秘书的群体心理概述.pptx

第十一章 秘书群体心理学习目标思索练习主要内容视野拓展本章导言秘书的群体心理概述第1页了解群体普通概念和群体基本功效；了解群体普通概念和群体基本功效；了解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用了解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用相互关系；相互关系；掌握秘书群体心理结构优化基本要求。掌握秘书群体心理结构优化基本要求。知道秘书群体结构包含哪些主要内容；知道秘书群体结构包含哪些主要内容；会用系统观点分析秘书人员开展合作主要性；会用系统观点分析秘书人员开展合作主要性；掌握秘书群体进行团体建设基本要求和方法。掌握秘书群体进行团体建设基本要求和方法。秘书的群体心理概述第2页 办公室工作效率取决于秘书群体相互配合，受着部门关系状态影响。只有搞好秘书人员之间关系，形成一个结构合理、配合良好、工作协调秘书群体，才能发挥出整体效能。秘书的群体心理概述第3页第二节 秘书群体心理 结构优化 第三节 秘书群体团 队建设第一节 秘书群体及其 结构优化 秘书的群体心理概述第4页第一节 秘书群体及其结构优化三、秘书群体结构优化 基本内容 二、秘书群体结构优化 意义 一、群体普通概念 本节点睛秘书的群体心理概述第5页 办公室内秘书群体配合情况是影响秘书相互之间关系主要原因。结构合理秘书群体，能增强相互间合作关系，树立起秘书班子群体形象，提升单位声誉。一个心理结构合理秘书群体，能够相互取长补短，产生最正确整体效能。秘书的群体心理概述第6页一、群体普通概念 （一）群体广义和狭义 学科研究角度不一样，对群体划分也不一样（见学科研究角度不一样，对群体划分也不一样（见图图11-111-1）。）。图图11-1 11-1 群体广义和狭义概念群体广义和狭义概念秘书的群体心理概述第7页广义群体 群体是由某种社会关系联结而成，含有独立特征，从而能与其它人群及个人区分开来聚合体。狭义群体 群体是介于组织和个人之间，由共同目标联络在一起，组员之间有直接与稳定交往和心理依附关系，含有集体归属感，受其它组员及整体影响一群人。秘书的群体心理概述第8页小型群体基本特征：第一，组员必须有面对面联络，行为上相互作用、相互影响；第二，在心理上彼此意识到对方，保持直接思想沟通；第三，含有共同 认可行为规范；第四，含有共同群体目标；第五，组员数目普通不超出20-30人。秘书的群体心理概述第9页 群体按形成方式不一样，可划分为正式群体与非群体按形成方式不一样，可划分为正式群体与非正式群体（见图正式群体（见图11-211-2）。）。（二）正式群体与非正式群体图图11-2 11-2 正式群体与非正式群体正式群体与非正式群体秘书的群体心理概述第10页正式群体：正式群体：依据目标、任务需要，经过上级组织和职依据目标、任务需要，经过上级组织和职能部门决定成立而组建起来群体。能部门决定成立而组建起来群体。非正式群体：非正式群体：自然或自发形成、无正式要求、组员地位自然或自发形成、无正式要求、组员地位与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制群与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制群体。体。群体功效就是落实执行组织任务，协调群体群体功效就是落实执行组织任务，协调群体组员之间关系，满足组员合理要求。这些心理需组员之间关系，满足组员合理要求。这些心理需求主要包含：取得安全感、满足友情需要、满足自求主要包含：取得安全感、满足友情需要、满足自我确认需要、满足自尊需要、增加自信心、增加我确认需要、满足自尊需要、增加自信心、增加力量感等。力量感等。秘书的群体心理概述第11页 （一）什么是秘书群体 秘书群体又称为秘书班子，是对秘书人员所组成秘书群体又称为秘书班子，是对秘书人员所组成工作群体称呼。它是为确保领导班子工作顺利工作群体称呼。它是为确保领导班子工作顺利开展而建立起来一个专门化工作群体。开展而建立起来一个专门化工作群体。依据单位规模大小不一样，办公室秘书人员数依据单位规模大小不一样，办公室秘书人员数量也不一样。普通来讲，办公室秘书人员数量与单位量也不一样。普通来讲，办公室秘书人员数量与单位规模基本成正比。规模基本成正比。二、秘书群体结构优化意义 秘书的群体心理概述第12页 秘书群体结构优化有利于塑造单位形象 秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体整体效能 秘书群体结构优化有利于提升秘书个体工作效率。（二）秘书群体结构优化 意义1 1 1 12 2 2 23 3 3 3秘书的群体心理概述第13页 （一）秘书群体结构优化标准 异质结合标准 秘书处于单位中枢神经位置，秘书班子以异质结构组合为主，才能形成搭配合理、运转高效工作群体。三、秘书群体结构优化 基本内容 1 1 1 1秘书的群体心理概述第14页 群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质结构（见图结构（见图11-311-3）。）。图图11-3 11-3 同质结构和异质结构同质结构和异质结构 异质结构群体组员在年纪、知识、能力、性格、气质等方面存在较大差异。同质结构群体组员在年纪、知识、能力、性格、气质等方面都比较靠近或相同简单明确工作任务复杂工复杂工作任务作任务群体结构秘书的群体心理概述第15页 系统组合标准系统内部结构是否合理，系统各要素是否形成协力，各要素是否按系统整体配合要求进行组合，是影响系统整体效能关键。必须认真探讨秘书群体结构优化基本路径。2 2 2 2秘书的群体心理概述第16页 梯形年纪结构从总体上讲，秘书群体年纪结构要与领导群体年纪结构相适应，即是在平均年纪上不应超出领导群体平均年纪。一个办公室中，能够形成老、中、青相结合梯形年纪结构，就能够相互取长补短，进行较合理组合搭配（见图11-4）。（二）秘书群体结构优化 内容和要求1 1秘书的群体心理概述第17页图图11-4 11-4 梯形年纪结构梯形年纪结构秘书的群体心理概述第18页 合理知识能力结构 各层次秘书群体应该依据工作任务不同，按百分比将秘书群体知识和能力结构进行科学组合（见图11-5）。举例：企业秘书群体必须掌握相关生产经营、企业管理知识，才能尽快熟悉企业生产经营方面业务，在起草工作计划、总结时符合要求。2 2 2 2秘书的群体心理概述第19页图图11-5 11-5 合理知识能力结构合理知识能力结构合合理理知知识识能能力力结结构构学历层次学历层次知识内容知识内容 中高级秘书部门：大专以上文化程度中高级秘书部门：大专以上文化程度高级秘书部门：大学本科学历高级秘书部门：大学本科学历 基层秘书部门：大、中专学历基层秘书部门：大、中专学历不一样行业应含有不一样知识内不一样行业应含有不一样知识内容容能力结构能力结构 以写作能力见长秀才型笔杆子以写作能力见长秀才型笔杆子 以办事能力见长管理型人才以办事能力见长管理型人才 以提供技术服务为主技能型人才以提供技术服务为主技能型人才 秘书的群体心理概述第20页 互补性别结构互补性别结构为了更加好地完成各项职能，秘书群体必须建立为了更加好地完成各项职能，秘书群体必须建立互互补性别结构，将男女秘书合理组合（见图补性别结构，将男女秘书合理组合（见图11-611-6）。）。图图11-6 11-6 男女秘书合理组合男女秘书合理组合 3 3 3 3秘书的群体心理概述第21页 完整角色结构 秘书群体角色结构，是指秘书组员角色职位结构，即秘书人员工作分工情况。实现秘书群体结构优化，必须考虑秘书群体角色分工情况，要做到人尽其才，岗位职责明确，提升秘书群体工作效率。4 4 4 4秘书的群体心理概述第22页第二节 秘书群体心理结构优化 一、心理认同性 二、心理相容性三、心理互补性四、心理适应性本节点睛 秘书的群体心理概述第23页 秘书群体要确保高效能地进行工作，就必须具备优化心理结构。优化心理结构，就是要求办公室全部组员在认识、情感、意志、气质、性格、能力及动机、理想等心理品质上要有良好涵养，含有较强适应性，使办公室内部全部秘书之间在心理上到达认同、相容、互补与适应。秘书的群体心理概述第24页 心理认同性是指人们在心理上保持高度默契，主要是指人们在目标上或情感上认同或一致。怎样才能到达秘书群体内每一个人心理认同呢?首先，有共同服务宗旨和目标。其次，有情感上认同。一、心理认同性 秘书的群体心理概述第25页二、心理相容性 心理相容性是指秘书组员之间彼此相互容纳、融洽交往心理状态。关键在于当矛盾出现后能及时排解，及时调和，使之相互谅解，到达心理相容，以促进秘书群体之间团结合作。人们相互之间心理相容是有着程度上差异（见图11-7）。秘书的群体心理概述第26页图图11-7 11-7 心理相容三类等级心理相容三类等级和睦和睦友好友好坦诚以待坦诚以待亲热亲热低温度心理相容低温度心理相容中温度心理相容中温度心理相容高层次状态高层次状态没有有意反抗行没有有意反抗行为，不发生争吵，为，不发生争吵，矛盾能经过解释、矛盾能经过解释、协商处理协商处理在感情上接收，在感情上接收，在行动上了解，在行动上了解，必要时提供慎重必要时提供慎重而有限帮助而有限帮助 感情相处融洽，感情相处融洽，彼此坦诚以待、彼此坦诚以待、互诉衷肠，热互诉衷肠，热情地关心对方情地关心对方秘书的群体心理概述第27页 秘书组员之间心理相容处于哪一级水平上，受秘书组员之间心理相容处于哪一级水平上，受许多原因影响和制约。心理不相容是存在。许多原因影响和制约。心理不相容是存在。不睦：不睦：是由人们行为差异和意见观点分歧而造成是由人们行为差异和意见观点分歧而造成 ，这种关系状态即使并不担心，但也影响到，这种关系状态即使并不担心，但也影响到 相互情绪。相互情绪。对立：对立：是一个相互排斥行为，表现为互不接收，是是一个相互排斥行为，表现为互不接收，是一个有意识制造隔膜行为。一个有意识制造隔膜行为。敌视：敌视：是一个有明确目标，而且多数是有外部行为表是一个有明确目标，而且多数是有外部行为表 现关系状态，最显著特征是攻击行为。现关系状态，最显著特征是攻击行为。秘书的群体心理概述第28页三、心理互补性 一个群体之间所以能出现1+1大于2整体效应，关键是经过群体合理组合结构，填补了因个体能力不足缺点。秘书群体内各组员之间心理互补性，主要指气质、性格及能力互补（见图11-8）。秘书的群体心理概述第29页图图11-8 11-8 心理互补性心理互补性气质互补气质互补能力互补能力互补性格互补性格互补配置秘书群体时，配置秘书群体时，使整个群体各成使整个群体各成员气质取长补短员气质取长补短人人少少人人多多胆汁质胆汁质+粘液质粘液质+多血质多血质+抑郁质抑郁质 胆汁质胆汁质+粘液质粘液质多血质多血质+抑郁质抑郁质外倾型外倾型配置秘书群体时，配置秘书群体时，使不一样性格人合使不一样性格人合理组合，相互补充理组合，相互补充一个结构合理秘一个结构合理秘书群体应该具备书群体应该具备各种能力人各种能力人内倾型内倾型写作能力写作能力 组织管理能力组织管理能力 秘书的群体心理概述第30页 心理适应性是指秘书组员对总体目标及其改变要求在心理上接收程度。适应性行为是个体生存以及取得发展一个主要条件。秘书必须具备有较强适应能力，使个体心理和行为与秘书群体要求相适应，同时还能够观赏他人工作方式，注意他人之长，不以己之长比他人之短。四、心理适应性秘书的群体心理概述第31页第三节 秘书群体团体建设本节点睛一、团体概述 二、秘书团体建设秘书的群体心理概述第32页 表现出众团体是把团体潜力发挥到极致团体。要实现秘书群体向团体建设方向转变，必须对秘书群体进行结构优化，必须从两个方面入手：一是选拔秘书人员，尽可能组建结构合理秘书班子；二是按照结构优化要求提升秘书群体组员本身素质。秘书的群体心理概述第33页 （一）团体概念 团体是由两人或两人以上组成，并经过人们彼此之间相互影响、相互作用而形成、含有共同目标一个群体。即是一群人以任务为中心，相互合作，每个人都把个人智慧、能力和力量贡献给自己正在从事工作。一、团体概述 秘书的群体心理概述第34页 团体与群体现有联络又有区分。团体是群体一团体与群体现有联络又有区分。团体是群体一种特殊组成形式，又不一样于普通群体（见图种特殊组成形式，又不一样于普通群体（见图11-911-9）。）。（二）团体与群体区分 图图11-9 11-9 团体与群体区分团体与群体区分 没有任何尤其需要去发展和去改进表现不存在一个主动协同作用，只强调个人完成自己任务，没有共同责任。工作群体绩效仅仅是每个组员个人贡献总和有共同目标，每个人对总目标、工作方法负责经过其组员共同努力能够产生主动协同作用，其团体组员努力结果使团体绩效水平远大于个体组员绩效总和工作群体工作群体work groupwork group 工作团体工作团体Team workTeam work秘书的群体心理概述第35页 为了团体共同目标奋斗时，人们会主动寻求合为了团体共同目标奋斗时，人们会主动寻求合作，降低了冲突可能，创造了愉快工作气氛。作，降低了冲突可能，创造了愉快工作气氛。在团体内部，任务和责任落实到个人，团体工作在团体内部，任务和责任落实到个人，团体工作有很好表现和较高工作效率。有很好表现和较高工作效率。团体工作有利于探索问题，集思广益；能够促进团体工作有利于探索问题，集思广益；能够促进团体组员、团体与组织之间沟通和协调。团体组员、团体与组织之间沟通和协调。团体能够满足个人安全、社交、自尊、认可团体能够满足个人安全、社交、自尊、认可需要，增加个人满足感和组织稳定性，降低人员需要，增加个人满足感和组织稳定性，降低人员流动和离职率。流动和离职率。（三）团体作用秘书的群体心理概述第36页 表现出众团体是把团体潜力发挥到极致团体。表现出众团体组员不但对自己团体成功负责，也关心其它人成长和发展。这种团体经常能到达看起来不可能到达目标。（四）优异团体特点 秘书的群体心理概述第37页任何一个团体要实现向高效团体转变，需要任何一个团体要实现向高效团体转变，需要具备一些主要条件（见图具备一些主要条件（见图11-1011-10）。）。图图11-10 11-10 成为高效团体必需条件成为高效团体必需条件高效高效团体团体清楚目标清楚目标相关技能相关技能相互信任相互信任良好沟通良好沟通内外部支持内外部支持恰当领导恰当领导谈判技能谈判技能一致承诺一致承诺秘书的群体心理概述第38页 （一）合理配置，严格选拔 组建一个秘书班子时，首先必须从人员配备方面着手，要求领导和人事部门在选拔秘书人才时要充分考虑优化组合要求，从秘书群体结构方面出发去选拔秘书人才。选拔秘书人才时，必须进行必要心理测量，了解个性特征。二、秘书团体建设秘书的群体心理概述第39页必须强调在职秘书人员素质涵养提升，依靠秘书组员共同努力去填补群体结构方面不足。秘书群体组员必须加强思想涵养，增强团队意识。在秘书群体中建立起友好感情气氛。（二）加强本身涵养，促进 情感联络 1 1 1 12 2 2 2秘书的群体心理概述第40页 美国学者彼得圣吉在第五项修炼学习型组织艺术与实务一书中认为要进行团队建设，应该从创建学习型组织入手。对于秘书群体来说，应该学习和借鉴怎样创建学习型组织方法，学会利用五项基本修炼技术加强团体建设。（三）加强团体学习，创建 学习型组织 秘书的群体心理概述第41页第一项修炼：自我超越（personal mastery）第二项修炼：改进心智模式（improving mental models）第三项修炼：建立共同愿景（building shared vision）第四项修炼：团体学习（team learing）第五项修炼：系统思索（systems thinking）秘书的群体心理概述第42页何谓秘书群体？秘书群体结构优化有何意义？群体分类方法和群体功效都包含哪些内容？简述秘书群体心理结构优化基本要求。实现秘书群体结构优化主要路径有哪些？简述秘书群体进行团体建设基本方法。1 12 23 34 45 5秘书的群体心理概述第43页心理小测验人际合作能力1.1.假如某中学校长请你为即将毕业学生做一次介绍企业情假如某中学校长请你为即将毕业学生做一次介绍企业情 况讲座，而那天晚上恰好播放你喜欢电视剧，你是：况讲座，而那天晚上恰好播放你喜欢电视剧，你是：A.A.接收邀请接收邀请B.B.同意，但要求改期同意，但要求改期C.C.以有约为由拒绝以有约为由拒绝2.2.假如某主要客户周末下午打来电话，说购置设备出了故假如某主要客户周末下午打来电话，说购置设备出了故 障，要求紧急更换部件，而主管及维修师已下班，你是：障，要求紧急更换部件，而主管及维修师已下班，你是：A.A.亲自驾车去亲自驾车去3030公里以外地方主动送货公里以外地方主动送货B.B.打电话给维修师，要求他马上处理此事打电话给维修师要求他马上处理此事C.C.告诉客户下周才能处理告诉客户下周才能处理 3.3.假如某位与你竞争最激烈同事向你借书，你是：假如某位与你竞争最激烈同事向你借书，你是：A.A.马上借给他马上借给他B.B.同意借给他同意借给他C.C.告诉他书丢了告诉他书丢了秘书的群体心理概述第44页4.4.假如你驾车赴约途中看到同事车出了故障，你是：假如你驾车赴约途中看到同事车出了故障，你是：A.A.毫不犹豫地下车帮忙修车毫不犹豫地下车帮忙修车 B.B.告诉她你有急事，不能帮她修车，但帮她找修理工告诉她你有急事，不能帮她修车，但帮她找修理工 C.C.装作没看见她，径直驶过去装作没看见她，径直驶过去5.5.假如某位同事在你准备下班回家时，请求你留下来听假如某位同事在你准备下班回家时，请求你留下来听 他他“倾吐苦水倾吐苦水”，你是：，你是：A.A.马上同意马上同意 B.B.劝他等第二天再说劝他等第二天再说 C.C.以夫人生病为理由拒绝他请求以夫人生病为理由拒绝他请求6.6.假如某位同事因要去医院探望夫人，要求你替他去接假如某位同事因要去医院探望夫人，要求你替他去接 位乘夜班机来大人物，你是：位乘夜班机来大人物，你是：A.A.立刻同意立刻同意 B.B.找借口劝他另找他人帮忙找借口劝他另找他人帮忙 C.C.以汽车坏了为由拒绝以汽车坏了为由拒绝 秘书的群体心理概述第45页7.7.假如某位同事儿子想选择你专业，请你做求职指导，假如某位同事儿子想选择你专业，请你做求职指导，你是：你是：A.A.马上同意马上同意 B.B.答应他请求，同时提议最好再找些最新资料做参考答应他请求，同时提议最好再找些最新资料做参考 C.C.只答应谈几分钟只答应谈几分钟 8.8.你在某次会议上发表演讲很精彩，会后几位同事都向你在某次会议上发表演讲很精彩，会后几位同事都向 你索取讲话纲要，你是：你索取讲话纲要，你是：A.A.同意，并马上复印同意，并马上复印 B.B.同意，但并不十分重视同意，但并不十分重视 C.C.同意，但转眼即忘记同意，但转眼即忘记 结果评价：结果评价：选选A A多多表明你是一个非常善于与人合作人，但轻易轻信；表明你是一个非常善于与人合作人，但轻易轻信；选选B B多多表明你是一个以自我为中心人表明你是一个以自我为中心人,不愿为自己找麻烦；不愿为自己找麻烦；选选C C多多表明你是一个非常孤僻人，不善于与人合作。表明你是一个非常孤僻人，不善于与人合作。秘书的群体心理概述第46页