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办公室人员如何处理好繁杂事务
一般来说，办公室的工作比较繁杂，尤其是重要职能部门的办公室，本来事情就多，遇上中心任务或突击任务，有时会忙得不可开交。因此，怎样有条不紊、从容不迫、优质高效地完成本职工作，就成为摆在每一位办公室工作人员面前的一个重要课题。

    一、努力做到超前预测

    “愚者暗于成事，智者见于未萌”。只有能够预先测定、把握事情的发展方向，才能做到胸有成竹、有条不紊。如果临渴掘井、临阵磨枪，自然会措手不及，非常被动。许多政治家都具有常人不及的政治远见，这是他们事业成功的一个重要原因。经过锻炼和培养，常人也可以具有远见。笔者认为，提高自己的预测  能力可以从以下几个方面着手。

    一是要努力提高政治理论素养和政策水平，提高政治敏锐性。办公室人员在掌握丰富的理论知识的基础上，要舍得花时间和精力研究各种文件，因为这些文件中往往包含了一个时期的政策方向和工作方向。要前后联系，结合当时当地的情况，对比研究某一政策与本地本部门实际的契合程度。理论功底深厚了，就能理性地分析和把握事情的脉络；事情见得多了，自然就能预见工作的方向并尽早运筹，从而避免忙乱。

    二是要准确掌握信息，做到心中有数。现在获取信息的途径非常便捷，一个电话、一封电子邮件就可以从有关部门包括上级部门获取较为充足的重要信息。获取信息是办公室人员有效开展工作的前提，能为确定工作方向和目标提供判断的依据，有时还能为即将开展的工作提供借鉴。反之，如果闭目塞听，坐等任务，就会落后于形势，会慢上一拍。

    三是要领会和把握领导意图，判断事情的重要性，做到心中有底。办公室工作人员的角色和职能主要是为领导服务，当好参谋，而领导看问题想事情往往会更深更远。因此，在一件事情上，领会和把握领导意图是十分重要的。据此可以知道工作的重要程度和紧迫程度，以便分清主次、轻重和缓急。如果对领导意图不闻不问，只按自己的思路大搞一气，到头来“费力不讨好”还是小事，耽误了工作就是大事了。

    四是要在平时努力做好各项基础性工作，做到心中有谱。“凡事预则立，不预则废”。剪辑文字材料做好档案整理、总结工作经验等，都有利于关键时刻的工作。有的办公室人员平时懒散，一旦领导交代某个突击性任务，便要东查西找、翻箱倒柜，急得满头大汗。《菜根谭》说：“忙处事为，常向闲中先检点，过举自稀；动时念想，预从静里密操持，非心自息。”这对我们办公室人员是很有启迪的。

    二、掌握剧繁就筒的艺术

    有人抱怨说：办公室工作人员越是勤快，工作便越多，好像永远忙不完。对此，要进行具体分析，有时恐怕并不是事情多，而是安排不当。人的精力和能力总是有限的，办公室人员在工作中要掌握一定的规律和方法，删繁就简，有效地开展工作。

    一是要遵循目标原则，有的放矢。一个时期的工作大抵总有一个目标或中心，那么，一切行动就要围绕着这个目标展开，与目标无关的就要抛开，只有这样才能保证工作的顺利开展。现在许多办公室人员所谓的忙，很多是自己造成的，他们一年到头漫无目的地忙，有时自己也说不清究竟在忙些什么。依笔者看来，办公室人员必须多想想“为啥忙，忙了有什么用”。

    二是要把握工作重点，突出特色。每个人都希望工作出色，但如果认为拼死拼活地干就是出色，那就有失偏颇了。工作任务是不断更新和发展的，光凭死干是干不出成效的。一般来说，工作的显著之处在于其特色。所以，我们在工作中不能眉毛胡子一把抓，而要把形成特色作为工作的重点，围绕突出特色而铺开工作，找好工作的着力点，把工作干出成效、干出特色。

    三是要运用拿来主义，驾轻就熟。办公室人员所从事的工作也有很多相通的地方，有时候完全没有必要由自己去冥思苦想，而要学会运用拿来主义，大胆地借鉴和吸取别人的优秀成果和工作经验，为我所用。这也是一种删繁就简的方法。而且，借鉴的过程其实就是一次思想交流的过程，可以有效地促进认识的深化和飞跃，从而使我们对工作目标、任务和要求的认识更加明确，有利于得心应手地开展工作。

    三、合理利用集体力量

工作成果往往是集体智慧的结晶。面对繁杂紧急的任务，更是需要动用集体的力量。这时，就存在一个如何利用集体力量的问题。集体力量运用得好，可以有效地分解工作任务，减轻工作负担，使工作迅速有效地开展，使工作更完善，甚至达到推陈出新、更上层楼的效果。但如果不善于利用集体力量，就有可能适得其反，既不能使工作达到预期的效果，甚至还会损害人际关系，造成长期的不良影响。

    一是合理分工。总的原则是人事相适，做到人得其事、事适其人。作为办公室领导人员，有两种执行的方式，一个是因人分工，另一个是因工择人。在人力有限的情况下，一般只能因人分工，根据各人的特点，把整个工作任务适当地分到每一个人身上。在人手可以调剂的情况下(比如借用外力)，可以因工择人，把细分的每一项任务，具体地调配给合适的人。作为办公室一般工作人员，则要主动提出自己的意见，尽量选择或让领导分配适合自己的工作任务。

    二是责任到人。必须明确地划分每一个人的职责和任务，让每个人都感到自己要对所做的事情负责并要负责到底，从而想方设法把事情做好。同时，还要防止互相牵扯。因为，在工作时，有些人往往喜欢擅自发号施令，对别人的事情指手画脚，这种行为如果得不到及时的纠正，就会造成一件事几个人都来插一脚，各吹各的号，各唱各的调；或者对一个人来说，当他干一件事正  在兴头上时，却被另外的人叫去做他本不该做的事情。这样下来，就会造成件件事情有人做，件件事情都没做完或没有做好，而且还会引发当事人的不满。

    三是减少环节。工作环节越多，效率往往就越低。一件事情谁有最终的发言权或阶段上的最终发言权，那么具体从事这项工作的人就最好直接向这个人负责。这样既可以防止一些不良情况的出现，又能给具体工作的人一个表现的机会，可以极大地调动他们工作的积极性，促进集体力量的发挥。

四是加强协作。合理的分工不仅不反对分工之下的合作，而且鼓励加强相互之间的合作，并且只有加强合作才能将集体的力量淋漓尽致地发挥出来。在现代个性张扬和领导弱化的趋势下，合作不是简单的命令和要求，而是一个事关情感认同和价值取向的复杂问题。更多的沟通和交流，更多的讨论和理解，更多的尊重和激励，是加强协作的有效措施。

    四、及时转移责任

    办公室工作千头万绪，层出不穷，而且有些事情说大就大，说小就小，不好把捏。对于这种情况，最好的办法就是及时转移责任。转移责任不是推诿、不负责，而是指在自己的职责范围内，尽快地完成工作任务，将其落实到下一个相关的责任人身上，这样既可以及时处理自己手边的工作，防止出现积压．同时也是工作职责和职位的需要。

    对于自己没有把握的事情，要及时请示汇报，把事情交给领导去把握；对于需要由自己处理的事情，要及时行动，并进行记录和检索，经常拾遗补阙，防止出现偏差；对于不属于自己处理的事情，一般不要插手，要尽快交给相关的责任人；对于已经交给别人办理的事情，要适当地进行跟踪督促。