WPS-Excel的操作教程(word精华版).doc

Excel

第一章 WPS 表格简介
电子表格软件：
1、强大的制作表格功能
2、强大的计算功能
3、强大的数据管理功能

行与列构成的格称为单元格。
表格共256列，65536行
单元格名称：“A1”“C5”
名称框：表格左上角
编辑栏
页标签

第二章 WPS表格文字编辑（一）
一、 文字录入
①　 单元格内录入文字：直观
②　 编辑栏内录入文字：录入内容较多
如何避免录入数据的智能优化，如1/4显示为4月1日，此时可以先输入单引号“’”，然后接着输入。

二、 复制和粘贴
全选，也就是选择整个表格，全选按钮

三、 调整行高和列宽
1、调整列宽
方法1：鼠标调整

方法2： 选中A 列，点击菜单格式--->列--->列宽，弹出列宽窗口，如图2-3-2 所示，在
列宽窗口中输入需要数值。如果输入的值不合适，多试几次即可。

2、调整多列的列宽
选中多列，调整方法同上。这样调整后，被选中的各列列宽宽度相同。

3、 调整行高（方法同调整列宽）

4、 最适合列宽
如果选择了最适合的列宽，那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳
菜单-格式-列-最适合列宽
5、 列的隐藏
选择需要隐藏的列
格式-列-隐藏（隐藏的列打印时也不打印）
6、 取消隐藏
选择被隐藏列所在的区域（即左右两列），点击格式-列-取消隐藏

第三章 表格的美化
对于前面我们所制作的表格，一般情况下，是不令人满意的，我们可以通过一些操作，使用表格更加美观，打印效果更好。

一、 对齐
如图所示，单元格中的内容有的靠左，有的靠右，看着有些不太美观，下面我们自己来调整一下这些文字的对齐方式。

选中要操作内容区域，即A1：D3，然后点击菜单格式--->单元格，打开单元格格式对话框，
单元格格式对话框有6 页选项卡，选择其中的“对齐”选项卡，界面如图所示。

表格的合并和拆分

如图3-2-1 所示，对于第1 行，一般情况下我们希望A1 到D1 变成1 个单元格，另一方面，希望它居中显示，用句术语叫做合并单元格。选中A1：D1 区域，点击菜单格式--->单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，选中合并单元格前面，然后按确定，如图。

既然有单元格的合并，那就得有单元格的拆分了。选中要拆分的单元格，然后点击菜单格式--->单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，去掉合并单元格前面的“√”，然后按确定即可完成。

二、 设置文字的字体字号颜色
选中要设置字体的单元格，然后点击菜单格式―>单元格―>字体，弹出字体设置对话框，如图所示，在此对话框中，我们可以设置字体字号颜色等。

三、 设置表格的边框
通过前面的知识，我们已可以制作下面的表格，如图所示。但此表格在打印时，只有
文字，没有表格线的，用句属语来说，就是没有边框。

如果打印时想打印边框，那我们还得设置一下表格的边框。
选中A2：D6，然后点击菜单格式―>单元格，从弹出的对话框中选择边框，界面如图所示。

点击外边框按钮，那么选中区域将增加外边框，如图所示，可见A2：D6 周围增加了外边框。

同样的道理，我们点击图3-4-3中的内部按钮，那么选中区域将增加内部表格线，如图所示。

另外，在设置表格边框时，还有一些常用的设置，此处，我们略作介绍。

1、设置具体的每条边框

点击按钮1 ，可以设置顶部边框的有无。点击按钮2，可以表格内部横线的有无。点击
按钮6，可以设置表格内部竖线的有无。点击按钮4，可以设置斜线的有无。其它的略。

2、 设置线条样式
表格线的样式一般情况是细实线，如果自己不喜欢，我们可以换一种样式，wps 表格为我们提供了多种表格样式，如图所示。

我们先选中要采用的线条样式，然后再设置表格的边框就行了。

3. 设置线条颜色
线条的颜色默认是黑线的，我们还可以更改为其它颜色。选中颜色后，我们再设置表格的边框线条，那么新设置的边框将使用新设置的颜色。

四、 设置表格底纹
底纹，实际上就是表格的背景颜色，设置好底纹后，可以使用表格更加美观，同时，也能对某些需特殊标识的内容作一标识。
下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。如图1所示，选中A7：D7 区域，
然后点击菜单格式―>单元格,选择图案页，如图2所示。

第四章 WPS表格文字编辑（二）

下面我们再介绍一下wps 表格的强大的编辑功能。

一、 wps表格文件的保存
二、 wps表格多文档间的切换
WPS表格能打开多个wps 表格文档，打开后，这些wps 表格文档名称都显示在表格上面
部，如图所示。

三、 工作表的编辑
1. 添加工作表
在前面，我们提到过，一个wps 表格文件相当于一个账本，这个账本有64 页，wps 表格
文件创建时默认的是有3 页，在实际应用中，如果觉得3页不够，我们还可以再根据需要添加，点击菜单插入―>工作表，打开插入工作表对话框，界面如图所示。

通过以上方法，我们可以插入很多个工作表，最多是64 个

2. 修改工作表的名称
工作表的默认名称是sheet1,sheet2,sheet3.... 。如果觉得这个名称不好，我们可以给它另
起一个。右击要重命名的工作表的标签（如sheet1 这几个字母处），从弹出菜单中选择“重
命名”，如图所示。

3. 移动工作表的位置
与移动纸牌游戏中的纸牌一样，点击要移动位置的工作表的标签，点击后按下鼠标左键别松手，左右移动即可，该页随着鼠标的移动而移动。

4. 删除工作表
右击要删除的工作表，从弹出菜单中选择“删除”即可。

5. 工作表颜色
从右击弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”项，我们可以很方便的设置工作表标签的颜色。

四、 查找与替换
查找替换是一个很常用的功能。点击菜单编辑―>查找，打开查找对话框，界面如图所示。

替换的功能是不但要找到查找的内容，而且还要将其替换为其它内容。

五、 数据的填充

1、相同数据的填充
在录入数据时，往往有很多数据是相同的，如图中的年级。

对于相同的内容，在wps 表格中有一个简单的快速的录入方法。
具体方法：先在A3 中输入“六年级”这3 个字，输入完后，A3 格如图所示。

请读者仔细看一下，图中单元格的右下角，有一个小黑色方框，已用红圈标出。这个小黑框叫填充柄，当鼠标移到填充柄上时，鼠标变成黑色的“+”型，表示可以填充数据了。此时，按下鼠标的左键，别松下，向下移动鼠标，我们可以看到，鼠标向下经过的单元格中，都自动填充了“六年级”这3个字。
除了能向下填充外，还可以向上，向左，向右填充，填充方法与向下类似。

另外，除了填充1 个单元格外，还可以将多个单元格中的数据进行填充。

通过以上方法，我们可以快速地录入大量的相同内容。

2、等差序列的填充
（1） 递增式填充：在wps 表格中，内置了大量序列(如“1、2……”、“1 日、2 日……”等)，我们只需输入序列的前1，2 个数据，其它内容可以通过填充柄来快速的填充，如图4-5-4。

（2） 递减式填充：填充时，鼠标向左或向上移动，即可实现递减填充。

图中的黄色区域为原始数据，浅青色区域为填充数据。
3） 差值不为1 的序列的输入方法

图中黄色区域为原始数据，选中原始数据后，通过填充柄向下拉，自动生成蓝色区域
中的数据。
（4） 自定义序列
wps 表格中当然还有其它的序列，点击菜单工具―>选项，从弹出的选项对话框中选择自定义序列页

下面，我们自己添加一个新的序列“赵、钱、孙、李、周、吴、郑、王・・・・・・”。
第一步：点击新序列项。点击后，右侧的输入序列变为可用。
第二步：输入序列内容。注意不要输入到一行内。界面如图4-5-8 所示。
第三步：点击添加按钮。

3、 单元格内容的删除
选中要删除的单元格，然后点击菜单编辑―>删除，那么弹出删除对话框，如图所示。

4、 单元格的清除操作
我们平时删除单元格中的内容，往往爱按下“Del”键，按下此键是可以删除单元格中的内容，但我们再往此单元格中输入内容时，新输入的内容仍采用以前所设置的格式，如字体、字号、颜色等。

那么如何能连同格式也删除掉呢？方法很简单。
选中要删除内容的单元格，然后点击菜单编辑―>清除，清除菜单有4 个子菜单，分别是全
部、格式、内容、批注。
内容子菜单，那么删除的仅是单元格的内容，其格式仍然保存。Del 键的功能与此相同。
格式子菜单，仅清除格式，清除后，文字内容仍然保存，但字体、字号、颜色等将采用默
认值。如图所示。

批注子菜单，删除批注。
全部子菜单，包括以上3 个功能。

5. 单元格的格式
点击菜单格式― 单元格，打开单元格格式对话框，该对话框中有6 页，我们先看其中的第1 页--数字。
（1） 数字页
此页可以设置单元格中数字的格式。

常规：即单元格格式不包括任何特定的数字格式。
数值：用于数字的表示。[ 技巧：图中红圈中内容，选中B3 后，B3 的内容将作为示例。]

在数值项中，我们可以设置小数位数，可以决定是否使用千分位分隔符，可以设置负数的
显示方式。

货币：用于表示一般的货币数值，除了具体数值格式的属性外，还可以在数值前面加上货币
符号。

会计专用：类似于货币，但少了负数的显示格式。
日期：可以将日期与时间类的数据显示为日期值。

时间：类似于日期。
百分比：设置此格式后，数值将变为百分比格式，如0.8 变为80%，1.5 变为150% 。另
外，我们还可以设置小数位数。

分数：将数值以分数形式显示出来。

科学记数：数据将以科学记数法的形式显示出来。

特殊：也就是特殊的格式了，这也是wps 表格所特有的，适合中国人办公的地方。

6. 单元格中文字的换行与字体填充
在单元格格式对话框的对齐页，有自动换行与缩小字体填充两个选项。
选中自动换行后，可以在一个单元格中实现多行显示。
选中缩小字体填充后，可以将文字字体缩小，使其正好填充在单元格中。

制作带斜线的表头

第1 步：输入内容。
第2 步：在前面加入适当的空格。
第3 步：将该单元格设置为自动换行。
第4 步：调整单元格的宽度，使用其出现上图第4 步的效果。

7. 设置单元格中文字的方向
在wps 表格中，文字除了可以横排外，还可以竖排显示，甚至可以倾斜任意角度。

在单元格格式对话框的对齐页，有文字方向选项。

8. 单元格的底纹图案

第五章 用公式与函数进行计算

一、利用公式进行计算
WPS表格不仅有强大的文字排版功能，还有强大计算能力
1. 最简单的公式

图中要计算学生的总分，也就是总分=语文+数学+英语。在F3 单元格中，我们输入时，在编辑栏中输入“=87+90+97”，然后按下回车键，那么这3 个数相加的结果便可计算出来，同时填写到F3 单元格中，见图所示。

注意：
1. 写公式时要切换到英文状态。不能在汉字状态下输入英文。
2. 要先输入“=”才有效。
3. 在单元格中与编辑栏中输入均可但输入完，编辑栏中显示公式，单元格中显示结果。
（根据经验，如果录入了公式，最好在编辑栏中编辑）
4. 公式中可以输入常用的数学运算符，如+ - * / (),公式遵循数学公式法则，先乘除，后加减，如果有括号，则先计算括号中的内容。公式中没有大括号与中括号，可以用( )嵌套来代替。由于计算机中没有设置“× ÷”符号，因此这两个符号用“* /”来代替。

2. 带地址的公式
F3 单元格中，我们还可以这样写“=C3+D3+E3”。C3 的值是87，D3 的值是90，F3 的值
是97。我们写它们的地址来代替它们是完全可以的，并且还有比直接写数值更好的地方。

3. 其它内容的填充
对于上面的例子，我们只计算了一条，对于下面的内容，如果再一条条的写公式，就显得有些麻烦了。我们可以通过填充柄来填充。
方法是选中写好公式的单元格，然后用鼠标向下拖，那么鼠标经过的区域都自动填充好了公式，也就是都计算出结果来了。

说明：填充时，wps 表格能自动填充公式，并且公式中的地址做相应的变化。见图中
的红圈中所示。
用公式还有另一个好处，就是如果数据输入有错误，当我们更正好，范是与该地址有关的数据都将自动更正。
举一个例子，如图5-1-5 中的C3 应当是78，我们改成78 之后，后面的总分自动变成265

再看一个例子，计算每位同学的平均分。
平均分就是总分除以3 了。我们在G2 中输入平均分，在G3 格中输入=F3/3 ，即可求出该
行的平均分。

另外，我们输入=(C4+D4+E4)/3 也是可以的。

二、 利用函数进行计算

Wps表格对于数据的处理，并非仅表现在求和，求平均数等这些简单的运算上，它还能进行非常复杂的运算，甚至还可以用它来设计复杂的统计管理表格或者小型的数据库系统。这些强大的功能都离不开---- 函数。
另外，公式中是可以嵌套函数的。
用函数的另外好处，一是书写简单，二是使用函数还可以达到我们用公式难以实现的功能。
在学习函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解，如图5-2-1 所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左括号、以逗号分隔的参数和右括号。如果函数以公式的形式出现，
请在函数名称前面输入“=”。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。

公式也是在编辑栏中输入的。
下面我们以简单的例子来介绍函数的应用。
在wps 表格中，有一个求和函数SUM,它的用法是SUM(Number1,Number2,...),它返回指
定区域中所有数值的和。
在前面的例子中我们用公式进行了求和操作，现在我们用SUM 函数来进行求和操作。我们在编辑栏中可以这样输入=SUM(C4,D4,E4) ,它的效果等同于=（C4+D4+E4）,我们也可以这样输入=SUM(C4:E4) ，因为C4:E4 就是C4+D4+D4 。

下面我们看一下更为复杂些的求和

我们在J4 单元格中可以输入=sum(C4:I4) ，还可以输入=sum(c4,d4,e4,f4,g4,h4,i4) ，还可以这两种方式混合着写，如=sum(c4,d4:f4,g4:i4)，还可以直接输入数字，如=sum(78,d4:f4,g4:i4)，以上输入法最终效果都是相同的，具体用哪种可以根据个人爱好决定。

求出J4 的值来后，我们可以通过向下拖动的方法来求其它同学的总分，这与公式的用法一样的。

三、 常用的一些函数简单介绍
Wps 表格中提供了多种函数可以供我们使用，下面我们简单的介绍一些。
1. 求平均数函数 average( )
我们先看一下该函数的介绍，点击菜单插入―>函数，打开插入函数对话框，界面如图所示。

选择AVERAGE，那么下面有该函数的介绍，见图中红色区域。
AVERAGE(number1,number2,・・・) ，它返回 number1,number2,…这些数的平均值。
这个函数看明白后，点击取消，关闭该窗口。（如果点击确定的话，那么插入了函数，它后
打开一插入函数的向导，引导我们插入函数，但现在这些对于我们还不便于理解，所以先点取消，其它的以后再介绍。）
知道该函数如何用后，我们便可以使用它了。

注：=average(c4:c6) 相当于=average(c4,c5,c6) 。
这是我们手工输入函数，下面我们以上例来看一下如何插入函数？插入函数比手工输入有很多优点。

第一步：选中要插入函数的单元格C7。
第二步：点击菜单插入―>函数。打开插入函数对话框，选中要AVERAGE 。
第三步：点击确定按钮，弹出插入AVERAGE 的向导。见图5-3-2 所示。
第四步：选中C4：C6 区域。见图5-3-3 所示。

图5-3-2

图5-3-3

第五步：点回车键确认完成该函数的输入。按回车键后，即可计算出结果来。见图5-3-4。

图5-3-4

2. 求最大值函数 max ( )
先来看一下该函数的介绍，打开插入函数对话框，从选择类别中选择全部，然后从下面的函数表中找到max 函数。那么下面显示出该函数的介绍。见图5-3-5 所示。

图5-3-5

Max(number1,number2,・・・) 即max(数1，数2，・・・) ，它返回数1，数2，・・・中的最大值。
在C7 中输入=max(c4:c6)，那么C7 中的值为C4：C6 中的最大值。见图53-6 所示。

图5-3-6

3. 求最小值函数 min ( )
该函数的用法与max( )相似，只是结果返回的是最小值。

4. 统计函数 count( )
该函数用来统计指定区域中有数字的单元格的个数。

图5-3-8 是在插入函数的过程。插入完毕后按下回车键，那么总人数就计算出来了。

Count( ) 函数统计的是指定区域中有数值的单元格的数量，如果单元格中没有内容，将不
被统计，见图5-3-9 中的C 列。
5. 带条件的统计函数 countif ( )
先看一下该函数的介绍。COUNTIF(range,criteria)，计算区域中满足条件的个数。Range:区域的意思，criteria：标准，条件之意。
图5-3-10 中统计了及格人数，range 是B3:B9 ， criteria 是">=60" 。
注意：条件要用英文状态下的一对双引号作标识。

有了以上数据后，我们就可以计算极格率了。
举一翻三：统计60 分到80 分之间的人数。对于这项要求，乍一看无法解决的，其实仔细考虑一下，也能解决。只是用了两次该函数。
我们可以这样写公式： =COUNTIF(B3:B9,">=60")-COUNTIF(B3:B9,">80")。即用60 分以上的人数- 80 分以上的人数。

6. 求字符串函数 left( )
先来看一下该函数的说明。Left(text,num_chars) ，从一个文本字符串的第一个字符开始返
回指定个数的字符。
Text:文本的意思，numb 是数缩写，chars 字符的意思。
下面我们通过一个例子来看看该函数的用法。

在上面的例子中，text 是A3，num_chars 是3，也就是从A3 单元格中取出左边1 个字符来。
A3 的值是“白天雨”，左边1 个字符是“白”，那么E3 的值就是“白”了。
7. 求字符串函数 right( )
这个函数与left( )的功能完全相反。所以不做过多介绍，看下面的实例图5-3-12。

8. 字符串函数 mid( )
该函数可以求出字符串中间的字符。
MID(text,start_num,num_chars)
从文本字符串中指定的位置开始，返回指定长度的字符串。
Text:文本的意思，start_num：开始位置，num_chars：字符个数。见图5-3-13 的实例。

上图中：text 为A3，start_num 为2，nub_chars 为1。即求A3 单元格中从第2 个字符开始
往右数，数1 个的字符。

9. 求字符的长度函数 Len( )
该函数可以求出指字的字符的长度。

第六章 数据处理
这里将向你介绍排序、筛选、分类汇总、有效性等几个常用的功能。

一、 数据排序
在用wps 表格2007 制作数据表格时，我们可以用其强大的排序功能来实现数据的处理。
1. 简单的排序实例

要求：如图所示，我们将A 表中的成绩表按总分从高到低进行排序，然后加入名次，制作成B
表的模样。

第一步：选择数据源，即要排序的数据。此例中我们选中A3：D9。选中后界面如图所示。

第二步：排序。点击菜单数据―> 排序，打开排序对话框，界面如图所示。

第三步：选择主要关键字
由于我们想按总分按从高到低的顺序排序，那么总分就是主要关键字了。总分位于D列，所以我们的主要关键字应选择列D.

第四步：选择排序的升与降方式
在主要关键字的右边有升序与降序，由于我们是按分数从高到低排列的，因此这儿应当选择降序。

第五步：点击确定按钮，完成排序操作。完成排序后，界面如图6-1-5 所示。

至此，我们已按要求完成了排序操作。

第六步：填充名次。
在E2 中输入“名次”2 个字，在E3：E9 中填充“1、2、3 ・・・”。对于填充“1、2、3・・・”各位不要说不会呀，前面已在数据的填充中作为详细介绍。

至此，我们已按要求完成排序。最终效果如图6-1-6 所示。

2. 改进的排序实例----有标题行
下面我们用另一种方法来进行排序。这种方法比刚才介绍的有些改进。
第一步：选择要排序的数据源。
此时我们选中A2：D9，即多选了标题行。此步与先前介绍的方法不同。选中后界面如图所示。

第二步：打开排序对话框。点击菜单数据―排序，打开排序对话框，界面如图所示。

注意：排序对话框的下部有列表选项，包括有标题行与无标题行两项内容。

因我们选择数据源时，选择了第2 行，即标题行，所以此时，我们选择有标题行。

第三步：选择关键字
当我们选择了有标题行后，主关键字下拉按钮中的内容发生了变化，主要关键字中有多个
选项，它与第2 行是相对应的。

因为我们要按总分排序，所以此处主要关键字，我们选择总分。

注：这就是与第一种排序方法的不同之处，这儿显示的是标题，而不是列A、列B 之类的。
这种方法更直观，更不易出错。

3. 排序实例----带次要关键字
在按总分排序的时候，有可能有的同学总分是相同的，对于总分相同的，我们可能有另一个条件，即按语文进行排序，语文分高的排在前面，语文分低的排在后面。
那么语文就属于次要关键字。关键性的设置见图6-1-10。设置了次要关键字，与次要关键与的升降序。

有两个人的总分相同，图中两个表分别是按语文的升降序排列的，略有不同。
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