备件供货管理.doc

华凌电器企业标准QG/MH07.01-2006备件供货管理修 订 页编制/修订原因说明：规范内销客户服务部备件采购与工厂供应各个环节的衔接，使新产品、旧产品备件的供应能够有章可循，清晰责任、提高效率，减少因备件供应问题造成的不必要的损失。原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间1本管理办法为新编制，参照美的相关的管理办法起草。2本管理办法适用于华凌集团内销及空调、冰箱公司相关备件供应、技术、财务部门。占东成/2005.7.13张新春/2006.1.20管理职能会审/日期：齐国荣2.10 殷必彤 2.13 朱九东 张涛2.22陈家谦2.24系统审核意见/日期：单位外会签意见：舒向刚营运管理部综合管理会审：刘圣松 3.4营运管理部总监审核：王玉龙 3.6审批意见：王伟 3.6注：1流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。编制部门（内销客户服务部）管理职能会审（内销客服经理）系统审核（内销总经理）会审（营运管理部总监）单位外会签（工厂）审批 （总裁）2流程清单外的文件审批流程由营运管理部确定。QG/MH07.01-20061 目的与适用范围为满足市场备件维修需要，快速、高效的服务于市场，提升产品服务水平，从根本上解决市场供需问题，以科学、标准、规范、量化的管理手段，建立健全内部供需契约机制，理顺备件需求与供应的衔接流程，明确责任边界和责权利关系，增强备件计划的准确性和及时性。本标准适用于华凌电器。2 引用标准无3 定义3.1 工厂：指空调工厂、冰箱广州工厂和冰箱合肥工厂。4 管理要求4.1 工作职责4.1.1 内销客户服务部建立科学规范的备件计划管理体系，提高计划的准确性和及时性。4.1.2 工厂应对客户服务部需求计划和生产采购计划的一致性和准确性负责。4.1.3 客户服务部根据工厂供货周期向工厂提交月度采购计划（主要指压缩机与电子模块等采购周期长的物料），周、临时需求计划的方式实现，临时需求计划旺季58月每周2次，淡季14月、912月每周1次。4.1.4 在工厂供货过程中按照工厂承诺的供货周期进行供货（见附件二）。客户服务部在下达备件计划时注明需求种类、数量和日期等。4.2 备件计划的提交与评审4.2.1 客户服务部根据各产品管理中心的需求计划汇总后结合备件的使用频率汇编成内销公司的月、周及临时性计划。4.2.2 计划的内容以ERP的物料编码为准，对于没有物料编码的备件则以工厂所提供的整机清单为依据，其中一些有特殊要求的物料需在备注中加以注明，计划上必须注明供货时间与数量，计划提交时，应能同时提交书面计划评审单。4.2.3 工厂根据客户服务部提交的采购订单来编制备件的生产及采购计划。4.2.4 计划提交后，工厂必须在两个工作日内将计划内容评审情况以书面方式反馈给客户服务部，包括供货时间、可供货数量，无法供货需寻找替代品物料等。如未反馈信息，则默认为计划执行。4.2.5 工厂在接收到客户服务部送达的临时急需计划时，必须在一个工作日内（节假日顺延）将计划评审情况反馈给客户服务部（其中包括是否能供货、供货时间、数量等），如未反馈信息，则默认为计划执行。4.2.6 客户服务部所需的一些特殊物料或组件以下的二级零部件，可以要求工厂进行二级物料编码的维护及单独进行采购，以方便客户服务部申领备件。4.2.7 工厂在执行备件需求计划期间，遇到部分物料因模具损坏或改模等技术原因等不能及时供货，应及时书面通知到客户服务部，客户服务部在一个工作日内给予回复。4.2.8 对因为采购原因，导致部分物料在一个月后仍未能提供的，工厂可向客户服务部提出终止采购要求，客户服务部可作取消订单、重新考虑采购处理。4.2.10工厂必须按内销客户服务部的需求计划进行计划供应，计划交货期视为计划的终止日期，对于未能按期交货期的备件，工厂不得再按原计划订单向客户服务部交货，如有过期交货的备件经与客户服务部沟通，并经客户服务部认可后，可以由客户服务部重新做计划领取。4.3 备件计划的调整4.3.1 调增的处理办法：客户服务部向工厂下采购需求订单（即临时需求），一个工作日内评审完并反馈评审结果。如产品属于当年正在生产的新品，工厂应根据需求程度，缩短供货周期，提前给予供货。4.3.2 调减的管理办法：由于系统或人工操作失误的数据，客户服务部在采购订单发出后的两个工作日内作出调整需求通知，如属于正在批量生产的产品所用的备件，工厂应将调整的这部分备件转为生产所用，非正在批量生产需求呆滞备件由内销承担。4.3.3 由于工厂生产或采购数量大于客户服务部需求时，需要客户服务部进行接收的，必须以书面形式征得客户服务部同意。4.4 备件供应4.4.1 工厂安排专人负责内销备件的发货，正常需求必须提前一天进行组织准备，并集中放置指定的地点。4.4.2 客户服务部按照计划交货的时间到指定的地点集中领取备件，未到交货期或已逾交货期的备件客户服务部有权拒收。4.4.3 备件采购计划应优先于生产采购计划满足。4.4.4 当年生产产品的备件供应是指当年正在生产或当年上市的新品，如属于常规生产机型原则上除了原材料采购周期较长外，根据供货量，应缩短供货时间。4.4.5 非当年生产产品的备件供应指属公司淘汰型机型，当年已不再生产的产品。a） 客户服务部根据销售情况收集产品停产信息，以便建立产品停产时间档案，做好备件采购计划。b） 客户服务部在确认产品停产后，对主要备件一次性提供未来5年的需求订单，由工厂评审是否需作末批次采购。c） 对工厂确认不再供货而市场上又需要的备件，由相关技术部门提前一个月向客户服务部提供备件代用方案，否则造成的额外损失由工厂承担。d） 对于工厂未能提前一个月提供代用方案而造成在正常需求计划中不能供应的，由工厂负责在收到需求订单在两个工作日内提出替代方案，并将方案反馈至客户服务部，作重新采购。e） 对于生产特殊专用备件的独家供应商被淘汰前或备件无法替代时，工厂应提前一个月知会客户服务部，客户服务部根据产品的备件更换情况进行末次批量采购进行备件储备。由于工厂未提前知会客户服务部导致缺件维修，所产生的退换机的费用由工厂承担。f） 对于已淘汰机型的备件供应周期由工厂提供，按所提供的供货时间进行采购，并将结果反馈至客户服务部。g） 对于供应商已报废版本包装、标贴类需求，由工厂提供特定包装件或标贴件进行替换。h） 对于工厂已淘汰不再生产的产品，备件采购批量小或物料定价原因外协厂不愿供货的，工厂负责将原采购价与最新的采购价报给客户服务部，后者根据市场需求扩大需求量或按照特殊物料填写采购需求表给内销财务部核价后交工厂进行采购。4.5 备件领用4.5.1 空调工厂负责将客户服务部可领用物料情况在计划评审后当天提供给相关物料供应部门。a) 对于自制件，则由工厂在交货期前一个工作日内统一备齐至指定地点供客户服务部领取；b) 对于外协非自制件，工厂在交货期前一个工作日内备齐所需物料在指定地点，供客户服务部领用；c) 对于外观件需用包装材料包好，以免划花，否则客户服务部有权不予接收，由于包装不当造成的损失由工厂承担。4.5.2 冰箱a) 对于箱体及门体等半成品备件，工厂应按规范进行打包，再提供给客户服务部，否则客户服务部有权不予接收，由于包装不当造成的损失由工厂承担。b) 对于箱体，在客户服务部需要时，生产部应将其从生产线上转至指定的仓库中保管。c) 工厂生产部负责将可领用物料情况在计划评审后当天提供给客户服务部，以便领料。4.5.3 客户服务部领用备件后，如果发现存在质量问题，应在领用后二个工作日内向工厂提出书面反馈，后者在一个工作日内进行回复，如无异议，则在一个工作日内给予更换，如存在异议，则由营运管理部按相关检验标准进行仲裁，双方按仲裁结果执行。4.6 客服仓备件回用对于客服仓库3个月以上未使用的合格件物料，每月5日前由客户服务部统计呆滞物料上报工厂相关部门，工厂在3个工作日内提出具体解决方案，因无法回用造成的呆滞损失由客户服务部承担。对可回用备件，工厂按不高于原采购价格的3折购回使用。4.7 批量性质量问题备件的供应4.7.1 对于批量质量事故产生的备件需求，工厂应负责承担所有客户服务部新备件采购的费用。4.7.2 对于客户服务部库存品，工厂应按技术要求安排免费上线返修或重新更换新的替代品。4.7.3 工厂应按客户服务部的采购计划（包括需求数量、要求供货时间）在约定时间内给予免费提供。如遇与成品生产有冲突的，应首先满足备件采购计划。4.8 故障压缩机的保修更换供应工作对于客户维修更换下的故障压缩机退厂，工厂应对保修期部分予以免费更换同等数量、同型号或替代型号的压缩机，或按当时采购价抵购内销备件采购款。4.9 考核4.9.1 工厂备件供应考核a） 客户服务部应定期向工厂、公司营运管理部通报备件周计划、月计划订单的供应品种满足率、供应数量满足率，并以此作为工厂备件供应情况的考核依据。b） 供货品种满足率、供货数量满足率的计算方法：备件供应品种满足率=计划订单需求实际供货物料品种数/计划订单总物料品种数100%备件供应数量满足率=计划订单需求实际供货物料数量/计划订单总物料数量100%如果物料评审到货时间超过本管理办法附件中工厂备件供货周期的时间或物料可供应数量小于需求数，则按完成的百分比计算品种满足率。c） 考核指标：备件供应品种满足率不低于70%，备件供应数量满足率不低于90%。4.9.2 内销备件计划执行考核a） 内销客户服务部必须按规定向工厂下达月度及周执行计划，计划必须基本符合市场需求和仓储能力，备件月度及周计划准确率将纳入对内销的考核范围；b） 月度备件需求计划和周备件需求计划准确率的计算方法：月度备件需求计划准确率=月度计划内备件实际领用数量/月计划需求数量100%周备件需求计划准确率=周计划内备件实际领用数量/周计划需求数量100%实际领用数量是在工厂可供应的前提下计划，如果工厂无法供应或无法完全供应的品种计划完成率为100%。c） 考核指标：月度备件需求计划准确率不低于70%，周备件需求计划准确率不低于100%。4.9.3 公司营运管理部负责对各单位考核指标达成情况进行监督、考核及奖罚。4.9.4 对于因不按该制度规定按时按期计划、交货、发货、提货的责任人一经核实提交各工厂、公司进行处理。4.10 相关责任界定及责任承担4.10.1 内销客户服务部对需求计划的有效性、准确性与可操作性负责。4.10.2 工厂对落实内销客户服务部的需求计划负责。4.10.3 在备件采购及供应整个流程中某一环节出现脱节或未能按照时效要求完成的，可由上一环节的部门向所在单位管理部门提出处罚要求，属于跨单位的，可提交公司营运管理部处理。4.10.4 因工厂原因，未能按本管理办法要求执行、造成客户投诉从而产生的所有损失由工厂责任部门承担，营运管理部统一处罚。5 相关附件附件1：备件采购与供应流程附件2：工厂备件供货周期附加说明： 本标准由内销客户服务部提出、起草、修订 本标准由营运管理部归口 本标准主要修订人：张新春5/5