信认度，同时增强合作转诊客户的合作信心与转诊热情。
【会议准备】
一、 会议地点：
要求：三星及以上酒店，酒店形象高端大气，交通便利，停车方便，会议室可容纳人数不低于400人，并且有贵宾休息室、宴会厅、住宿客房等价格合理的配套服务设施。
二、 会议时间：
要求：提前2个月确定会议地点，确定会议地点后，确定会议时间。（初步定于12月底）
三、 会议日程：
初步设定会议全程为2天（1个下午、1个全天、1个上午），第一天下午15:00—20:00是会议报道、安排住宿；第二天全天为学术会时间，晚上进行欢迎晚宴；第三天上午为学术会总结及闭幕式。
四、 材料准备：
1、 材料的内容：重要文件、发言课件、参阅文件*、领导讲话稿、致辞稿、主持人词、会议日程、医院资料、参会证、工作证等。
2、 材料准备：学术会前最少1个月开始收集、制作；并于会议前3天进行文件袋分装以便提供给参会人员，分装资料和物品包括：（重要文件、发言课件、参阅文件*、会议日程、医院资料、参会证、笔记本、笔）
五、 专家及参会领导安排：
1、 专家和参会领导：最少提前40天确定参会专家
2、 迎接：专人负责迎接工作
3、 住宿*：提前安排好住宿或临时休息场所
4、 报告或讲话顺序：
5、 活动安排（非报告期间）
6、 小型会交流安排*：VIP小型交流会安排
7、 就餐安排
8、 支付讲课费、交通费
六、 参会代表安排：
1、 人员名单确定：提前45天确认参会人员名单
2、 会议邀请：2次邀请程序，第一次提前1个月做口头或通知单的方式邀请；第二次在会议前7-12天正式寄/送邀请函
3、 邀请函：设计、制作、打印、寄送
4、 报道：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等。
5、 纪念品的准备和发放
6、 来宾接待：专门队伍负责
7、 交通安排
七、 活动现场安排
1、 音箱灯光投影设备：会前1-2天提前全面测试，并做好临时停电紧急预案。
2、 会议纪律要求
3、 现场秩序维持及应急人员
4、 现场调配：全场导演及专人负责各环节、各岗位的协调调配工作
八、 礼品发放与非报告环节安排
1、 礼品搬运与存放
2、 礼品发放专人负责
3、 报告间隙瓜果零食*和饮用水的准备与发放
4、 就餐的安排与引导
九、 媒体跟进
1、 合作媒体的确认与联系
2、 会议现场当天采访稿和采访人的确定和准备
3、 媒体相关费用支付
十、 安全问题
1、 食品卫生责任落实（宾馆方面）
2、 热水供应（宾馆方面）
3、 住宿安保（宾馆方面）
4、 参会人员超员或不足的房间供应保障（宾馆方面）
5、 宾馆配合悬挂条幅、LED屏播放等宣传工作
6、 专家及重要领导的特殊要求（小型交流、休息条件等）
【会务组成员及分工】
会务组成员主要包括：董事长及院领导班子所有成员、企划部、院办、市场部、财务科、各科主任、总务后勤科
各部门或人员主要分工：
1、 董事长及业务院长：确定会议邀请领导（重要）、确定会议邀请专家（重要）、陪同参会领导（重要）、确定年会主要准备工作（次要）
2、 各业务副院长及其他院领导班子成员：协助董事长及业务院长邀请专家（重要）、陪同参会专家（重要）、确定年会主要准备工作（按分工确定不同工作）
3、 企划部：
①主任：协助院领导确定会议地点、与会议所在酒店进行各项工作接洽对接、负责跟进会议前后各项工作进程、与会议相关各部门科室之间沟通协调、媒体对接与接待陪同。
②设计：准备、搜集医院各项素材、设计与会相关所有宣传品和影音图片材料、协助领导对会场布置和等音响设备投影的测试工作。
4、 院办：准备与会相关的通知、向各科室征集科室文字和图片资料供设计进行宣传资料设计、安排人员做好会场布置和现场协调工作。
5、 市场部：筛选和提供参会客户名单、邀请参会客户、现场维持秩序和对客户进行必要的服务。
6、 财务科：采购会议所需物品（文件袋、笔记本、笔、礼品、会议所用瓜子糖零食*、宴会用酒等）
7、 各科主任：准备学术会讲话资料、准备科室相关宣传文字和图片素材给院办及企划部、部分科室做好卫星会*或小型交流会*的交流题材的准备。
8、 总务后勤科：做好现场音响、灯光、投影灯水电的监督工作，配合企划部与会议承办酒店做好现场应急工作。
9、 其他同事：对此次学术会充分了解，并随时做好被抽调至会务组工作的准备。
【预算】
场地费：1000—2000元/天，用1.5天，合计约1500—3000元。
参会人员住宿费：按每间每晚120元计，每间住宿2人，参会人员400人，需200间（备20间），用2晚，合计约120元/间×200间×2晚48000元
专家讲课费（含交通费）：3000元/人，按2人计。合计约6000元。
礼品、笔记本、笔、文件袋等资料费：按20元/人计，合计约8000元。
宣传物料费：新医院介绍短片（3-5分钟）约5000—10000元，医院宣传册按3元/本计合计5000本共约15000元，其他物料（展架、条幅等）500元。合计约20500—25500元。
参会人员餐费：按每人80元（含酒水）计，含本院人员420人算，合计约33600元。
媒体费用：按3家（xx日报、xx晚报、xx电视台）每家500元，合计约1500元。
总合计：119100——125600元
备注：
1、 以上费用均按以大概估算范围计，约有上下20%左右误差，具体预算可在部分情况（会务地点、专家、参会客户总数）落实后得到确切数字。
2、 文中带*号的为非必有项。