苏州酒店采购程序内容及职责.doc

酒店采购程序、内容及职责
1、为搞好酒店的采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。
2、采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。
3、所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
4、相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求；讲究文明礼貌，遵纪守法；以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、总仓没有该项目或该项目不足的情况下可以申购；总仓在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和总仓必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2. 总仓储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询总仓是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目，必须由使用部门填写申购单，部门主管、仓管员、采购部、财务部主管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由采购部负责安排采购；
3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
6.采购部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识， 熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息；积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品；积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。采购部在择商报价中必须认真研究对待；使用部门必须在工作中要主动与采购部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目，采购部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。
9.所有采购项目依据有效申购单由采购部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
11.当遇到紧急采购时，必须经由当日值班经理或总经理同意的情况下，外出或其他途径紧急采购，采购部应以公司利益为宗旨，及时安排及准确购买到各部门所需要的物品和数量。
三、采购项目的验收
1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于总仓联系，由总仓根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。
2.对于不符合采购申请表的采购，仓管人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，仓管员应开立验收单，并将验收单客户联交采购员或供应商办理结算。
3.总仓在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4.在验收过程中总仓或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
6.节假日，双休日，紧急采购回的物资由当日值班经理及当班警卫、使用部门一同验收入库。
物资采购付款及费用报销程序
目的：规范酒店物资采购管理，严格控制采购成本及费用支出，使采购付款及报销更加规范化程序化。
一、对于日常物品、食品、酒水的现金报销，由采购人员或经办人填写“支出凭单”后附“验收单”、“发票”、物品的“采购申请单”经部门主管审核，送交财务出纳审核后经财务主管、总经理核准签字后至出纳处方可领取现金；
二、对于应付帐款的付款账号应为公司账号，并加盖公章，放财务审核、留存；若需要领取现金则需要公司出示相关的委托证明，加盖公章，委托人携带本人的有效证件（个人身份证或驾驶证）复印存至财务部，方可领取现金；
三、长期供应商付款，根据合同付款要求，经双方确认无误后，财务做好结算单（ 附有“验收单”、“物品采购单” ）后填写“应付帐款支付单”，附“发票”，经财务部审核、部门主管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算
四、采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过2000元，超过2000元的必须办理转账结算；必须办理现金结算的须经总经理同意。
五、供应商结算的2000元以下可以办理现金结算，超过2000元的必须办理转账结算。 （特殊情况除外）
关于高档酒水及香烟的采购规定
1. 高档酒水（指进价在100元以上）、香烟的渠道必须经总经理、餐饮部、财务部、采购部联合认定（签办单），目前暂定的渠道为麦德龙、家乐福、大润发、华润万家以及政府专管部门指定的专卖店。
2. 供应方对出售的高档酒水、香烟必须出具正规电脑发票，定额发票及收据一律无效。
3. 高档酒水、香烟在采购后，采购经办人亲自办理入库手续。
4. 高档酒水、香烟验收入库时，由采购经办人在包装盒条形码处签字，具体操作如下：
（1） 一般高档白酒或高价酒包装有封条，则在外包装盒条形码处签字（用力写上姓即可）。如果封条已坏，由采购经办人作退回处理；
（2） 无封条的酒水应在瓶子上的条形码上签字（用力写上姓即可；。
（3） 签字的字体不宜过大，如果包装盒或瓶子上有塑模层，用力写出现凹印就算验收完毕；
（4） 香烟一般为整条采购，在外包装盒条形码签字即可。
关于中、西厨食材进购细则
1. 中西厨所需的每日鲜活、蔬菜、水果、家禽、肉类等直拨食品，由使用部门填写食材采购申请单，需注明食材注明具体的品名、规格、质量要求，经行政总厨、部门主管、采购主管审批，并于每日下午5点前报送采购部，采购单一式三联（白联采购部、红联财务部、黄联申购部门留存）；采购部根据要求，一般以传真的方式下单通知供应商，原则上要求供应商于次日上午十点半送货至酒店指定的验货区。
2. 验货时，仓管、使用部门协同验收，检验其名称、数量、规格、质量、有效期，填写验收单、领料单，并根据采购单具体要求，对于不符合的产品予以当场退货，鲜活食品直接拨入使用部门。
3. 食材价格的核定：酒店对各供应商提供的鲜活食品进行定期定价，每月安排餐饮、采购相关人员进行市场调查，编制询价表，结合供应商报价，商定当月食材价格，制作食材审核单，经采购部门主管、餐饮部门主管、总经理核定认可后交财务对帐。
日常物品的采购工作细则
1. 零星物品指某些部门经常使用，使用量较少，无需仓库储存或不便存放的，由使用部门提出申请，写明物品名称、规格、型号（可附样品），数量，备注说明，填写参考价，也可提供相关的供应商信息，送交仓管查询总仓库存情况以及上次购进时间及进购价格，经采购主管、财务主管、总经理签字认可后方可办理。
2. 对日常急用物品以及库存没有备货又急需提供使用的饮食品、物品等，可经部门主管和总经理同意后购买，但必须第二天补办有关采购审批手续（即补单）。
3. 对于一些部门经常使用，用量较大需仓库储备的物品低值易耗品的采购，直接由仓库提出采购申请，按实际经营需要核定的正常储备量备货。按照一般物品采购程序，经财务经理、总经理审批，注明需用日期，再送采购部签收办理。
4. 大件物品一般直拨到使用部门，经使用后，在保修期内厂家负责保修，质量达不到有关标准及合同要求的，按合同条款履行办理退货手续。
5. 烟类、酒类：
验收时发现破损立即退货，一经发现劣品，一律退货。
对于物品在质保期内的维修，列明物品名称，损坏程度，查看其是否在质保期内，厂商报价及市场询价，在经部门主管、财务主管、总经理审核后再进行办理。
采购员岗位职责说明
1. 根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品、酒水等；
2. 力争使酒店所购物品是价平质优；
3. 负责对不符合要求的产品办理退货、补货或换货手续；
4. 与有关供应商保持良好关系；
5. 协助仓管搞好物品、食品、酒水入库的验收工作；
6. 及时向上司报告有关产品和价格的最新行情；
7. 做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作；
8. 积极参加培训，遵循酒店纪律，保持与酒店有关部门的良好关系；
9. 认真做好上级领导安排的其他工作。
酒店采购规范
1、目的：制定采购工作规范，确保酒店采购的物资或服务符合要求。
2、适用范围 ：适用于本酒店提供产品的供方和本酒店服务及服务过程中所需物资的全部采购活动。
3、职责 （1）采购部负责供方评定的组织工作。由财务部负责监督。 （2）由采购部负责对供方的评定工作。由财务部负责监督。 （3）采购部负责采购工作的管理和实施，相关部门负责服务采购工作的管理和实施。 （4）财务部和餐饮部共同负责对食品原材料的验证及验收，其它采购的物资由相关使用部门和仓管员联合验证及验收。
评定供方的程序要点
采购的分类：
（1） 常备物资采购
（2） 鲜活食品采购
（3） 临时性采购（包括服务采购）
（4） 专项物资采购
供应商评定：
1评定内容 （1）是否具备满足本酒店所需产品和服务质量要求的能力。 （2）是否满足本酒店所需产品的生产能力和合同约定的交货能力。 （3）是否具备本酒店所需产品的质量保证体系。 （4）供方的资信、资质、历史业绩等情况。
2评定方法 （1）由采购部负责组织收集供方提供的关于生产设施、组织、人员、资金等方面的资信、资质文件和就所要求的质量水平提供有关生产产品的质量数据、实物及相关资料。 （2）由采购部对供方进行考察，即对其工作场所、设施结构和质量保证体系进行现场实际评价，并对供方的评定做《供方的评定记录》。 ① 质量要求：应保持与其他同类产品的质量相比，质量较优。 ② 价格要求：应保持与其他同类同等质量的产品相比，价格较低。 ③ 交期要求：应保持及时供货。 ④ 配合要求：有良好的服务态度并能配合酒店作相应改进。
由采购部对现行供应商（除集贸市场外）的送货质量、价格及其及时性、合作态度的不合格项进行评估。每3个月从质量、价格、送货期和合作态度四方面进行一次业绩评估。前三个月中任何一项累计5 次以内（含5次）不合格视为轻度不合格;累计5次以上或连续3次不合格，视为严重不合格。（3）由采购及财务部进行会议评审，填写《供方评定会议记录表》，确定合格供方。
3评定结果分类 (1)对具有合格的质量保证体系，具备酒店所需产品要求能力的供方记入合格名单。 (2)对有少部分供货数量品种缺空，经限期纠正后能满足产品要求能力的供方列入后备名单。