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1、平常办公事务管理 企业行政人员每天绝大部分时间面对重要是一写平常办公事务，这些事物一般都比较繁琐。假如将这些平常繁琐事务加以梳理，进行有效管理，就可以大大提高行政人员工作效率，进而提高企业综合竞争力。在实际工作过程中要想将各项工作真正落到实处，就必须有明确、详细制度作为根据，将各项事务管理工作规范化、原则化、制度化。企业平常行政办公事务重要包括：办公设备管理、办公用品管理、印信管理、证照管理、图书资料管理、办公文书管理等内容。本章从实际角度出发，首先明确了办公事务主管及其秘书岗位职责及任职条件；另一方面为行政管理人员提供了办公设备管理、办公用品管理、印信管理、照管理、图书资料管理、办公文
2、书管理等方面详尽制度参照，并用流程图形式讲个环节管理活动愈加直观、鲜明地展现出来；最终还为行政管理人员提供了平常行政事务管理中常用《办公设备请购单》、《办公设备采购审批表》、《办公设备入库登记表》、《办公用品申购单》、《办公用品申领表》、 《办用品订购进度控制表》、《归档案卷目录表》、《档案调阅申请表》、《印章使用登记表》、《图书借阅登记表》、《发文登记表》等一系列实用表单工具，协助行政管理人员从容面对工作中各项繁杂平常事务。 平常办公岗位职责及任职条件 本节重点简介办公事务主管和办公事务秘书岗位职责与任职条件，一般状况下，办公事务主管是企业行政事务重要管理者，也是重要领导者和决策
3、者，其负责企业平常行政实物计划、组织、协调及监督工作。办公事务秘书则是办公事务主管助手，重要协助其处理企业中详细平常行政事务，以及其他某些程序化工作。两者互相配合支持，对平常办公事务进行有效管理，以保证企业正常运行。 平常办公主管岗位职责 平常办公主管直接上级是行政经理，直接下级是平常办公秘书。其岗位职责如下： 职责1：根据企业发展总目完毕本部门工作目制定，本部门月度、年度工作计划确定，报请上级领导审批后、组织实行并贯彻状况实行加以监督和检查。 职责2：负责企业办公事务管理规章制度组织起草工作，报清上级领带审批后，严格执行。 职责3：负责管理好企业财产物资，建立行政财
4、产资帐并定期进行盘点。 职责4：按照企业年度财务预算，对办公费用支出进行审核和控制，并确认费用分摊范围。 职责5：负责管理企业档案、印信、图书及多种公文、信件。 职责6：负责企业内外部信息传递，协调企业内外部各部门，个有关单位间关系。 职责7：负责企业内部治安管理 职责8：负责组织对本部门人员培训及绩效考核工作。 平常办公主管岗位任职条件 一名优秀平常办公主管须具有如下任职条件： 条件1：具有行政管理、企业管理、人力资源管理、公共关系、新闻、中文等有关专业及以上学历。 条件2：具有3年以上有关工作经验。 条件3：具有行政管理方面基本技
5、能。 条件4：理解企业管理、人事管理、财务管理等方面基础知识。 条件5：具有较强综合能力和组合字管理能力。 条件6：具有较强书面及语言体现能力。 条件7：具有敏锐感知力和良好公关能力。 条件8：有亲和力，善于与人沟通；责任感强，工作态度严谨。 条件9：具有良好心理素质及身体素质，可以承受较强工作压力，有服务意识。 平常办公秘书岗位职责 办公事务秘书在平常办公主管直接领导下完毕平常工作，。其岗位职责重要为如下几点： 职责1：协助平常办公主管完毕办公事务管理制度和工作计划等文字材料草拟。 职责2：负责购置、保管及发放办公设备、办公用品等行
6、政财产物资。 职责3：做好企业档案、印信、图书以及多种公文、信件归档和管理工作。 职责4：协助平常罢工主管做好平常接待。 职责5：协助平常办公主管沟通、协调各部门，做好信息上传下达工作。 职责6：负责提出合理化提议，协助平常办公主管搞好本部门提议。 平常办公秘书任职条件 担任平常办公秘书人员应具有如下任职条件： 条件1：具有文秘、中文、行政、人力资源、公关关系管理等有关专业大专以上学历。 条件2：具有文秘等有关工作经验。 条件3：具有行政管理方面基本技能。 条件4：学习能力强，有较广泛知识面。 条件5：具有较强书面及语言体现能力，及
7、良好沟通能力和上传下达能力。 条件6：领悟能力强，善于理解领导意图。 条件7：可以纯熟地操作电脑及常用办公软件。 条件8：工作态度严谨，责任心强，认真细致，有耐心。 条件9：仪容仪表大方、得体，性格开朗，为人热情，具有良好品德修养。 条件10：身材素质良好，可以出库耐劳。 尤其提醒 从事文秘工作人员应具有基本素质就是办事认真细致，对于行政办公事务秘书而言，更是如此，例如接待来访人员时，应根据详细状况进行分析，区别看待不一样来访者；对主管待处理事项根据轻重缓急进行整顿，制定合理日程表，必要时予以主管对应提醒；制作常用物品明细表，以防主管临时外出时手忙脚乱
8、……总之，专心关注细节是协助文秘人员在工作中获得事半功倍效果，赢得更高工作承认度有效手段。 办公设备管理 企业办公设备一般包括用于文字或图片资料打印机、复印机、装订机；用于处理音像资料录像机、影碟机、收录机、摄影机；用与办公通讯电话机、传真机；尚有平常办公所需电脑等。对办公设备管理详细体目前采购管理和使用管理两个方面。采购办公设备时应本着合理节省，减少成本原则，结合自身财力及实际需要制定采购计划。采购方式可采用定点采购或招标采购，也可采用即时询价方式，或综合运用三种方式，尽量做到采购成本最低化，采购质量最优化，采购效率最快化。对办公设备使用管理可根据不一样设备使用特性分类进
9、行管理，并明确地划分使用和保管责任，以防出现互相推卸责任状况。 办公设备管理制度 办公设备管理制度一般波及到办公设备采购、使用、报修，报废等环节。如下列出xx企业办公设备管理制度，以供读者阅读参照。 xx企业办公设备管理制度 执行部门 档案编号 审批人员 同意日期 第一章 总则 第一条 本制度制定目是为了加强对企业内部办公设备管理，有效控制行政经费支出，以保证办公设备在工作中正常使用。 第二条 本制度中所指办公设备包括：企业内部电话、电脑、打印机、传真机等所有办公设备。 第三条 企业办公设备属于企业工作资源，只可用于企业内部以工作为
10、目各项业务，严禁将企业办公设备用于处理私人事务。 第二章 办公设备采购 第四条 办公设备采购管理职责 （1）企业行政部负责统一采购计划制定和实行。 （2）企业财务部负责审核采购费用。 （3）企业总经理负责审批采购计划、采购协议以及采购费用。 第五条 办公设备采购审批程序 （1）根据部门实际状况，设备需求部门填写《办公设备清购单》提交行政部。 （2）行政部每季度对请购申请进行一次记录汇总，根据汇总成果和企业既有设备使用状况制定采购计划，填写《办公设备采购审批表》，经行政部经理核准后提交财务部审核，最终报请总经理审批。 （3）根据审批意见
11、行政部实行办公设备采购程序。 第六条 办公设备采购程序 （1）行政部必须选择超过三家供应商进行询价。 （2）采购经办人员应对报价资料进行认真地分析，并参照以往采购记录及当时市场行情与供应商进行议价。 （3）经办人员填写《办公设备讯议价状况汇报表》，经行政部经理审核后，提交总竭力审批。 （4）根据审批意见，经办人员实行采购，必要时应于供应商签订《采购协议》。 第七条 办公设备验收入库工作程序 （1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检查，必要时设备需要部门予以协助支持。 （2）检查人员在《办公设备验收单》上确认签字后，设备方可登记入库。 第八条 设备采购费用付
12、款程序 （1）采用预付款方式时，经办人员需凭《办公设备讯议价状况汇报表》或《采购协议》，填写《借款单》，经财务部经理审核，总经理审批通过后办理预付款手续》。 （2）采用货到付款方式时，在设备到货后，经办人员需凭《办公设备讯议价状况汇报表》或《采购协议》、《办公设备验收单》及购货发票，办理财务报销手续。 第九条 设备被采购管理规定 （1）行政部必须严格准守公平公开原则，在保证质量前提下综合考虑价格、交货费、售后服务等原因，选择信誉度高供应商。 （2）企业重要设备采购应有3~5家资质完备、质量可靠、诚信度高备选供应商。 （3）所采购设备单价超过3万元时，必须采用公开招标方式进
13、行采购。 （4）设备采购人员必须严格遵守企业规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，企业将严厉处理。 （5）行政部与供应商订购置协议步，须对售后服务明确约定，设备验收不合格时，应按照协议约定，进行退，换货或索赔。 （6）供货商提供报价设备规格与《办公设备采购审批表》中所列设别规格不一样或属于代用品，应及时与设备需求部门沟通，由需求部门经理签字确认后，方可购置。 （7）设备在投入使用前需要厂家现场指导，由行政部负责有关事宜。 （8）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法准时完毕采购时，应及时告知设备需求部门，并积极与其协商处理。 （9）各生
14、产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核购置申请提交企业总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。 第三章 办公设备使用及维修 第十条 办公设备使用和保养 （1）企业所有办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员私自使用。 （2）使用设备前应认真阅读阐明，操作必须严格按照操作规范进行。 （3）如因人为原因导致设备丢失或损坏，应追究有关人员责任。 （4）行政部应指派专人根据产品保养手册定期对办公设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响企业业务。 （5）需要由厂家进行专业保养，由行政部负责有关事宜。 第十一条 办公设备维修 （1）当设备发生故障时
15、应报请行政部安排维修，因私自处理导致设备损毁，由负责人承担对应损失。 （2）行政部应对设备维修状况做详细记录，包括设备编号、维修日期、故障现象及原因，维修费用、维修单位等、并建立维修档案。 （3）行政部应根据各类故障产生呢过原因提出防止措施，并及时告知各部门在使用设备过程中加以防备。 第十二条 办公设备使用监督 （1）各部门经理负责本部门所用办公设备平常使用监督。 （2）行政部负责不定期地对办公设备使用状况进行检查。 （3）行政部有权提请惩罚违反使用办公设备人员。 第十三条 办公设备报废认定及处理 （1）办公设备因故障无法修复或无修复价值需要报废，行政部应提交《办
16、公用品报废清单》，由企业总经理签字审批。 （2）行政部负责处理报废办公设备，所得现金应立即交财务部入账。同步，财务部负责对已报废办公设备进行销账。 第四章 办公设备分类管理 第十四条 电脑使用状况 （1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示屏、键盘等所有附属设备以及各类应用软件。 （2）企业内部网络管理员负责计算机管理，其有权对企业任何一台电脑实行操作，设置等管理。 （3）企业电脑使用实行“专人专管”原则，即由每台电脑使用者负责电脑平常操作及保养，使电脑及其附属设备一直处在整洁、良好状态。 （4）未经容许，企业网络管理员之外任何人均不得私自使用他人电脑。 （5）电脑使用
17、者应设置开机密码，且未经企业同意，不得将密码泄露给他人，以免信息外泄导致企业遭受损失。 （6）电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新，不得使用未经病毒检查U盘、软件等，以防止病毒入侵。 （7）电脑上不得寄存会影响、破坏企业计算机网络正常运行软件，如黑客程序、网络代理服务器软件等。一经发现，网络管理员有权立即删除。 （8）严禁使用企业电脑玩游戏，看电影以及进行其他娱乐活动。 （9）行政部指派专人对企业电脑硬件进行维护，其他人不得随意拆卸电脑设备或更换配置。 （10）电脑使用者应定期对电脑内资料进行整顿和备份，删除无用文献，保证电脑有总狗运行空间，备份资料可由部门统一保管。 （11）电脑
18、使用者离开时应退出系统并关闭电源。 第十五条 电话使用管理 （1）电话由行政部统一进行分派和管理，未经容许，其他人不得私自调换分机号码或私自拉线分号。 （2）各部门经理负责对电话平常使用状况进行监督和控制。 （3）通话时要简洁扼要，防止长时间占线，挥霍时间和资源。 （4）因工作原因需要拨打长途电话时，应事先征得部门主管容许。 第十六条 打印机、复印机使用管理 （1）打印、复印机由行政部指派专人负责使用，其他人不得私自使用。 （2）在不合用打印、复印机时，应关闭电源，减少损耗。 第十七条 传真机使用管理 （1）传真机由行政部指派专人负责使用吗，其他人不得私自使用。 （
19、2）波及企业机密文献必须经企业领导签字同意后方可传送。 （3）每天下班后，应将传真机设置为自动接受状态，以防遗漏重要文献。 第十八条 其他办公设备使用管理 （1）企业所有办公设备均应指派专人负责保管与使用，未经容许其他人不得私自使用。 （2）设备负责人应定期保养设备，以保证设备正常运转和使用。 （3）由于设备使用人员操作不妥导致设备损坏，应按照设备购置价格赔偿。 （4）员工进行岗位变动或离职时，应将指定办公设备交予行政部审核。行政部经理确认后，员工方可办理异动（离职）手续。 第五章 附则 第十九条 企业行政部有权提请出发违反本灰度人员。 第二十条 本制度最终解释权
20、归企业行政部所有。 第二十一条 本制度自颁布之日起开始实行。 办公设备管理流程 在进行办公设备管理时，可参照如下流程： （1）各部门向行政部提出购置办公设备申请。 （2）行政部对请购申请进行审核、汇总后，提交企业总经理审批。 （3）经领导审批通过后，行政部负责询价并初步选定供货商。 （4）行政部根据初步选定供货商状况提交企业总经理审批。 （5）行政部根据总经理审批意见实行购置。 （6）行政部负责将新设备登记入库，并将有关资料存档保管。 （7）各职位部门按需要领用设备，行政部负责监督使用及平常养护。 （8）设备发生故障时，职能部门报请行政部安排维修。 （9）可以
21、修复设备投入正常使用。 （10）无法修复或无修复价值设备，行政部提交报废申请，由企业总经理审批。 （11）同意报废办公设备按照报废程序予以处理，有关资料归档保留。 xx企业办公室设备管理流程图 执行部门 档案编号 审批部门 同意日期 有关部门 行政部 总经理 领用 审批 审批 审批 继续使用 故障报修 资料存档保管 报废 申请报废 续修 平常养护 资料存档保管 实行购置 初步选定供应商 登记入库 筛选供货商 审核、汇总 设备
22、申购单 是 否 办公设备管理表格 行政部在对办公设备管理时要常常使用某些表格，下面列出企业常常使用表格部分，以供企业在管理时选择运用。 办公设备请购单 办公设备请购单 填制部门 档案编号 申请部门 填表日期： 年 月 日 设备名称 规格型号 数量 特殊规定 申请原因 备注 部门经理审核意见 办公设备采购审批单 办公设备采购审批
23、表 填制部门 档案标号 设备名称 型号规格 数量 申请部门 预算单价 备注阐明 1 2 3 4 5 … 预算金额总计 行政部经理审核意见： 日期： 年 月 日 财务经理审核意见： 日期： 年 月 日 总经理审核意见： 日期： 年 月 日 经办人：
24、 填表日期： 年 月 日 办公设备讯议价状况汇报表 办公设备讯议价状况汇报表 填制部门 档案标号 填制日期： 年 月 日 设备名称 型号规格 申请部门 供应厂家 资质 报价 备注阐明 1 2 3 … 经办人意见 经办人（签字） 行政部经理审核意见
25、签字： 日期： 年 月 日 总经理审核意见 签字： 日期： 年 月 日 办公室设备验收单 办公室设备验收单 填制部门 档案编号 设备名称 型号规格 数量 供应厂家 联络方式 到货日期 验收成果 检查人员（签字） 备注阐明 注：验收成果分为“合格”与“不合格”，请根据验收状况如实填写。 验收日期： 年 月 日 办公设备入库登记表 办公设备入库登记表 填
26、制部门 档案编号 登记日期: 年 月 日 设备名称 品牌名称 型号规格 购置时间 有效期限 出厂日期 环境需求 寄存地点 附属设备 重要功能简介 使用部门 负责人姓名 办公设备明细表 办公设备明细表 填制部门 档案编号 设备 名称 型号 规格 计量 单位 数量 单价 金额 使用 日期 部门 使用 备注 阐明 1 2 3
27、 4 5 … 制表人： 制表日期： 年 月 日 办公设备领用表 办公设备领用表 填制部门 档案编号 设备名称 编号 型号规格 数量 详细用途 备注阐明 行政部审核意见 签字： 日期：
28、 年 月 日 主管审核意见： 签字： 日期： 年 月 日 总经理审核意见 签字： 日期： 年 月 日 领用时间： 年 月 日 办公设备报修单 办公设备报修单 填制部门 档案编号 设备名称 编号 使用部门 报修时间 故障现象 简述 备注阐明 负责人 姓名 部门经理审核意见 办公设备报修登记表 办公设备报修登记表 填制部门 档案编号 设备名称 编号 使用部门 保修
29、时间 故障现象 处理措施 经手人 姓名 备注阐明 报废办公设备清单 报废办公设备清单 填制部门 档案编号 编号 设备 名称 数量 单价 使用年限 实际使用时间 报废 原由 使用 部门 备注 阐明 1 2
30、 3 … 部门经理审核 意见 行政主管审核 意见 总经理审核 意见 尤其提醒 伴随科技水平日益提高，现代科学办公设备管路系统已经逐渐替代了老式管理方式，办公设备管理系统实现了对设备购置、使用、维修等各环节科学管理，可以全面反应设备增长、减少以及有关变动状况，并同过对设备单品进行全生命周期跟踪管理，为现代企业提供了一种可选择专业性更强，功能更全面，管路手段更先进全新管理方式。 办公用品管理 这里所说“办公用品”指传真纸、打印纸、签字笔、胶水等易耗品以及计算器、订书机、
31、白板等耐用品，它们是企业工作人员必备办公工具。由于办公用品种类繁多，并且每日所需数量比较大，一般需要投入大量行政经费。而制定办公室用品管理制度就是为了从购置、领用、发放、使用、监督等各环节着手，在保证供应同步合理加以控制，杜绝挥霍现象、减少消耗，从而减少行政经费支出。因此，办公室用品管理关键就是“节省”。本节内容以制度李雯形式，重要简介了办公用品采购、领用、发放、保管和使用等方面内容，同步以表格形式简介了办公用品管理流程和平常工具表单等。 办公用品管理制度 办公用品管理制度一般包括办公用品采购、保管、发放和使用等方面内容。如下列出xx企业办公用品管理制度，以供阅读者阅读参照。 XX企业办
32、公用品管理制度 执行部门 档案编号 审批人员 同意日期 总则 本制度制定目是为了规范办公用品采购、发放等平常管理工作，以便企业员工领用办公用品，合理控制办公用品费用支出，以节省企业资源。 本制度合用于企业所有办公用品采购、发放和使用管理。 行政部统一负责办公用品采购、发放、保管、使用和监督等平常事务。 办公用品采购管理 办公用品采购程序 行政工作人员须实时掌握办公用品库存状况，并根据平时消耗水平制定采购计划，明确订购数量，填写,《办公用品申购单》。 将行政部经理审核《办公用品申购单》，提交给总经理审批。 审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或
33、直接购置方式实行购置。 所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单进行验收。查对型号规格。品种、数量和质量，以保证不存在任何问题。 验收人员在《办公用品验收单》上填写验收成果并确认签字。 针对直接购置办公用品，经办人可凭《办公用品申购表》以及有效发票，到财务部办理报销手续：针对采用订货方式购置办公用品，经办人须凭《办公用品申购单》以及《办公用品验收单》，到财务部办理领款手续。 办公用品采购规定 经办人本着“合理节省”原则实行采购，防止反复购置导致库存积压：选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉办公用品。 各部门如因工作原因而对某种办公用品需求规格发生更改时，需向行政部提出书面
34、申请，以便行政部及时对订购计划进行调整。 行政部应填写《办公用品订购进度控制表》，表中应详细、一目了然记录订购日期、数量、单价、供应商以及到货数量和日期。 如遇特殊状况，办公用品需求部门可在采用电话或传真方式告知行政部后，自行选择购置所需物品，但事后及时补办有关手续。否则，所产生费用企业将不予报销。 验收成果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，惊醒退换货等有关事宜处理。 对于验收成果不合格用品，财务部有权拒绝支领有关费用。 经办人应秉公办事，采购过程中严谨收受活口及其他礼品，确实无法拒绝时，应上交企业，如有违反，一经发现，企业将根据情节轻重对其警告、罚款、降薪甚至解雇处理。
35、办公用品领用和发放 办公用品领用和发放 领用办公用品时，需以部门为单位，在规定时间内向行政部提交《办公用品申领表》，写明所需领用用品名称与数量，并由部门主管签字核准。 企业规定每月1日-3日为统一提交申领表时间，遇节假日顺延，其他时间均不予受理。 行政部根据申领表内容备齐所有所需物品，于每月5日前向个部门分发。同步进行办公用品发放登记工作，写明分发物品名称、数量、型号规格及分发日期，最终由申领人签字确认。 员工离职时，其已领取或保管订书器、计算器等耐用品必须互换行政部，如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。 经企业总经理同意特殊办公用品可随时申领。 新员工入职时，可按照核
36、定岗位原则领取一套办公用品，详细内容如下表所示： 办公用品岗位领用原则 岗位 原则配置 员工 水性笔、记事本、文献夹各一种 财务部员工 水性笔、记事本、文献夹、计算器各一种 部门主管 铅笔、水性笔、记事本、文献夹、计算器、订书器各一种 部门经理级以上人员 铅笔、圆珠笔、水性笔、皮面笔记本、计算器、笔筒、书架、活页夹各一种 备注阐明 因工作原因需领用原则配置以外办公用品时；需按照常规办公用品申领程序进行申领 办公用品保管和使用 办公用品保管及使用管理 行政部应建立寄存办公用品账，明确掌握办公用品库存状况。 办公用品仓库须常常打扫
37、整顿，并定期进行盘点。盘点时如有账物不符状况，应及时查明原因，做到账物相符。 行政部应根据办公用品采购价格核算出物品单价，并根据各部门领用状况计算出对应费用，将其作为年度考核根据，并定期进行整顿、汇总及存档。 水性笔、圆珠笔等初次领用后三个月内，职能领用笔芯，不得反复领用。 离职人员交回耐用办公用品由 行政部安排重新发放，申领人不得以其新旧为由拒绝领用。 行政部对已无价值、决定报废办公用品应做好登记，写清用品名称、价格、数量及报废处理其他事项。 树立节省意识，倡导无纸化办公，尽量使用网络资源，减少易耗资源消耗。 办公用品使用监督 各部门经理负责监督本部门办公用品平常使用状况。
38、 行政部应定期对各部门领用申请以及实际使用状况进行查对。 行政部每月填写《办公用品使用状况汇总表》，一式两份。一份存档用于年终各部门绩效考核，另一份提交各部门经理，理解本部门办公用品消耗状况。 实行“走动管理”，发现问题及时提醒处理，杜绝挥霍。 附则 第十三条 本制度最终解释权归行政部所有。 第十四条 本制度自公布其开始实行。 办公用品管理流程 行政部在对办公用品进行管理是可按照下面流程进行： （1）行政部根据办公用品库存量以及平时消耗量确定购置数量。提交购置申请。 （2）行政部经理审核购置申请后，提交总经了审批。 （3）行政部根据审批意见实行
39、购置。 （4）供应商保质量准期发货。 （5）行政部负责验收货品，验收不合格时，与供应商联络协商安排退换货事宜。 （6）验收合格后。将所购物品登记造册入库管理，已备领用。 （7）各部门按需领用办公用品。 XX企业办公用品管理流程 执行部门 档案编号 审批人员 同意日期 供货商 行政部 有关部门 总经理 发货 不合格 审核 申请购置 实行购置 验收货品 登记入库 合 格 按需领用 审批 办公室用品管理表格 行政部在购置、
40、验收、分发、盘点、报废办公用品时都离不开表格，下面列举有关办公室用品管理方面表格，以供读者阅读参照。 办公用品申购单 办公用品申购单 填制部门 档案编号 日期： 年 月 日 物品名称 型号规格 数量 单价 金额 需货期限 详细用途 备注阐明 1 2 3 4 5 6 … 申请人签字： 行政部经理意见： 总经
41、理审核意见： 办公用品验收单 办公用品验收单 填制部门 档案编号 验收人员： 验收日期： 年 月 日 物品名称 型号规格 数量 供货厂商 到货日期 验收成果 备注阐明 1 2 3 4 5 … 注： 此单验收人员签字后视为有效。 办公用品申领表 办公用品申领表 填制部门
42、 档案编号 申请部门 申请人姓名 申请日期 物品名称 型号规格 数量 详细用途 备注阐明 1 2 3 … 领用人（签字） 部门经理 （签字） 办公用品订购进度控制表 办公用品订购进度控制表 填制部门 档案编号 填表日期： 年 月 日 物品名称 单价 订购数量 订购日期 到货日期 供应厂商 承接人 姓名 备说 明名 1 2
43、 3 … 办公用品领用记录 办公用品领用记录 填制部门 档案编号 日期 物品名称 领用数量 领用人姓名 归属部门 备注 办公用品使用状况汇总表 办公用品使用状况汇总表 填制部门 档案编号 使用部门： 日期： 年 月 日 名称 数量 单价 金
44、额 名称 数量 单价 金额 签字笔 打印纸 圆珠笔 文献夹 铅笔 胶水 白板笔 订书机 荧光笔 胶带 圆珠笔芯 双面胶 软皮笔记本 档案袋 硬皮笔记本 便签 书架 壁纸刀 笔筒 打孔机 信笺纸 回形针 大头针 剪刀 订书钉 印泥
45、 复写纸 电源插排 直尺 计算器 卷尺 … 涂改液 编制： 审核： 办公用品库存盘点表 办公用品库存盘点表 填制部门 档案编号 盘点日期： 年 月 日 用品名称 计量单位 库存数量 帐存数量 差异数量 单价 差异金额 备注阐明
46、 盘点人： 监督： 办公用品报废清单 办公用品报废清单 填制部门 档案编号 经办人员 填表日期 名称 型号规格 有效期限 数量 报废原因 备注阐明 1 2 3 4 … 使用部门意见： 部门经理签字： 行政部经理审核意见： 行政部经理签字
47、 尤其提醒 办公用品管理关键是“节省”，这种“节省”详细体目前办公用品采购和领用两个环节。采购办公用品前，用明确理解所采购用品平常使用状况，并检查库存，根据行政经费状况合理决定采购数量，不免积压挥霍或供应中断：尽量选择质优价廉产品，节省行政经费：在领用环节应认真执行办公用品领用制度，按需领用，做好发放登记工作，同步加强“走动管理”，杜绝使用过程中存在挥霍现象。 企业档案管理 企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成对社会和企业自身具有保留价值多种形式和载体文献材料，是企业生产经营活动历史记录，记载着企业发展过程中优秀成果。档案管理是企业行政管理工作中一项重要内容，做好档
48、案管理可为企业高层领导制定和调整经营方略提供精确决策根据，是企业良性发展必要条件。档案管理科学化，规范化和制度化，是衡量企业管理水平一种重要尺度，对于提高企业在市场经济中竞争力有重要意义。企业档案管理内容重要包括：明确档案归档范围及归档规定，统一档案资料分类措施，规范档案保管措施和调阅措施等。 企业档案管理制度 制定完善企档案管理制度有助于规范企业档案资料搜集，整顿和保管工作，提高档案管理质量和效率。档案管路制度只要包括纸质档案立卷归档措施，以及声像档案和电子档案管理规定等方面内容。 档案管理制度 如下列出XX企业档案管理制度，以供读者阅读参照。 xx企业档案管理制度
49、执行部门 档案编号 审批人员 同意日期 第一章 总则 第一条 本制度制定目是为了加强企业文书档案管理工作，提高档案管理质量和效率。 第二条 归档范围 （1） 重要会议告知、汇报、决策、领导发言。会议简报等资料。 （2） 我司对外正式发文以及与有关单位来往文书。 （3） 反应我司只要职能活动汇报和总结。 （4） 企业多种工作计划、汇报、请示、批复、会议纪律以及记录报表。 （5） 企业有关单位签协议、协议书等资料。 （6） 有关干部任免、员工奖励、员工薪酬、福利津贴等方面人事资料。 （7） 企业大事记以及反应企业重要活动祭敖包、照片、音像资料等材料。 第
50、三条 企业行政部负责归档资料以及平常管理工作 第二章 归档资料搜集 第四条 各业务部门须对办理完毕文献材料进行挑选。立卷、定期移交至行政部归档保留。 第五条 行政部应加强与各业务部之间联络，掌握各部门呢业务状况，积极及时对有保留价值文献资料进行搜集。 第六条 档案管理人员应按照下列规定点收移交文献： （1） 检查文献文本以及福建与否完整，如有短缺，立即追查归入。 （2） 文献处理手续必须完备，如有遗漏。立即送回有关部门补齐。 （3） 文献如通过抽查，应有主管部门负责人签字确认。 （4） 与案件无关文献不应附按归档文献，应立即送回有关部门。 （5） 有价证券或其他宝贵物品应送回
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