行政人事部门组织架构及岗位职责.docx

图1-1 中小型企业行政人事部组织构造图前台文员档案管理员人事专人行政专人文员/助理行政人事主管/办公室主任行政人事经理图1-2 大中型企业行政人事部组织构造图内勤前台车辆管理档安管量综合治理文秘行政管理法务员工绩效考核薪酬管理培训与开发招聘、退工劳动关系管理人力资源管理法务主管行政副经理人事副经理行政人事部经理按（图1-1）架构，中小型企业所需岗位及岗位职责：一、行政方面职责1.协助总经理做好综合、协调各部门工作和处理平常事务；2.协助参与并起草企业发展规划确定年度经营计划编制和各阶段工作目分解；3.负责汇总企业年度综合性资料，组织起草企业综合性工作计划、总结、汇报、指示等文献；4.负责组织企业通用规章制度确定、修改和编写工作，协助参与专用原则及管理制度确定、讨论、修改工作;对文献中波及重要事项进行跟踪检查和督导，推进企业管理;5.搜集和理解各部门工作状态，掌握全企业重要活动状况，编写企业年度大事记；6. 负责宿舍、食堂、保卫工作管理制度确定、检查、监督、控制和执行;负责对后勤、保洁工及保安管理；7. 监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖罚事宜。对各岗位及其场所劳动、卫生、安全状况进行定期及不定期检查；8.负责做好企业来宾接待安排，组织、协调企业年会、员工活动、市场类活动，开展年度总结评比和表扬活动； 9.加强部门之间协调，为增进互相团结做好工作；10.负责与有关上级政府部门联络，获取有关法律、政策信息，争取政策支持等工作。二、人事方面职责1. 负责企业人力资源工作筹划，建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度；2. 负责制定和完善企业岗位编制，协助企业各部门有效开发和运用人力，满足企业经营管理需要；3. 根据既有编制及业务发展需求，协调、记录各部门招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经同意后实行；4. 做好各岗位职位阐明书，并根据企业职位调整需要进行对应变更，保证职位阐明书与实际相符；5. 负责办理入职手续，负责人事档案管理、保管、用工协议签订；6. 建立并及时更新员工档案，做好年度及月度人员异动记录(包括离职、入职、晋升、调动、降职等)；7. 制定企业及各个部门培训计划和培训大纲，经同意后实行； 8. 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核成果提议部门录取； 9. 负责拟制企业薪酬制度和方案，简历行之有效鼓励和约束机制； 10.制定绩效评价政策，组织实行绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时处理其中出现问题，使绩效评价体系更够落到实处，并不停完善绩效管理体系；11.负责审核并按职责报批员工定级、升值、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞职、解雇等手续； 14.配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时处理员工投诉和劳动争议事宜； 15.定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工业务学习，提高管理水平和业务技能，保证各项工作任务能及时完毕； 16.其他突发事件处理和领导交办工作。1.统筹管理企业行政后勤服务工作：监督后勤工作执行，并提出改善意见；负责企业行政事务上传下达；负责企业印章管理；负责通讯、交通、招待、办公费用审核和原则管理；负责各部门之间和领导之间协调；负责企业总部车辆调度； 2.统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理各项规章制度，并监督执行，做好保密工作； 3.负责有关会议组织，以及会议决策督办事项：负责会议场所安排与布置；负责会议有关活动安排；负责会议决策督办事项； 4.负责企业接待工作及政府关系、公共关系建立、维护及保持、负责企业有关公共关系建立、维护、保持； 5.负责企业车辆调度、管理、维修、保养工作，监督各部门有计划安排用车，满足企业业务用车合理规定； 6.做好企业食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做记录及餐费收纳、保管； 7.完毕上级交办其他各项工作。 1. 接听、转接电话；接待来访人员； 2. 负责办公室文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案搜集、整顿工作； 3. 负责总经理办公室清洁卫生； 4. 做好会议纪要； 5. 负责企业公文、信件、邮件、报刊杂志分送； 6. 负责传真件收发工作； 7. 负责办公室仓库保管工作，做好物品出入库登记； 8. 做好企业宣传专栏组稿； 9. 按照企业印信管理规定，保管使用公章，并对其负责； 10. 做好企业食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做记录及餐费收纳、保管； 11. 每月环境保护报表邮寄及社保打表； 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案管理，严格借档手续。 1.负责全体员工人事档案管理工作； 2.负责新进员工试用期跟踪考核，晋升提薪及转正协议签订并形成对应档案资料； 3.负责员工调查问卷发放和搜集，分析汇总调查成果，形成结论上报； 4.负责记录汇总，上报员工考勤月报表，处理考勤异常状况； 5.负责员工绩效考核资料定期记录汇总，上报，并对绩效考核方式措施提出意见和提议； 6.负责员工薪酬发放异常处理和薪酬政策跟踪调查，提供对应报表和资料； 7.负责员工技能培训方案，技能测评督导与跟进； 8.负责完毕企业人事工作任务，并提出改善意见； 9.负责企业人事文献呈转及发放；10.负责草拟，解释企业福利保险制度，组织办理入保手续，联络退保，理赔事务； 11.协助人事行政经理处理人事方面其他工作； 12.协助招聘主管进行员工招聘面试，负责报到及解雇手续办理，接待引领新进员工； 13.工作对人力资源部经理负责。 1.负责固定资产、办公用品、办公设备及日用品申购、入库和发放，并定期做好数据录入工作，及时更新数据； 2.负责定期对企业各类平常办公资产进行盘点、管理及维护； 3.负责企业部门间各类会议安排及告知工作，并进行重要会议记录及归档； 4.负责配合上级组织、协调企业各类活动；员工福利记录申报及发放； 5.负责起草、修改企业各类汇报，告知通告拟发，各类证件办理； 6.负责企业环境卫生、后勤工作检查跟踪； 7.负责各类行政费用请款及核销申报； 8.负责酒店、机票预订申报及办理； 9.负责门禁卡管理及通讯录更新备份； 10.企业车辆管理（保险、油卡、ETC、保养等）； 11.其他突发事件处理和领导交办工作。 1. 负责外来人员接待和衔接工作； 2. 负责企业快递、信件、包裹收发工作； 3. 负责企业电话接转、收发传真、文档复印等工作； 4. 负责企业文献、资料下发、张贴及登记归档； 5. 维护和监督企业办公设施正常运作和维护； 6.行政费用申报及结算（快递费、饮用水等）； 7.负责企业和公共区域卫生监督； 8.负责企业花草养护和保养； 9.负责监管员工每日考勤状况，月考勤记录； 10.负责各类假单填写查对登记； 11.其他突发事件处理和领导交办工作。 1.档案工作人员必须具有一定档案专业知识，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做好档案管理、搜集、整顿及提供运用等工作，并对本学校档案工作进行监督、指导和检查，不得玩忽职守； 2.负责文书处理工作，做好文献材料登记、传递、搜集、整顿、组卷工作，做到及时、精确、安全。 3.负责管理本单位所有档案，积极积极提供运用，编制科学、实用检索工具和档案参照资料，提高检全率、检准率，为机关各项工作服务，并努力做好运用效果反馈工作； 4.档案管理做到科学化、规范化、贯彻防潮、防蛀、防火、防盗、防光等措施，保证档案完整与安全； 5.定期做好档案检查、查对、清理、记录、汇编工作，做到“帐物相符”； 6.承接领导交办其他有关档案工作任务。