文件及记录控制程序(1).docx

1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。3、定义3.1受控文件：指最新有效文件， 加盖“受控”印章的文件。3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。3.4 记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。3.5 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、 职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。5、 文件控制流程图6 过程要点描述过程要点描述责任单位使用记录编制6.1.1依据本程序4职责，各部门编写相应文件。6.1.2文件编写完成后，交质量部门对文件统一进行编号，并校对文件。6.1.3文件编制要求及记录编码规则见本程序8附件说明。各部门文件初稿审批6.2.1文件审核、批准权限依据附表及控制矩阵表。各部门管理者代表总经理文件编制、更改审批/通知单发放6.3.1归口管理部门负责相应文件的发放并按规定进行记录、存档。6.3.2质量手册、程序文件、三层文件、技术文件、质量类文件发放时均须盖“受控”章。各部门文件发放回收记录表培训6.4.1新制定或更新的文件由人力资源部或归口管理部门组织相关人员进行培训，并保存相关记录。人力资源部、归口部门培训计划培训记录表储存和使用6.5.1 各部门指定专人对文件进行分类并建台帐；6.5.2质量部门负责清理本公司质量类文件的归口管理，并建立有效文件清单。6.5.3使用过程中，允许以电子版、纸制版等保存6.5.4质量文件定期清理或更换后，作废文件原稿原则上需保存1年，但需标识“作废”章，并隔离存放。6.5.6质量部门根据质量体系文件受控清单中文件的受控状态，对文件进行管理，适时（每年至少1次）检查评审文件的有效性，发现问题须及时处理。6.5.7临时借阅质量体系文件时，内部借阅，由归口部门负责人签字后方可借阅。原则上不允许外部借阅。各部门文件发放回收记录表 质量体系受控文件清单更改与修订6.6.1填写文件编制、更改审批/通知单，按本程序附表一进行审批，对修改进行登记。（注：技术文件用技术文件更改通知单）6.6.2技术文件的更改与修订，按变更管理程序执行。各部门文件编制、更改审批/通知单回收及处置6.7.1发放新文件时，应回收旧版本文件，并做记录。6.7.2对于失效的旧版文件，由归口管理部门加盖“作废”章。作废文件每年集中统一销毁，电子档同时集中删除。各部门文件发放回收记录表外来文件管理6.8.1外来文件由归口管理部门进行接收、识别，并建立外来文件清单。6.8.2由归口管理部门组织相关部门对外来文件进行评估，报公司领导是否采纳并运用。如被批准，归口管理部门将负责对外来文件的推广与运用。6.8.3外来文件的由归口管理部门保存。归口部门外来文件清单7、记录管理流程图8.过程要点简述过程要点描述责任单位输出记录编制、填写、修改8.1.1记录格式按本程序附表一权限进行审批，报送集团质量部门备案后使用。8.1.2记录格式如需要修改，需填写文件编制、更改审批/通知单。8.1.3各子公司可根据实际情况对程序文件的表单在现有基础上做相应完善，表单编号不变，修改后的表单报批后，报集团质量部门备案。各部门记录表单审核8.2.1记录审核人员应确认记录是否正确，规范，不符合则给予指导修正或重写；发现不符合者组织培训各部门及其负责人整理归档8.3.1各部门每月底对各项记录进行编目、分类装订、保管，以便于检索。各部门质量记录清单记录的储存保护8.4.1根据记录的重要性，对每一种记录制定其保存期限，见本程序11记录。8.4.2需保存在清洁、干燥、防火、防盗的适宜环境，以防损坏、变质和丢失。各部门记录的检索8.5.1质量记录的查阅，原则上须由归口管理部门负责人批阅后，在规定的场所进行。原始记录不得外借。8.5.2公司外部的查阅，须经公司领导批准。各部门过期记录的处置8.6.1 保存到期的资料，由归口部门提出销毁明细表申请，报公司领导批准后执行。8.6.2 销毁时可用粉碎或烧毁的方式进行。各部门销毁明细表9附加说明 文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为： HT YZ QX XXXX XXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-迎洲，JZ-机制，YH-云海）公司代号(海通）9.1.2程序文件编码规则为： HT / QP 0803 海通程序文件号 (0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：HTXX / QP XXXX XXX 海通各子公司标识/ 程序文件代号 程序文件号 三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规则：HTXX / QPR XXXX XXX 海通各子公司名称标识/质量记录代号 程序文件号 记录表单号9.1.5质量手册文件号为“HTQM”9.1.6 程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头重庆海通投资集团有限公司 （宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序 (四号加粗居中)文件编号：HTQP0701（宋体5号）页数： 6/7（宋体5号）发行日期：2017年7月1日（宋体5号）版本： G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3 程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的； 2.范围； 3.定义； 4.职责； 5.流程图； 6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件； 9.记录明细表（表格形式）； 10.文件变更记录（表格形式）。(如有特殊情况需要增加提纲，目录顺序可以插入、延续或增加)。9.1.6.5程序文件的过程描述以表格形式表达（如本程序）过程要点描述责任单位使用记录9.1.7 三层次文件页面格式9.1.7.1三层次文件表头设置重庆海通机械制造有限公司(四号宋体)文件编号HTJZQP0602-01设备操作规程(四号宋体)页数：7/17版本A0编制：审核：批准发布日期未注明文字均为五号宋体9.1.7.2三层次文件序号标题宋体、五号、加粗；无特殊格式（不缩进）9.1.7.3 三层次文件正文宋体五号；行距最小值20磅；特殊格式“首行缩进2字符”；9.1.7.4三层次文件更改记录表与程序文件相同采用表格形式。放在文件末尾。9.1.8 记录表单无固定格式，根据各个公司记录形式的继承性进行编制；9.1.8.1记录表单必须包括以下内容和要素：子公司名称； 记录表单名称、文件编号、记录编号、记录时间、记录人员10、支持性文件10.1管理评审程序10.2内部体系审核管理程序10.3持续改进管理制度11、记录序号文件名称文件编号保存部门保存方式备注1文件编制、更改审批/通知单HTQPR0701-001 质量部门 3年2文件发放回收记录表HTQPR0701-002 质量部门3年3质量体系文件受控清单HTQPR0701-003 质量部门 3年4外来文件清单HTQPR0701-004 质量部门3年5质量记录清单HTQPR0701-005 质量部门 3年6销毁明细表HTQPR0701-006 质量部门3年12、程序变更记录序号更改条款更改依据（通知单编号）更改人更改日期备注编制审核批准发布日期生效日期袁顺义毛卫平胡官彬2017年7月 1日2017年7 月1 日附表一：文件编制、审核、批准矩阵表文件类别编制审核 批准质量手册集团质量管理部门管理者代表集团总经理程序文件集团质量管理部门质量分管领导管理者代表作业文件各子公司各部门部门负责人分管领导技术文件子公司技术部门部门负责人分管领导质量记录各子公司各部门各部门领导分管领导附表二：记录清单序号文件名文件编号表格名称表格编号1文件及记录控制程序HTQP0701文件编制、更改审批/通知单HTQPR0701-001文件发放回收记录表HTQPR0701-002质量体系文件受控清单HTQPR0701-003外来文件清单HTQPR0701-004质量记录清单HTQPR0701-005销毁明细表HTQPR0701-0062人力资源管理程序HTQP0702员工花名册HTQPR0702-001人力资源需求汇总表HTQPR0702-002招聘通知与广告HTQPR0702-003应聘登记表HTQPR0702-004劳动合同HTQPR0702-005特殊工种员工汇总表HTQPR0702-006劳动用工考核表（按期转正）HTQPR0702-007计件员工转正申请HTQPR0702-008员工年度评优HTQPR0702-009培训需求表HTQPR0702-010年度培训计划HTQPR0702-011提升式变更培训记录HTQPR0702-012专业人员台账HTQPR0702-013员工技能矩阵信息HTQPR0702-014培训工作总结分析报告HTQPR0702-015员工辞职申请表HTQPR0702-016员工离职应办手续清单HTQPR0702-017终止（解除）劳动合同通知书HTQPR0702-0183设备管理程序HTQP0703设备需求计划HTQPR0703-001固定资产购置申请HTQPR0703-002设备调研报告HTQPR0703-003集团公司固定资产投资计划表HTQPR0703-004技术协议HTQPR0703-005设备验收单HTQPR0703-006专用器具验证报告HTQPR0703-007设备履历卡HTQPR0703-008工装履历卡HTQPR0703-009设备移交清单HTQPR0703-010设备管理台账HTQPR0703-011设备日常保养和点检记录表HTQPR0703-012设备效率统计表HTQPR0703-013固定资产转固流程HTQPR0703-014设备年度维护计划HTQPR0703-015设备/专用器具故障维修申请及维护记录HTQPR0703-016设备备件库存量表HTQPR0703-017固定资产调拨单HTQPR0703-018固定资产处置（减少）单HTQPR0703-019设备封存(启封)申请单HTQPR0703-0204监视和测量资源管理程序HTQP0704监视和测量资源管理台账HTQPR0704-001量具领用台帐HTQPR0704-002量具送检表HTQPR0704-003量具检具报废单HTQPR0704-0045合同评审管理程序HTQP0801沟通记录表HTQPR0801-001采购合同HTQPR0801-002大宗物质采购合同HTQPR0801-002-01零星物资采购合同HTQPR0801-002-02设备采购合同HTQPR0801-002-03合同评审表HTQPR0801-003销售合同HTQPR0801-004合同/订单一览表HTQPR0801-0056项目管理程序HTQP0802市场调研报告HTQPR-0802-01-001新产品开发可行性报告HTQPR-0802-01-002报价表HTQPR-0802-01-003顾客要求识别评审表HTQPR-0802-01-004合同评审表HTQPR0801-003项目小组成员任命及职责与分工表HTQPR-0802-01-005项目开发方案HTQPR-0802-01-006设计目标、可靠性目标及质量目标HTQPR-0802-01-007APQP计划总表HTQPR-0802-01-008新产品开发项目意向书HTQPR-0802-01-009产品设计任务书HTQPR-0802-01-010（初始）特殊特性清单HTQPR-0802-01-011初始过程流程图HTQPR-0802-01-012初始供方清单含工装HTQPR-0802-01-013初始零部件消耗定额HTQPR-0802-01-014产品质量保证方案HTQPR-0802-01-015问题清单HTQPR-0802-01-016一阶段评审报告HTQPR-0802-01-017产品设计计算报告HTQPR-0802-02-001产品三维模型HTQPR-0802-02-002三维数模评审HTQPR-0802-02-003DFMEA或PFMEAHTQPR-0802-02-004设计验证计划HTQPR-0802-02-005样件制作计划HTQPR-0802-02-006设备设施、工装、刀具计划HTQPR-0802-02-007检验试验设备和量具计划HTQPR-0802-01-008产品试验大纲HTQPR-0802-02-009样件尺寸检测报告HTQPR-0802-02-010样件材质、性能检测报告HTQPR-0802-02-011控制计划样件HTQPR-0802-02-012控制计划检查表HTQPR-0802-02-013设计验证记录HTQPR-0802-02-014设计信息检查表HTQPR-0802-02-015工艺平面布置图HTQPR-0802-03-001初始过程能力研究计划HTQPR-0802-03-002测量系统分析计划HTQPR-0802-03-003包装规范HTQPR-0802-03-004工艺规程HTQPR-0802-03-005外协件检测作业指导书HTQPR-0802-03-006过程检验作业指导书HTQPR-0802-03-007工装刀具检测作业指导书HTQPR-0802-03-008产品/过程质量检查表HTQPR-0802-03-009生产节拍与产能测算表HTQPR-0802-04-001试生产的可靠性检测报告HTQPR-0802-04-002试生产的有害物质检测报告HTQPR-0802-04-003MSA测量系统分析报告HTQPR-0802-04-004初始能力评价Ppk分析报告HTQPR-0802-04-005包装评价验证表HTQPR-0802-04-006试生产产品验证报告HTQPR-0802-04-007PPAP（全套资料）封面HTQPR-0802-04-008产品质量策划认定书HTQPR-0802-04-009产品和过程放行检查表HTQPR-0802-04-010控制图、CPK计算HTQRP-0802-05-001绩效指标HTQRP-0802-05-0027变更管理程序HTQP0803变更申请及通知单HTQPR0803-001变更过程遏制表HTQPR0803-002技术文件变更台账HTQPR0803-0038PPAP生产件批准管理程序HTQP0804材料试验报告HTQPR0804-001性能试验报告HTQPR0804-002零件提交保证书(PSW)HTQPR0804-003顾客批准记录表HTQPR0804-0049生产过程管理程序HTQP0806作业准备验证表HTQPR0806-001设备、工、量、刃、辅清单表HTQPR0806-002换刀记录表HTQPR0806-003工、料废统计表HTQPR0806-004生产合格率HTQPR0806-005生产进度表HTQPR0806-006终检记录台账HTQPR0806-00710产品标识和可追溯性控制程序HTQP0807标识卡HTQPR0807-001生产流动卡HTQPR0807-00211交付控制程序HTQP0808销售需求计划表HTQPR0808-001生产计划表HTQPR0808-002采购计划HTQPR0808-003周/3日计划HTQPR0808-004调整计划表HTQPR0808-005物资领用单HTQPR0808-006产品入库单HTQPR0808-007产品入库台账HTQPR0808-008产品发货单HTQPR0808-009产品发运报表HTQPR0808-010库存台账HTQPR0808-011产品出库台账HTQPR0808-01212不合格品控制程序HTQP0901返工（修）通知单HTQPR0901-001不合格品审理单HTQPR0901-002三包产品处理单HTQPR0901-00313管理评审程程序HTQP0902管理评审计划HTQPR0902-001质量管理体系运行报告HTQPR0902-002管理评审报告HTQPR0902-003会议签到表HTQPR0902-004管理评审改进计划HTQPR0902-00514内部体系审核管理程序HTQP0903年度内部质量审核计划HTQPR0903-001内部审核实施计划HTQPR0903-002内部审核检查表HTQPR0903-003不合格项报告HTQPR0903-004内审报告HTQPR0903-005内审员能力评价表HTQPR0903-00615纠正预防措施控制程序HTQP1001纠正预防措施表HTQPR1001-001供应商不合格质量信息反馈表HTQPR1001-002内/外审不符合项HTQPR1001-003内/外质量信息跟踪台账HTQPR1001-0048D报告HTQPR1001-005经验教训数据库HTQPR1001-006纠正预防措施台账HTQPR1001-00716供应商管理程序HTQPR0805供应商开发申请表HTQPR0805-001供应商基本情况调查表HTQPR0805-002供应商现场审核检查表HTQPR0805-003技术协议HTQPR0805-004质量保证协议HTQPR0805-005供应商月度业绩评价表HTQPR0805-006年度评价表HTQPR0805-007合格供应商目录HTQPR0805-008代用申请HTQPR0805-009供应商资格取消申请HTQPR0805-010供应商质量提升计划HTQPR0805-011质量提升计划跟踪表HTQPR0805-01217产品监视测量控制程序HTQPR0810报验单HTQPR0813-001进料检验台账HTQPR0813-002首件检验记录HTQPR0813-003巡检记录表HTQPR0813-004合格证/出厂检验报告HTQPR0813-005库存抽查记录表HTQPR0813-00618产品过程审核程序HTQPR0904产品及过程年度审核计划HTQPR0904-001产品审核检查表及报告HTQPR0904-002过程审核检查表HTQPR0904-003制造过程审报告HTQPR0904-00419顾客服务管理程序HTQP0809售后质量投诉信息登记台帐HTQPR0809-001顾客满意度调查表HTQPR0809-002