成品入库与发货.docx

山西锦泽盛铝业有限公司
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文 件名 称
成品入库与发货控制
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第4页共4页
文件编号
JZS-PCD-PL-005

1 目的
对成品的入库与发货进行有效的控制，明确和规范成品发货各环节中的职责，满足顾客的需求，使成品发货管理进一步规范化、程序化。
2 范 围
适用于公司成品入库与发货管理。
3 定义
无
4 涉及部门
4.1 物流部（成品贮运课）
4.2 销售部
4.3 生产部
4.4 质量部
5 一般原则
5.1 只有合格的产品才可入库与交付给顾客。
5.2 仓库人员不允许与顾客直接结算货款。
5.3 成品储运课必须及时与销售部沟通顾客订单产品的入库状况，以确保顾客订单的及时交付。
5.4 出入库必须有适宜的单据与手续且单据填写完整清晰不得有涂改\划改现象，所有单据与手续不全或不符合的产品将被拒绝受理。
5.5 发货时成品储运课必须仔细核对，确保产品名称、数量与销售部的“送货单”完全相符且符合顾客的相关要求时才可发货。
5.6 产品出入库要符合“5S”定物、定置、定量的原则。零头货架摆放整齐、帐目清楚，便于盘点和存放管理，确保出入库产品数据统计的准确性与及时性。
5.7 成品出库发货时，仓库严格遵循“先进先出”原则，特别是库存零头货架上的散支产品，如此批发货有同样的产品，仓库员须凑箱整理包装发货。
5.8 产品出入库手续办理之后，仓库要及时登记《产品出入库统计表》，做到日清月结。
5.9 成品仓库原则上不允许外来人员进入，在有外来人员需进入仓库时必须填写《来宾出入库登记表》。
6 程序
6.1 入库
6.1.1 生产部喷漆包装课在完成产品所有工序并经检验员验收合格后，由车间指定人员填写《成品入库单》办理入库手续。（《成品入库单》一式三联，一联生产、一联仓库、一联财务）
6.1.2 仓库管理员在收到车间的《成品入库单》时，必须核对单据与产品是否相符，在确认无误后将产品入库并完成单据的填写工作。《成品入库单》作为入库登账和查账的原始凭据要给予妥善保管。
6.1.3 产品入库后仓库员凭《成品入库单》的仓库联及时登记入帐，对产品的入库状况、资讯等及时反馈给相关部门。
6.1.4 零支产品入库，仓库员把产品摆放在零支货架上，货架上零支产品同一品牌的则摆放在同一货架上。对零支产品仓库员须及时进行整理。在发现有可凑箱的产品时，在凑箱后可移至该产品的批量存放区域。
6.2 发货前准备
6.2.1 仓库对入库产品与大计划单进行核对,在大计划单产品入库完毕后,销售部将该订单的《送货单》填写完整以电子文本形式通知成品储运课。
6.2.2 发货员凭销售部的《送货单》对库存产品重新进行核对，核对时产品的摆放区域可参考《产品出入库统计表》（见附表），它将提供产品的存放区域。
6.2.3 在产品编号与数量均确认无误后编制正式的《送货单》并核算该订单的总体积、总重量，完成后交销售部。
6.2.4 销售部在收到正式的《送货单》后需与顾客联系确认具体的发货时间、进仓地址与托运人联系方式等，并将相关信息填写在《送货单》上返回给发货员。
6.2.5 成品储运课根据订单的总体积和总重量联系托运公司马上托运发货，同时托运公司要严格按照成品发货规定的要求执行，同时产品必须要安全准时到达。
6.2.6 产品出库发货前，由成品储运课出具《成品出厂检验申请表》向质量部报检，质量部对发货产品重新进行检验确认，以确保产品符合顾客要求。
6.2.7 质量部在检验时发现发货产品有不合格现象，需及时联络相关责任部门对成品进行返修包装（参照《成品检验》）。
6.3 发货
6.3.1 发货时发货员要及时通知托运公司委托产品发货，发货时以《送货单》为发货清单。
6.3.2 发货员与运输负责人根据发货清单，现场清点、核对、现场开票据、签章、交接手续完整、杜绝事后补办手续等现象。
6.3.3 产品装车时，搬运产品要轻拿轻放，以免产品表面磕碰。发现产品包装有破坏、外箱无标贴、未打包完整等现象，发货员须及时予以纠正。
6.3.4 产品装车后，发货员必需检查确认产品已做好恰当的防护，以确保产品在运输途中不掉箱、不被雨淋，以及产品缺失损坏等现象。

6.3.5 产品装车完毕，发货员将《送货单》委托运输负责人转交给顾客，转交时需办理交接手续。
6.3.6 如有特殊情况使产品不能以正常运输方式发货,造成超额运输时(如空运等),发货员需填写《超额运费记录表》并上交给销售部。
6.3.7 成品出库的数据，仓库员需及时登记入帐并将相关资料反馈给相应部门。
6.3.8 外贸发货
6.3.8.1 外贸产品发货完成，发货员要及时将产品列入《外贸出库明细表》（见附表）。
6.3.8.2 对外贸发货产品仓库于每月底做出《外贸出库汇总表》。
6.3.9 内贸发货
6.3.9.1 如有内贸顾客有直接到公司提货的需填写办理相关单据手续，由销售部开具出库单”通知成品仓库发货。
6.3.9.2 内贸产品发货完成，发货员要及时将产品列入《内贸出库明细表》（见附表）。
6.3.9.3 对内贸发货产品仓库于每月底做出《内贸出库汇总表》。
6.3.10 产品在交付给顾客时必须由顾客验收并填写《回单》交给托运公司证明产品已收到，托运公司必须及时将《回单》交付给成品仓库发货员。
6.3.11 仓库发货员收到顾客的《回单》时，须及时在《进仓回单登记表》中登记并将原始的《回单》上交于销售部。
6.3.12 如产品发货15天后未收到顾客的《回单》，成品仓库必须及时向托运公司反应并核对。如因托运公司的原因造成产品无法及时正常交付或其它异常情况，公司将按照与托运公司的协议要求托运公司承担相应损失。
6.3.13 公司直接装箱交船运公司发货的产品，由销售部跟踪货位的交付状况，产品的准时交付数据要定期统计与分析，并由销售部作相关的记录。
6.4 如顾客订单交付期已到但仍有产品未入库时，仓库必须将此信息及时的反馈给销售部，由销售部与顾客联系沟通确认新的交付期。在必要时为满足顾客要求不排除紧急发运的情况。
7 职责与权限
7.1 发货员
7.1.1 按客户订单与大计划对库存产品进行清点核对并编制《发货单》；
7.1.2 在发货时负责对产品进行核对，对装运产品的防护措施予以检查确认，如发现异常情况及时予以纠正；
7.1.3 发货时填写相关的单据表格并对产品的交付情况进行追踪确认。
7.2 仓库员
7.2.1 负责产品的入库、清点、整理；
7.2.2 完成出入库产品数据、资讯的登记并定期进行统计汇总反馈给相关的部门。
7.3 销售部
7.3.1 与顾客就发货事宜进行联系；
7.3.2 与顾客和仓库及时的联系沟通确保客户订单的准时交付；
7.3.3 在顾客订单无法准时交付时与顾客联系确认新的交付时间或紧急发运。
8 流程图
见附件
9 表格和附件
9.1 生产部喷漆包装课《成品入库单》: JZS-PCD-PL-005.F1E
9.2 《入库单》: JZS-PCD-PL-005.F2E
9.3 《送货单》: JZS-PCD-PL-005.F4E
9.4 《产品出入库统计表》: JZS-PCD-PL-005.F5E
9.5 《进仓回单登记表》: JZS-PCD-PL-005.F6E
9.6 《外贸出库明细表》: JZS-PCD-PL-005.F7E
9.7 《内贸出库明细表》: JZS-PCD-PL-005.F8E
9.8 《出库单》: JZS-PCD-PL-005.F9E
9.9 《来宾出入库登记表》: JZS-PCD-PL-005.F10E
9.10 《超额运费记录表》: JZS-PCD-PL-005.F3E
10 参考文件
《成品检验》
11 修改说明
第1次修改

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