华为公司海外商务代表团接待方案设计毕业设计.doc

目 录

一、 华为公司基本概况
1.华为公司基本信息………………………………………………………………1
2.华为公司海外商务接待方案介绍………………………………………………1
二、华为公司商务接待问题分析
1.华为公司商务接待目前存在的主要问题 ……………………………………2
2.华为公司商务接待存在问题的有关成因 ……………………………………2
三、海外商务代表团接待方案设计
1.接待前的准备工作………………………………………………………………2
2.日程安排表格……………………………………………………………………3
3.迎接………………………………………………………………………………4
4.住宿………………………………………………………………………………4
5.就餐 … …………………………………………………………………………4
6.会议安排
6.1会议前的筹备工作… …………………………………………………………5
6.2会议接待 ………………………………………………………………………6
6.3会后后续工作 …………………………………………………………………7
7.游览……………………………………………………………………………… 8
四、相关人员安排及费用预算………………………………………………………… 8
五、结语………………………………………………………………………………… 9

华为公司海外商务代表团接待方案设计
摘要：通过对华为公司海外商务代表团接待方案具体流程分析，结合海外商务代表团接待的相关规定进行解读，对华为海外商务代表团接待方案进行了优化设计。
关键词：商务会议 商务接待 方案设计

The Reception Scheme Design of Overseas Business Delegation of HUAWEI Corporation
Abstract：Based on the analysis of the specific process of the reception of the overseas business delegation of HUAWEI Corporation, and the relevant provisions of the overseas business delegation to interpret, the HUAWEI overseas business delegation to receive a plan to optimize the design.
Key words：Business conference、Business reception、conceptual design

一、华为公司基本概况
1.基本信息
华为技术有限公司是一家生产销售通信设备的民营通信科技公司，总部位于中国广东省深圳市龙岗区坂田华为基地。华为于1987年在中国深圳正式注册成立。 2007年合同销售额160亿美元，其中海外销售额115亿美元，并且是当年中国国内电子行业营利和纳税第一。截至到2008年底，华为在国际市场上覆盖100多个国家和地区，全球排名前50名的电信运营商中，已有45家使用华为的产品和服务。年营业额：385亿美元（2013年），员工数：150000（2013年）。
2. 华为公司海外商务接待方案介绍
华为公司海外商务接待方案主要有迎客接待、招待服务、参观介绍以及会议安排及等几个主要流程。迎客接待主要是接机前所需做的准备、接机、欢迎宴三个方面。招待服务分为住宿，餐饮以及观光游览三个方面。参观介绍主要分为参观前期工作、制定参观路线、人员安排。会议安排包括会人员安排，会议服务等几项服务。

二、华为公司商务接待问题分析

1.华为公司商务接待目前存在的主要问题
通过对华为公司海外商务接待流程仔细研究和分析，华为商务接待方案存在以下几个问题：
①接待程序上存在的问题。华为公司在设计海外商务团的接待程序上条理不够清晰，程序紊乱没有规则。②接待内容不够丰富。华为公司设计的商务接待内容太过简单粗陋，没有深入安排到位。③礼仪设计方面存在的问题。华为公司海外商务接待在接待外宾时礼仪方面存在一些问题。没有注重不同的地方的外宾应有不同的接待礼仪。
2.华为公司商务接待存在问题的有关成因
通过对华为公司海外商务接待流程仔细研究和分析，华为公司商务接待存在问题的成因有如下几点：
①接待程序问题，是因为没有具体根据不同地方的来宾有不同的接待程序问题。仔细划分接待对象的规格，解决办法应根据公司实际情况，对公司现存或未来可能发生关系的群体进行划分，建立完成的接待程序规格。 ②接待内容问题，因为在接待程序的具体内容上没有实际联系海外来宾需要那些接待内容。的具体情况接待商务接待很多时候是整个会议成功与否的关键，也是公司重要对外窗口。内容必须要详细清晰，设计内容要整洁丰富。③礼仪设计问题，是因为没有注意和意识到礼仪问题对于整个接待的重要性。以至于礼仪的细节方面没有落实到位。要根据接待对象的不同而进行相关训练，因接待对象地域不一致，应针对此方面进行培训指导。

三、日程安排

1、接待前的准备工作
1.1接待客户前，确认相关信息
客户来访前，接待客户的负责人需确认以下信息，做到明确接待目的、行成接待计划：
①来访客户背景：来访客户单位、姓名、级别、确切人数、准确名单、性别、年龄、职务、客人习惯、禁忌等。②重要来宾的具体信息。重要来宾是此次来访商务代表团官职较大的人以及说话有决策性作用的人。③来访目的。客户来访目的是整个客户接待的中心，要围绕市场目标或销售项目目的确定接待目标。④具体到访时间、出发时间以及航班信息

1.2日程安排表

日程表
日期
时间
内容
地点
11月15日
9:30
市场部经理接机
广州白云机场接机
10:30—15:00
休息
深圳百合酒店接待室
15:00—16:00
总经理陪同参观
深圳百合酒店
16:00—19:30
晚宴
深圳星河时代餐厅
20:00
举办欢迎会
深圳百合酒店
11月16日
8:30—11:30
总经理带领外宾考察
深圳华为基地
12:00—13:00
午餐
深圳星河时代餐厅
14:30—17:30
双方开会交流，探讨合作事项
深圳百合酒店
18:00—19:00
晚宴
深圳百合酒店

9:30-10:30
签约
深圳华为公司会议室
12:00-13:00
午餐
深圳星河时代餐厅
13:30-16:00
陪来访宾客观光游览
深圳红树林，东部华侨城
18:30-20；30
举行欢送晚宴
深圳星河时代餐厅

9:00
送来访人员登机返程
广州白云机场
2.迎接
①迎接的地点和时间
公司此次迎接的地点是广州白云机场，公司会先派车提前去机场等待，做好接待准备，我们还会派总经理与市场部经理去公司接待
②迎接所需做的准备
在出发迎接客人之前，要打印好接站牌，接站牌要有客户姓名和客户单位等信息；因国内客户一般没有送花篮的习惯，故迎接时送花也根据客人来源定而定。
针对于不同商务代表团还可以在白云机场打欢迎牌，并且设贵宾卡以及铺红地毯迎接，以表示我们公司对融新公司的诚挚和热烈的欢迎。
出发前的检查：接机车辆时间、行车路线、来客单位、航班号、乘车人数、联系人进行确认检查。
3.住宿
酒店资源关系整个行程安排，不同的外宾来访我们都会做不同的安排，根据来宾公司和我公司来往密切度以及我们的合作程度关系。此次设计前来的是印度的融新通信公司，是我公司大客户之一，也与我公司有较密切的合作往来。所以此次安排如下：
①入住酒店。入住的酒店一级客户安排五星酒店或四星商务客房，二级客户安排四星或三星酒店。②房间的类型。客人通常安排标准双人间，一个团队中的首要领导可以安排豪华套房。③费用的承担及其他。一级宾客的住宿费用是由我公司全部承担。二级宾客的住宿费用是由对方出一百元一天，其余的有我公司承担。三级宾客住宿费用由宾客自理。办理完客人入住手续后要记得记录客人入住房间号码；安排酒店与房间时需注意宾客的个人癖好与习惯；尊重来宾地方与国家的风俗习惯，尊重外宾的宗教信仰；办理完客人入住手续后要记录客人入住房间号码。
4.餐饮
餐饮安排原则：接待人员应掌握不同层次、不同性格、不同国籍的客户对餐饮的关注程度安排餐饮。特别需要注意不同国家、不同信仰、不同宗教对餐饮的喜好与禁忌。如需安排接风宴和送行宴，确定日期后根据接待级别在相应酒店、酒楼提前预定包房。
餐饮预订去电同时问清厅房名称，以方便查证级别，人数是否合用，有时要虚报一些人数，要尽量选择宽敞、明亮、豪华或能观赏风景的厅房，以烘托餐饮气氛。根据不同来宾的喜好应选择不同的餐饮种类。正常的就餐时间安排一般以一个半小时为宜，有领导陪餐的情况下时间稍长；上午参观公司一般在公司附近就餐，时间约为四十分钟；景点内就餐尽量简单安排，不宜超过一个小时。客人到达、离开时间如果紧张，一般安排住宿酒店用餐；时间允许通常安排在酒楼。预订餐饮之前了解来宾的喜好以及口味。
5.会议安排
通过对比华为公司所安排的会议安排，为了使会议更加顺利的进行，接待程序的流畅，我们对会议安排流程进行了优化。优化的主要内容包括：会前准备阶，会中以及会后后续工作。
5.1会前准备阶段
（1）会议分工：会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组。
①秘书组：
其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作，并协助会务组做好相应工作。
②会务组：
其主要任务是负责会议会务工作，包括：下达会议通知，负责报到登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料，迎送、接待主讲人，支付各类费用财务结算。
③保卫组：
保卫组组织人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等，同时协助会务组做好相应工作。
在整体运作过程中秘书组、会务组、等各司其职，但又需要默契配合，互相支援，形成一个整体，保证会议顺利进行。
（2）会议前的接待礼仪
会议接待是否成功，不仅需要精心组织，周密安排，而且要求参与会议接待的人员具有职业素质和礼仪修养，确保会议接待过程的统一、规范、高效、流畅、使各个环节、方面，都体现出较高的职业水准和礼貌。比如修饰、着装、举止规范等
修饰主要有五点注意事项：其一，仪容要干净，要换衣服消除身体异味。其二，是仪容应当整洁，整洁就是整齐洁净、清爽。其三，是仪容应当卫生。其四，是仪容应当简约。其五，是仪容应当端庄。
着装有六忌：1。着装忌过于鲜艳，商务人员接待在正式场合不宜着装色彩复杂，图案繁琐，标新立异。2.不宜过于杂乱，杂乱是指不按正式场合的规范化要求着装。3.忌过于暴露，在正式的场合身体的某些部位是不适宜暴露的。4.忌过于透视，在正式场合中过于透视室有失对于别人的尊重。5.不宜过于短小，正式场合不宜穿短小的衣服。6.忌过于紧身，正式场合穿紧身凸显身材的衣服是非常不允许的。
举止是指站姿、坐姿、行走、手势、微笑五个方面。这些行为都要自然，不要装腔作势才能显出真诚和朴实。要稳重，处事待人沉着稳健，泰然自若要得体，举止符合身份，适应场合，顺应情景。还要文明和优雅。
（3）会议通知：
①通知应简明准确，主要包括会议内容，参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点。
②通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。
③正式会议应印制会议指南。
（4）会议材料准备：
①会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。2.3.2会务人员应对材料的印刷装订把好关，应注意是否齐全。
（5）会场布置:
①会场设计形式：全围式
全围式会场就是不设主席台，参加会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起，容易形成融洽和谐和，体现平等互助的精神的一种会场形式。
②会议座次：左右排列法，长方形桌主位为华为公司总经理。边首位为融新公司总裁，然后依次是华为公司，市场部经理、秘书。主位左边依次是融新公司总经理秘书及其他宾客
③环境布置为暖色，会场入口摆放两盆盆栽，讲解是使用多媒体，高档先进。桌子上放置茶杯，话筒，毛巾以及一个会议记录本。从外观看起来就能体现出会议的隆重、严肃与它的重要性。
（6）会前检查
①检查会场空调，麦克风，投影仪等设备是否齐全，并进行试用，确保其在当天能正常使用（后勤组负责）
②会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好（文件组负责）
③检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等（保卫组负责）
5.2会中接待
（1会议主持人作欢迎词
（2）会场整理及布置
①提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序
②摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净
③调试投影仪，音响等设备，放映相关资料
（3）领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座
（4）新闻报道：由宣教部门准备好录像、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达。
（5）其他事项：会务人员应根据签到的情况掌握到会人数，并及时联系未到会人数。会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座。视情况统一会务工作人员着装。维持好会场秩序。会议提前5分钟，关闭会场大门，清理无关人员。由秘书做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。
5.3会后后续工作
1)安排与会人员离开，并派发纪念品
（2）会议结束后，整理打扫会场，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。
（3）做好会议文件的清退、收集、归档工作。
（4）为严肃会议纪风，对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。
（5）做好会议报道工作。
6.观光游览安排
6.1观光游览项目
①红树林：深圳红树林自然保护区位于深圳湾北东岸深圳河口的红树林鸟类自然保护区。红树林是热带、亚热带海湾、河口泥潭上特有的常绿灌木和小乔木群落。红树林声名远播，西面是滨 海大道秀丽迷人的植物长廊，南面是蔚蓝广阔的深圳湾，北面是平坦宽阔的滨海大道。这里绿草如茵，林荫夹道，四季鲜花不败。是极佳的观光胜地。
②东部华侨城：位于深圳市大梅沙，是休闲度假、观光旅游、户外运动于一体的大型综合性国家生态旅游示范区，功能配套齐全，环境优美，十分适合带外宾前来旅游。
6.2游览方式：由总经理、市场部经理全程陪同辛格先生等五位来宾进行游览。
6.3礼品赠送：赠送一些中国特色产品，比如茶叶，陶瓷产品，丝绸品，中国酒，如茅台，五粮液等。对于此次来访的融新公司的辛格先生及罗门先生的爱好，我公司对他们赠送的礼品有碧螺春茶叶和景泰蓝陶瓷品。
6.4送行：在商务团离开之前举办欢送宴，送其果篮。然后由市场部经理与总经理进行送行至机场。
6.5接待经费预算
酒店房价：贵宾豪华套房：门市价 900元/间*天；普通标准双人间；门市价 650元/间*天；早餐免费提供、午餐、晚餐一桌1400元；用车费用：1500元；旅游参观费用:1500元；其他：2000元；会议费用：2814元
总预算:24500

五、结语

通过对华为公司海外商务接待方案的研读，结合具体客户的资料。对关于华为公司海外商务接待方案的设计做出了优化，得到了华为公司海外商务接待方案设计的可行性建议。有助于华为公司开发和维护客户稳定关系，也有利于华为公司的市场拓展。

参考文献
[1]薛宁地.商务秘书实务[M].北京外语教学与研究出版社.2011.07
[2]李嘉珊.国际商务礼仪[M].北京电子工业出版社2011.05
[3]金正昆. 接待礼仪[M].北京中国人民大学出版社.2009.04
[4]陈明慧.一本书学会社交礼仪[M].北京光明日报出版社.2012年6月1日

致谢词
本设计在老师的悉心指导和严格要求下已完成，从课题的选择、方案论证到具体设计和调试，无不凝聚着向老师的心血和汗水。在三年的大学生中，也始终感受着老师的精心指导和无私的关怀，我受益匪浅。在此对老师表示深深地感谢和崇高的敬意。
在本设计的写作过程中，也得到了同学们的许多宝贵意见，也感谢本参考文献的所有作者和单位，在此一并致以诚挚的谢意。感谢所有关心、支持、帮助过我的良师益友。
最后，向在百忙中抽出时间对本文进行评审并提出宝贵意见的各位老师表示衷心的感谢！