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档案管理实务档案管理实务项目一项目一 认识档案与档案机构认识档案与档案机构学习目标学习目标学习目标学习目标v1知识要求：通过本项目单元的学习，掌握什么是档案、档案的属性以及与史料的区别，明确档案的起源以及档案管理机构。v2能力要求：通过本项目单元的学习，能够区分档案与史料。任务一任务一 了解档案的起源与档案价值了解档案的起源与档案价值1、能够根据档案属性区分档案与史料；2、能够明确档案属类。能力目标能力目标 知识目标知识目标1、掌握档案含义。2、明确档案的属性以及与史料的区别。3、了解档案的价值。教学目标【案例导入案例导入案例导入案例导入】v甲骨文于1898年为古董商、金石学家所识别，之后在殷墟（河南安阳小屯村）大规模挖掘，有大量的龟甲兽骨出土，加上别地的零星采集，至今已收集十几万片。19世纪末年在殷代都城遗址发现的大量甲骨文，继承了陶文的造字方法，是中国商代后期（前14前11世纪）王室用于占卜记事而刻（或写）在龟甲和兽骨上的文字。它是中国已发现的古代文字中体系较为完整的文字。v商代甲骨文是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。我们学习档案管理实务，首先要明确其研究的档案管理学的研究对象档案和档案工作，对于它的起源、含义、种类和档案机构等有一个初步的认识和了解，为进一步学习档案管理奠定良好的基础。v档案是人类活动的必然产物，是人类社会发展到一定历史阶段的产物，它萌芽于原始社会，形成于奴隶社会初期，经历了一个从不成熟到比较成熟的过程。人们的各种社会活动，需要依托有效的载体形式来记录、存储和传播信息，档案就是记述和反映人们各种活动的历史记录，有了档案，人类活动的真实信息可以得以留存和传播。从远古的结绳记事、刻木为契，到今天信息化条件下出现的电子文件、电子档案，社会历史发展的各个时代和人类生活的各个阶段，档案无处不在、无时不有。任务训练：任务训练：v活动目标通过网络或实地调查了解档案的起源与档案价值，以及档案价值发挥实现途径。v活动组织 v根据情况灵活分组调查；v活动内容与要求v1、学生5人一组进行上网或实地调查了解档案的起源、档案的种类、档案价值以及档案价值发挥的途径，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案及其价值的理解。v2、图片或视频展示相关“档案发展演变”的图像资料，学生根据资料讨论档案的属性特征及价值。v3、教师总结。【理论支撑理论支撑】v一、档案的起源一、档案的起源v（一）档案的发展历程v“结绳”和“刻契”是辅助记事的方法v甲骨档案是我国迄今发现最早的档案v简牍档案、金石档案和缣帛档案v纸质档案的出现是档案发展史上的进步v音像档案、照片档案、电子档案等新型档案v（二）档案名称的由来v词源中对“档案”一词解释是“档是横木框档，即木架柜格；案是几属，小桌子，引申为把处理一桩事件的有关文书叫一案。”档案在殷商被称作“典”、“册”，在西周称为“中”；在秦汉以后，档案被称为“典籍”、“图籍”，特别是纸张的出现和官员多在案几上办理公文，档案较多地被称为“文书”、“案卷”、“文案”、“案牍”。v史料记载，“档案”最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用“档案”一词；康熙十九年（1680年）的起居注中有“部中无档案”的记载。康熙四十六年（1707年），杨宾的柳边纪略对“档案”一词的来历和含义作了详尽说明：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。二、档案的定义及其含义二、档案的定义及其含义二、档案的定义及其含义二、档案的定义及其含义v根据档案工作实践以及档案法规的标准，我国对档案作这样的定义：档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存利用价值的各种载体形式的历史记录。1 1 1 1来源的广泛性。来源的广泛性。来源的广泛性。来源的广泛性。2 2 2 2形成的原始性。形成的原始性。形成的原始性。形成的原始性。3 3 3 3形式的多样性。形式的多样性。形式的多样性。形式的多样性。4 4 4 4生成的条件性。生成的条件性。生成的条件性。生成的条件性。竹简金石档案帛书这一定义揭示了档案的几个基本特点：三、档案的价值及实现规律三、档案的价值及实现规律三、档案的价值及实现规律三、档案的价值及实现规律v第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值客体与主体的中介物人类的社会实践活动。v第二，档案价值是档案客体和主体之间的特定关系，是档案属性与主体需要的统一。v第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义或作用。档案基本价值的分类：档案基本价值的分类：档案基本价值的分类：档案基本价值的分类：v档案基本价值:v一是查考凭证价值v二是广泛的参考价值档案基本价值的作用：档案基本价值的作用：档案基本价值的作用：档案基本价值的作用：v1档案是机关工作的参考证据。v2档案是生产活动的参考依据。档案价值实现具有一定的规律性：档案价值实现具有一定的规律性：档案价值实现具有一定的规律性：档案价值实现具有一定的规律性：v1时间对档案价值实现的双向影响规律。v2档案价值扩展规律v3档案价值实现的条件规律四、档案的种类四、档案的种类四、档案的种类四、档案的种类v1按照档案来源标准可分为：公务档案与私人档案。v2按照档案的内容标准分为：文书档案、科技档案与专门档案v3按照档案的形成时间标准可分为：历史档案与现行档案v4按照档案载体形式标准分为：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案等。任务二任务二 熟悉我国档案管理体系熟悉我国档案管理体系v掌握我国档案管理内容及工作原则；v明确我国档案管理机构及其设置原则。v了解我国常见的档案工作机构及其职责能力目标能力目标 知识目标知识目标1、能够掌握我国档案管理机构及其设置；2、能够区分档案馆与档案室的不同；3、能够区分不同的档案工作机构及其职责。教学目标【案例导入案例导入案例导入案例导入】v某某建筑企业公司档案室管理制度（部分）v一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。v二、归档范围v公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。v三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。v四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。v五、资料的收集与整理v1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。v2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。六、资料的分类与归档六、资料的分类与归档六、资料的分类与归档六、资料的分类与归档1.1.1.1.公司档案资料的分类依据公司档案资料的分类依据公司档案资料的分类依据公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度文书立卷归档管理制度文书立卷归档管理制度文书立卷归档管理制度的有关规定执行。的有关规定执行。的有关规定执行。的有关规定执行。2.2.2.2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。我国档案管理机构大体包括档案室和档案馆，从全国档案工作来说，档案我国档案管理机构大体包括档案室和档案馆，从全国档案工作来说，档案我国档案管理机构大体包括档案室和档案馆，从全国档案工作来说，档案我国档案管理机构大体包括档案室和档案馆，从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。每每每每一种档案管理机构的职责各不相同，都会根据本单位的具体情况制定本档一种档案管理机构的职责各不相同，都会根据本单位的具体情况制定本档一种档案管理机构的职责各不相同，都会根据本单位的具体情况制定本档一种档案管理机构的职责各不相同，都会根据本单位的具体情况制定本档案室的规章制度，对其工作内容、归档范围等作出明文规定，明确任务与案室的规章制度，对其工作内容、归档范围等作出明文规定，明确任务与案室的规章制度，对其工作内容、归档范围等作出明文规定，明确任务与案室的规章制度，对其工作内容、归档范围等作出明文规定，明确任务与职责。职责。职责。职责。任务训练：任务训练：活动目标活动目标活动目标活动目标 通过网络或实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原通过网络或实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原通过网络或实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原通过网络或实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等。则、工作职责等。则、工作职责等。则、工作职责等。活动组织活动组织活动组织活动组织 根据情况灵活分组调查；根据情况灵活分组调查；根据情况灵活分组调查；根据情况灵活分组调查；活动内容与要求活动内容与要求活动内容与要求活动内容与要求 学生学生学生学生5 5 5 5人一组，分类调查企事业单位档案室或档案馆，实地调查了解我人一组，分类调查企事业单位档案室或档案馆，实地调查了解我人一组，分类调查企事业单位档案室或档案馆，实地调查了解我人一组，分类调查企事业单位档案室或档案馆，实地调查了解我国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等，然后各组国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等，然后各组国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等，然后各组国档案机构，以及各类档案机构的设置原则、工作职责等，然后各组指定代表总结介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案馆与档案指定代表总结介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案馆与档案指定代表总结介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案馆与档案指定代表总结介绍他们的调查情况，并总结分析自己对档案馆与档案室的理解。室的理解。室的理解。室的理解。一、档案管理工作的内容及其原则一、档案管理工作的内容及其原则基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用等8个方面（一）档案管理工作的内容（二）我国档案管理工作原则（二）我国档案管理工作原则（二）我国档案管理工作原则（二）我国档案管理工作原则1我国档案管理体制2我国档案管理工作原则（1）统一领导，分级管理工作。（2）维护档案的完整与安全。（3）便于社会各方面的利用。二、我国的档案机构二、我国的档案机构二、我国的档案机构二、我国的档案机构v所谓的档案机构是指管理档案的机构和管理档案工作的机构，前者包括机关、企业、事业单位的档案室和各级档案馆，后者为档案行政管理机构。（一）组织形式（一）组织形式（一）组织形式（一）组织形式v两种类型v1分立型的档案工作机构v2综合型档案工作机构综合型的档案工作机构的优点：综合型的档案工作机构的优点：综合型的档案工作机构的优点：综合型的档案工作机构的优点：v（1）有利于档案工作机构的稳定。v（2）有利于档案工作职能的发挥。v（3）有利于档案工作所需人力、物力和财力的保障。v（4）有利于档案工作业务的开展。（二）常见的档案工作机构（二）常见的档案工作机构（二）常见的档案工作机构（二）常见的档案工作机构v1档案室v（1）普通档案室。v（2）科技档案室。v（3）音像档案室或声像档案室v（4）人事档案室。v（5）综合档案室。v（6）档案资料信息中心。v（7）联合档案室。v2企业档案馆（三）档案机构的职责与设置原则1档案机构的职责根据国家有关法律、法规的规定，档案工作机构的主要职责包括以下几个方面：贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策建立健全本单位档案工作的各项规章制度；负责统一管理本单位的档案和档案工作；对本单位下属二级单位的档案工作进行监督和指导；对本单位各业务职能部门文件材料的形成、积累和整理归档工作进行指导。2档案机构的设置原则档案工作机构的设置要以科学的论证为基础，其设置原则应该包括：第一，组织自身依法设立、自主决定的原则。第二，与组织和组织档案工作的现状和发展相适应的原则。第三，保定组织档案完整、完全和有效利用的原则。第四，节约档案管理成本的原则。档案工作管理体制任务任务三三三三 了解档案管理趋势和档案人员的素质了解档案管理趋势和档案人员的素质了解档案管理趋势和档案人员的素质了解档案管理趋势和档案人员的素质1、掌握我国档案管理现状及管理趋势；2、明确我国档案工作者的素质要求。能力目标能力目标 知识目标知识目标1、能够掌握我国档案管理现状及管理趋势；2、明确我国档案工作者的素质要求。3、能够按照我国档案工作者的素质要求来培养自己的职业素养。教学目标【案例导入】上海某单位行政档案管理人员招聘公告职位描述：1、负责公司文档资料的管理工作。2、日常行政工作的执行。3、领导交办的其他事务。任职资格：1、具备档案管理知识。2、熟悉档案管理相关法律法规，及企业档案管理的流程。3、工作认真细致，条理性强，有高度的责任心和服务意识。4、良好的口头表达能力和沟通协调能力，熟练使用办公设备和软件。5、保密意识强，稳定性好。v档案管理工作已形成档案信息化、集成管理、向数字化档案馆方向前进的发展趋势，伴随信息时代的到来，v档案信息化的发展趋势使档案工作的概念发生了根本性的变革。在这种情况下，各单位和档案管理机构对v档案工作者的素质要求也与以前大不相同了v，除了具备专业素质以外对计算机网络等技术的要求大大提高了。【理论支撑理论支撑】一、档案管理趋势（一）档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势（二）档案信息的集成化管理是资源共享的最佳模式（三）数字化档案馆是新世纪档案馆发展的必然方向二、档案人员的素质要求1思想素质。2专业技能。3心理素质。项目二 档案收集学习目标学习目标学习目标学习目标通通过过本本项项目目单单元元的的学学习习，掌掌握握档档案案收收集集范范围围、收收集集方方法法，明明确确归档制度和要求。归档制度和要求。知识要求知识要求能力要求能力要求通通过过本本项项目目单单元元的的学学习习与与任任务务训训练练，能能够够按按照照档档案案收收集集方方法法和和程程序序，进进行行立立卷卷归归档档工作。工作。任务一任务一 了解档案收集内容与地位了解档案收集内容与地位1、掌握档案收集归档的含义。2、明确档案收集工作的内容以及要求知识目标：知识目标：1、能够分析档案收集归档在档案整体工作中的地位；2、能够根据档案收集要求判断具体做法是否规范.能力目标：能力目标：案例导入案例导入案例导入案例导入 v某某职业技术学院综合档案室档案材料收集、整理制度 一、综合档案室每年定期对上一年度应归档的档案材料及时进行收集和接收，检查、验收后填写档案材料移交清单，一式两份。二、特殊文件材料原单位暂需继续使用的，视情况最多可缓期一年后整理移交归档。三、明确文件归档范围，积极搜集，保证归档文件材料的齐全完整。四、做好归档文件材料的初期鉴定工作，对具有保管价值的文件材料不能随意堆放，要及时进行科学整理、分类、编目、上架。五、财会档案在接收归档时，一律保持原卷、原册，如有特殊情况，需会同财务人员共同研究决定。六、按照某某省档案征集办法，定期征集散存在个人和社会有关本校的档案材料。v档案收集就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。从上述案例中我们可知档案收集包含接收和征集档案两层意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。任务训练任务训练任务训练任务训练 活活动动目目标标通过网络或实地调查了解档案收集通过网络或实地调查了解档案收集归档的含义及内容；归档的含义及内容；能按照我国档案法规的相关规定对具能按照我国档案法规的相关规定对具体档案收集行为进行判断。体档案收集行为进行判断。活活动动组组织织根据情况灵活分组调查；根据情况灵活分组调查；调查了解某单位档案室或调查了解某单位档案室或档案馆收集的归档制度、档案馆收集的归档制度、归档文件的要求以及档案归档文件的要求以及档案收集途径，代表介绍他们的收集途径，代表介绍他们的调查情况，并总结分析我国调查情况，并总结分析我国档案收集工作的实际现状。档案收集工作的实际现状。活活动动内内容容与与要要求求理论支撑理论支撑理论支撑理论支撑 v档案收集工作的内容主要包括三方面：v一是档案室对本机关内部各部门需要归档档案的接收工作。v二是各级国家综合档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。v三是对历史档案的接收和征集工作。一、档案收集工作内容一、档案收集工作内容二、档案收集归档的地位二、档案收集归档的地位v1档案收集工作是档案工作的起点。v2档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。v3档案收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段。三、档案收集工作的要求三、档案收集工作的要求v1归档材料应当齐全、完整、优化。v2加强档案调查和指导。v3保持全宗不可分散性。v4加强档案工作的标准化。任务二任务二任务二任务二 档案室归档流程档案室归档流程档案室归档流程档案室归档流程1、掌握单位档案归档时间、归档范围的具体规定。2、明确档案室收集归档工作的组织与具体流程。知识目标：知识目标：1、能够设计机关档案室收集归档工作方案；2、能够根据档案收集归档的具体要求进行档案归档仿真训练能力目标：能力目标：【案例导入案例导入案例导入案例导入案例导入案例导入】vv小王刚被分配到某公司档案室就遇到了公司收集去年的档案资料，几小王刚被分配到某公司档案室就遇到了公司收集去年的档案资料，几个部门都陆续将本部门整理好的文件材料，移交到档案室，只有研发个部门都陆续将本部门整理好的文件材料，移交到档案室，只有研发处迟迟不送来。业务主管就叫小王去研发处催要，当他向相关人员说处迟迟不送来。业务主管就叫小王去研发处催要，当他向相关人员说明来意后，不料，那人说：明来意后，不料，那人说：“还没有到时间呢？我们还没有整理好还没有到时间呢？我们还没有整理好”。小王解释说，早一点收上来是为了便于档案整理归档，这是制度。小王解释说，早一点收上来是为了便于档案整理归档，这是制度。不料那人又说：不料那人又说：“便于你们整理了，就不便于我们利用了。便于你们整理了，就不便于我们利用了。”说完，说完，就不理小王了。就不理小王了。vv企业科技档案收集工作是档案管理的基础，收集工作的质量会对企业企业科技档案收集工作是档案管理的基础，收集工作的质量会对企业的技术储备能力、市场竞争力和档案服务于科研生产的能力产生重要的技术储备能力、市场竞争力和档案服务于科研生产的能力产生重要影响。小王就是出于此点，才督促研发处上交档案材料的。但是研发影响。小王就是出于此点，才督促研发处上交档案材料的。但是研发处的人不原意给他档案，也有自己的理由，研发处不同于公司其他部处的人不原意给他档案，也有自己的理由，研发处不同于公司其他部门，他们产生的档案具有其自身特点，研发处不愿意上交档案，是因门，他们产生的档案具有其自身特点，研发处不愿意上交档案，是因为担心不便于自己利用。档案室在制定归档时，应该根据各部门的特为担心不便于自己利用。档案室在制定归档时，应该根据各部门的特点，而有区别的对待。对于研发处，可以根据其研究项目的特点，按点，而有区别的对待。对于研发处，可以根据其研究项目的特点，按项目完成时间归档，可以适当地拖延归档时间，而不要硬搬归档制度，项目完成时间归档，可以适当地拖延归档时间，而不要硬搬归档制度，不讲究灵活性，造成不必要的麻烦，以致影响公司整体工作。不讲究灵活性，造成不必要的麻烦，以致影响公司整体工作。任务训练任务训练任务训练任务训练 活活动动目目标标设计机关档案室收集归档工作方案；仿真训练某某单位档案归档移交工作。活活动动组组织织根据情况灵活分组调查；分配角色；1、学生分组进行实地调查了解某某单位归档与不归档文件的范围、归档时间以及档案收集的途径与方法，然后各组综合他们的调查情况，设计档案室收集归档流程；2、对比分析，学生讨论“档案室档案如何做好档案收集工作？”。3、分角色模拟仿真训练文书部门与档案室进行档案移交归档工作（预先各相应角色设计好相关移交的表格和待归档的文件材料若干）活活动动内内容容与与要要求求【理论支撑理论支撑理论支撑理论支撑理论支撑理论支撑】vv收集归档流程图：收集归档流程图：单位各部门按归档范围收集应归档材料，整理分类输入目录质量检查鉴定移交接收填写移交清单一、归档与归档制度一、归档与归档制度一、归档与归档制度vv各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室单位的文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为“归档归档”。我国归档已经成为国家明文规定的一项制度，即通常所。我国归档已经成为国家明文规定的一项制度，即通常所说的说的“归档制度归档制度”。收集工作主要是依靠建立健全归档制。收集工作主要是依靠建立健全归档制度来完成的，归档制度对各机关文件归档时间、归档范围、度来完成的，归档制度对各机关文件归档时间、归档范围、归档份数、归档要求以及归档手续作了详细地规定。归档份数、归档要求以及归档手续作了详细地规定。二、归档范围与归档流程二、归档范围与归档流程二、归档范围与归档流程vv（一）明确归档范围（一）明确归档范围vv1 1上级来文上级来文vv2 2本单位形成的各种文件本单位形成的各种文件vv3 3下级报送的文件下级报送的文件vv4 4相关文件相关文件（二）确定归档时间（二）确定归档时间（二）确定归档时间（二）确定归档时间（二）确定归档时间（二）确定归档时间vv1 1管理性文件：一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交管理性文件：一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。归档。vv2 2科技性文件：根据文件形成的具体情况有不同的要求，科技科技性文件：根据文件形成的具体情况有不同的要求，科技性文件资料可以分以下五类：按项目结束时间归档、按工作阶段性文件资料可以分以下五类：按项目结束时间归档、按工作阶段归档、按子项目结束时间归档、按年度归档和随时归档。项目性归档、按子项目结束时间归档、按年度归档和随时归档。项目性突出的科技文件可以按照按项目结束时间归档；项目较大或延续突出的科技文件可以按照按项目结束时间归档；项目较大或延续时间较长的按工作阶段归档；一般来讲，对活动和形成周期长的时间较长的按工作阶段归档；一般来讲，对活动和形成周期长的科技文件或作为科技案保存的科技管理性文件，一般按年度归档。科技文件或作为科技案保存的科技管理性文件，一般按年度归档。有时因文件的机密性强或购设备的随机材料也可以随时归档。而有时因文件的机密性强或购设备的随机材料也可以随时归档。而对于大型项目或研究课题，往往按子项结束时间归档。因为大型对于大型项目或研究课题，往往按子项结束时间归档。因为大型项目是由若干子项组成，这些子项相对独立，工作进程也不尽相项目是由若干子项组成，这些子项相对独立，工作进程也不尽相同，当一个子项工程结束后，所形成的文件可先行归档。同，当一个子项工程结束后，所形成的文件可先行归档。vv3 3会计文件：依据会计文件：依据档案法档案法和和会计档案管理办法会计档案管理办法的规定，的规定，在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管，但是有些工作中常用的企业财务会计文件也交给档案部门保管，但是有些工作中常用的企业财务会计文件也可适当延迟。可适当延迟。（三）归档份数（三）归档份数（三）归档份数（三）归档份数（三）归档份数（三）归档份数vv归档份数是指文件归档数量。总的来说。纸质档案凡是需归档份数是指文件归档数量。总的来说。纸质档案凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需多要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的则需多归档若干份。而磁性载体档案一般要有备份。但是规定不归档若干份。而磁性载体档案一般要有备份。但是规定不宜过于笼统，也不能做出过于简单划一的标准。比如工程宜过于笼统，也不能做出过于简单划一的标准。比如工程档案的份数一般不少于两套，但是其中某套工程档案中有档案的份数一般不少于两套，但是其中某套工程档案中有些材料由于利用比较频繁出于保护原件的需要而在归档的些材料由于利用比较频繁出于保护原件的需要而在归档的时候多要几份以提供利用，具体的可以按照实际情况各单时候多要几份以提供利用，具体的可以按照实际情况各单位自行决定没有强制的规定。位自行决定没有强制的规定。（四）归档程序（四）归档程序（四）归档程序（四）归档程序（四）归档程序（四）归档程序vv一般由文书部门整理完毕后，按规定时间和要求向档案室移交。一般由文书部门整理完毕后，按规定时间和要求向档案室移交。具体程序如下：具体程序如下：vv1 1按移交清单移交双方点清楚。移交清单一式两份。档案移交目按移交清单移交双方点清楚。移交清单一式两份。档案移交目录格式大体如表录格式大体如表1 1：vv 表表1 1 档案移交目录档案移交目录vv部门：部门：序号序号案卷标题案卷标题起止日期起止日期 卷卷 内内保管期限保管期限备注备注 件 数 页 数123移交人：接收人：交接日期：vv2 2确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。vv3 3科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明。由归档科技文件归档时，还需编写归档文件简要说明。由归档人员编写。一般包括以下内容：项目的名称和代号、项目人员编写。一般包括以下内容：项目的名称和代号、项目的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质的任务来源、工作依据和实施过程，项目的科技水平、质量评价和技术经济效益、科技档案质量情况，项目主持人量评价和技术经济效益、科技档案质量情况，项目主持人及参加者姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、及参加者姓名和分工，文件整理者和说明书撰写人姓名、日期等。日期等。vv表表2 2：会计档案移交清册：会计档案移交清册编号编号档案种档案种类类所属年月所属年月数量数量保存年保存年限限保存起保存起讫期限讫期限原经手原经手人人备备注注年份月份单位数量接收单位经办人移交单位经办人年月日4 4 4 4 4 4归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档归档目录：归档文件移交完毕后，档案部门要将每年移交的档案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表案登记造册，并编制封面。归档文件目录封面及内页如表3.13.13.13.13.13.1：vv表表3.1 3.1 归档文件目录封面归档文件目录封面vv表表3.2 3.2 归档文件目录（内页）归档文件目录（内页）归档文件目录 全宗名称 年 度 保管期限 机 构 （问题）件号件号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注示例：示例：示例：示例：示例：示例：JX11JX11JX11JX11JX11JX11归档文件目录归档文件目录归档文件目录归档文件目录归档文件目录归档文件目录件号件号责任者责任者文号文号题名题名日期日期页数页数备注备注001教务处浙教通知200573号关 于 做 好2005-2006学年第一学期期中教学质量检查工作的通知200511073长期002某学院浙教20061号关于印发关于深化教学改革、全面提高教学质量的意见的通知2006010215长期任务三任务三任务三任务三 电子文件的归档电子文件的归档电子文件的归档电子文件的归档1、掌握电子文件与电子档案的含义；了解电子档案的归档时间、归档范围的具体规定。2明确电、档案归档流程。知识目标：知识目标：1、能够设计电子档案归档流程；能够根据电子档案2、收集归档的具体要求填写移交的相关手续，如归档电子文件登记表等。能力目标：能力目标：【案例导入案例导入案例导入案例导入案例导入案例导入】vv国内首个专门的电子文件元数据管理系统国内首个专门的电子文件元数据管理系统vv20002000年，浙江省电力公司研制了文件管理与档案管理真正年，浙江省电力公司研制了文件管理与档案管理真正融为一体的浙江电力办公自动化系统，真正实现文件管理融为一体的浙江电力办公自动化系统，真正实现文件管理和档案管理合一，实现了对电子文件的全程管理和前端控和档案管理合一，实现了对电子文件的全程管理和前端控制。这个电子文件管理系统，该系统在浙江省电力系统多制。这个电子文件管理系统，该系统在浙江省电力系统多家单位投入试运行以来，反映良好，提高了工作效能，体家单位投入试运行以来，反映良好，提高了工作效能，体现出了元数据管理系统在保证电子文件的关联性、真实性、现出了元数据管理系统在保证电子文件的关联性、真实性、凭证性、长期有效性上的作用。凭证性、长期有效性上的作用。vv随着电子计算机及网络信息技术的迅速发展和广泛应用，随着电子计算机及网络信息技术的迅速发展和广泛应用，机关团体、企事业单位在社会活动中形成的电子文件日益机关团体、企事业单位在社会活动中形成的电子文件日益增多，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广增多，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛认识和应用，电子文档的处理和电子档案的管理已经成泛认识和应用，电子文档的处理和电子档案的管理已经成为档案工作者一项新的任务。为档案工作者一项新的任务。任务训练任务训练任务训练任务训练 活活动动目目标标调查了解某单位电子文件收集归档工作（包括物理归档和网络归档）；利用文档管理系统软件仿真训练某某单位电子档案归档移交工作，并根据电子档案收集归档的具体要求填写移交的相关手续。活活动动组组织织根据情况分组调查；上机登陆文档管理软件（如创奇、泰宇文档管理软件等）模拟训练电子档案的归档；1、学生分组进行实地调查了解某单位电子文件收集归档工作（包括物理归档和网络归档），然后各组综合他们的调查情况，设计电子档案收集归档流程；2、上机登陆文档管理软件（如创奇、泰宇文档管理软件等）模拟训练电子档案的归档；预先提供相关移交的表格和待归档的文件材料若干）活活动动内内容容与与要要求求【理论支撑理论支撑理论支撑理论支撑理论支撑理论支撑】vv一、电子文件与电子档案一、电子文件与电子档案vv电子文件（电子文件（Electronic RecordsElectronic Records）是指人们在社会活动中）是指人们在社会活动中形成的，以代码形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体中，形成的，以代码形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体中，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。vv电子档案是具有保存价值已归档的电子文件及相应的支持电子档案是具有保存价值已归档的电子文件及相应的支持文件。电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大文件。电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。电子档案特点电子档案特点电子档案特点电子档案特点电子档案特点电子档案特点v1操作简单，自动分类，便于管理。v2容量大，体积小，节省存储空间。v3对载体和系统的依赖性较强。v4信息与载体是可分离的。二、电子文件的归档流程二、电子文件的归档流程二、电子文件的归档流程各部门各单位按归档范围收集，整理分类计算机输入目录鉴定、检测、复制备份 填写电子文件 归档说明 通过网络或磁盘 向档案部门移交电子文件归档的程序电子文件归档的程序电子文件归档的程序电子文件归档的程序电子文件归档的程序电子文件归档的程序vv1 1确定电子文件是经过审批的最终确定电子文件是经过审批的最终“版本版本”；vv2 2积累整理，编制目录；积累整理，编制目录；vv3 3鉴定和检测归档的电子文件；鉴定和检测归档的电子文件；vv附：归档电子文件移交、接收检验登记表附：归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目检验项目单位名称单位名称移交单位接收单位真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日v4编制电子文件归档说明；v5存入存储载体，复制备份。v6确定载体标识，向档案部门移交。v7、移交保管。表：归档电子文件交换文据表：归档电子文件交换文据表：归档电子文件交换文据表：归档电子文件交换文据表：归档电子文件交换文据表：归档电子文件交换文据移交单位名称移交单位名称接收单位名称电子文件所属年度归档电子文件类别代码归档电子文件格式移交总件数 档号范围真实性检测完整性检测有效性检测无病毒检测移交单位说明接收单位意见交接时间移交单位签章接收单位签章vv归档时间一般在年度或任务完成之后，或一个阶段之后的归档时间一般在年度或任务完成之后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（也称为阶段归档），具体视情况而一段时间内进行归档（也称为阶段归档），具体视情况而定。归档份数一般是拷贝两套，一套封存。另一套提供利定。归档份数一般是拷贝两套，一套封存。另一套提供利用。即使是在网络上归档，也要拷贝一套封存，必要时应用。即使是在网络上归档，也要拷贝一套封存，必要时应封存两套，一套异地保存。封存两套，一套异地保存。vv1 1明确收集范围，落实收集责任。明确收集范围，落实收集责任。vv2 2电子文件在归档之前，要进行认真的鉴定。电子文件在归档之前，要进行认真的鉴定。vv3 3选择适宜的归档方法。选择适宜的归档方法。vv4 4必须由电子文件的形成单位按统一格式编目整理后，传必须由电子文件的形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，从而保输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，从而保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。vv5 5电子文件采取电子文件采取“双轨制双轨制”归档。归档。归档电子文件登记表归档电子文件登记表归档电子文件登记表归档电子文件登记表归档电子文件登记表归档电子文件登记表档号档号题名题名责任者责任者文件形成文件形成时间时间文件文件编号编号稿本代码稿本代码电子文件电子文件类别代码类别代码保管保管期限期限登记登记时间时间注：以件为单位填写此表，一个载体一份，附在相关的首页后。vv1 1文件编号：文件在案卷中的自然顺序号，用阿拉伯数字表示，如文件编号：文件在案卷中的自然顺序号，用阿拉伯数字表示，如“1616”；vv2 2题名：文件上的原标题，如题名：文件上的原标题，如“XXXX系统关于进一步加强和改进未成年人思想道系统关于进一步加强和改进未成年人思想道德建设的实施计划德建设的实施计划”，如果文件上的标题过于简略，可根据文件内容自拟标题，如果文件上的标题过于简略，可根据文件内容自拟标题，加加 以示区别。以示区别。vv3 3责任者、保管期限：和纸质文件一样；责任者、保管期限：和纸质文件一样；vv4 4文件格式：是指电子文件存储格式，如文本文件、数据文件、图形文件、影文件格式：是指电子文件存储格式，如文本文件、数据文件、图形文