2021年档案职称考试复习题精华版.doc

一、概述档案特点：1.直接形成于社会实践活动原始记录。这种特性是档案区别于图书和报刊资料标志之一。2.是由文献有条件地转化来。3.来源广泛，内容丰富，形式多样。文献转化为档案条件：1. 办理完毕文献才干作为档案保存。办理完毕是相对概念，指履行当时职责而直接使用材料工作告一段落，即完毕了文书解决程序。普通有三种状况，一是文献中所说事情需要近期办理已经办理完毕；二是文献中所列事情需要较长时间才干完毕或需要长期执行，只要通过文献签收、传阅、研究讨论和贯彻执行，也算办理完毕；三是不需要详细承办文献，只要登记、收发、传阅等文书解决程序结束，就算办理完毕。2. 对日后工作和研究活动有查考运用价值文献才有必要作为档案保存。3. 按照一定规律集中保存起来文献。档案分类：文书档案、科技档案、专门档案。档案作用：凭证作用、参照作用。档案业务工作内容：“六个环节”收集、整顿、鉴定、保管、记录、运用；“八个环节”再加上编目工作、编研工作。档案业务工作构成：基本业务工作、档案提供运用工作档案保管工作：由于自然和社会因素，档案处在渐变性自毁过程，甚至是突变性破坏。为了延长档案寿命，对其采用保护办法，进行妥善管理，就是保管。档案工作基本原则：实行统一领导、分级管理原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面运用。档案工作基本含义解释：1. 实行统一领导、分级管理，是组织原则2. 维护档案完整与安全，是基本规定3. 便于社会各方面运用，是主线目。全宗：是由一种独立机关、社会组织或个人形成所有档案所构成有机整体。全宗原则：同一全宗档案不能分散，不同全宗档案不能混杂。全宗是档案馆、室对档案进行寻常管理基本单位。立档单位：其档案可以构成档案全宗机关、社会组织或个人。构成立档单位条件：1. 可以独立行使职权，对外单独行文2. 是一种会计或经济核算单位，自己可以编造预算或财务筹划3. 设有人事机构或人员，有人事任免权国内现存最古老档案：甲骨档案，在河南省安阳小屯村出土甲骨卜辞二、公文管理公文与私人文书主线区别：公文在公务活动中产生，不是任何人可以随意制发，只能由法定作者制成和发布。公文划分：1. 从行文关系和运营方向：上行文、平行文、下行文2. 从机密限度和阅读范畴：发布文、内部文、机密文机密公文分为：绝密、机密、秘密。文种：命令、决定、决策、公报、公示、告示、告知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要定稿：已经履行法定批准程序公文文稿，是通过负责人签发或通过会议讨论通过最后完毕稿。反映了公文起草、审核修改、签发全过程，是印制公文正本根据和原则，能产生正是法定效用。任何公文在制发过程中必要形成定稿，必要归档保存。正本：向受文者制发具备法定效用公文文本，是根据定稿并按规范格式规定制作正式文本。代表发文机关或部门法定权威性和正式意图，是受文者办理公务、解决问题根据。应归档保存。公文整顿含义：指将办理完毕，具备查考运用价值公文，按照一定原则对其进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化过程。公文整顿原则：1. 遵循公文形成规律2. 保持公文之间有机联系：有机联系体当前公文来源、内容、时间、形式等方面。3. 区别不同价值4. 便于保管和运用：这是公文整顿归档最后目。公文整顿办法：案卷级公文、文献级公文案卷级公文整顿办法：1. 重要特性立卷：问题特性、时间特性、责任者特性、公文名称特性2. 重要类型立卷：会议文献、案件材料、信访材料、简报刊物案卷题名：即案卷标题，是用简洁文字对卷内一组公文高度概括。应涉及：责任者、重要内容、公文名称（文种）“件”概念：普通以每份文献不同稿本合为一件，涉及文献正本、定稿、附件、被转发文、复制件、发文稿纸及有领导重要批示或有解决成果文献解决单。报表、名称、图册等一册（本）为一件。归档工作作为一项制度，各单位都必要要贯彻执行。归档制度涉及：归档范畴、归档时间、归档案卷质量规定等。归档范畴三要素：本机关职能活动、公文办理完毕、具备查考运用价值归档时间：指文书解决部门和业务部门将需要归档公文向档案部门移送时间。应在次年6月底之前。三、文书档案文书档案收集工作：指该单位档案部门按照国家规定，通过归档、接受等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中文书档案集中到档案室，实行集中统一管理工作。文书档案收集工作规定：1. 归档文献材料齐全完整、符合长期保管质量规定2. 归档文献材料精炼精确、反映立档单位重要职能3. 档案部门加强收集工作调查和指引文书档案收集工作办法：861. 按照本单位归档制度关于规定进行接受2. 建立有关制度，加强对零散文献收集如领导及关于业务人员学习、参观、考察或参加各种会议待会有价值文献材料。要建立制度，采用办法，保证零散文献齐全归档。在实际工作中，可采用作法：一是将文献材料形成、积累工作纳入关于部门和人员岗位职责，并与经济责任制挂钩，保证各部门形成文献，特别是未经收发文登记文献可以齐全、完整地向档案部门移送；二是对于外出学习或开会人员，应规定只有将带回文献向档案部门移送归档后，才可到财务部门办理报销手续；三是对于工作变动人员，应规定只有将手中保管文献向关于人员移送后，才干到人事部门办理调动手续。3. 明确详细人员职责，保证归档文献齐全完整：详细到人一是对于通过公文解决程序运转文献，无论收文还是发文，应明确规定由文书人员负责文献收集；二是对于各种会议文献，涉及本单位召开党、政会议等，应由秘书或办公室主任负责收集并按规定向档案部门移送；三是对于本单位形成综合性文献，如规章制度、筹划、总结、各类报表等，应由文书人员随时收集；四是对于各部门形成文献，应由该部门制定兼职档案人员负责收集并向档案部门移送。文书档案整顿工作原则：充分运用原有整顿基本，保持文献之间历史联系，便于保管和运用。1. 充分运用原有整顿基本2. 保持文献之间历史联系：体当前文献在来源、时间、内容、形式上联系。3. 便于保管与运用。文书档案整顿工作分类：（一）普通办法1. 年度分类法：依照形成和解决文献年度，将全宗内文书档案提成各个类别。2. 组织机构分类法：依照文书解决阶段形成和解决文献承办单位进行分类。特点：可以较好地保持文献在产生和形成过程中来源联系，客观地反映出各个组织机构历史活动真是面貌。3. 问题分类法：按照文献内容所反映问题或事由将文书档案划提成各个类别。（二）复式构造分类法1.年度组织机构：长处：简朴易行，分类客观自然，不受机构变动影响；缺陷：按问题查询不便。2.年度问题：长处：将各年度文书档案集中在一起，便于按年度排列和查找档案。3.年度机构保管期限：长处：不用倒架，便于档案实体查找。4.保管期限年度机构：长处：便于档案移送进馆；缺陷：排架时每个保管期限要预留空间。档号：是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文献排列顺序一组符号。文书档案档号是文书档案实体管理编号总称，涉及：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号和页（张）号。档号编制原则：唯一性、合理性、稳定性、简要性案卷目录：也称案卷名册，是著录案卷内容和成分并按一定顺序编排一览表。是档案室最基本检索工具。案卷目录作用：1. 固定文书档案分类体系和案卷排列顺序2. 概括地简介案卷内容和成分，是查找运用档案最基本检索工具3. 是文书档案登记基本形式，是对文书档案进行记录和检查重要根据。文书档案鉴定工作基本内容：制定文书档案价值鉴定原则和编制文书档案保管期限表；鉴别文书档案保存价值并拟定其保管期限；提出无保存价值档案予以销毁或做相应解决，以及环绕上述工作开展一系列鉴定组织工作。文书档案鉴定工作原则：从社会总体需求出发，用全面、历史、发展观点来鉴定档案价值。文书档案价值鉴定原则：1. 档案来源原则：普通指档案形成者。形成者地位越高，档案价值越大2. 档案内容原则：应根据档案内容重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。3. 档案形式特性原则：指档案名称、形成时间、稿本、外形特点。4. 相对价值原则5. 效益原则文书档案鉴定工作办法：直接鉴定法：直接、详细地审查档案四、科技文献科技档案特点：专业技术性、成套性、更改性、通用性、现实性。科技文献编号规定：1. 每份科技文献必要有独立编号，同一种代号不能代表两份以上科技文献。2. 编号与所反映对象代号相相应。3. 一方面应编制科技文献编号方案。4. 编号由代字和代号构成，代字用汉语拼音字母，代号用阿拉伯数字。科技文献编号办法：1 项目构造编号法：涉及产品从属编号法和工程构造编号法2 分类编号法：将一种专业、一种系统或一种公司所有科技文献按其性质、特性、用途、专业采用十进位制分类办法进行编号。底图更改办法：划改、刮改、更换底图（底图以张为单位保管）科技文献管理办法：1实行三纳入、四同步管理三纳入：将科技文献形成和积累纳入工作筹划、程序纳入工作、纳入部门和人员职责范畴。2. 将科技文献形成、积累列入经济责任制考核范畴3. 档案部门要按价各项生产、技术鉴定、验收、创优、评奖活动，以保证科技文献材料完整、精确、系统。4. 应从归档角度对科技文献原则执行状况进行监督和检查。科技文献整顿工作重要内容及程序：对形成科技文献进行鉴别；把鉴别后应归档科技文献构成保管单位；对构成保管单位进行编目和装订。科技文献鉴别重要内容：完整性鉴别、精确性鉴别科技文献案卷题名：即案卷标题，应简要、完整、精确揭示科技文献内容。科技文献案卷题名构成：1. 项目名称、代字、代号；2. 项目组件、部件、专业、阶段名称、代号（文献材料内容特性）；3. 科技文献名称。案卷题名举例分析：144科技文献归档制度内容涉及：归档范畴、归档时间、归档份数、归档规定、归档手续科技文献归档时间：在项目所有结束时间归档；在项目工作阶段或项目子项结束时间归档。科技文献归档份数：指同一项科技文献应归档几份。普通是归档一份，但重要、使用频繁应归档两份以上。五、科技档案科技档案定义：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成对国家和社会具备保存价值应当归档保存科技文献材料。基层档案部门开展科技档案收集工作办法和办法：1. 按照归档制度规定接受科技文献材料归档。2. 纳入管理筹划，实行各种方式结合收集办法。3. 拟定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。4. 抓住重要环节和核心阶段进行收集：162（1）产品档案：抓住样机鉴定阶段；抓住产品小批试制鉴定或产品定型阶段。（2）工程设计档案：抓好初步设计完毕阶段；设计结束和总结阶段收集工作。（3）纪检档案：抓住工程竣工验收阶段。（4）设备档案：抓住设备开箱验收、安装和调试完毕阶段。（5）科研档案：抓住年度总结和成果鉴定阶段。科技档案整顿：涉及系统整顿和科学编目科技档案整顿工作原则：遵循科技档案自然形成规律，保持科技档案材料之间有机联系，充分运用档案原有整顿基本，对科技档案进行分门别类整顿，便于保管和运用。科技档案分类办法：第一步，对库藏所有档案，按种类划分打类。第二步，对每种科技档案进行分类。1. 工程项目分类法：合用于基本建设档案。2. 型号分类法：合用于产品档案盒设备档案。3. 课题分类法：合用于对科研档案进行分类。4. 专业分类法：合用于对其对象和内容原则化、通用化或互换性较强科技档案。5. 时间分类法：相似时间内形成或反映相似时间科技档案集中归类。6. 地区分类法：例如气象档案、水文档案、地质、地震档案科技档号编制规定：1. 要反映科技档案系统整顿后科学只需，同科技档案分类办法和分类方案构造层次一致。2. 由代字和代号构成。代字用汉语拼音字母，代号用阿拉伯数字。3. 力求简要，不要过于复杂繁琐，最佳设立3个层次。科技档案种类代字表案例175拟定科技档案保管期限原则：1. 永久：凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具备长远运用价值科技档案，都应当永久保存。2. 长期或短期：凡是在一定期期内具备运用价值科技档案，都可以定期保存。3. 凡是介于两种保管期限之间科技档案，其保管期限一律从长。价值鉴定办法：直接鉴定法：规定鉴定人员在根据科技档案保管期限表鉴定科技档案价值和拟定保管期限同步，对每个科技文献进行详细研究分析，从其自身详细状况出发，一种一种地制定保管期限。科技档案销毁：由档案部门执行。应同本单位保密、保卫部门获得联系，并指定专人销毁和监销。销毁人和监销人都要在销毁清册上签字。六、会计档案会计档案概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务重要史料和证据。会计档案特点：形成范畴广泛、档案类别稳定、外在形式多样会计档案归档时间：是指会计机构将会计核算材料整顿后向本单位档案机构移送时间。规定，当年形成会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移送清册，移送本单位档案机构统一保管。会计档案整顿：要符合会计工作专业规定，遵循其专业管理规律。坚持由会计部门或会计人员负责整顿制度。依照会计法规定，会计核算材料整顿，自身就是会计工作一某些。会计档案案卷题名：构造分为三某些，单位名称、会计年度或时间、会计核算材料名称案例204会计档案分类：1. 会计年度类别保管期限：合用于会计档案形成量较大单位2. 类别会计年度保管期限：合用于大多数中、小单位会计档案保管期限：永久、定期。定期分为3年、5年、25年。声像档案特点：直观形象性；收集、保管特殊性；是其她载体档案必要补充。声像材料归档时间：1. 随时归档：工作活动结束，照片冲印加工后或录音、录像磁带录制完毕后，承办部门或承办人员辅以文字阐明，将其及时向档案部门进行归档。2. 部门年终归档：可随同纸质载体一起，年终声像材料归档规定：1. 力求是原地片、原件。2. 齐全完整。3. 进行选取和鉴别照片档案构造：底片、照片及文字阐明照片文字阐明：是照片档案重要构成某些，有总阐明和分阐明两种。总阐明指一组照片阐明，分阐明指每张照片阐明。总阐明编写：时间、地点、事由、人物、背景、照相者6要素照片档案价值鉴定根据：照片形成年代、反映内容、制成材料和技术质量。七、档案保管与保护档案保管工作内容：1.档案库房管理。2.档案流动过程中保护。3.保护档案技术办法。档案保护工作内容：“防”“治”两方面：1。改进档案保管条件，即采用一定办法防止或减缓自然环境中各种有害因素对档案破坏，基本内容是建造合乎规定库房、安顿必要设备、采用经常性技术管理办法等。2.档案修复，即对已经损坏或存在有不利于永久保存因素档案进行解决，竭力恢复其历史面貌，提高其耐久性。档案库房规定：1.要有足够使用面积。2.屋顶墙壁要具备隔热、防潮、防雨雪浸漏性能。3.库房门窗应密封、牢固、耐火，具备防强光和防封杀功能。4.档案库房远离易燃、易爆场合和腐蚀性来源。5.在交通条件方面，既要以便运用，又要便于必要时档案疏散搬迁。库房设备：温湿度监控调节装置、库房防火防盗监控装置、空调设备、吸湿（加湿）设备、空气净化装置全宗卷：是档案馆（室）管理某一全宗过程中形成，可以阐明该全宗历史状况文献材料专卷。全宗卷性质和特点：全宗卷不是该全宗内文献构成某些，而是档案馆（室）在自身工作活动中形成一种档案。它不是固定地保存在形成全宗卷档案馆（室），而是随着全宗流动相应地保存在全宗档案所在档案馆（室）。档案保护目：最大限度地延长档案寿命若档案被水浸湿，只能风干、晾干，决不能在阳光下晒干。色素与纸张结合方式：结膜方式-最耐久：墨、墨汁、油墨、印泥吸取方式-比较耐久：墨水、圆珠笔、复写纸、印台油、蓝图粘附方式-不耐久：铅笔耐久性评价：最耐久：墨、墨汁、黑色油墨比较耐久：彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、铁盐蓝图不耐久：纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、重氮盐蓝图档案库房保护：“八防”：防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染档案库房温湿度：温度1424摄氏度；湿度45%60%防光：涉及太阳光和各种灯光。八、档案运用档案运用工作意义和规定：（阐述）262意义：1. 提供运用是档案工作主线目2. 运用工作对整个档案工作发展有决定性影响规定：1. 明确服务方向，端正服务态度2. 熟悉档案，理解需要3. 对的解决运用和保密关系4. 对的解决运用工作于基本工作关系5. 注重被动服务与积极服务并举6. 注意掌握档案运用效果档案运用方式：开设阅览室、档案外借、制发档案复制本、出具档案证明、提供征询服务、印发档案目录、编写档案参照资料、按档案展览，创立爱国注意教诲基地、档案信息上网、电子档案运用大事记体例和构造：普通采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按照时间顺序排列，以便反映同步期中大事之间联系。一部独立编印论述式大事记构成：题名、编辑阐明、前言、目录、正文、按语和注释、附录组织机构沿革：是系统记载一种机关、公司、地区或专业系统体质、组织机构和人员编制变革状况一种编研材料。组织机构沿革内容：机关（公司、地区、系统）概况、机构名称变化、地址迁移、成立、撤销或合并时间、从属关系、性质和任务、职权范畴、领导人员变动、编制扩大与缩小，以及内部机构设立等方面变化状况。组织机构严格体例：1.时期（年度或阶段）为主线，先将材料提成若干阶段，然后在每个时期下面再分别论述其内容。2.以题目为主线，先将材料按其论述内容提成若干题目，然后在每个题目下面再逐年或逐阶段论述。开放档案：国家档案馆保管档案，普通应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放期限，可以少于三十年，及国家安全或重大利益以及其她到期不适当开放档案向社会开放期限，可以多于三十年。九、档案管理当代化与电子档案管理电子文献：在计算机系统中生产社会活动记录，即以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统个阅读、解决，并可在通信网络上传送文献。电子文献归档：通过计算机系统或计算机网络系统，将整顿好电子文献及其生存环境条件一并转存在磁性载体或光盘上保存。电子档案：指具备保存价值已归档电子文献及相应支持软件、参数和其她有关数据。电子文献生命周期三个阶段：设计、形成和使用维护电子文献及电子档案管理原则：1.保证原始性、完整性、有效性和安全。2.实行全过程管理。3.掌握电子文献至电子档案管理环节。4.保证电子文献归档质量。5.国内电子档案应采用集中管理模式。电子档案管理示意图313电子文献管理：保证电子文献原始性和有效性是电子文献管理核心，为此应建立规范管理制度。档案法律类型：1. 档案法律。涉及档案法这一专门性档案法律和其她法律中关于档案事务方面条款。档案法是在宪法关于原则精神指引下制定当前唯一一部专门档案法律。档案法律效力高于档案行政法规、地方性法规及规章。2. 档案行政法规3. 地方性档案法规公民在档案事务中义务与权力：1. 任何公民享有宪法和法律规定权力，同步必要履行宪法和法律规定义务：保护档案义务、接受档案行政管理部门行政执法义务。2. 四项权力：依法运用国家档案权力、解决和优先运用属于自己所有档案权力、发布自己所有档案权力、隐私权。档案违法行为人应承担法律责任：1. 行政责任：行政处分（警告、罚款、没收违法所得）、行政惩罚2. 民事责任3. 刑事责任