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Word 2010 多级标题排版

用Word编写文档的人都知道，一篇长文档一般是需要分章节来划分段落的。在Word中也有对应的工具来完成这项任务，这就是多级列表。然而绝大多数使用Microsoft Office的朋友却并不知道Word有这么个工具；或者即使知道，却对如何正确使用这个工具不得要领。有的人可能会用“标题一”样式来做单级列表，但是在碰到需要二级列表甚至三级列表的时候，却完全不知所措了。结果往往只能纯靠手工进行，费时费力不说，还经常因为标题对不齐或者缩进搞不定而头疼。尤其是当文档还需要在前面安插目录的时候，对于初学者来讲不啻是个灾难。
如果你还在为这个问题而痛苦的话，那么恭喜你你找对地方了。下面我将带领你彻底征服Word的多级列表技术。
由于Word 2003在多级列表工具上存在有bug，因此我这里的描述以Word 2007（以下简称为Word）为依据。如果文中有图片缺失，请刷新一下。
一、设定样式
多级列表是以Word的样式概念为基础的，要想使用多级列表，就必须从样式入手。所谓样式，简单说就是预先将想要的格式组合在一起，然后命名，就成了样式。例如，中国人的文章一般喜欢用章、节、小节来划分，就像下面这样：
第一章 绪论
第一节 背景介绍
第二节 系统目标和意义
……
其中“第一章 绪论”使用了黑体、二号字、居中等格式，我们在Word中以“标题一”来命名这一类型；而“第一节 背景介绍”则使用了宋体、三号字、居中等格式，我们以“标题二”来命名之；其余的“标题三”、“标题四”、……等依此类推。而正文部分，我们就以“正文”来命名样式。
由于Word中默认的“正文”样式使用的是“宋体（中文正文）”、五号字，而我们大多数时候都默认正文使用小四号宋体字，因此我们首先从这个入手。
打开Word，点击“开始”选项卡中“样式”栏右下角的箭头，调出“样式”窗口，在“正文”那一行的右边点击向下箭头，选择修改，如图1：

图1
在修改样式对话框中，在格式下面依次改为“宋体”、“小四”。如图2：

图2
如果需要同时对西文字体也进行设置，则在同一行右侧点击“中文”，改为西文，然后在左边选择字体，例如“Times New Roman”。如图3：

图3
设置好了正文样式，接着就要设定标题样式。
在图一所示的样式窗口中，你可能可以看到“标题一”到“标题三”甚至“标题四”，但有的朋友可能只能看到“标题一”，甚至连“标题一”都看不到。这是因为你的文档尚未应用内置的这些样式，所以没有显示出来而已。对于连“标题一”都看不到的，就需要点击下面的“选项”，把“推荐的样式”改为“所有样式”即可。这里我们假定你至少可以看到“标题一”样式。
如果你打开的是空文档，那么此时就需要输入你的文章的标题内容，然后按住Ctrl键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行；但如果你打开的是已经完成输入的文档，则只需要按住Ctrl键选中那些你需要设置为“标题一”样式的行，而不管它们原来是怎么设置的。
选中之后就可以开始设置“标题一”样式了。这里我们假定图4是最后希望看到的结果：

图4

而图5则是目前刚刚准备开始设置“标题一”的情形：

图5

在选中了图五中这些需要设置为标题一的行之后，点击样式窗口中的“标题一”，将这些行首先应用“标题一”样式，然后按照修改“正文”样式同样的方法修改“标题一”样式。我们假定，你需要的“标题一”样式为中文黑体（西文字体设为Times New Roman，以下均按此设置，不再赘述）、二号、加粗，然后点击此窗口中左下角的“格式”–>“段落”，将大纲级别为1级（注意，这里大纲级别用默认的设置即可。之所以要提到这一点是因为自动生成目录需要它，如果没有大纲级别上的区分，无论你的样式设置得多么漂亮，也不可能生成你需要的目录的），段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。确定之后，我们就把“标题一”初步设置好了。
选中需要设置为二级标题的行，然后设置为“标题二”样式，修改“标题二”样式为中文黑体、三号、加粗，大纲级别2级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。依此类推，“标题三”样式设置为中文宋体、四号、不加粗，大纲级别3级，段前段后间距设为自动，行距为单倍行距。
这些都设置好了以后，我们可以看到如图6所示的效果了：

图6
很多人到了这一步就认为差不多大功告成了，于是宁愿手工去给相应的标题加上“第一章”或者“1.1”这样的标题号，也不愿意再深入一步去学习如何自动给标题编号。当然，如果你的文章并不长，不在乎浪费这点时间和精力，那也没关系。但是，如果你的文章比较长，超过了20页，其中还有不少插图的话，那我劝你还是再下点功夫好好学习一下怎么使用多级列表。
多级列表不仅仅是帮助我们自动给标题编号，重要的是，它还能使我们给文章中的图片、表格、公式、……等等自动编号（用Word的术语说就是在题注中编号），并且这些编号可以在正文中交叉引用，这样做的好处是一旦你的文章骨架做好了，那么在使用了交叉引用技术后，无论这些图片、表格或者公式如何变动地方，相应正文中的引用和题注都会自动跟随变化。
二、设置多级列表
我们首先从一级标题开始。这里我们假定你是按照国际标准来设定标题编号的，也就是一级标题前面设为“1”、“2”、……这样；二级标题设为“1.1”、“1.2”、“2.3”、……这样；而三级标题则设为“1.1.1”、“2.1.3”、“3.2.2”、……这样。如果你需要按照中文习惯设置，只需要在编号样式中选择一下即可。
将光标停留在任意一个一级标题中，点击“编辑”选项卡中的“选择”–>“选择格式相似的文本”，如图7：

图7
这样就把所有的一级标题都选中了。单击“段落”选项卡中的多级列表”按钮，如图8：

图8
在打开的“定义新多级列表”窗口中，点击左下角的“更多”按钮，按照图9所示设置（注意：不要急着点确定）：

图9
如果你使用的是“第一章 xxxx”且居中的格式，请将“编号对齐方式”修改为居中。按上图设置好之后，不要点击确定，接着点击“设置所有级别”，按照图10所示设置：

图10
这一步非常重要！因为按照国际惯例，无论哪一级标题都是没有缩进，顶格排版的。所以除非你的确需要二级标题和三级标题依次递进缩进，否则请在这里将每一级的附加缩进量设为0。而如果你是设置的纯中文格式，则根据自己的需要来进行设置。好了，现在可以点击确定了。
将光标停留在任意一个二级标题中，同样“选择格式相似的文本”，选中所有的二级标题，重复刚才对一级标题所做的操作，打开“定义新多级列表”窗口。注意，这个窗口中的“起始编号”可能不是1，而是2或者其它值。由于此时我们选择的二级标题跨越了多章的内容，但它们的起始编号依然是从1开始的，也就是应该从“2.1”、“3.1”、……开始，因此我们按照图11进行修改：

图11
做完这一步之后，问题并没有完全解决。
首先要保证看到样式窗口中的“标题二”前面出现了“1.1”的编号，如果没有看到，就说明出了问题，这表明刚才的编号格式没有链接上来，此时可能需要回退一下，然后存盘退出，关闭其它文档，重新打开该文档再做一次上面的操作。不管怎样，一定要确保看到“标题二”样式出现编号。
其次，你观察一下那些被编号的二级标题，会发现从第2章开始，编号依然延续了第1章的顺序，也就是本来应该是“2.1”开始的编号，却变成了“1.3”。这是因为我们刚才是跨越各章节选择了所有的二级标题，因此这时需要分别对每一章的二级标题进行修改。方法如下：
首先按住Ctrl键点选第2章中的所有二级标题。选中之后，点击图8中的最下一行“定义新的列表样式”，出现如图12所示窗口：

图12
由于修改的是第2章的二级标题，因此第一级别起始编号就应该是2。依此类推，后面修改其它章的二级标题时，就要修改对应的第一级别起始编号，与其所在章号对应即可我们这个例子中只有两章有二级和三级标题，因此随后修改第三章二级标题。
当修改完各章二级标题编号之后，你会发现样式窗口中的“标题二”样式前的编号又消失了。而这一次则是正常的，因为每一章内的二级标题编号其第一级别并不连续，所以此时样式库中的标题二就恢复了无编号形式。
现在，想必你已经知道了如何修改三级标题了吧？没错，按照上面的过程依葫芦画瓢就是了，只不过要对应修改三级标题的第一级别和第二级别起始编号，和它们所在的章节位置保持一致就是了。
三、不正常时的对策
Word最大的毛病就是喜欢自作主张，总是会在你不需要它帮忙的时候给你帮点儿倒忙。所以即使你完全按照上面的过程来走，依然可能会出现各种和上面描述不一致的情形。尤其是在设置三级标题编号的时候，往往会出现设置了后面的编号，前面的编号或者格式（主要是缩进）却出现问题。这个其实是Word的自动套用格式选项导致的，不过目前我还没有研究出究竟是哪一项设置导致这样的问题，但我却找到了对付的办法。那就是——从后向前设置编号！
比如，当你在设置二级标题的时候，选择“格式相似的文本”选中了所有二级标题，设置了编号，需要去调整各章内部的二级标题对应的第一级别起始编号时，不要从第2章开始往后做，而是从最后一章开始往前做！这样就基本上可以避免出现各种意外的格式自动变化带来的错乱问题。尤其是在设置三级标题时，如果顺序从前往后做，出现错乱的几率相当高，但是从后往前做就基本上没有出现过问题。这也是我反复试验之后才验证出来的独门秘技。
到此为止，相信你已经了解了如何使用Word多级列表了，只要你多用几次就基本上能够熟练运用了。前面我提到了如何自动编号可以为交叉引用提供便利，这一技术如何使用，网上可以搜出许多，不过大多数都是抄袭同一篇文章，没有图片说明，基本没有利用价值，只有一下两篇讲得还可以：

Word 插图的编号和交叉引用题注

　　文档的纲目框架和多级标题编号都完成后，就进入了正文内容的填充工作。在这个过程中，为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片，比如你正在阅读的本文，笔者为了大家更容易理解和操作，就插入了很多图片。

　　插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。你在本文中看到的每幅图片下方的“图1、图2”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。
　　为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如本文中用括号括起来的“(图1)、(图2)”等文字，就是插图的引用说明。很显然，引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉引用”。
　　明白概念以后，下面我们将学习如何让Word自动为插图编号，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。
　　在进行具体的练习之前，请大家准备一篇长文档，以及数幅图片，然后跟随下面的操作步骤一同练习，这样可以获得较好的学习效果。
　　1. 在Word2003中打开你准备的长文档，插入点定位于第一张图片的插入位置，选择菜单“插入→图片→来自文件”命令，找到图片的存放位置，把第1张图片插入文档。
　　2. 选中这张图片，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“题注”命令，打开“题注”对话框。假设我们需要的编号格式为“图1、图2”等，于是单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入“图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框(图 15)。
图 15

　　3. 由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号，所以单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中进行设置。
　　4. 打开“自动插入题注”对话框，在插入时添加题注列表框中勾选“Microsoft Word图片”复选框，然后选择使用标签为“图”，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编号数字，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中进行设置。设置完成，单击“确定”后返回Word编辑窗口。以后插入图片时，Word就会自动为它们添加编号了(图 16)。同样的，如果文档中的表格、公式需要自动编号，这这里勾选对应复选框即可。
图 16

　　5. 为了便于测试，先把插入的第1张图片删去，然后再把它插入进来，可以看到Word自动在它下方添加了题注“图1”。
　　6. 接下来把光标定位到第2张图片的插入位置，插入第2张图片，也可以看到Word自动在它下方添加了题注“图2”。
　　7. 把准备好的其余图片都插入文档中，下面我们将练习使用Word“交叉引用”功能为插图设置引用说明。
　　8. 在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入“()”，然后将光标定位于其中，选择菜单命令“插入→引用→交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表内选择“图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”列表框内选中“图1”，单击“确定”后(图 17)，就设置好了图1的引用说明。
图 17

　　9. 这时“交叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图2”，单击“插入”按钮即可为图2添加引用说明。
　　10. 用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。
　　11. 文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用Word“交叉引用”功能的好处。
　　12. 先故意删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。如果我们先前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。
　　13. 不过由于前面我们是使用的是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用说明，所以现在就只需全选中文档，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。

　　如果你对Word域概念比较了解，那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。如果你是域的初学者，也许觉得这个功能比较奇妙，不过恰好可以把这里作为了解Word域的开端，同时可以初步地把Word的域理解为一种变量，它会聪明地根据实际情况的改变而变化。域是Word的精髓之一，它有着广泛的应用，比如后面将介绍的目录、索引等，它们的本质都是域。

最后补充一点，关于公式的引用
公式一般要求编号在公式的右边，基本步骤是：
1）用公式编辑器创建一个公式，然后鼠标点在公式的右边，什么都不要选
2）采用和插图一样的办法，在插入-〉引用-〉题注，增加一个新的题注
3）由于word自动的把一整行当作一个域，因此在文中应用的时候，会把编号左边的公式也一起加进来。为了避免这个问题，在公式和编号之间点 ctrl+alt+enter 插入一个分隔符，把编号和公式分割开来。然后就可以尽情地引用了。

活用Word题注和交叉引用功能
　　写长文档的时候最害怕遇到什么?假设写了一篇300页的文档，里面的各种插图也超过100张了，在写的时候，插图已经被标上了“图1”、“图2”之类的标号。但BOSS看过后告诉你，有两张图之间还需要插入一张图。这可好，新插入一张图后，后面所有图的标号都要顺延1了，如果是在文章末尾插入新图，那工作量还小一些；但如果是在文章开头处新插入，呵呵，有得忙了。
　　另一种情况，假设在写一篇文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾为所有表格创建一个索引，这样读者根据索引可以用页数定位到相应的表格，你会怎么做?直接手工创建索引吗?那如果文章后期还要编辑，页码发生了变动，难道再挨个更新页码?
　　如果在文章的正文中需要引用，例如“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候你会怎样做?手工创建索引?那以后如果页数变化了，或者章节的编号名称变化了，难道再挨个手工更新?
　　呵呵，Word虽然让文档的处理工作简化了不少，但如果你对Word不够熟，可能依然会做很多重复性的工作。我以前就被这些问题困扰着，直到现在了解了Word的题注和交叉引用功能，呵呵，茅塞顿开。原来我以前都是在抱着金碗要饭呢。好的方法自然要给大家介绍一下了。这些技巧适合Word XP/2003/2007等几乎所有较新的版本，只不过可能在细节上有所不同。下文会以Word 2007为例进行介绍。
　　图片、表格等元素的插入
　　在很多文档中，都要求在插入了图片或者表格后还要显示相应的标号以及一些简短的描述，例如这样：

　　这时候最笨的方法就是在插入图片或者表格之后，另起一行，然后设置和图片或表格同样的对齐方式，然后手工输入所有信息。试试看这样做吧：
　　对于图片，将图片插入文档后，用鼠标右键单击图片，选择“插入题注”，随后可以看到下图所示的界面。

　　首先，在“题注”一栏显示的是插入后的题注的内容。“标签”下拉菜单可以用于选择题注的类型，例如如果插入的是图片，可以选择“图表”，或者根据插入的内容类型选择“表格”，“公式”。如果觉得Word自带的几种标签类型不太贴切，单击“新建标签”按钮即可新建自己需要内容的标签。随后可以在“位置”下拉菜单选择题注出现的位置，可选的位置是项目的上方或下方，可以根据世纪需要选择。经过上述简单的设置，单击“确定”，Word就会自动为我们创建好题注。
　　如果是表格需要插入题注，只需要选中整个表格，然后用鼠标右键单击，会出现同样的选项
　　为什么要这样做?这样做比手工输入还麻烦，有什么必要?其实就是上文提到的第一个例子。如果你创作的是短文档，页数不超过10页，其中没有插图或者只有很少的插图，确实没必要这样做。但如果有上百张插图，如果日后需要在两张图片中增加图片，那么只要所有图标都使用题注的方式进行了标识，那么新插入的图片以及后面图片的题注中的图片编号都会被自动更新。也就是说，如果在“图10”前面插入了一张图片那么原来的“图10”就会自动变为“图11”，后面的图片一样会自动更新。
　　推荐：Office2007专区>> 《Word入门动画教程105：用题注编制图表目录》
　　元素的交叉引用
　　如果我在写文档的时候需要提及某个内容，例如“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候方便起见可以使用交叉引用功能。以我现在正在写的一本书为例吧，如果在介绍Windows的安全性时提到了Windows安全中心，那么正常情况下，我应该在这里添加一句“关于安全中心的详细信息，请参考本书第x页xxx节的内容”。因为随着编辑，书稿中每部分内容的页数以及节编号都有可能发生改变，因此直接手工输入就是一个最笨的办法。这时候可以使用交叉引用。在正文中输入了“关于安全中心的详细信息，请参考本书第”字样后，打开Word 2007的“插入”工具栏，然后单击“交叉引用”按钮，随后可以看到下图所示界面。

　　因为我要引用的是本文档中其他段落的标题和页数，因此首先需要在“引用类型”下拉菜单中选择“标题”，接着本书的所有标题都会出现在下面的列表中(这种列表仅适用于通过样式创建的具有结构的标题)。接着，因为需要先显示被引用内容的页数，因此在“引用内容”下拉菜单中选择“页数”，插入一个交叉引用。随后，紧接着输入一个“页”字，然后再次插入一个内容为“标题文字”或者其他内容的交叉引用这样，引用好的内容就变成下面这样了：

　　注意图中灰色背景的内容，这就是交叉引用的“域”。这些内容会随着文档结构的变化产生变化。例如，如果在插入这个引用的时候，安全中心一节的内容位于文档的36页，同时章节编号和名称是“1.4 安全中心”，但经过编辑这部分内容被放到了文档的46页，章节编号和名称变成了“1.5 Windows安全中心”，那么所有通过这种方法插入的交叉引用的页数和章节名称也会自动发生变化。或者我们可以用鼠标右键单击这些灰色区域，选择“更新域”，强制进行手工更新。
　　创建图表目录
　　好了，文档编写完了，我们还需要在文档的末尾对文中出现的所有图片和表格或者其他内容列一个目录出来，方便读者的快速定位，这时候，如果你的图片或表格都按照上文介绍的方法添加了题注，那么解决起来很简单。
　　将鼠标插入点放置在需要创建图片或表格目录的位置，打开Word2007的“引用”工具栏，单击“插入图表目录”按钮，随后可以看到下图所示的对话框。

　　首先，从“题注标签”下拉菜单中选择你要创建索引的内容对应的题注，例如“图表”、“图”，或者其他你按照上文方法插入的题注，然后选择好其他选项，并单击确定，呵呵，搞定收工。