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1、 综合办公室工作流程 （二○一五年三月） 三、后勤服务类 1. 公务接待流程 2. 办公耗材/ 用具管理流程 3. 公务车辆管理流程 4. 安全、卫生管理流程 二、人事管理类 1. 招聘录用流程 2. 离岗办理流程 3. 绩效考核流程 4. 考勤管理流程 5. 例会管理流程 一、文秘行政类 1. 发文审核流程 2. 合约审核流程 3. 文书档案归档流程 4. 档案资料查阅流程 5. 用印管理流程 6. 文件资料发送流
2、程 7. 证件（原件）管理流程 一、文秘行政类 1. 发文审核流程 一般发文 文 稿 打印、签章、存档、发送 分管文秘领导 审阅、签发 综合办 文字审核 起草人 送达综合办 重要发文 文 稿 打印、签章、存档、发送 董事长 签发 分管文秘领导 审阅 备注： 1．凡以公司名义、加盖公司印章发出的各类文件资料，均须经过综合办审核，公司领导审核和签发。 2．“重要发文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体
3、决策性文件、涉及财物处置的文件、重要对外合作事项文稿。 2. 合约审核流程 分管文秘领导 审核、修正 董事长 审阅、签发 法律顾问 审核 分管文秘领导 初审 综合办 文字审核 起草人 送达综合办 文 稿 打印、签章、存档、发送 备注： 1．“合约”是指公司与其他方签订的合同、协议、约定书和意向书以及这些文书的补充文书。 2. 可以不经法律顾问审核的合约包括：标准文本已经法律顾问审核的合约、不具有法律约束力的意向书、经董事长同意免除法律顾问审核程序的合约。 3．合约必须由双方签
4、约代表签名，并标注签约人身份证号码(或签约单位组织机构代码)、第二联系人联系方式。 4．两页以上的合约必须加盖骑缝章。 5. 由本公司单方盖章发出、等待对方盖章回传的合约，必须留1份复印件临时存档，待对方盖章回传后以原件替换复印件。 6. 空白合约盖章发出，必须编号、登记、注明承办人。 3. 文书档案归档流程 综合办 接受来文 综合办负责人 审核 综合办 年末收集、整理 综合办 年度内分类存档 综合办 留取原件存档 综合办 办理发文 综合办 立卷、归档 备注： 1. 综合办以年度为单元进行文
5、件资料的立卷归档。当年内存档，年末归档。 2. 为确保归档资料的完整，年度归档前要进行文档资料收集，各部门配合。 3. 本流程未尽事宜执行公司《档案管理规定》。 4. 档案资料查阅流程 综合办 监督档案复印 申请人 现场查阅 公司领导 批准保密文档查阅 综合办负责人 同意 查阅人 申请 综合办 收回存档 申请人 查毕归还 备注： 1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，须由综合办登记，董事长签字批准，限期交换。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。 2. 如需要复印案卷资料，须在综合
6、办人员监督下进行。 5. 用印管理流程 综合办 用印登记 综合办负责人 批准一般用印事项 公司领导 批准重要用印事项 文件资料承办人 申请用印 承办人 领取、发送 综合办 留存归档件 备注： 1. 须经公司领导批准的“重要用印事项”，请参见《发文审核程序》、《合同审核程序》； 2. 综合办在用印环节留取原件存档。 3. 除证件盖章等一般用印事项外，凡具有事后查考、利用价值的用印资料均须存档。 4. 存档不登记、登记不存档。 6. 文件资料发送流程
7、 接收部门 签收（在发送登记簿上签字） 发送部门 送达文件资料 发送部门 填写《文件资料发送记录》 文件资料 印制完成 备注： 1. “发送部门”是指综合办或承办发文事项的其他部门。 2. 文件资料发送实行“谁发送、谁登记”。公司其他部门发送表单、资料，参照本流程执行，不得进行信誉交接。 3. 对外发送的文件资料如无直接签收人，须留有快递回单等依据，并记入《文件资料发送记录》。 4. 对外发送重要电子文档，需进行专项登记。 7. 证件（原件）管理流程 综合办 建立《公司证件信息登记簿》
8、 注明证件存放地、年审/变更/换证/缴费时间 综合办 扫描留存证件电子版 综合办 按期提醒或安排年审/变更/换证/缴费 综合办 证件电子版、复印件年末归档 综合办 更新扫描电子版 综合办 注销登记 证件使用人 归还 综合办 借出 董事长 签字批准 证件使用人 签字 综合办 进行专项登记 证件使用人 申请借用证件原件 备注： 1. “公司证件”包括各种资质类、权属类和荣誉类证书。 2. 证书原件不归档，归档采用纸质复印件和电子版。 3. 证件借出必须经董事长批准。 二
9、人事管理类 1. 招聘录用流程 公司领导 面试重要岗位人员，批准录用 用人部门负责人 面试 综合办 初试筛选 应聘人员 填写《应聘登记表》 采集 人才信息 综合办 进行应聘人信息验证 综合办 办理试用审批表 应聘人 在试用审批栏签字 综合办 安排入职（录入指纹、安排工位、配发文具） 用人部门（业务培训） 安排实习、技能培训 综合办（基本培训） 培训企业情况和规章 用人部门负责人 签署转正意见 实习部门负责人 签署实习期评价 综合办 办理转正审批表 财务部 办理社会保险
10、综合办 办理《劳动合同》 备注： 1．“采集人才信息”包括：综合办通过人才市场招聘、网络招聘等渠道收集人才信息，以及其他部门、人员推荐人才。 2. 员工入职需在上岗前提交身份、学历学位、职称、执业资格等证件复印件、第二和第三联系人及电话，综合办负责有关信息验证。 3. 员工入职满3个月签订《劳动合同》，满1年办理社会保险关系转入。公司集体办理意外伤害保险。 4．其他规定见本公司《人事管理制度》。 2. 离岗办理流程 本人 申请辞职 关联部门 传签《离岗传批表》 用人部门负责人 传签《离岗传批表》 用人部门与离岗人员 办理离岗交接 离岗
11、人员 填写《离岗传批表》 公司 通知辞退 综合办 送达财务部 分管人事领导 签署《离岗传批表》 人事部门 签署《离岗协议》 财务部门 传签《离岗传批表》 财务部 办理离岗结算 备注： 1． 办理离岗交接的内容包括：工作资料交接、业务信息资源交接、办公用品交接、电脑密码等办公信息交接。 2. “关联岗位”包括：物资管理部门、与离岗人员有直接业务往来的部门。 3. 重要岗位人员离岗须签订《岗位协议》。重要岗位人员包括：财务、营销、技术等业务岗位人员和公司高管。 4．驾驶员离岗须由综合办进行违章查询。 5．离岗传批未完
12、财务部门不予办理离岗结算。 6. 其他规定见本公司《人事管理制度》。 3. 绩效考核流程 公司领导 审核批准 综合办（绩效管理部门） 汇总意见并修正方案 财务部 成本核算审核 部门拟定 年度（或周期性）绩效考核方案 本人 提交月度绩效完成表 本部门负责人 审核签字 财务部 审核签字 董事长 审阅批准 综合办 印发《绩效考核方案》 财务部 兑现工资和提奖 备注： 1. 非营销人员的总体业绩提奖由财务部计算。 2. 其他规定以年度《绩效考核办法》为准。 4.
13、 考勤管理流程 综合办 月末考勤数据下载 被考勤人 按规定打卡 综合办 送达财务部 分管人事领导 审核签字 综合办负责人 审核签字 综合办考勤员 汇总统计 被考勤人 因公误打卡报备 被考勤人 因私办理请假 财务部 考勤计薪 综合办 考勤资料存档 备注： 1．要求存档的“考勤资料”包括：考勤机下载电子文档、因公误打卡备案记录、请假条和已经领导签批的考勤汇总表。保存期为3年。 2. 驻外机构由公司发放工资的人员，考勤记录须经驻外负责人签字后送交综合办。 3. 其他规定见本公司《人事管理制度
14、》。 5. 例会管理流程 综合办 通知开会 （晨会不通知） 综合办 记录到会情况、进行会议记录 参会人员 到会 主持人 安排发言 参会人员 发言、讨论 主持人 总结发言 备注： 1. 晨会正常召开不通知，因故取消由主持人事先通知。晨会召开时间为工作日早9：00，时长为20分钟以内。 2. 综合办“记录到会情况”，重点记录到会人员、无故缺席和迟到人员。无故缺席和迟到晨会，由综合办予以公布，每月无故缺席和迟到3次以上者给予经济处罚，处罚标准执行公司有关规定。 3. 综合
15、办“进行会议记录”，重点记录会议议定事项、领导下达任务、有待解决的重要问题。 4. 晨会由董事长主持，董事长外出由运营总监主持。 三、后勤服务类 1. 公务接待流程 综合办(或承办人) 安排食宿、行程和参观考察 董事长 批准接待方案 综合办(或承办人) 细化接待方案 董事长 下达接待任务，或批准接待事项 综合办(或承办人) 向公司领导反馈完成情况 有关部门 配合接待 备注： 1. 综合办负责接待工作的总体安排和协调，其他部门或承办人按照综合办的总体安排承担具体接待任务。 2. 有关食宿、交通等接待费用的计划
16、须经综合办审核，有关费用报销须经综合办负责人初审签字。 3. 其他规定见本公司《公务接待管理规定》。 2. 办公耗材和办公用具管理流程 使用人（部门） 申请领用 综合办 已购物品登记存放 综合办 汇总需求，集中采购 需求部门 提出购物需求 综合办 物品发放 使用人 填写《办公耗材领用登记表》 综合办发放人 批准 办公耗材 领用 使用人 按规定交还综合办 综合办 物品发放 使用人 填写《办公用具领用登记表》 综合办负责人 批准 办公用具 领用 备注： 1．“办公
17、用具”是指具有重复利用价值的、使用期在1年以上的各类办公用品（不区分价值大小）。由综合办管理的“办公用具”包括：办公电脑、打印机、复印机、电话机、公配手机和手机卡和其他文具类用品，不包括办公家具。 2．办公用具可以采取“领用”和“借用”两种方式(如笔记本电脑)。如采取借用方式，应注明归还期限，不按期归还由综合办通知暂停发薪。 3．用具类耗材需在岗位变动或离职时予以交还，否则应通知财务扣款。 3. 公务车辆管理流程 综合办 协调落实费用事宜 综合办 按期提醒或安排 年审 / 投保 / 缴费 综合办 建立《公务车辆信息登记簿》 注明证件存放地、二级管理责任、年审/投保/
18、缴费时间 综合办负责人 批准用车 公司领导 批准特殊用车 综合办 发给钥匙、行车证、《行车记录》 用车人 申请用车 综合办 建立《行车记录》 综合办 进行审验前、离岗前违章查询 综合办 按月查询违章情况 用车人 交还钥匙、行车证、《行车记录》 用车人 用车完毕填写《行车记录》 财务部 执行扣款 综合办负责人 签发《违章扣款通知》 综合办 界定违章责任 备注： 1．“二级管理责任”是指委托其他部门管理的情况。如货运车辆委托售后部具体管理。 2．因驾驶人
19、个人责任发生的违章由个人承担违章罚款。 3．其他规定见本公司《车辆管理规定》。 4. 安全、卫生管理流程 安全管理 综合办 检查执行情况 综合办 组织集中整治和清理 各部门岗位 执行 综合办 制定规章、明确要求、划分责任 卫生管理 财务部 处罚扣款 综合办 对未予整改人员下达处罚通知书 综合办 对一般性问题提出改正意见 备注： 1．综合办负责安全工作的归口管理和监督检查。各部门、岗位负责所辖范围的具体管理。 2．对安全责任事故，实行“谁失职、处罚谁”。监督者和具体责任人各负其责。处罚标准执行公司有关规定。 3．综合办负责组织节日集体卫生清扫，负责安排安全隐患处理。 4. 综合办“检查执行情况”包括：门窗锁闭情况、电源关闭情况、卫生清理情况、各部门室内整洁情况。
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