业委会工作制度.doc

.小区业主委员会工作制度一、接待制度1. 为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理，业委会设立业主接待制度。2. 业委会接待业主，采取值班接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时，可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。3. 业委会回复或处理业主意见、建议或投诉，应当以国家法律、法规、政策和小区业主大会议事规则、业主公约为依据。4. 业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理：（1）涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物业公司处理，要求物业公司整改并加强监督；（2）涉及其他业主违反业主公约的问题，依照业主公约的规定进行处理；（3）涉及业主共同利益的重大事项，经业委会或业主代表大会研究决定后，召开业主大会表决决定；（4）涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决；（5）不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。5. 业委会专门设置业主意见登记簿，由业委会人员进行书面记录。除可以当即回复的以外，应在有相应处理方案时予以答复。意见登记簿共分两本，一本放在业委会办公室，由专职秘书负责登记，一本由负责值班的业委会值班组轮流在接到业主反映后登记。二、信息公开制度1 业主委员会应当建立信息公开制度。2 按照规定5日内公布业主大会、业主代表大会、业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。3每季度公布公共收益收支。4. 涉及小区开支在3万元以上的项目，经业主代表大会优化方案后，3日内公布，由全体业主进行投票表决。三、例会及表决制度1. 业委会全体成员每月的第一个星期四晚上（如遇节日另行商定时间），集中在业委会办公室召开例会，总结上月工作及账目收支情况，提出有关议案，汇总各类业主反馈的信息，制定下个月工作计划等。会议由业委会主任主持，主任无法参加，可委托副主任或负责办公室管理的委员主持会议，负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录，会后整理形成会议纪要，由参会人员签字后公示。2. 业委会可召开专项事务会议，所有委员都有建议召开专项会议的权利，但需经业委会主任同意。专项会议时间在确定后由专职秘书负责通知与会人员，提出召开专项会议的委员必须事先准备好各类文本材料。专项会议只讨论专项事务，宜简洁明了。3. 业委会召开的会议上，涉及到提案的，都需有文本材料，电子稿会前由专职秘书发到相关人员邮箱先行阅读、思考，涉及到各类资料如页数较多，一般准备三份进行传阅。4. 对于提案等需要表决的，必须按照少数服从多数的原则进行。5. 业委会每个月第一个双休日（如遇节日另行商定时间），与物业管理方举行例会，听取上个月物业管理工作总结（包括各类开支情况）以及下阶段工作计划，将上个月业委会对物业管理方的考核情况，以及业主提出的关于物业管理的意见和建议，反馈给物业管理方，由物业管理方提出相应整改措施或解决办法。会议由业委会负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录，会后整理形成会议纪要，由参会人员签字后公示。会议中有涉及到需要业委会表决通过的，由业委会成员单独进行投票表决，物业管理方回避。6. 以上会议请假以及会议纪要公示办法等，均按照议事规则要求进行。7. 以上会议在确有必要的情况下，可邀请政府管理部门人员、社区工作人员、监理会成员、单元长等参加。由业委会主任、副主任，或其指定委托的人员负责邀请。四、收发文管理制度1. 业委会的发文主要包括各类函、通知、会议纪要等文书材料，具体文号根据实际需要逐步制定、完善。2. 业委会对外行文，由负责的委员起草，全体业委会成员讨论修改后定稿，由专职秘书登记后用印、分发、邮寄、报送、归档。3. 业委会收到的各类文书，由专职秘书负责登记，交由各个委员以及相关人员传阅，并归档。五、印章管理制度（一）、印章的保管和使用：1. 印章（包括业主委员会公章、财务专用章、法人私章等）由业委会负责办公室管理的委员妥善保管，确保印章安全。2. 印章如不慎遗失，保管人员应及时向业主委员会报告，到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动，应及时上缴印章，由业主委员会重新确定印章管理人员。3. 使用各类印章，除涉及到经济往来的用印，需业委会集体讨论，并经半数以上同意方可使用外，其他用印都需经业委会主任、副主任以及负责办公室管理的委员三人同意，到专职秘书处办理登记手续后可用印，负责办公室管理的委员为监印人。4. 印章使用人必须做好用印登记手续，并留存文件原件副本存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章。5. 所有印章的使用都要先在用印登记簿上填写后，按照批准印章使用权限，涉及到的批准人签字同意方可使用。6. 紧急情况必须使用印章时，使用人需与业委会主任、副主任以及负责办公室管理的委员联系，向其说明情况，得到口头同意后方可使用，但事后使用人必须在3日内完成补签工作，同意使用印章的委员必须亲自核实情况，确认属实后方可进行补签，如有不实有权拒签并追究有关人员的责任。（二）、印章的使用范围1. 印章使用必须符合业主大会议事规则、业主公约等有关规章制度。2. 业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况，确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。3. 凡违章使用公章，造成经济损失或严重不良影响的，交市、区主管部门查处，由责任人承担法律责任。六、档案管理制度1档案由业委会专职秘书管理，应做好档案收集、整理、归档、借阅登记等工作。2. 按照档案保管期限保管好档案。3. 业委会和监理会成员档案借阅需经业委会主任或副主任同意，办理登记手续后方可借阅，如要复印或带离业委会办公室的，也需经业委会主任或副主任同意，原则上，借阅时间不能超过7天。其他业主需要查阅或复印的，也需经业委会主任或副主任同意，原则上不能带离业委会办公室。4. 档案集中存放在业委会办公室，应按照保管期限或类别、项目进行保管，排列有序本工作制度自公布之日起实施，由业主委员会负责解释，接受业主监督。附：值班接待：以业委会成员为组长、监理会成员、单元长为组员的值班组，按照每星期一个组值班的顺序，采取接听值班电话的方式轮流值班，负责日常接待业主、接受业主情况反映、意见和建议。整理范本编辑协议范本