文书管理制度(正文).doc

文 书 管 理 制 度第一章 总 则 第一条为加强公司各类文书管理，规范流转运作，提高文书处理的效率和质量，特制定文书管理制度（以下简称本制度）。 第二条本制度所称文书管理是指公司与政府有关部门的往来文书(包括党政公文、信函、传真、电报等)、公司内各部门间的往来文书、公司与各成员企业的往来文书，自收(发)文到归档的全过程管理。 第三条文书处理应做到及时、准确、周密、安全，手续力求简便。 第四条承办人员对经办的各类文书，除公告外，均应严守秘密，以免造成失（泄）密。第二章 承办部门 第五条行政人事部是公司文书管理的执行与监督机构，负责公司各类文书的统一管理。 第六条文书内容涉及两个部门以上的，由主要部门承办，其他部门协办。 第七条各承办管理部门必须指定专人负责往来文书的处理，凡未按本制度处理的文书，其他部门不得受理，并应及时向分管领导汇报。第三章 一般文书处理程序第八条文书主要种类：1、请示：向上级机关请求指示、批准工作事项时使用。2、报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或者答复上级机关的询问时使用。3、批复：答复请示事项时使用。4、通知：发布规章制度，转发上级机关、批转下级机关的公文，要求下级机关或企业员工周知、办理、执行等有关事项时使用。5、通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用。6、函：与同级单位商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时使用。7、会议纪要：记载、传达重要会议议定事项和主要精神，要求与会部门(单位)共同遵守、执行时使用。8、章程、条例(包括规定、办法、实施细则等)：需要有关各方贯彻执行的法规性文件。9、协议书、合同：是明确签约双方或多方权利和义务、具有约束力的契约性文书。10、其它：各种报表、司法文书和诉讼文书等。 第九条收文凡递送本公司的公文，由行政人事部文书人员检点、验收，除写明负责人亲启的公文或函件外，一般文件都由其逐一拆封登记。重要文件要填写办文单(见附件一)，经有关领导和部门流转批阅后存档。电报、挂号信、特快邮件在统一的收文登记簿（见附件二）内登记。 第十条分文1、来文登记后，根据行政人事部负责人批注的意见，由公司文书人员负责传递、分送至主办部门及成员企业。若同一文件业务性质涉及两个部门以上的，应由主办部门传阅，并会同其它有关部门处理；2、各部门文书人员必须认真做好部门收、发文件的登记、传阅工作。文件阅办完毕，应交文书人员归入本部门的案卷类目，做好预立卷工作；3、各部门形成的工作计划、规划、小结、总结、汇报、简报、规章制度、合同、协议书和统计报表等不编发文号的内部文件，是反映公司业务活动的重要材料，应予妥善保管。各部门文书人员应认真做好上述文件的登记、立卷、归档工作；4、各部门人员到上级机关或外单位开会所带回的文件以及专业会议材料等，应及时交公司行政人事部文书人员补办登记手续，以便统一立卷归档。第十一条办文(发文) 1、承办人员收到文件后，应根据领导签注的处理意见立即办理，文书人员要做好催办工作。办理的情况应及时反馈给有关领导，由领导签注意见后归档；2、处理文件涉及两个部门以上问题时,应由主办部门负责,会同协办部门解决。如有问题，可会同提出意见，报请公司领导解决。一般会办的文稿必须办理会签手续；3、发文须用发文稿纸(见附件三)拟稿，拟文要符合公文格式，主题明确，简明扼要，字迹清晰，标点正确，拟稿及核稿、审批、签发人员均需在稿面上签上全名，并注明年、月、日，不可简写；4、如有附件，需在文后逐件标明写清。改注太多的文稿应予清稿，以利缮写、打印和校对；5、向上级机关请示的公文，只写一个主送机关，且写明其全称；6、以公司名义发文统一由行政人事部编号，发文编号为“沈新发字200号”。第十二条签发1、凡以公司名义发文应经部门负责人初核后统一送交行政人事部核稿，再经公司副总经理（分管行政）审批后，报公司总经理签发，发文格式详见附件四；2、稿件经签发人（公司总经理）修改、签发后，任何人不得再修改。第十三条缮印、校对1、已签发的文稿应由行政人事部按轻重缓急统一安排打印。打字员必须在打印稿件上署名，并注明打印份数；2、打印好的公文稿，由拟稿部门自行校对，校对人应在打印稿上署名；3、打印好的公文稿正本(一份)与原稿交行政人事部档案管理人员留存，以便立卷归档；4、复印文件、材料等须经登记，由文印人员复印并尽量控制复印份数。第十四条监印1、公司对外发文均需凭公司领导签名的原稿和正本到行政人事部加盖公章，其中原稿盖印存查；2、凡契约、合同、章程、统计报表、表册、介绍信、证明等文件、材料需加盖公司公章者，应由承办人填写公司缮印申请单(见附件五)并由部门负责人签名，再交分管副总经理、总经理审签后方可用印；3、监印人员须对文书材料核对无疑后，方可用印。盖印要齐年盖月，禁止在空白介绍信或空白纸张上用印。第十五条邮寄1、对已盖印的文件及一般信件，由文书人员查对无误后及时发出；2、对外寄发一般信件(业务部门不应封口)、电报等统一由文书送交邮局发出，电报手稿由承办部门保存。机要信件另行处理。 第十六条传真 为便于对传真进行说明加注，在以传真方式发送文件时要采用公司统一的传真格式（见附件六）。第四章 机要文书处理第十七条凡符合下列条款之一者，均属机要文书范畴。1、关于公司业务经营和发展的重要方针、策略或规划方案、文件；2、关于公司机构体制设置和重要人事任免方案、文件；3、关于重要会议的记录、纪要、决定等文件资料；4、关于公司尚未公布的投资及房地产开发项目的调研、勘察评估分析资料；5、公司对外经营的有关重要契约、协定等文书资料；6、其他有关重要机密文书资料或机密事项。第十八条机要文件及其处理按其程序可分为以下三种：1、 秘密：公司内部秘密，不能向公司以外人员公开；2、 机密：不能向部门经理及相关业务人员以外者公开；3、 绝密：不能向相关部门或特别指定的最小范围内的相关人员以外者公开。 第十九条机要文件由主办部门草拟初稿，交公司行政人事部按规定程序编号、核稿并报公司副总经理、总经理审签后，按必备份数印制、分发及归档。行政人事部应备有发文登记簿（见附件七），机要文件发至有关部门须请收件人签字(或盖章)。 第二十条公司同各成员企业之间机要文件的传递，除责任者自行携带外，必须加封后派专人传递。 第二十一条办理机要事项须严格控制范围，防止泄密。不能以文件方式传递的机要事项须确定专人直接上报或传达。 第二十二条各类机要文件的草拟稿、讨论稿及相关保密废纸，应由主办部门落实专人及时销毁。 第二十三条公司行政人事部应于每年三月底前将上年各类文件立卷、归档、索引完毕，尤其是组织专人对机要文件进行保密检查，收回散存于各部门的机要文件，整理归档或统一销毁。第五章 附 则第二十四条本制度适用于公司各部门和各成员企业。第二十五条本制度的解释权归公司行政人事部。第二十六条本制度自颁布之日起施行，公司原有的文书工作管理制度（沈新行发2002002号）同时废止。沈阳新奉基房产开发有限公司二零零五年四月十五日附件：一、沈阳新奉基房产开发有限公司办文单二、沈阳新奉基房产开发有限公司收文登记簿 三、沈阳新奉基房产开发有限公司发文稿纸四、沈阳新奉基房产开发有限公司发文格式 五、沈阳新奉基房产开发有限公司缮印申请单六、沈阳新奉基房产开发有限公司传真格式七、沈阳新奉基房产开发有限公司发文登记簿- 5 -