大连分公司审计报告-正式稿.doc

太平人寿保险有限公司
大连分公司筹备工作专项审计报告

太平人寿保险有限公司

大连分公司筹建工作专项审计报告

太平寿 审计字[2003]4号
2003年9月25日
共7页

审计报告起草: 顾骁勇/黄为

审计报告审阅: 于滨

审计报告批准: 李涛

2003年上半年我司11家新设分支机构在总公司领导的直接指导下，圆满结束机构筹建工作，并顺利通过了当地保监办的正式开业验收。为了维护公司的形象，体现筹建工作的规范、效率和质量，审计部根据总经理室的要求和部门工作安排对大连分公司营业职场的租赁，营业职场的装潢，办公家具、办公物品的招标、采购，广告宣传，单证印刷等进行专项审计，大连分公司总经理室领导和相关部门对此次审计检查工作非常重视，并给予了极大的支持。

一、 审计基本情况
1、 审计目的：
Ø 审查职场租赁、装潢，广告制作及发布，办公家具、大宗物品、电脑设备采购，印刷品项目采购，加强财务费用支出管理，维护公司利益；
Ø 审阅职场租赁、装修；办公家具、大宗物品、电脑设备招标、采购；广告制作与发布、印刷品等事务的审批权限，防止新设分支机构未经授权自行操作；
Ø 审查筹建期间各项费用的发生，确保费用发生的合理性、合规性；
2、 审计时间：
2003年8月15日至2003年8月18日

二、 被审计单位总体情况
大连分公司位于大连市港湾街7号时代大厦3楼。大连分公司于7月6日正式开业，截至筹建期期末，营业费用支出为1,299,799.80元，固定资产支出862,980.76元。通过检查我们认为大连分公司总体筹建工作情况良好，没有发现违规违纪行为，但在具体的基础工作和管理细节上还存在一些不够完善的方面，以下将此次审计检查情况报告如下。

三、 被审计单位具体情况

（一） 营业职场租赁

为了维护公司形象和业务拓展的需要，大连分公司营业职场地处大连市繁华地段，又是大连市金融中心所在地。职场租赁建筑面积共2,5644平方米,租赁期限为三年。
职场租赁过程较为规范，大连分公司考察了大连市中心位置的部分写字楼后，确定租赁港湾广场，经过双方确认，最后以租金为1.6元/平方米/天，已包含物业管理费；合同中附有房屋产权证及其他法律仲裁文件、当地消防管理部门的验收合格证书等文件；合同书是以总公司的名义签订的；租赁押金、租金和物业管理均有财务部核实后支付。

存在主要问题如下：

职场租赁合同中有关到期后物业返还条款为“返回原状”，由于到期返回原状的成本较大，可能需要额外的成本。
建议：
分公司联系业主，将此条款改为到期时正常可使用状态或其他类似意思，以避免日后不必要的纠纷。

（二） 营业职场装潢

大连分公司职场装潢费用总额为209,606.00元，含装修、电器194106元，电脑机房10000元，背景音乐系统5500元以上均在分公司装修预算范围内；装潢工程是以招标形式确定中标单位，成立招标小组，组织了职场装潢招标说明会，邀请具有资质的共4家单位参加投标，招标过程较为规范，材料基本齐备,按总公司有关规定向对方单位营业执照复印件、资质证书复印件、公司简介等有关材料；
大连分公司基本作到了将工程设计平面图、工程的预算、决算装潢合同向报总公司批准后，再与中标单位签订合同。由于事先无法预计的客观原因导致的工程增、减项目，包括天花板上部的安装工程内容的变化，基本做到报经总公司核准。
工程竣工后，办理验收手续，填写工程验收表，办理工程决算书，按照闭口合同工程款确定决算费用。
装潢工程付款进度基本合理，做到每次付款附有工程进度报告，并要求余款5%在工程完工一年后付清。

存在主要问题如下：

1、在职场装潢过程中，未形成正式的招标文件，缺少投标、评标的依据，没有正式的招标文件。
2、装修工程没有确定工程量，没有规定所用材料的产地、规格、品牌、档次，评标难度大，而验收时分公司很难有时间和精力做竣工验收。

建议：
建议分公司在今后职场装潢中加以改进。

（三） 办公家具、电脑设备的购置

各家分公司主要办公家具、电脑设备采购由总公司机构发展部、电脑部统一规划，统一通过招标竞价向厂家购买，再统一分配给分公司，费用也先由总公司财务部支付，然后在向各分公司分摊，新设分公司主要负责对办公家具、电脑设备资产的验收、领用、管理等方面。
大连分公司电脑设备的购置均得到总公司的批准；
分公司仅发生过几笔零星采购，均经总公司批准，基本做到采购人员与实物管理人员分工，相互制约；
分公司资产管理除电脑设备由专人管理外，其余均由财务转至人事行政管理，基本能落实责任；
办公家具、电脑设备等公司允许自行采购的资产基本符合总公司下发的资产购置标准并且考虑到了分公司业务发展需要；
办公家具、电脑设备购入后，由指定人员验收，验收人员填制一式两联《固定资产验收领用清单》并签名；
分公司及时为固定资产登记造册和填写固定资产编号，并定期与财务部门核对；
一般物品的领用，均经权责人员批准。

（四） 大宗物品、办公用品采购、单证及非单证印刷项目

根据总公司电脑部的通知书，大连分公司可以在资产配置清单所核定的价格和产品的范围内自行采购。经核实，大连分公司所自行购置的各项办公设备、电器设备以及交通设备基本符合总公司下发的资产配置清单范围内。
自行印刷的单证及非单证由财务部门向各印刷厂询价，各印刷厂分别以传真形式报价，由财务部门报总经理室决定印刷厂家。

（五） 广告制作与发布

大连分公司共发生广告宣传费用总额为172,015.2元，包括媒体广告、灯箱广告等；
大连分公司的广告制作及发布管理实行费用预算审批，发布内容经总公司核准；
户外广告的设计、制作采取公开招标方式，招标程序基本符合规范；
广告设计制作方案以工作签报形式报请公司领导审批，并经总公司核准；
广告的发布经与发布媒体多轮联系，确定最优价格，广告内容、CI标示及广告价格均经报总公司审定批准后才对外发布。

（六） 筹建期间费用

截至2003年7月预算报表，大连分公司固定营业费用2,965,501元（其中人力资源费用1,322,267元）,变动费用（包括提奖、手续费支出、佣金支出）212,165元。
大连分公司财务部能够区分资本性支出和费用性支出无帐外资产。
会议费、差旅费、车辆使用费和公杂费等费用的申请、报销较好地执行了总公司的有关规定。
业务招待费、会议费已经经过各级授权人的审批，按真实、有效结算单据进行结算。

存在的主要问题：

1、通过对费用的预算执行情况的审计，大连分公司财务部对累计执行率超100%的部分未向总公司财务部进行备案；
2、通过对宣传礼品或赠品的审计，我们认为大连分公司礼品入帐的金额以及单价较高，容易产生外部监管风险；
3、大连分公司个险6月份IN00098#凭证中，支付装修工程预付款没有收据作为会计凭证附件；
4、在审计中，我们发现大连分公司员工个人借款较多；
5、大连分公司的合同以及部分会计帐簿未贴印花税印花。
建议：
1、大连分公司应严格执行总公司的预算管理规定，对累计执行率超过100%的科目向总公司报告并进行备案；
2、对于入帐金额和单价较高的礼品，大连分公司财务部与总公司财务部协商解决，以避免外部监管风险；
3、分公司财务部应严格控制员工借款，定期清理，确保资金的安全；
4、对于未贴印花税的合同以及部分会计帐簿，大连分公司财务部应尽快贴花，并对财务的基础工作予以加强。

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