合同管理流程.docx

合同管理流程

1、目的
防范企业法律风险、维护企业合法权益；降低企业运营风险，提高企业经营管理水平；控制企业财务风险，提升资金使用效率。
2、适用范围
公司和外部签订的各类合同和协议。
3、职责
3.1业务承办部门：合同调查、合同谈判、合同文本拟订、组织合同评审、合同履行及合同的补充、变更及解除，合同条款审核及合同的评估，根据需要参加重大合同的谈判，合同的审核、盖章、履行等业务。
3.2财务科：合同条款的审核、登记、合同结算及合同评估。
4、流程负责部门
业务承办部门
5、定义
5.1业务承办部门：需代表公司对外签订合同的部门。
5.2技术部门：合同中质量条款、技术条款涉及的部门。
5.3重大合同：涉及金额在200万人民币以上的单笔合同。
6、关键点
C4/D4节点:合同条款审核
B7节点:合同履行
7、管理指标
结果类指标：
合同履约率=严格履行合同数量/签订合同总数量×100%
8、流程图

公司领导A
销售公司B
财务部门C
备注
0

开始

1

合同主体资信调查

2

合同谈判、合同评审

3

合同文本拟订

4

合同条款审核

5
审核签字

合同签订

6

合同签章、登记

合同专用章使用管理规定
7

合同履行

8

合同补充变更
合同解除

9

合同结算

合同条款审核

10

合同资料整理存档

合同资料整理存档

合同借阅登记表
11

合同评估

12

结束

9、节点说明
B1节点：合同主体资信调查
合同涉及的项目按公司各种业务的操作流程经过审批后，由业务承办部门选择准合同对象。在合同订立前，业务承办部门组织相关部门充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。
至少应包括以下内容：
（1）具备签署合同的资格，能以自身名义独立对外签署合同；
（2）涉及专营许可或法律法规有资质(等级)要求的，应具备相应的有效许可证书、资质（等级）证书等；
（3）合同签署人，应具备真实有效的法定代表人身份证明或授权委托书；
（4）履约信用记录良好；
（5）其他与合同签署、履行相关的情况。
B2节点：合同谈判、合同评审
业务承办部门在授权范围内，组织相关部门与初步确定的准合同对象按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与。加强合同谈判的保密工作，必要时签订保密协议。
业务、法律、技术、财务等专业人员应对谈判中涉及的相关内容提出专业的意见或作出说明。
B3节点：合同文本拟订
合同谈判后，业务承办部门根据协商谈判结果，拟订合同文本，合同文本应由公司拟定并使用公司或国家的标准合同文本，特殊情况下，可以使用对方合同文本或与对方共同商定的合同文本。
合同应包括以下基本条款：
（1）首部：合同名称、签约各方的全称、签约时间和地点、签约目的和依据。
（2）合同正文
A 标的，包括产品、劳务、工程、技术等；
B 质量标准及验收方法；
C 价款或者报酬；
D 履行期限、地点和方式：包括交付时间、地点、运输方式、运输费用的承担、付款时间、付款方式等；
E 质量保证、售后服务；
F 违约责任；
G 解决争议的方法；
H 根据法律或合同性质应当具备的其他条款和双方约定的其他主要条款。
（3）结尾和附则：包括合同的份数、生效条件，并有双方法定代表人或授权代表签名，同时加盖单位公章或合同专用章，还应写明合同的附件等其他有关事项。
拟订合同应注意的问题：
（1）自拟的合同应做到条款齐全、责任明确、逻辑性强，语言严谨、简练、准确，不得有模棱两可，表达有歧义的语句；
（2）合同中的专业术语、专有名词、重要概念应设专款解释；
（3）除特殊情况外，合同文本应当正式打印，不准涂改；
（4）在与合同对方当事人签订书面合同时应尽量约定产生纠纷时，由我方所在地的人民法院管辖。
C4/D4节点：合同条款审核
对拟定完成后的合同文本，签订前须财务科、法务部等部门对合同文本的合法性、经济性、可行性及严密性进行审核。对于影响重大的或法律关系复杂的合同文本，应组织财务科、审计部、法务部门及相关专业部门进行会审，以保证公司的利益。（国内销售合同与国外销售合同只审核现执行标准版本，如发生变更的重新审核。）
财务科对合同审核的内容包括：
（1）资金结算、价款支付方式明确、具体、合法；
（2）借款合同资金适用效果的可行性；
（3）复核合同价款数据计算的准确性。
业务/财务对合同审核的内容包括：
（1）合法性：
A 签约各方具有签约的资格；
B 签约各方意思表示真实、有效，是否与法律、法规的强制性规定相冲突；
C 订立合同的形式符合法律要求；
D 其他可能导致合同无效或被撤销的情形。
（2）严密性：
A 条款完整、齐备，具体包括：
a 交易标的是否明确、具体；
b 交易程序是否明确、具体；
c 是否由于表述不严谨而存在权利义务不明确的情况；
d 条款之间是否由于配合问题而存在权利义务不明确的缺陷；
e 争议处理方式是否明确具体；
f 是否存在由于术语或关键词不统一而造成的条款冲突，或存在影响权利义务明确性的表述不一致；
B 权利和义务具体、明确；
C 相关附件完备；
D 合同中明示的或隐含约定的管辖条款对公司是否有利。
（3）安全性：无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。
业务承办部门对合同审核的内容包括：
（1）合同主体资格：
A 合同对方是否具有签约资格和履约能力；
B 合同对方的名称是否正确。
（2）合同的经济性：
A 市场供应、需求情况经调研属实；
B 市场供应、需求价格预测可靠、合理；
C 应予考虑的其它经济因素。
（3）合同的可行性：
A 整体项目具有可靠性、可操作性；
B 经济效益或社会效益具有真实性。
（4）合同的安全性：无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。
（5）业务部门认为必须审核的其他内容。
技术部门对合同审核的内容包括：
（1）技术依据真实、可靠；
（2）技术措施完备、可行；
（3）技术标准和参数科学、真实、可行；
（4）技术部门认为必须审核的其他内容。
A5/B5节点：合同签订
对经审核同意签订的合同，业务承办部门按照合同金额的大小及既定的合同签批授权提交相关负责人对合同进行签批与对方当事人正式签署（对于国内合同，业务承办部门应要求对方必须加盖公司公章或合同专用章）。
C6节点：合同签章、登记
财务科负责对签批权限进行审核，审核无误加盖合同专用章,具体见《合同专用章使用管理规定》（附件1）。为防止已签署的合同被篡改，须在合同页码之间加盖骑缝章。对签署的合同进行登记，并按既定的编号规则分类归档。
国外合同加盖业务专用章。
B7节点：合同履行
合同订立后，承办部门应与对方当事人一起遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯严格履行合同。原则上禁止先履行后签订合同的情况发生。
承办部门应跟进合同履行情况，履行过程中发生纠纷，合同签订部门应迅速收集下列有关证据(原件或复印件)：
（1）合同文件(包括变更、解除合同的协议、传真、信函、图表、广告、授权委托书、电子邮件及其他有关资料等)；
（2）送货、提货、托运、验收、发票等有关单证票据；
（3）货款的承付、托收凭证、信用证、完税凭证、有关财务账目；
（4）作为质量标准的法定或约定文本、封样、样品及鉴定报告、检测结果等；
（5）证人证言；
（6）其他证据材料。
经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖公章或合同专用章。
对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，经公司同意，可提交仲裁委员会仲裁或人民法院依法处理。
B8节点：合同补充、变更/合同解除
业务承办部门，在合同履行过程中根据发生的具体事项对原订立的合同进行补充、变更和解除合同，以保证公司的利益不受损失、维护企业信誉和形象。当合同进行补充、变更时，应重新进行谈判，并签订补充、变更或解除协议，合同补充、变更、解除的审批流程和审批人与原合同相同。
C9节点：合同结算
业务承办部门按照合同规定的期限、金额或方式办理结算业务。
对到期欠款，财务科及时督促业务承办部门催收。
财务科严格按照合同要求结算。
C10节点：合同资料整理、存档
合同资料指从合同立项到合同履行完毕的全部资料，包括：营业执照、授权委托书等资质证明、技术资料、图纸、合同、出货单、发票、客户反馈、索赔记录、收款证明、变更及解除协议等。
国内合同原件由财务科存档，进口合同原件由物资供应部存档，出口合同原件由国际业务部存档，其他合同资料由各相关部门存档。其他部门在借阅合同时，需登记《合同借阅登记表》（附件2），归还时再进行注销。
C11/D11节点：合同评估

财务科每季度对各类合同履行的总体情况进行抽查并形成记录，抽查比例不低于5%；对重大合同的履行（不少于3笔）情况进行分析评估，形成评估报告。对发现的问题及时反馈并监督责任部门改进，必要时组织召开专题会议。
10、相关文件及记录
附件1：《合同专用章使用管理规定》
附件2：《合同借阅登记表》

附件1
合同专用章使用管理规定
1、目的
为加强企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本规定。
2、使用范围
合同专用章主要用于与公司发生经济业务往来单位签订的各种书面合同、协议。加盖“合同专用章”之后的合同协议，具有法律效力。
3、合同专用章的保管
合同专用章由财务科专人管理，印章管理人员有事外出（如开会、学习等），则根据财务科负责人指定的人员代为保管并办理代保管手续，代保管期间负有保管、使用责任。在节假日期间，与财务专用章等印章统一封存财务科保险柜。
4、合同专用章的使用
企业因业务需要对外签订合同由企业董事长或其授权签订合同的责任人员签章，同时业务经办人员签章，财务科印章管理人员根据《对外签订合同授权委托书》授权权限审核无误后加盖合同专用章。财务科印章管理人员须对签署的合同进行登记，并按合同顺序号依次存档。
印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，严禁对缺少审核及报签文件的合同、属于代签但缺少授权委托书的合同及空白合同等不符合公司规定的合同盖章。
合同专用章原则上不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章外出使用的，应经总经理批准，到财务科办理备案手续。
印章管理人员必须妥善保管印章，对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。

附件2
合同借阅登记表
借阅日期
合同日期
合同编号
合同名称
借阅部门
借阅人签字
归还日期
归还人签字