备件管理若干问题分析探讨.doc

柳钢备件管理若干问题分析探讨
机工部 叶何文
【摘要】本文论述了备件管理的若干现状和不足，提出备件精细化管理的内容、做法和实现的途径，以应对市场竞争力不断发生变化的需要。
【关键词】备件 管理 精细化 网络

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1、 概述
设备管理的好坏直接关系到企业能否持续、稳定和协调地发展。备件管理是设备管理的一项重要内容。设备管理已被现代企业管理学称之为“命脉管理”，备件管理与运行管理和检修管理又被称之为设备管理的三大支柱。备件管理的作用在于提高设备有效利用率、降低设备管理费用和减少设备管理所需的流动资金。
备件管理涉及公司所有生产单位和归口管理部门，需要考虑备件的技术管理、计划管理、库存管理和经济管理四大领域的内容。涉及到备件的消耗规律把握；备件计划编制和执行；备件的采购、制造和修旧利废；备件的仓储管理；备件的经济管理和评价指标设计等一系列问题。
柳钢备件管理基础工作仍然薄弱，主要表现在技术管理、现场数据、消耗定额、供方能力掌握等不足。
2、 备件管理现状和存在的问题
2.1 计划管理难度大
备件计划管理使管理人员常常处于一种两难的境遇。一方面是可能的停机损失，另一方面又是居高不下的备件库存成本。要管理的备件种类繁多，数量庞大，由于管理不规范，备件出入库数据缺乏准确的统计分析，常常导致备件采购和库存规模很难把握，从而造成库存积压，流动资金大量占用。而出于确保未来维修需求的目的编制备件计划，又往往带有一定的盲目性，采购来的备件上机率低，备件资金周转缓慢，三年以上未用的备件在很多生产厂仓库里面比比皆是。国内一些大型企业，有时候报废的备件规模，就多达到上亿元，带来了巨大的资源和资金浪费！
鉴于各人对备件的理解和对生产需求信息掌握存在差异、不全，同一个对象，不同的备件员，报出的计划不一致，与真实需求存在偏差。设备运行的信息收集途径有限，且不能准确传达到所有相关人员，基本上计划都由现场个别点检人员或技术人员提出，由备件人员编制交各级领导审核批准，这样备件计划受到各级备件管理人员的经验主观判断因素影响较大，且审核大部分情况下也流于形式，计划的准确性很大程度取决于第一提出人员的职业能力。另外，主管部门也因缺乏有效的管理工具而无法准确审核各生产厂报来的每份备件计划的有效性，且因备件绝大多数都储存于各生产厂的二级库，库存信息难于快捷反映到主管部门，各厂备件重复采购在所难免。
2.2 备件库存量大
备件储备定额是指企业为保证生产和设备维修，按照经济合理的原则在收集各类有关资料，并经过计算和实际统计的基础上所制定的备件储备品种和数量。但柳钢储备定额目前主管部门还没有标准，都是各生产厂依据经验，靠主观判断确定的，没有科学考虑备件的使用寿命、磨损规律等因素形成的库存。这样造成的直接后果就是库存品种大而全、利用率低，消耗与库存结构不一致，而且备件需求离散而随机，不易掌握，普遍以大而全的库存来应对备件使用问题。
库存问题如同百幕大的神秘黑洞，时刻准备吞噬着过往的船只与飞机。有资料表明目前大部分中小企业的生产成本之所以难以降低，效益难以提高原因之一就是备件储备成本过高，备件储备资金通常占企业流动资金的10%~20% ，当前柳钢的库存是4.28亿元，不合理的库存不仅是浪费，且导致管理人员增加，滋长工人和管理人员的惰性，掩盖许多管理问题。
为确保生产的持续进行，一定数量的备件储备是必要的，但如果储备量过大，一方面将占用大量的流动资金，增加无效的仓储面积和保管费用，产生巨额的资金占用成本；另一方面，由于长期存放，备件锈蚀损坏，加上生产及科技进步的需要，设备更新后的超储备件也将成为闲置或待报废件，使企业增加生产成本，降低经营效益。因此，在市场经济条件下，如何经济合理地组织备件供应，压缩库存量，加速资金周转，是一个值得研究的具有理论与实践意义的课题。
在我国，大多数企业对备件供应采用的是绝对保证的策略，无论备件价格如何、需用频率高低，都进行储备，很少有同行企业联合储备的情况，导致备件的库存利用率极低，占用大量资金成本，备件的库存管理也因此成为资产密集型行业关注的焦点。本文在分析备件库存三要素的基础上提出了备件联合库存模式和实施策略。
目前设备的维修方式一般可分为计划维修和非计划维修。对于计划维修，备件的需求量是可预测的，在这种维修中，可以提前订购备件，采用无库存的管理模式。在非计划维修方式下，按照缺货损失的大小可以将备件分为关键件和非关键件。关键件是指一旦设备出现故障，若不能立即供应将造成巨大经济损失的备件，因此对关键件需要实施安全库存策略；而对于非关键件，如果同行业的每个企业都备有安全库存，就会使各个企业总的库存远高于行业总生产能力所需要的库存。

3、 备件精细化管理分析
3.1 精细化管理特点
生产所需的备件是计划精益管理所分析的对象，研究生产运行设备状况，结合生产任务和发展趋势，确定备件需求的质量、数量、备件制造周期以及什么时间需要等要素都是需要具体研究的内容。企业的资源什么时候都是有限的，只有在生产作业中掌握了应用资源的数据，备件计划的申报才是合理科学的，才是有效使用资源和降成本的前提。
3.2 管理内容分析
机动科制订生产线各设备、部件、零件的ABC等级以及运行状况判断标准，安排点检人员定期提供设备运行实际状况。备件计划人员掌握各作业点备件的库存现状和历史消耗数据，统计不同供方其所提供备件的使用寿命和备件供货周期。备件总数的80%应建立消耗定额，形成规范的表格数据管理，结合生产需要进行分析备件的实际需求。
掌握和控制资源的使用方法，解决把钱花在刀刃上的问题，为形成准确的采购计划做准备。
3.3 管理升级实现途径
备件采购计划精益管理思想主要体现以事实为基础、以效益为导向的精细化管理。以事实为基础的关键是建立设备、备件的ABC等级和备件的供货周期，建立供方的ABC等级划分，以及制订班组备件消耗定额。以效益为导向则要求执行预算管理和应用计划申报控制模型，降低库存资金，使资金倾向于市场效益好的生产区域所需的备件供应。
3.3.1建立分析数据库
解决问题是从事实入手的，所以计划的精益化管理工作离不开以事实为基础的数据。主要设计表格整理生产各环节设备、备件、消耗定额和供货周期数据库，为备件采购计划编制提供分析的数据。
第一、对本单位生产线设备根据创造效益大小进行ABC等级划分，并对设备的部件和备件对生产影响的大小也进行ABC等级划分，建立这样一张完整的等级树表。
第二、对所有供方按其供应设备、备件重要性、质量、服务和产品价格等综合评估后划分ABC等级，规定供方等级不应低于备件等级的匹配制度，建立完整第二张表。
第三、对所有备件建立年度与产量相关联的消耗定额标准，尤其是那些年消耗处于消耗排序80%范围内的备件，建立消耗定额及分不同厂家的相应供货周期，建立完整第三张表。
3.3.2实施采购预算控制
在以事实为基础上采取措施控制资金的使用，制订备件消耗定额管理办法，在按定额管理的基础上，结合公司年度生产任务计划，由主管部门和各生产厂协调制订年度采购预算，并分配到各生产工段、班组，分配到备件类别，分配到各个季度，并按任务量变化的比例对预算进行动态调整，实施全面预算控制管理。主要是建立规则将关键的资金用在解决生产问题的“刀刃”上，方便于公司资财部统筹考虑资金的安排和提高使用效率，管好资金的流向和流量，细化了备件资金的使用途径，从制度上杜绝滥用资金采购备件的现象。
3.3.3建立计划申报模型
库存是由计划而形成的，源头在于计划。如何在计划管理上找到控制的方法或标准，是解决库存无规律增长的途径，也是提高计划准确性，实施计划精益管理的具体措施。常规类备件采购计划申报判断准则归纳为以下三个步骤：
Step1、计算备件利用率：消耗/（库存+新购）的百分比，计算时间可从每年一月一日起直到现在，按百分比数值的大小排列出顺序，数值大的优先，按大到小划出A、B、C三等距区域；利用率各单位最好能针对不同备件结合其重要性和资金额提出一个最小值，比如80%，小于这个值就不能列入ABC划分。
Step2、供货周期：将备件供货周期列出顺序，数值大的优先，按大到小分出A、B、C三个等距区域。
Step3、选择判据：在以横坐标为供货周期，纵坐标为备件利用率的平面坐标系第一象限内分析，一共有9个格。以利用率为优先机制的选择顺序为AA、AB、AC、BB区域内的备件。落在区域外的备件，则不应申报，等到以后某次进入了上述区域才可以报计划。在资金紧张或需进一步优化时，即使落在AA区域，也应重复利用step1~3的选择步骤，将此区域内的备件再按利用率和供货周期细分为A’B’C’，落在A’A’区域则先报计划采购；如果还需要进一步细分则继续采取上述同样步骤。
对于不具备计算利用率的计划申报和应急备件采购，上述模型无法解决非常规问题，可以考虑四个因素：设备运行判断、备件寿命、备件重要性、供货周期，每个因素都可以用从不利到有利顺序排列的ABC来表达其当时现状，利用上述判断步骤方法（只是坐标名称更换了而已，做法是一样的），如果综合比较后都处于AAAA则需要申报。
3.3.4应用网络技术是发展趋势
备件管理提高管理层次，仅依靠以上的做法是不彻底的，而且也较难得到很好的落实，因为不同的员工掌握和理解会不一致，落实的力度也会不一样，所取得的效果将会千差万别。关键需要一个整合以上应用技术的管理平台，也就是开发应用设备网络管理系统，将管理的思想在网络上定义下来，形成工作流程，在全公司范围内应用，不仅使备件计划申报得到严格的核准，且采购得到准确的比质和比价，降低备件成本，备件管理的效益得到网络技术的应有保障，备件计划的精益化管理也会益加得到更好的落实。
随着网络技术的发展，公司的设备运行状况全部在网络上完成管理，集成设备运行和故障诊断技术于一体，综合企业生产作业信息、设备状态和维修信息，实时按生产效益最优规则提供面向生产的备件需求清单，经过各岗位人员的处理，备件采购计划将会更加准确精细，库存会降到更低的水平，节约更多的采购成本，这也将是备件计划管理发展的趋势
3.3.5精益管理是一种文化
备件计划的精益管理思想是不断寻求新的方法和技术，满足降低生产对备件资源的占用，视备件库存为一种浪费。精益管理的理念一方面强调对生产的保证，要求准确掌握设备运行状况，建立科学的诊断系统，提出精确的备件需求数据，另一方面不断降低库存以消灭库存产生的浪费，追求零浪费的目标。
4、 结束语
备件计划的精益管理是一种以最大限度地减少企业生产所占用的备件资源和降低企业管理运营成本为主要目标的作业方式，是一种理念，也应该提升为一种文化，其得以顺利实现离不开设备运行提供准确的信息，建立备件管理数据库，在此基础上应用计划管理工具进行控制，将是降低备件库存，提高备件管理效益的有效途径。