第五章-秘书工作的性质与宗旨(课堂PPT).ppt

第五章秘书工作的性质与宗旨 要认识一个事物，必要认识一个事物，必须认识事物的性质，尤须认识事物的性质，尤其是其本质属性。对于其是其本质属性。对于秘书工作来说，其本质秘书工作来说，其本质属性便是辅助性。属性便是辅助性。第一节第一节秘书工作的性质秘书工作的性质一、秘书工作的本质属性一、秘书工作的本质属性 秘书工作的本质属性是秘书工作的本质属性是辅助性辅助性，即近身、直接、，即近身、直接、综合辅助领导决策和管理，秘书工作的价值也就综合辅助领导决策和管理，秘书工作的价值也就在于辅助领导正确决策与有效管理。在于辅助领导正确决策与有效管理。3山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 助手作用、参谋作用、提供信息作用、枢纽作用、助手作用、参谋作用、提供信息作用、枢纽作用、协调作用等等，都是从某一角度起着辅助性作用。协调作用等等，都是从某一角度起着辅助性作用。领导是决策和管理的主体，是决策人和发号施令领导是决策和管理的主体，是决策人和发号施令者，秘书工作的是辅助主体工作，贯彻执行领导者，秘书工作的是辅助主体工作，贯彻执行领导的意图决定。的意图决定。秘书有参谋权、建议权，但无决定权、决策权。秘书有参谋权、建议权，但无决定权、决策权。提法提法工作工作权力权力4山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 不仅起着辅助作用，而且在其管辖的范围内有着自不仅起着辅助作用，而且在其管辖的范围内有着自己的决策和管理权。己的决策和管理权。5山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书工作的辅助性：谋断分离谋断分离更能围绕中心更能围绕中心更全面更全面更直接更直接辅助性辅助性近身直接辅近身直接辅助领导助领导领导工作具有全面性，领导工作具有全面性，秘书综合辅助领导。秘书综合辅助领导。领导就是中心领导就是中心围核性围核性秘书有参谋权、秘书有参谋权、建议权，但无建议权，但无决定权、决策决定权、决策权。权。6山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 辅助性：从旁帮助，协助。辅佐性：多指政治上的辅助、帮助，一般指帮助国家领导人。因此，辅助性更能说明秘书的本质属性。7山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 潜潜隐性性赋予性予性被被动性性从属性从属性四四种种附附属属特性特性8山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 从属从属性性秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里秘书工作的范围就必须延伸到哪里。秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；自行其是；秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。9山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 人身依附人身依附工作依附工作依附10山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 在工作上我是主动的，在工作上我是主动的，你们是被动的。你们是被动的。毛泽东毛泽东11山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书工作是为满足秘书工作是为满足领导工作活动的需领导工作活动的需要而产生和展开的，要而产生和展开的，是受领导活动的制是受领导活动的制约和支配的。约和支配的。被动性被动性秘书部门需要处理秘书部门需要处理的许多日常事务工的许多日常事务工作，往往预先估计作，往往预先估计不到，只能随机应不到，只能随机应变，来了什么文件变，来了什么文件就处理什么文件，就处理什么文件，遇到什么事或者领遇到什么事或者领导叫办什么事就去导叫办什么事就去办理什么事。办理什么事。12山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 任何工作都有被任何工作都有被动性，但是秘书动性，但是秘书工作的被动性特工作的被动性特别强。别强。把被动性用随机性替把被动性用随机性替代，以提高秘书工作代，以提高秘书工作随机应变和主动工作随机应变和主动工作的主动性。但是随机的主动性。但是随机性含有性含有“机会机会”的意的意思，而被动性确是长思，而被动性确是长期存在的。期存在的。两种认识两种认识13山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 “赋予性赋予性”按一般情况讲按一般情况讲,是指秘书部门具有是指秘书部门具有“不管部不管部”的职能的职能,领导人通常把其他部门不管的事交给秘书部门去办或管领导人通常把其他部门不管的事交给秘书部门去办或管,从而使秘从而使秘书部门的职能出现延伸书部门的职能出现延伸,超越了基本的办事、办文、办会或办信等超越了基本的办事、办文、办会或办信等范围。从理论上讲范围。从理论上讲,秘书部门本身既非决策机构秘书部门本身既非决策机构,也不是一般行政也不是一般行政机构机构,而只是综合办事与信息加工的机构而只是综合办事与信息加工的机构,但如果领导赋予秘书部但如果领导赋予秘书部门其他方面的某些职权、任务门其他方面的某些职权、任务,则秘书部门就其有了这些方面的职则秘书部门就其有了这些方面的职能能,必须办好。必须办好。赋予性予性14山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书工作如草拟文稿、督查、协调等，其劳动成果和价值融于秘书工作如草拟文稿、督查、协调等，其劳动成果和价值融于领导行为和组织活动之中，一般不单独表现为秘书个人的劳动领导行为和组织活动之中，一般不单独表现为秘书个人的劳动成果。成果。潜潜隐性性潜潜隐性的表性的表现活活动过程的幕后性程的幕后性劳动成果的潜在性成果的潜在性活活动名名义的假借性的假借性15山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 二、秘书工作的其他属性二、秘书工作的其他属性其他属性其他属性其他属性其他属性政治性政治性政治性政治性 务实性务实性务实性务实性综合性综合性综合性综合性16山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 任何国家的公务秘任何国家的公务秘书工作，都是属于书工作，都是属于统治阶级，并为其统治阶级，并为其服务的。这是政治服务的。这是政治性的性的集中表现集中表现。秘书工作区别于其秘书工作区别于其他工作在于它辅助他工作在于它辅助领导决策与管理，领导决策与管理，辅助领导贯彻党的辅助领导贯彻党的方针政策和国家的方针政策和国家的法律法令，事关大法律法令，事关大政方针与人民的利政方针与人民的利益，益，政策性很强政策性很强。政策性是政治性的政策性是政治性的重要表现重要表现。秘书部门是各级领秘书部门是各级领导机关的核心要害导机关的核心要害部门，秘书工作具部门，秘书工作具有一定的机密性，有一定的机密性，机密性也是政治性机密性也是政治性的的一种表现一种表现。公务秘书政治性表现公务秘书政治性表现17山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 非公务秘书政治性表现非公务秘书政治性表现辅助其上司模范地服从党和政府的领导，把为民间上司服务同为建设有中国特色的社会主义总目标结合起来，切不可认为自己的工作与政治无关。18山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书工作的内容秘书工作的内容纷繁复杂，且纷繁复杂，且涉及到本机关涉及到本机关的全部工作的全部工作。秘书部门处于秘书部门处于机关的枢纽地机关的枢纽地位，担负着沟位，担负着沟通上下、联系通上下、联系左右之责。左右之责。必须对各方面必须对各方面情况进行综合，情况进行综合，才能有效地为才能有效地为领导者提供帮领导者提供帮助和服务。助和服务。秘书工作的综合性秘书工作的综合性19山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件安排食宿等等，虽然很琐碎、很繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。有人说秘书工作一件地去办。有人说秘书工作 “上管天文地理，下管鸡毛蒜上管天文地理，下管鸡毛蒜皮皮”，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有务实性的特点。，这两句俏皮话也说明了秘书工作具有务实性的特点。务实性性20山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 第二节第二节秘书工作的宗旨与重心秘书工作的宗旨与重心一、秘书工作的形势一、秘书工作的形势变化形势变化形势领导层领导层时代时代科技科技21山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 领导层的变化领导层的变化另一另一变化变化领导领导素养素养的变的变化化22山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 时代发展和形势的变化时代发展和形势的变化23山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 科学技术的变化科学技术的变化24山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 对立统一对立统一对上与对下的关系对上与对下的关系纵向与横向的关系纵向与横向的关系政务与事务的关系政务与事务的关系务虚与实务的关系务虚与实务的关系继承与创新的关系继承与创新的关系被动与主动的关系被动与主动的关系秘书工作要处理好六对矛盾的对立统一关系秘书工作要处理好六对矛盾的对立统一关系25山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 二、秘书工作的宗旨二、秘书工作的宗旨为本级领为本级领导服务导服务为人民服为人民服务务为各部门为各部门服务服务“三服务三服务”宗旨宗旨“三服务三服务”的核心的核心党的根本宗党的根本宗旨旨“三服务三服务”的实质的实质26山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 从偏重办文办从偏重办文办事，转变为既事，转变为既办文办事，有办文办事，有出谋献策。出谋献策。一一二二三三四四从被动服务，从被动服务，转变为力争主转变为力争主动服务。动服务。从收发传递信从收发传递信息，转变为综合息，转变为综合处理信息。处理信息。从单凭老经从单凭老经验办事，转验办事，转变为实行科变为实行科学化管理。学化管理。“四个转变四个转变”的内容的内容27山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展。“四个转变四个转变”的意义的意义“四个转变”的精神实质，是突出了秘书部门工作的参谋作用，过去的侧重点是“反对秘书专政”，不强调发挥参谋作用。28山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 三、秘书作用的重点三、秘书作用的重点保证正常保证正常保证正常保证正常运转作用运转作用运转作用运转作用综合协调综合协调综合协调综合协调作用作用作用作用督促检查督促检查督促检查督促检查作用作用作用作用信息调研信息调研信息调研信息调研作用作用作用作用29山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 信息调研作用信息调研作用信息工作是信息工作是领导领导工作的基础，也是工作的基础，也是秘书秘书工作的基础性工作。工作的基础性工作。调研即调查研究，是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。信息调研即对信息的调查研究。信息调研作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。30山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 案例分析案例分析沙里淘金沙里淘金 小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。会上，张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。的目光一起转向了他。31山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 “我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨涨0.2至至0.5元之间；我厂每年工业原料用粮元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按万吨，按每千克原料用粮上涨每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨元计算，每吨将上涨300元，元，10吨就是吨就是3000元，全年就是元，全年就是3千万千万!因此，我建议当务之急因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。”32山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思 过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。请大家对这两个方案再议一议。”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。料，再进行技术改造。33山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿赚了一个亿!小张敬佩地对卢主任说：小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金看来信息是金钱的说法一点不假钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：卢主任说：“信息变化极快，信息工作无信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索v从这件事中，你对信息工作有哪些启发？从这件事中，你对信息工作有哪些启发？34山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 案例启发案例启发1信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全信息是领导者正确决策的重要依据。准确、及时、全面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之，面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。反之，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错误的决策，造成重大的损失。案例中的卢主任向厂领误的决策，造成重大的损失。案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中的重要地位和作用。中的重要地位和作用。2信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用信息具有重要的价值。从本案例可以看出，正确运用信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意义信息，可以为企业带来可观的经济效益。从这个意义上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息上说，信息就是金钱。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。35山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 3、信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例、信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。案例中的卢主任就是一位善于中的卢主任就是一位善于“淘金淘金”、开发信息资源的高手。、开发信息资源的高手。秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。价值，实现信息的最大增值。4、信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参、信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是秘书发挥参谋作用的最有效途径。本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。的目的。36山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 1、调研是做好秘书工作的基础，当好参谋助手的各项工作均离、调研是做好秘书工作的基础，当好参谋助手的各项工作均离不开调研。不开调研。2、调研是发挥秘书参谋助手的基本途径。领导的任务之一即是、调研是发挥秘书参谋助手的基本途径。领导的任务之一即是“出主意出主意”，即决策。要辅助领导决策就必须及时向领导提供，即决策。要辅助领导决策就必须及时向领导提供准确、全面的情况和建设性的意见。准确、全面的情况和建设性的意见。3、调研是提高能力的好方法。调研是秘书向群众学习，向社会、调研是提高能力的好方法。调研是秘书向群众学习，向社会学习，向领导学习，认识世界，改造世界，提升能力的好方法。学习，向领导学习，认识世界，改造世界，提升能力的好方法。是情商和智商全面提高的有效途径。是情商和智商全面提高的有效途径。4、调研为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一、调研为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料，保证领导正确地决策和指导工作。听取收集并综合处手材料，保证领导正确地决策和指导工作。听取收集并综合处理基层各方面的意见，为领导理基层各方面的意见，为领导“拾遗补阙拾遗补阙”。5、秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况。、秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况。6、秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提供、秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提供市场信息为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信市场信息为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，保证下一步工作的开展。息，保证下一步工作的开展。信息调研的意义信息调研的意义37山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 1、实地观察法、实地观察法 2、个别访谈法：正式访谈和随机访谈、个别访谈法：正式访谈和随机访谈 3、座谈调查法、座谈调查法 4、问卷调查法：封闭式问卷和开放式问卷、问卷调查法：封闭式问卷和开放式问卷 5、通信调查法：电话或邮件、通信调查法：电话或邮件 6、网络调查法、网络调查法信息调研的方法信息调研的方法38山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 督促检查作用督促检查作用督促检查工作是领导决策是否能贯彻落实的必要保证，也是秘书为领导政务服务的重点之一。决策的制定和实施方案的部署，决策的制定和实施方案的部署，事情还只是进行到一半，还有更事情还只是进行到一半，还有更重要的一半就是确保决策部署的重要的一半就是确保决策部署的贯彻落实。为此督促检查工作十贯彻落实。为此督促检查工作十分必要。分必要。江泽民江泽民39山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 123以中央和各级的重大决策和重要部署为重点，组以中央和各级的重大决策和重要部署为重点，组织督促检查织督促检查对领导批示与交办事项进行重点检查对领导批示与交办事项进行重点检查抓住社会反映较多、群众反映强烈的问题，主动抓住社会反映较多、群众反映强烈的问题，主动查办查办督促检查的任务督促检查的任务40山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 41山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 督促检查的意义督促检查的意义（1）督查工作是顺利实现决策目标的重要保证；（2）督查工作是验证决策方案正确与否的重要途径；（3）督查工作是完善和调整决策的重要方法；（4）督查工作是改进领导机关作风的重要措施。42山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 综合协调作用综合协调作用u综合与协调，贯穿于秘书工作的各个方面，不属综合与协调，贯穿于秘书工作的各个方面，不属于某项秘书工作的专门职责。于某项秘书工作的专门职责。u综合主要是指信息的综合。综合主要是指信息的综合。43山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 协调的概念：从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善的处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的一种管理职能。u秘书协调就是秘书协助领导，在其职责范围内或经秘书协调就是秘书协助领导，在其职责范围内或经授权，调整改善组织之间、工作之间、人际之间的授权，调整改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化和和谐化，以实现关系，促使各项活动趋向同步化和和谐化，以实现共同目标的过程。共同目标的过程。44山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 图：网上流传的图：网上流传的“重庆最牛钉子户重庆最牛钉子户”图片图片 45山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 内向内向协调协调协调方向协调方向横向横向协调协调纵向纵向协调协调46山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 内向协调内向协调，也称内部协调，这是内向协调，也称内部协调，这是同一组织机构同一组织机构中中部门部门与部门与部门之间各种关系的协调，即同一系统内子系统之之间各种关系的协调，即同一系统内子系统之间关系的协调。如下图：（备注同级之间的关系，包间关系的协调。如下图：（备注同级之间的关系，包括平行的部门、单位、职位之间的关系）括平行的部门、单位、职位之间的关系）47山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 领导机关领导机关秘书部门秘书部门部门部门1部门部门2部门部门3部门部门4部门部门5部门部门6内向协调图内向协调图48山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 纵向协调 纵向协调，又称上下级协调，就是同一组织系统纵向协调，又称上下级协调，就是同一组织系统中中不同层次之间不同层次之间各种关系的协调，即本单位与上级领各种关系的协调，即本单位与上级领导机关或本单位与下属基层单位或业务部门之间关系导机关或本单位与下属基层单位或业务部门之间关系的协调。如下图（上下级之间的关系，包括上下级机的协调。如下图（上下级之间的关系，包括上下级机关、领导与群众之间的关系）关、领导与群众之间的关系）49山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 领导机关领导机关秘书部门秘书部门部门部门1部门部门2部门部门3纵向协调图纵向协调图50山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 横向协调横向协调，也称外部协调，就是横向协调，也称外部协调，就是同级组织或不相隶属同级组织或不相隶属组织之间组织之间各种关系的协调。这类协调具有较强的开放各种关系的协调。这类协调具有较强的开放性和动态性，在秘书协调中日趋重要。如下图：（社性和动态性，在秘书协调中日趋重要。如下图：（社区公众之间的关系，包括所在地区的其他单位、部门、区公众之间的关系，包括所在地区的其他单位、部门、个人之间的关系。个人之间的关系。）51山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 横向协调图横向协调图S1S2S3AS4S5S6B52山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 协调的原则协调的原则 1、及时性原则 2、关键性原则 3、激励性原则 4、沟通情况和信息传递原则 5、全局性原则 6、长远性原则53山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 案例分析：案例分析：v 有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道：有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道：“听办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。听办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议刚才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一工会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改。改。”小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张病住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：在书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书党委书记批评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。记批评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。”工会主席听了以后心中十分不快：工会主席听了以后心中十分不快：“我小孙子住院一个多我小孙子住院一个多星期的，我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记星期的，我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不知道？他太官僚了！迄今还不知道？他太官僚了！”讨论：你是小张，你会怎么说？讨论：你是小张，你会怎么说？54山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 v分析与对策分析与对策 v本案例提出了一个问题：秘书应该怎样本案例提出了一个问题：秘书应该怎样 “上传下达上传下达”？有些人？有些人认为秘书的工作只不过是认为秘书的工作只不过是“学学舌，跑跑腿学学舌，跑跑腿”，秘书的这种，秘书的这种“学舌学舌”，就是向下传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论，就是向下传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论是是“上传上传”还是还是“下达下达”，都要忠实、准确、客观、全面。但，都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？答案是否定的。秘书小是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？答案是否定的。秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工会主席对党委张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工会主席对党委书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的贯彻书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的贯彻执行。执行。v秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。党委书记在不了解实情的情况下批评工会主席，根据上面介绍党委书记在不了解实情的情况下批评工会主席，根据上面介绍的情况看来：这种批评显然是失当了。但是秘书在这时候不能的情况看来：这种批评显然是失当了。但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一五一十地向工会主席传达，而应该换一够把党委书记的原话一五一十地向工会主席传达，而应该换一种方式。例如，他可以向工会主席说：种方式。例如，他可以向工会主席说：“书记问你上次怎么没书记问你上次怎么没有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室请了假，你有有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室请了假，你有机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作计划，听说就差机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作计划，听说就差我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下来。我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下来。”这样的工作方这样的工作方法才真正是秘书应该做到的工作方法，它既传达了书记的意见，法才真正是秘书应该做到的工作方法，它既传达了书记的意见，又不至于加深误解、激化矛盾，这就是所谓的又不至于加深误解、激化矛盾，这就是所谓的“过滤术过滤术”。55山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书协调的有利条件秘书协调的有利条件有利条件有利条件秘书处与各种关系与矛盾的交汇处秘书部门作为领导助手，所代表的是全局利益，而不是某个局部小单位的利益，具有“全面性”和“超脱性”，使之最适合做领导协调工作。领导机关自身，也包含许多需要协调才能做好的事项。56山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 秘书协调的范围、方法秘书协调的范围、方法围绕中围绕中心问题心问题群众关群众关心问题心问题协调范范围全局性全局性问题问题政策性政策性问题问题57山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 会议协调方式a文件会稿方式领导出面沟通方式b用政策统一认识方式灵活照顾各方合理要求c计划协调、分别轻重缓急秘书协调的方法秘书协调的方法58山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 保证日常工作正常运转的作用保证日常工作正常运转的作用保证日常工作正常运转，整个机关的工作才有保障，领导的正常决策和管理才有可能。59山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 60山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 61山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰 62山山东教教育育学学院院 中文系中文系 刘刘雁冰雁冰