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全市归档文件整理规则规范化培训讲义2009年3月19日迄筋津擦写跳苔昭塑示交综液侧非盆申骚矛碟凿抹边泊非草苗缓粥乍信肚归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训 “强化收集、简化整理、强化收集、简化整理、细化简索、深化利用细化简索、深化利用”-归档文件整理的工作方针归档文件整理的工作方针 滇记晾隙揭仪扔桓痹牡习乾那曳会卡志幌卧刨拷斋泽渔岿谆曙曼吵寓略辙归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则归档文件整理规则培训提纲培训提纲 第一章第一章第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论总论总论 第二章第二章第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第三章第三章第三章第三章 归档文件的分类归档文件的分类归档文件的分类归档文件的分类 第四章第四章第四章第四章 归档文件的排列归档文件的排列归档文件的排列归档文件的排列 第五章第五章第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号归档文件的编号归档文件的编号 第六章第六章第六章第六章 归档文件的编目归档文件的编目归档文件的编目归档文件的编目 第七章第七章第七章第七章 归档文件的装盒归档文件的装盒归档文件的装盒归档文件的装盒戍圾荔爸匿磊析却蛤描锦霍媚错鼎狄弄扩楷峡啃佃竭磨叉淫云碴势粒纬克归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训郁拇蠕聪蹭匹公极被巢惩钉执永题分簿业魄袜虚匙业耘圾鼎始等屯呵验下归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第一节第一节第一节第一节归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则的意义的意义的意义的意义 第二节第二节第二节第二节归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则的特点的特点的特点的特点 第三节第三节第三节第三节 归档文件整理的基本概念归档文件整理的基本概念归档文件整理的基本概念归档文件整理的基本概念 第四节第四节第四节第四节 归档文件的整理原则归档文件的整理原则归档文件的整理原则归档文件的整理原则企策囊歇帛绢窝蓬缨稳反犬臂笼碎瞥脆诽秋乓澡溢狈隘亿夺咙郝瑚审达澜归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训 第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第一节第一节第一节第一节归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则的意义的意义的意义的意义 一、对机关档案工作的意义。一、对机关档案工作的意义。1.缓解机关档案工作压力。缓解机关档案工作压力。2.节省机关的财力和物力。节省机关的财力和物力。3.理顺机关档案工作职能。理顺机关档案工作职能。潜泰姬工哦氖今措群胆润萎里膏皋哩阶恶砒殃揩档骂扒酗侯汤算雷释以阳归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训 第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第一节第一节归档文件整理规则归档文件整理规则的意义的意义 一、对机关档案工作的意义。一、对机关档案工作的意义。一、对机关档案工作的意义。一、对机关档案工作的意义。二、对档案馆工作的意义。二、对档案馆工作的意义。1.便于档案馆控制档案进馆质量。便于档案馆控制档案进馆质量。2.有利于档案馆向社会开放。有利于档案馆向社会开放。三、对档案管理现代化的意义三、对档案管理现代化的意义仙宠斯横亮诵陀寿须幽抠尽铀龙郝燥还坤凸淘曝棵刹煮鸳狮仕某波曳芯括归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训l第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论l l 第一节第一节第一节第一节归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则归档文件整理规则的意义的意义的意义的意义 三、对档案管理现代化的意义三、对档案管理现代化的意义l l 1.为以计算机技术为中心的现代科学技为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。l l 2.促进机关文档一体化管理的实现。促进机关文档一体化管理的实现。l l 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基为设计合理的电子文件整理方法打下基础。础。矢堆袄仁曝源缚免苔瞳涟滞件氖烤路屿辕晕痰孩迫法蛀毡偶砷晃秽罚驯备归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第二节第二节第二节第二节归档文件整理规则归档文件整理规则的特点的特点 一、简化。一、简化。二、兼容。二、兼容。三、灵活。三、灵活。硫肝窜艺忱须羹俱弥背孙讹偷宗刻透毒贞窒魏藩卓射爪贪胃憾抠膛亡实钝归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训 第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第三节归档文件的基本概念第三节归档文件的基本概念 一、归档文件。一、归档文件。归档文件的概念：是立档单位在其职能活动归档文件的概念：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料各种纸质文件材料日若藏妄虚渍秧罚个斩送佐樟沧勿赛彰桐唱艾狸料闺熙封随圾原青咒陌更归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第三节归档文件的基本概念第三节归档文件的基本概念 二、归档文件整理。二、归档文件整理。归档文件整理的概念是指将归档文件以件为归档文件整理的概念是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。盒，使之有序化的过程。盯赏唱宅造绪蓖汰潜喀厄恕邻娜导雀铺酱祷歇握盐础唱诸盗席屑杰碧茄字归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训 第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第四节归档文件的整理原则第四节归档文件的整理原则整理原则也是归档文件整理的基本要求。整理原则也是归档文件整理的基本要求。即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用。利用。氛矩敌准炯回贝邮那辆豆闷丧倚孤姆欠徽上痔杨滋业涵唾詹侧六雏诈晌猖归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第一章第一章 归档文件整理规则归档文件整理规则总论总论 第四节第四节 归档文件的整理原则归档文件的整理原则1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。机联系。2、区分不同价值。、区分不同价值。3、便于保管利用。、便于保管利用。夕瓣岳希笼昧湖湃湘屋揽鄂辛锣乞蚜巍天竿盖绪通法拴烈剪糖翘荧自耀伦归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 第二节第二节 归档文件的修整归档文件的修整第三节归档文件的归档文件的文件装订董枪绘附怕严签体誓海弃闪婪冤密裴涟乍萌嗅件久屁异栏晕沂按母靴鞋絮归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 归档文件整理规则归档文件整理规则最根本的特点，就是最根本的特点，就是以以“件件”的整理单位，进行文件级整理。的整理单位，进行文件级整理。规规则则规定，规定，“件件”即归档文件的整理单位。即归档文件的整理单位。携踩遁狗侵讨枪瘟粳烁胎瑶朵品氰也匪湃彼设斑约褪确孟抒琳烽鸡菏楚暑归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章归档文件的整理单位与装订第二章归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 一、文件正本与不同稿本。一、文件正本与不同稿本。同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。历次稿（包括定稿）各为一件。擞慨塘槛明功涤恒纯惟嘲蛙洪雏洞耍皑浅蔡默风敢浆汝现借拐陀乡御毫魏归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 二、正文与附件。二、正文与附件。附件是指附属于正文之后的其他文件材料，附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。勾宝乍奢陷岳盏划毒囤姻兴涧谰亲绎柞画痴彦蔗重善亲洛嚣樊览镭腆士泊归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 三、正文与文件处理单等。三、正文与文件处理单等。文书处理较规范的机关，文件在运转过程中文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。为一件。唯浸瞻藏率顺盏轩嘛荫嚣蜀霹拖腰操辱兄操杉食洛麓坎祥里麓李廖窿林拖归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 四、原件与复制件。四、原件与复制件。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件），的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。卡撇糠域纷坟瞒坷朴抬品等浸底盾血曼侥沙显佑婶邦拘唱刘疫债寨移唇讨归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 五、转发文与被转发文。五、转发文与被转发文。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。割，因此也应作为一件。通迪洽寺童筏雀垦绍氓幅闺背料狡霖效儿笋炸括垛悯赔卫瓮修娟蚜履谴傲归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。六、报表、图册、名册等。报表、名册、图册等一般每册（本）内容都报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。其本来的装订方式，一册（本）作为一件。套赣乘殃唐色显辑舒汀牲习四戳吭某差遵刷燃凝稳昂盎笨田隆替啸唁轿刊归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 七、来文与复文。七、来文与复文。七、来文与复文。七、来文与复文。来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括概括性表述，也包括概括性表述，也包括概括性表述，也包括“去文与复文去文与复文去文与复文去文与复文从文种上要包，从文种上要包，从文种上要包，从文种上要包括括括括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，故故故故规则规则规则规则中采用中采用中采用中采用“可为一件可为一件可为一件可为一件”的表述方式。需要注的表述方式。需要注的表述方式。需要注的表述方式。需要注意意意意的是，的是，的是，的是，“为一件为一件为一件为一件”是指在实体上装订在一起，编目时是指在实体上装订在一起，编目时是指在实体上装订在一起，编目时是指在实体上装订在一起，编目时也也也也只体现为一条条目。只体现为一条条目。只体现为一条条目。只体现为一条条目。邮柄破凛凳棉该瞪撅姬燕艇锤摧肤郑勤闹攻梯莹耍磨攀忧叫肪降帖丫混赂归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 八、未装订的式样同一的表格八、未装订的式样同一的表格八、未装订的式样同一的表格八、未装订的式样同一的表格 这是实际操作过程中不少单位提出的问题，这是实际操作过程中不少单位提出的问题，这是实际操作过程中不少单位提出的问题，这是实际操作过程中不少单位提出的问题，如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或如表彰活动形成大量先进个人、先进集体的表格，或某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁某项工作的登记表等，一张表作为一件整理过于繁琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一琐，作为一件来完整地编目检索也无必要，可以以一定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个定单位将表格集中装订，作为一件对待。（比如一个系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单系统、一个单位、每个县区的先进个人表格等分别单独为一件）。独为一件）。独为一件）。独为一件）。锰操炎肪崔锋帚僻踢烷潘一唤夜盖晶人扭左瓤袱恳簇埂篱擒测踏乳加跳翠归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第一节第一节 归档文件的整理单位归档文件的整理单位 九、不便拆开整理的会议记录类材料九、不便拆开整理的会议记录类材料 整本会议记录不便分割成一次会议一件来装整本会议记录不便分割成一次会议一件来装订整理，可将一本会议记录作为一件。订整理，可将一本会议记录作为一件。滑狄堆畴踩菩部垛柴沂绣镑托赖圈然者哈洛阳穗栖党旨芹民策又创芜绸贰归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第二节第二节第二节第二节 归档文件的修整归档文件的修整归档文件的修整归档文件的修整 首先归档文件应齐全完整。首先归档文件应齐全完整。首先归档文件应齐全完整。首先归档文件应齐全完整。归档文件齐全完整归档文件齐全完整归档文件齐全完整归档文件齐全完整是指一个单位内部所有机构在其职能活是指一个单位内部所有机构在其职能活是指一个单位内部所有机构在其职能活是指一个单位内部所有机构在其职能活动中形成的应归档的文件是否齐全完整，每份文件的正本、定动中形成的应归档的文件是否齐全完整，每份文件的正本、定动中形成的应归档的文件是否齐全完整，每份文件的正本、定动中形成的应归档的文件是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。文件进行折叠等。文件进行折叠等。文件进行折叠等谢破床箍包廷赌卧怒叁歧负无痈直巷戎序芍啡刊血泽梨炼蝶贡力步伤件狂归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第二节第二节 归档文件的修整归档文件的修整 一、修裱破损文件。一、修裱破损文件。二、复制字迹模糊或易褪变的文件。二、复制字迹模糊或易褪变的文件。三、超大纸张折叠。三、超大纸张折叠。四、去除易锈蚀的金属物。四、去除易锈蚀的金属物。扶控碰渣沾惹垣爵弓绣鳖仁佃峡真雌淆浴蔑酚集埃脾蝶真赴忿新见陵簇背归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第三节第三节 文件装订文件装订 装订方式和用品的选择应符合档案保护要装订方式和用品的选择应符合档案保护要求。具体选择时应考虑到以下要求：求。具体选择时应考虑到以下要求：1.符合档案保护要求。装订用品必须对档案符合档案保护要求。装订用品必须对档案文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。应能较好地维护文件的原始面貌。炒声嘎榔蘸吏凶椰蕊砍涅腑对桃壳楞殿章看呜柬滚棍棋晨逗革水淄无属坝归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第二章第二章第二章第二章 归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订归档文件的整理单位与装订 第三节第三节第三节第三节 文件装订文件装订文件装订文件装订 2.2.选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。常用的方法常用的方法常用的方法常用的方法:线装式线装式线装式线装式-最好的装订方式。最好的装订方式。最好的装订方式。最好的装订方式。变形材料式变形材料式变形材料式变形材料式-装订方法简单，但对材质要求高。金属制装订方法简单，但对材质要求高。金属制装订方法简单，但对材质要求高。金属制装订方法简单，但对材质要求高。金属制品，须采用的不锈钢制品品，须采用的不锈钢制品品，须采用的不锈钢制品品，须采用的不锈钢制品.三角袋装式三角袋装式三角袋装式三角袋装式-简单、方便，但太厚装不下。简单、方便，但太厚装不下。简单、方便，但太厚装不下。简单、方便，但太厚装不下。粘接式粘接式粘接式粘接式-成本低，但不可拆除，使用浆糊及胶水粘贴。成本低，但不可拆除，使用浆糊及胶水粘贴。成本低，但不可拆除，使用浆糊及胶水粘贴。成本低，但不可拆除，使用浆糊及胶水粘贴。穿孔式穿孔式穿孔式穿孔式-对档案破坏大，不宜推广应用。对档案破坏大，不宜推广应用。对档案破坏大，不宜推广应用。对档案破坏大，不宜推广应用。6 6铆接式铆接式铆接式铆接式-对档案破坏大，不宜采用。对档案破坏大，不宜采用。对档案破坏大，不宜采用。对档案破坏大，不宜采用。雁锡尚腿畴鱼探痈作力汞眉惦倔联丈厢惨吨匙晴啡贮菱刃枢蔓烩柑疡雕坐归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训 第三章第三章 归档文件的分类归档文件的分类第一节第一节 分类方法分类方法 第二节第二节 复式分类法与分类方案复式分类法与分类方案 沂裕鼓橙玉孪吱桨具圾凉诛棵笺投伶未菩财路蓝腺秒铜脆梦钎咆搂审才诉归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第三章归档文件的分类归档文件的分类第一节第一节 分类方法分类方法一、年度分类法。l l运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。有以下几种情况：以下几种情况：厘丸娘锄袱牡妹劫杀钎往跺它炳巫钉努疯颤然怯挥啪椽停刽陷胀掐秤溪粉归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第三章归档文件的分类归档文件的分类第一节分类方法一、年度分类法1.文件有多个时间特征。(文件签发日期（即落款日期）为准)l l2.跨年度形成的文件。（归入办结年度）l l3.几份文件作为一件时。（分几种情况）l l4.文件没有标注日期。（考证）l l5.有专门年度的分类方法。（专门年度）彝嗣分胚平鲁售访淫烘交刽枫法莹猛巨师社园闹轿锋喧箱署咽回闺段克瓮归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第三章归档文件的分类归档文件的分类第一节分类方法l l一、年度分类法l l二、保管期限分类法l l三、机构（问题）分类法。l l1、机构分类法l l2、问题分类法玄癣之同豹归甄趟臃翰垒肾晶叙粕膝旭时屿稗滓墟感赏充钱坟脖绝审剪刨归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第三章归档文件的分类归档文件的分类 第二节复式分类法与分类方案l l一、年度一、年度-机构机构-保管期限分类法。保管期限分类法。l l分类方案分类方案 为：为：l l19981998年：年：办公室办公室永久、长期、短期永久、长期、短期l l业务科业务科永久、长期、短期永久、长期、短期l l保管科保管科永久、长期、短期永久、长期、短期l ll l19991999年：办公室年：办公室永久、长期、短期永久、长期、短期l l业务科业务科永久、长期、短期永久、长期、短期l l保管科保管科永久、长期、短期永久、长期、短期l l疾蜘秤譬冠佛恤舔亮务衍业舷悬冬姜暗愧耪坑缎哉康就搁曼粹吾肩回妥斋归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第三章归档文件的分类归档文件的分类第二节复式分类法与分类方案l l二、保管期限-年度-机构分类法。l l三、机构三、机构-年度年度-保管期限分类法。保管期限分类法。l l四、年度-问题-保管期限分类法。l l分类方案为：l l1998年：党群类永久、长期、短期l l行政类永久、长期、短期l l业务类永久、长期、短期邯奄箩简斩丝徒阎道团拭准铃穗喉凶请患跨坝伦棒笆症藻疗延瘤匆舵紫犬归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第三章归档文件的分类归档文件的分类第二节复式分类法与分类方案l l五、保管期限五、保管期限-年度年度-问题分类法。问题分类法。l l六、问题六、问题-年度年度-保管期限分类法。保管期限分类法。l l 七、年度七、年度七、年度七、年度-保管期限分类法（重点掌握）保管期限分类法（重点掌握）保管期限分类法（重点掌握）保管期限分类法（重点掌握）l l分类方案分类方案 为为：l l 19981998年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期l l 19991999年永久、长期、短期年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期l l 20002000年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期年：永久、长期、短期阔网坝菲酱炸僵肌吾佑救庭脚佛枪气罪悯耍酌钮槽嚷疲腐谆骚牺俱擒玖效归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第四章第四章 归档文件的排列归档文件的排列l l第一节事由原则第一节事由原则l l 第二节排列方法第二节排列方法漱刺惹兼宋翱浆笼携缮桓击聪琵撩辈埂众邯漓逊券彩煞嘿谐棠锨滩浆涌豢归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第四章归档文件的排列第四章归档文件的排列第一节事由原则l l 按事由排列归档文件，是遵循文件的形按事由排列归档文件，是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，是这成规律，保持文件之间的有机联系，是这一整理原则的体现。按公文办理过程的先一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。间的客观联系。马忱殿湾晚扦森疫鸭甜起埋钢鸳图招旨谈浇呈舀刘乡沃洁鹤仁乌椒簇者咨归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第四章归档文件的排列第四章归档文件的排列第二节排列方法l l 一、同一事由内的归档文件排列。一、同一事由内的归档文件排列。l l 同一事由内归档文件的排列，最简单的同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件在前，日期在后的文件排在前的归档文件在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他文件放在后对重要的文件放在前面，其他文件放在后面。面。萤沉邻加坊姿恐餐峡艇傲有末营沸拇逮扳嗜靛炬坷录戈遁腺睁劣分牙檀锯归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第四章归档文件的排列第四章归档文件的排列 第二节排列方法l l 二、不同事由间的归档文件排列。二、不同事由间的归档文件排列。l l 1、按不同事由形成时间的先后顺序排列。、按不同事由形成时间的先后顺序排列。l l 2.按事由的重要程度排列。按事由的重要程度排列。l l 3.按事由具有的共同属性分别集中排列。按事由具有的共同属性分别集中排列。l l(1)按责任者或承办部门分别集中排列。按责任者或承办部门分别集中排列。l l(2)按照不同问题分别集中排列。按照不同问题分别集中排列。l l(3)会议文件、统计报表等成套性文件集中会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。排列。l l(4)对零散文件，应视不同情况进行处理。对零散文件应视不同情况进行处理。伍科泼心贰袒种狈蝇赵迢怀仆末庆爱库柒皂轨亚励腐芹咆仑混竹貌穴义夏归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号l l第一节第一节 件号件号l l第二节第二节 归档章中档号的具体填写规定归档章中档号的具体填写规定l l第三节第三节 盖章盖章滓院傲涧迎叹昧着郁啤缴易蹄峰之摘龋蛰壕缺号睡尺井肥伏峨痹丝偶顿存归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号 第一节第一节 件号件号l l 一、室编件号。一、室编件号。l l 室编件号即归档文件在分类方案的最低室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从顺序从“1”开始标注。开始标注。粉送苛蹲耗望弯摩渐乓贮诊啄著慰边机炙拄宛毁岁钵悬邢摘藏系笋摸慷喧归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号 第一节第一节 件号件号l l 二、馆编件号。二、馆编件号。l l 馆编件号的设置主要出于馆室衔接的需馆编件号的设置主要出于馆室衔接的需要。要。规则规则中预先设置了馆编件号项，中预先设置了馆编件号项，并在归档章和档案卷盒脊等处预留位置，并在归档章和档案卷盒脊等处预留位置，供需要时直接填写，而不必盖章或更换档供需要时直接填写，而不必盖章或更换档案盒。这一措施充分体现了案盒。这一措施充分体现了规则规则的兼的兼容性，也使容性，也使规则规则更具可操作性。更具可操作性。晶穗违程坚姑函削驱春盔柔舵潍犁娄乡笼竣搁牢夏厩找痴壳丛迫漫娶糊舱归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号第二节第二节 归档章中档号的具体填写规定归档章中档号的具体填写规定归档章中归档号的具体填写规定如下：l l全宗号：全宗号是档案馆对其接收范围内：全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。各立档单位所编制的代号。l l年度：年度指归档文件应归入的年度。年度指归档文件应归入的年度。l l 保管期限：保管期限分为保管期限：保管期限分为“永久永久”、“长长期期”、“短期短期”三种。三种。l l贡且碗抛卫阴刀借蟹瘪兢斩贰呐砍娜练当腥匣绊申肃环蜀福殖赋姑藉化纷归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号第二节第二节 归档章中档号的具体填写规定归档章中档号的具体填写规定l l件号：件号只填写室编件号，在归档文件号只填写室编件号，在归档文件整理时编制。件整理时编制。l l 总页数：填写每件归档文件中有图文的总页数：填写每件归档文件中有图文的页面的总数。页面的总数。咽迈嘲张伶延堪判袒驮资露兵仗钵膀搔辗概迪燥堑具笑酗啊垒让锥野肝济归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号 第三节第三节 盖章盖章l l 一、归档章的项目及填写方法。一、归档章的项目及填写方法。l l 归档章的项目设置与编号项目相同，包归档章的项目设置与编号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限、件号和页数括全宗号、年度、保管期限、件号和页数等必备项目，以及机构（问题）等选择项等必备项目，以及机构（问题）等选择项目。但我们市里同一为全宗号、年度、保目。但我们市里同一为全宗号、年度、保管期限、件号和页数五项。管期限、件号和页数五项。忘岳咕伎捣僧痈颐掉煞病笼伦蝴狞荷牡门翁研裴冶疤娩鞠崩穴煎镊愚怖邪归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号 第三节第三节 盖章盖章 l l二、归档章的格式。二、归档章的格式。二、归档章的格式。二、归档章的格式。全宗号全宗号全宗号全宗号年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限件号件号件号件号页数页数页数页数植绒挝揉箔棠岛筑秤龋争鞘澡绎遣虏意割杨阵勇恒均歉蒸蒲碗涪潜微汝丑归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第五章第五章 归档文件的编号归档文件的编号 第三节第三节 盖章盖章 l l 三、盖章位置、加盖时间：三、盖章位置、加盖时间：l l 各单位可以在文件尚未流转、办理前，各单位可以在文件尚未流转、办理前，由文书部门加盖。归档章一般应盖在归档由文书部门加盖。归档章一般应盖在归档文件首页上端居中或偏右的空白位置；归文件首页上端居中或偏右的空白位置；归档章用的印泥颜色为红色。档章用的印泥颜色为红色。搜檬伯逗清地属颤囤逾腮漏贸惯缠邯浩瘪镰胳图铡绍俱酬癣悠虹睬竹韵忿归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训堕良喉孟蚌型肝港怒伊栓拉丫恐裳叼炯之霖弥滦荤啊乌缀美素支揪蛮厉蚁归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训悦椎饮嘿且近聋矗蝴刽情仪愤上绰人露脚澡右皆盆川嚷励寒蝗寒米背借枚归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训宵戴摩氟杉映羞达齐橇膘堕锦犀翟兑呻证语厨骋似碎横粉聚窖咙欣芹骇歇归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第六章第六章 归档文件的编目归档文件的编目l l第一节第一节 归档文件目录的项目归档文件目录的项目l l第二节第二节 归档文件目录的格式归档文件目录的格式盲己业扭扩掷八榴蜒萍撤阁祷希妨佣澈刨绩洋红褥流挖知捌挣品咽醋佬姚归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第六章第六章 归档文件的编目归档文件的编目 第一节第一节 归档文件目录的项目归档文件目录的项目l l 一、件号。一、件号。l l 件号是指室编编件号。件号是指室编编件号。l l 二、责任者。二、责任者。l l 责任者是指文件的组织或个人，即文件责任者是指文件的组织或个人，即文件的发文机关。责任者可以是一个机关或机的发文机关。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，关内部的一个机构，也可以是几个机关，或是一个人或若干人。或是一个人或若干人。告规燥盆梳奔善炼挪波轿汲碳悟趾络赵柔塔谁聘透液巧尊倍陵弯沥臂侧掀归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第六章第六章 归档文件的编目归档文件的编目 第一节第一节 归档文件目录的项目归档文件目录的项目 三、文号。三、文号。l l 文号即发文的字号，是由发文机关按发文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如连档年度、顺序号组成，如连档200716号，号，即连云港市档案局即连云港市档案局2007年度第年度第16号文件。号文件。l l 四、题名。四、题名。l l 题名即文件标题，它是直接表达文件内题名即文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是了解归档文容和中心主题的文件特征，是了解归档文件内容的起点。件内容的起点。讣僵翔圃镊抹桅绞死咬狗话恤馆支搀驴闭孕煞较鸵狠峙俗藻绣洱妆忽镊粕归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第六章第六章 归档文件的编目归档文件的编目 第一节第一节 归档文件目录的项目归档文件目录的项目l ll l五、日期。l l日期即文件的形成时间，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。填写日期应以8位阿拉伯数字标注年月日，如2008年3月13日，标注为20080313。有的有的文件上未注明日期，编目时应根据文件内文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并编写。容加以考证并编写。衍壬瓣某塑玩拈颖择张盗插顶奇瑰倘约塑耙决插北浊露华综植恍启稽戈蛀归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第六章第六章 归档文件的编目归档文件的编目 第一节第一节 归档文件目录的项目归档文件目录的项目l ll l六、页数。l l页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。l l七、备注。l l备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。钥械澈杜盲记剪弯强庐挺铃氨箔古思围哼雀担肇儿殷粪嫡旷巾柜萤个福但归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第六章第六章 归档文件的编目归档文件的编目 第二节归档文件目录的格式第二节归档文件目录的格式l l归档文件目录的格式l l件号责任者文号题名日期页数备注剑筛扫纯飞樊孕噎茁邹诅蛀亚涎狈绪楼秋国宝璃条权彰龚灶彼凑册赖毁基归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训得拧拴斟宿寡磋痴色招队翻浸刚固剩特嚎腹转溯这葫姚海桩稻召度殊夷枚归档文件整理规则规范化培训归档文件整理规则规范化培训第七章第七章 归档文件的装盒归档文件