Excel好会计必学3【会计实务操作教程】.pptx

只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！Excel好会计必学 3【会计实务操作教程】十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求（如“计数”），然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表（Sheet1）时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某个单元格的内容，可以利用 Excel的“监视窗口”功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在 Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图工具栏边框”命只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！令，展开“边框”工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊！要实现这一功能，对 Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法！”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧？其实，在 Excel的“数据有效只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的 Excel展示出与众不同的光彩呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开 Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出 Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢？首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住 Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住 Ctrl键进行点选）。此时，我们看到 Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢？首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在 Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为 Excel中的只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在 Excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写：“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成小写：“=PROPER（源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的 A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在 A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER（A3）”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。如果我们想快速从 A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的字符数）”函数，它表示“从 A4单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从 A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID（A5，4，2）”就可以了。意思是：在 A5单元格中提取第 4 个字符后的两个字符，也就是第 4 和第 5 两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这 3 个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF（OR（value（RIGHT（A2，2）=11，12，13），th，IF（OR（value（RIGHT（A2）=1，2，3，CHOOSE（RIGHT（A2），st，nd，rd），th）”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；如果第1 原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；如果第 1、2 原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在 Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT（”特殊符号“，填充位数）”。比如，我们要在中 A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 16位，就只须将公式改为“=（A2&REPT（#，16-LEN（A2）”即可；如果我们要将 A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至 16位，就要改为“=REPT（#，16-LEN（A3）&A3”；另外，如果我们想用“#”号将 A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT（#，8-LEN只分享有价值的会计实操经验，用有限的时间去学习更多的知识！（A4）/2）&A4&REPT（#）8-LEN（A4）/2）”；如果你还嫌不够专业，要在 A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=（TEXT（A5，$#，#0.00（&REPT（#，16-LEN（TEXT（A5，$#，#0.00）”，一定能满足你的要求。会计是一门很基础的学科，无论你是企业老板还是投资者，无论你是税务局还是银行，任何涉及到资金决策的部门都至少要懂得些会计知识。而我们作为专业人员不仅仅是把会计当作“敲门砖”也就是说，不仅仅是获得了资格或者能力就结束了，社会是不断向前进步的，具体到我们的工作中也是会不断发展的，我们学到的东西不可能会一直有用，对于已经舍弃的东西需要我们学习新的知识来替换它，这就是专业能力的保持。因此，那些只把会计当门砖的人，到最后是很难在岗位上立足的。话又说回来，会计实操经验也不是一天两天可以学到的，坚持一天学一点，然后在学习的过程中找到自己的缺陷，你可以针对自己的习惯来制定自己的学习方案，只有你自己才能知道自己的不足。最后希望同学们都能够大量的储备知识和拥有更好更大的发展。