组织架构和岗位职责.doc

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第一章 采购中心的组织架构、部门职能和岗位职责

一、采购中心的组织架构：
采购专员或工程师：负责化工类采购
采购专员或工程师：负责设备类采购
采购专员或工程师：负责土建和工程类采购
采购专员：负责资料录入+对帐+跟单+付款跟踪
采购专员或工程师：负责后勤、行政和其他采购
采购专员：负责交货联络及协调
（主管副总）

采购中心经理

二、采购中心人力负荷（人员配置）：
按照集团目前采购情况，将采购物资（标的物）分为四类，种类最多的为设备类，而占用资金最多的是土建类。但设备土建多为大型项目，需要组织谈判小组谈判后执行采购，因此，宜按照专业分工进行人员配置。其方案如下：

序号
工作范围
人员岗位
人员
备注
1
采购业务和管理
部门管理
1人

2
化工类采购
专员或采购工程师
1人

3
设备类采购
专员或采购工程师
1人

4
土建和工程类采购
专员或采购工程师
1人

5
后勤、行政和其他采购
专员或采购工程师
1人

6
资料录入+对帐+跟单+付款跟踪
专员
1人

7
交货联络及协调
采购客诉服务
1人

小计

7人

三、采购中心的工作职能和权限：
（一）采购中心的工作职能：
1. 制定相关采购制度和流程，并按照规定程序实施采购。
2. 制定和实施部门目标、指标和管理方案，执行公司关于质量和环境管理的相关要求，并持续改进。
3. 组织对供应商的调查、评价和选择，并编制《合格供应商名录》等采购过程的管理。
4. 根据采购计划进行市场调查研究、选择、评价、考核供应商，并建立完善的供应上档案。
5. 根据设计要求、库存、生产情况签定合同或订单，实施物资采购。
6. 负责采购信息（供方信息、所购文字的市场信息、质量、价格、售后服务、供货及时性等）统计、分析，总结经验，召开供方会议，改进供货状况。
7. 实施对不良品的处理，并针对合同使与供应商交涉。
8. 供应商评审体系，对供应商及采购物资的质量进行跟踪、认证，确保采购物资符合使用要求。
9. 建立并更新常用物资的价格档案，指导采购作业与谈判。
10. 定期对部门人员的绩效进行考核，分析采购过程的薄弱环节和问题，提高工作绩效。

（二）采购中心的职责权限：
1.对于未经领导批准的采购计划有权拒绝采购。
2.对不合格供应商有权索赔或结束供应关系。
3.采购权：公司生产所需要的的化工类需求；机械设备类需求；土建和工程类需求；后勤、行政和其他具有共性的物资的采购。

四、 岗位人员的工作职责：
（一）采购管理人员的岗位职责

职务概况
岗位名称
采购经理
所属
部门
采购中心
部门人数
7人
直接上级
主管副总
管辖人数
6人
管辖
下属
采购专员或采购工程师、跟单员、采购客服人员
管理权限
行驶对采购、供应的管辖权，并承担公司规章制度及工作指令的义务。
管理职能
合理地组织采购，并及时地供应生产所需要的物资
工作职责
1. 负责内部岗位、职能的策划，并参与实施相关改进。
2. 组织采购程序、采购监控、信息收集、价格体系、管理制度的拟订、检查、监督、控制、执行。
3. 组织对采购人员的培训、考核、评比、激励、推荐等。
4. 拟订部门工作计划，并组织实施和监督执行。
5. 根据计划单，审核后组织实施，跟踪监督采购计划的执行进度，对异常情况随时作出调整，并及时上报。
6. 组织对物资市场信息进行收集和分析，适时了解掌握市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术，开拓新资源，优化进货渠道，降低采购费用。
7. 对供应商实施调研、考核、评审和管理，监督供应商档案的建立和实施。
8. 制定并上报付款计划，合理安排付款，提高资金利用。
9. 收集已使用物资的性能和质量信息，以谋求改进。
10. 发展、选择和处理供应商关系，组织和供应商谈判和合同签订。
11. 定期或不定期组织本部门人员进行分析、讨论，总结经验，改进工作方法，提高工作效率。

工作标准

1、 负责订单的审核；采购合同起草、管理，
2、 采购价格管理，成本分析与控制：制定物料采购计划，配合生产、销售计划之达成，配合公司资金运用、周转；
3、实施和跟踪采购计划，确保物料交期：
4、采购制度、流程发生缺失时，及时制定并贯宣完成。
5、每周至少召开一次部门例会，沟通采购问题，并形成记录。
6、建立供应商管理机制，供方资质证明、供方调查表、供方评价记录、合格供应商名单录、合同、价格表、合同评审表等，记录完整；
7、后备供应商资源充足，不发生因突发事件影响供应。
8、每月月底完成该月应付款计划，不发生因付款招致的司法后果或延迟交货情况。
9、保证产品质量符合技术要求。
10、在合同签订前进行合同评审，价格确认至少两人同时参加，并明确合同条件的几大要素（标的、数量和质量、交付方式、付款方式、质保周期、违约责任等内容。

岗位权限
1、 有权向研发、技术部门索要物资的技术标准、图纸等，有权拒绝无标采购。
2、有权拒绝不符合质量要求的采购；
3、在数据统计的基础上，有权取消不符合要求的供应商的供货资格；
4、有权对质量检验结果提出复议。
5、采购专员或采购工程师的岗位职责所赋予的权限。

5、有权对采购物资的要求提出建议，并沟通协商。

（二）采购专员或采购工程师的岗位职责
职务概况
岗位名称
采购专员（工程师）
所属部门
采购中心
部门人数
7人
直接上级
采购经理
管辖人数
0
管辖下属
无
工作职责
（1）经办一般性物料采购。
（2）查访供应商。
（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。
（4）要求供应商执行质保期的工作。
（5）确认交货日期。
（6）一般索赔的处理。
（7）处理退货。
（8）收集价格信息及替代品资料。
（9）申购单、验收单的登记。
（10）订购单与合约的初步拟订。
（11）交货商来访的安排与接待。
（12）供应商来访的安排与接待。
（13）采购费用的申请与报销。
（14）采购文件及手续的申请。
（15）电脑作业与档案管理。
（16）承办物资保险或公证事宜。

工作标准

1. 及时统计申购单并整理汇总。
2. 询价不少于三家，结合使用单位、技术部门等部门的要求来确定供应商。
3. 与供应商谈判前有充分的文字化的准备资料，在产品的数量、价格、质量、时间、售后、运输、付款等谈判至少两人以上同时参加，谈判完成后形成合同草案。
4. 根据合同模板，合同内容无明显遗漏；采购合同审批各部门签字齐全，不发生缺漏。
5. 按照合同时间计划采购，每天统计采购进度情况，汇报给部门领导。
6. 负责将采购记录归档。
7. 采购中出现不合格物资能够正常退换货。
8. 经申请单位领导同意的采购单，要有该领导书面签字确认，否则，不予采购。
9. 按期完成采购任务，对领导安排的任务逾期负责。
岗位权限
1、 有权对申请采购的数量、质量、时间等提出意见和建议。
2、 有权拒绝无标采购。
3、有权拒绝不符合质量要求的采购；
4、有权拒绝未经领导同意批准的采购订单。
5、有权对质量检验结果提出复议。
6、有权对采购物资的要求提出建议，并沟通协商。