秘书团队管理.pptx

第五章第五章 秘书团队管理秘书团队管理u第一节第一节 秘书团队概述秘书团队概述 u第二节第二节 秘书团队的建立秘书团队的建立 u第三节第三节 秘书绩效测评秘书绩效测评 u思考训练与教学互动思考训练与教学互动 第一节第一节 秘书团队概述秘书团队概述 u一、秘书团队的含义一、秘书团队的含义 u二、秘书团队的形成条件二、秘书团队的形成条件 u三、秘书团队的内部结构三、秘书团队的内部结构 一、一、秘书团队的含义秘书团队的含义 秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。他们共同服务于一级组织机构景、能力结构的群体。他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被或领导，具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被称做称做“秘书班子秘书班子”。二、秘书团队形成的条件二、秘书团队形成的条件（一）共同的目标（一）共同的目标 1.1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。创造力，使得团队的存在有了价值。2.2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。作绩效。（二）互信的协作（二）互信的协作 1.1.应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。2.2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。（三）明确的职责（三）明确的职责 1.1.一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安排一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。2.2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。（四）较强的执行力（四）较强的执行力 所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。为可能的能力。三、秘书团队的内部结构三、秘书团队的内部结构 （一）团队规模（一）团队规模 1.1.秘书团队人数以秘书团队人数以2727人为宜人为宜 秘书团队要根据秘书团队要根据“精简的原则精简的原则”，根据机构的性质、层级、规模、工，根据机构的性质、层级、规模、工作性质、工作量等参数加以综合考量，设置合理的团队规模。作性质、工作量等参数加以综合考量，设置合理的团队规模。2.团队规模过大，团队的绩效有可能下降团队规模过大，团队的绩效有可能下降 （1 1）团队规模过大，成员无法深度沟通，团队较难形成凝聚力）团队规模过大，成员无法深度沟通，团队较难形成凝聚力 （2 2）团队规模过大，个人投入被冲淡，工作积极性就会降低）团队规模过大，个人投入被冲淡，工作积极性就会降低 （3 3）人数越多，公平问题越难处理）人数越多，公平问题越难处理 3.3.团队规模过小，将影响秘书工作质量团队规模过小，将影响秘书工作质量 如果团队成员过少而工作任务繁重，则团队成员疲于应付，工作效如果团队成员过少而工作任务繁重，则团队成员疲于应付，工作效率必然降低。率必然降低。（二）角色（二）角色 1.1.根据每位成员的气质（如胆汁质、多血质、黏液质、根据每位成员的气质（如胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质）和专业背景（如工科、理科、文科）以及能力结构抑郁质）和专业背景（如工科、理科、文科）以及能力结构（如行动型、思考型、事务型）等个人特质分配其在团队中（如行动型、思考型、事务型）等个人特质分配其在团队中的角色。的角色。2.2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。3.3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。考虑。（三）领导（三）领导 领导是高效能秘书团队的核领导是高效能秘书团队的核心人物，承担着管理、建设团队心人物，承担着管理、建设团队的重任。的重任。联合国秘书长人选标准联合国秘书长人选标准 具有领导、筹划和组织众多国家职具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力；能流利使用联合国两种员的管理能力；能流利使用联合国两种以上工作语言；具有作为领导感人的魅以上工作语言；具有作为领导感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力。力和有效地沟通人际交流思想的能力。安南视频安南视频 秘书团队领导的工作任务秘书团队领导的工作任务（1 1）考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色；）考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色；（2 2）设置团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划；）设置团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划；（3 3）在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题；）在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题；（4 4）争取必要的经费，为团队顺利完成任务提供物质保障；）争取必要的经费，为团队顺利完成任务提供物质保障；（5 5）定期向领导或上级管理部门汇报团队工作；）定期向领导或上级管理部门汇报团队工作；（6 6）全程关注团队成员，随时与成员沟通，帮助成员解决存在的问题，等等。）全程关注团队成员，随时与成员沟通，帮助成员解决存在的问题，等等。（四）规范（四）规范 规规范范是是用用于于约约束束团团队队成成员员并并被被团团队队成成员员共共同同接接受受和认可的一些行为准则。和认可的一些行为准则。秘书岗位责任制秘书岗位责任制档案管理工作制度档案管理工作制度 办公室工作细则办公室工作细则文稿审核制度文稿审核制度保密制度保密制度用印制度用印制度查办工作程序查办工作程序接待服务工作程序接待服务工作程序 第二节第二节 秘书团队的建立秘书团队的建立u 一、秘书团队的建立步骤一、秘书团队的建立步骤 u 二、秘书团队的组建方法二、秘书团队的组建方法 台湾资深秘书石咏琦台湾资深秘书石咏琦坚持的理念是：秘书的成坚持的理念是：秘书的成败往往不在效率第一，而败往往不在效率第一，而在于人缘第一。在于人缘第一。例：你用尽全力了吗？例：你用尽全力了吗？时代需要合作精神时代需要合作精神 在集体中成长在集体中成长 余世维余世维 例例 一个好汉三个帮一个好汉三个帮 案例案例 *培养集体主义精神（团结合作精神）培养集体主义精神（团结合作精神）1、积极参加集体活动，合群乐群积极参加集体活动，合群乐群 2、对集体的事尽心尽力，尽职尽责、对集体的事尽心尽力，尽职尽责 抗战被子例抗战被子例 3、顾全大局、顾全大局 集体的利益高于一切集体的利益高于一切 公心公心 大禹大禹 4、严于自律、严于自律 加强纪律性革命无不胜加强纪律性革命无不胜 自觉自律自觉自律 5、善于沟通、善于沟通 到位到位 及时及时 准确准确 三令五申三令五申 通知通知 传达精神传达精神 松下松下 6、支持互助、支持互助 合作的态度与行动合作的态度与行动 俞敏洪俞敏洪 7、有福同享有难同当、有福同享有难同当 俞敏洪例俞敏洪例 8、让功于众、让功于众 不居功不居功 不忘本不忘本 朱光亚例朱光亚例 9、行有不得反求诸己、行有不得反求诸己 多体谅人多体谅人 松下赢得人心松下赢得人心 台湾资深秘书石咏琦台湾资深秘书石咏琦坚持的理念是：秘书的成坚持的理念是：秘书的成败往往不在效率第一，而败往往不在效率第一，而在于人缘第一。在于人缘第一。一、一、秘书团队的建立步骤秘书团队的建立步骤（一）（一）秘书团队组建期秘书团队组建期 1.1.形成团队的内部结构框架形成团队的内部结构框架 （1）设置团队终极目标、长期目标、阶段性目标；）设置团队终极目标、长期目标、阶段性目标；（2）确定团队在整个机构中独特的地位、作用，并据此设置团队应承）确定团队在整个机构中独特的地位、作用，并据此设置团队应承担的日常工作任务；担的日常工作任务；（3）确定团队的最佳人数配比，即规模；根据团队成员的个体特质决）确定团队的最佳人数配比，即规模；根据团队成员的个体特质决定其在团队中的角色；定其在团队中的角色；（4）制定约束、激励团队成员的各种规范；）制定约束、激励团队成员的各种规范；（5）遴选团队的领导。）遴选团队的领导。2.2.建立秘书团队与外界的初步联系建立秘书团队与外界的初步联系 （1 1）建立团队与组织系统内部机构的联系；）建立团队与组织系统内部机构的联系；（2 2）建立团队与组织系统外部的联系与协调的关系）建立团队与组织系统外部的联系与协调的关系 。3.3.培养秘书团队成员对团队初步的认同感并形成一定的培养秘书团队成员对团队初步的认同感并形成一定的凝聚力凝聚力 （1 1）帮助团队成员尽快熟悉工作内容、适应所担任的角色。）帮助团队成员尽快熟悉工作内容、适应所担任的角色。（2 2）帮助团队成员彼此认识，并知悉每个人担任的角色与承担的工）帮助团队成员彼此认识，并知悉每个人担任的角色与承担的工作任务，建立互相协作的关系。作任务，建立互相协作的关系。（3 3）帮助团队成员了解团队的工作目标、规范等。）帮助团队成员了解团队的工作目标、规范等。（二）秘书团队磨合期（二）秘书团队磨合期 1.1.构建和谐的团队文化构建和谐的团队文化 2.2.通过团队的通过团队的“愿景和目标愿景和目标”来凝聚人心，激发成员来凝聚人心，激发成员“因公忘私因公忘私”的崇高感的崇高感 3.3.通过渗透通过渗透“一致对外一致对外”的意识增强团队成员的向心力的意识增强团队成员的向心力 （三）秘书团队规范期（三）秘书团队规范期 规范期有可能变成创造力蜕化的平庸期。因此这一阶段在规范期有可能变成创造力蜕化的平庸期。因此这一阶段在异中求同的同时还应特别强调同中求异，既有多元的工作理念、异中求同的同时还应特别强调同中求异，既有多元的工作理念、工作个性、工作思路，又能和谐共处、彼此尊重。工作个性、工作思路，又能和谐共处、彼此尊重。（四）秘书团队成熟期（四）秘书团队成熟期 团队开始成为独特的团队开始成为独特的“这一个这一个”。这是秘书团队形成后的。这是秘书团队形成后的最优化时期，这一时期的最优化时期，这一时期的团队显示出巨大的能量，团队显示出巨大的能量，产生出巨产生出巨大的工作大的工作绩效绩效。第三节第三节 秘书绩效测评秘书绩效测评u 一、绩效测评的含义一、绩效测评的含义 u 二、秘书绩效测评要素二、秘书绩效测评要素 u 三、秘书绩效测评的方法和原则三、秘书绩效测评的方法和原则 u 四、秘书绩效测评的步骤四、秘书绩效测评的步骤 一、绩效测评的含义一、绩效测评的含义 1.1.绩效绩效 指团队成员在单位时间内所完成的工作任务以及完成该项任务的效率指团队成员在单位时间内所完成的工作任务以及完成该项任务的效率与任务完成的质量状况。与任务完成的质量状况。2.2.绩效测评绩效测评 指运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的方法对团队或个人在指运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的方法对团队或个人在单位时间内承担的工作及完成状况进行定期检查测量，包括对其完成的工单位时间内承担的工作及完成状况进行定期检查测量，包括对其完成的工作质量和达到的工作效果进行评价，从而提高团队工作效率的方法和手段。作质量和达到的工作效果进行评价，从而提高团队工作效率的方法和手段。3.3.秘书绩效秘书绩效 指秘书团队成员在单位时间内所完成的工作任务以及完成该项任务的指秘书团队成员在单位时间内所完成的工作任务以及完成该项任务的效率与任务完成的质量状况。效率与任务完成的质量状况。4.4.秘书绩效测评秘书绩效测评 指运用特定的指标，采取与秘书工作要求相适应的方法对秘书团队或指运用特定的指标，采取与秘书工作要求相适应的方法对秘书团队或个人的工作完成情况进行评价，从而提高秘书团队工作效率的方法和手段。个人的工作完成情况进行评价，从而提高秘书团队工作效率的方法和手段。二、秘书绩效测评要素二、秘书绩效测评要素 1.工作态度工作态度 主要指思想品德、纪律性、协作精神、主动性、责任感、团队精神、主要指思想品德、纪律性、协作精神、主动性、责任感、团队精神、诚信感、心理素质等。通常占测评权重的诚信感、心理素质等。通常占测评权重的20%。2.工作能力工作能力 指与秘书所担任的职位相匹配的知识水平等，是秘书个体业绩的基础。指与秘书所担任的职位相匹配的知识水平等，是秘书个体业绩的基础。通常占权重的通常占权重的20。3.3.工作业绩工作业绩 秘书个体完成工作的最终成果，包括秘书完成工作的数量、质量和效秘书个体完成工作的最终成果，包括秘书完成工作的数量、质量和效率，以及工作成果的经济价值和社会效益。该项要素在绩效测评中通常占率，以及工作成果的经济价值和社会效益。该项要素在绩效测评中通常占权重的权重的6060。提示：提示：无论多么科学合理的测评指标体系，都难以涵盖、穷尽现实生活中的无论多么科学合理的测评指标体系，都难以涵盖、穷尽现实生活中的复杂状况，测评结果在被测评者复杂状况，测评结果在被测评者“现形现形”的同时，也可能对其造成一定的的同时，也可能对其造成一定的遮蔽。遮蔽。三、秘书绩效测评的方法和原则三、秘书绩效测评的方法和原则 （一）秘书绩效测评的方法（一）秘书绩效测评的方法 1 1领导者判断测评法领导者判断测评法 2.2.等级评定法等级评定法 3 3序列法序列法 4 4关键事件法关键事件法（二）秘书绩效测评的原则（二）秘书绩效测评的原则 1.1.制度化原则制度化原则 2.2.定量与定性相结合原则定量与定性相结合原则 3 3民主集中制原则民主集中制原则 4 4精确原则精确原则四、秘书绩效测评的步骤四、秘书绩效测评的步骤 （一）工作分析（一）工作分析 （二）工作流程分析（二）工作流程分析 （三）绩效特征分析（三）绩效特征分析 （四）理论验证（四）理论验证 （五）修订（五）修订工作流程工作流程分析分析修修 订订工作分析工作分析绩效特征绩效特征 分析分析理论验证理论验证谢谢 谢谢