第一章--秘书实务概述.ppt

第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 秘书工作作为人类社会的一种实践活动，发轫至今已有5 000年左右的历史。.尽管秘书工作历史悠久，但在我国，秘书作为一种社会职业，却是在改革开放之后才逐步兴起的。第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 一、秘书的定义一、秘书的定义 现代所说的秘书主要是指从事办公室及业务部门管理的程序性和辅助性工作,协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。秘书服务的对象可以是集团、机构，也可以是个人。第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 二、秘书的职业特征 1.身居中枢 2.角色多重 3.成果隐匿 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 三、秘书的角色定位 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 微软公司创业之初，员工基本上都是年轻人，他们在业务上都是一把好手，可是做起内务、管理方面的杂事，却缺乏耐心。董事长盖茨的第一任行政助理是个年轻的女大学生，她除了完成自己分内工作，对任何事情都不闻不问。盖茨要求总经理伍德立即解雇该行政助理，并限时找到“能胜任公司各种杂务的行政助理。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 于是，盖茨的第二任行政助理一42 岁的露宝上任了，她是4个孩子的母亲。上任不久，露宝便发现微软公司不同于其他公司，尤其是董事长盖茨，行为颇异于常人，他通常是中午到公司上班，一直工作到深夜，每周7天无一例外。如果偶尔要在第二天早上会客，他就会在办公室过夜。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 掌握这些情况后，盖茨在办公室的饮食起居就成了露宝日常工作中的一项重要内容，这让盖茨感受到了一种母性的关怀和温暖，减少了远离家庭而带来的种种不适感。除此之外，露宝在工作上也是一把好手，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等具体工作。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第一节第一节 秘书的定义与定位秘书的定义与定位 时间长了，露宝成了公司的灵魂，给公司带来了凝聚力，盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。盖茨从露宝那里得到了信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，这种良好的雇佣关系成了微软公司一道独特的风景线。思考：阅读案例，试分析露宝的角色定位。思考：阅读案例，试分析露宝的角色定位。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 一、秘书实务的内容 1.“办公”工作 2.“办文”工作 3.“办会”工作 4.“办事”工作 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 秘书实务的基本原则是准确、迅速、求实和保密。1.准确 准确是对秘书工作质量的要求。秘书工作的准确性涉及很多方面，概括地说，就是办文要准确、办事要稳妥、情况要属实、建议要慎重。第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 小田与小李大学毕业以后同时进入了一家单位担任人力资源部秘书。两人专业知识都非常扎实，工作也很勤奋。可是一年以后，小田由人力资源部调到了总经理办公室，成为总经理的秘书，而小李却依然原地不动。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 为此，私下里有很多议论传出，甚至有人认为小田与总经理有私人关系，所以，才会如此快地受到提拔。有人就此问题问过人力资源部部长，而部长只说了一句话:“没有私人关系，只是小田做事更让人放心而已!”案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 原来，小李只知道埋头工作，却极少主动向领导汇报工作，而小田却非常懂得汇报的重要性，就算部长没有要求，他也会按照工作的重要性，定期向领导汇报,小事一周一汇报，大事一天一汇报。遇到一些特殊情况时，他也总是会先请示领导的看法与意见，之后才会自己做决定。所以，部长对他非常放心，也愿意给他安排一些重要的工作。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 如此一来，小田在短短一年时间内便掌握了很多资源，建立了广泛的人际关系。此时，总经理恰恰需要一位各方面能力都较强的秘书，小田自然成了不二人选。思考思考:1.总经理选择小田做秘书是出于哪些考虑总经理选择小田做秘书是出于哪些考虑?2.相比小田，小李在工作中有哪些不足之处相比小田，小李在工作中有哪些不足之处?案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 2.迅速 迅速是对秘书工作效率的要求。秘书工作应及时、高效，无论是办文、办事，都不允许拖拉。领导已经作出的决定，秘书要及时传达下去;基层反映的情况、意见，秘书也要迅速向领导反馈。第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 3.求实 求实是秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实，不能脱离社会实际，更不能为了个人或小团体的利益而弄虛作假。秘书工作是为领导决策提供参谋，必须做到实事求是，否则就会造成领导工作的失误，甚至严重损害企业的利益与声誉。第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 4.保密 保密是对秘书人员道德品性的要求。秘书人员经常接触一些机密文件或参加一些重要会议，会了解不少重要机密，包括秘密文件、资料、机要电文以及领导的重要活动安排等，如果不注意保密，一旦泄露信息，可能会造成严重的损失。因此，秘书人员一定要遵守保密原则，严格做好保密工作。第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 王秘书所在的单位最近要参加市里招标，总经理很重视，连续几天召开会议，讨论、研究竞标的事情。经过严格的论证，竞标书终于确定下来。总经理让王秘书打印出来交给他，准备派专人去市招标办公室送竞标书。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 王秘书接到任务后立即打开竞标书文件准备打印，这时，单位维修部小张打来电话，告诉他会议室的投影仪修好了，让他过去查验。王秘书心想没几分钟就回来了，所以没有关闭竞标书文档就去会议室了。案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 待王秘书查验完毕回到办公室，发现他的好朋友企划部小苏和后勤部小唐正在他的计算机前翻看竞标书。王秘书快步走回自己的座位，抢回小苏手里的鼠标说:“别看了，别看了。”小苏说:“真小气，看看怕什么，咱们单位要是能竞标成功不是件大好事吗?哎，你说咱们单位竞标成功的概率有多大啊?案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 二、秘书实务的原则 王秘书说:“快别说了，你们俩记住千万别出去乱说，这可是咱们单位的商业机密。”小唐说:“得了，你对我们还保密?再说了，秘密的东西你还随便让别人看?”王秘书一听傻了眼，不知该说什么好。思考思考:1.你认为王秘书在工作中有哪些不当的地方你认为王秘书在工作中有哪些不当的地方?2.如果你是王秘书，遇到这种情况会如何处理如果你是王秘书，遇到这种情况会如何处理?案例思考 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 1.开展主题为“树立正确的秘书职业观”的演讲比赛。课后实训 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 2.阅读案例，以57人为一组开展小组讨论。上午8:20,马秘书来到公司，她总是提前10分钟左右到达公司，以便做好。上班前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风，然后将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面，将文件摆放整齐，将纸篓中的垃圾倾倒干净。之后，她回到自己的办公区域开始整理自己的办公桌，清扫、擦拭桌面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机磁头。课后实训 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 这时，总经理走进来，马秘书向总经理打招呼:“总经理，早上好。”总经理向她点头示意后，进入自己的办公室。马秘书开始在计算机上打印一份总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来:“小马，请把我今天的工作安排拿来，顺便给我倒一杯咖啡。”马秘书便离开自己的座位，去给总经理送文件和咖啡。课后实训 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 马秘书推门进入总经理办公室，总经理正在打电话，他示意马秘书放下东西先出去。马秘书回到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她，想让马秘书将她因公办事产生的交通费报销了。马秘书发现刘丽没有按要求先让行政部经理在报销单上签字，刘丽解释说经理出差了，而她着急用钱。于是，马秘书用掌握的零用现金为她报销了交通费。课后实训 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 这时上海启明公司总经理秘书来电话，她想与马秘书商量下周启明公司江总经理一行四人来公司商讨合作的事宜。马秘书因急于打印合同，就简单应付了几句，没有认真做记录。此时又来了位客人，是君豪公司的公关经理，他想见张副总经理，马秘书告诉他很不巧，张副总经理出差了，且没问清客人的联系方式和来意，就让客人情悻地走了。课后实训 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 客人走后，马秘书继续打印合同，总经理打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有，马秘书这才意识到她没有在电话里问清对方到达的确切时间，只好再打电话去问。这时，张副总经理从外地打来电话，说他的手提电脑被盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否帮他找出相关文件发送过去。可是，马秘书没有将这些文件备份，因而无法完成领导交给的任务 课后实训 第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 第二节第二节 秘书实务的内容与原则秘书实务的内容与原则 讨论讨论:1.你认为马秘书在工作中有哪些可取之处?又存在哪些不足?2.结合案例，谈谈你对秘书工作的认识。课后实训