综合办办公室工作流程.doc

综合办公室工作流程（二一五年三月）三、后勤服务类1. 公务接待流程2. 办公耗材/ 用具管理流程3. 公务车辆管理流程4. 安全、卫生管理流程二、人事管理类1. 招聘录用流程2. 离岗办理流程3. 绩效考核流程4. 考勤管理流程5. 例会管理流程一、文秘行政类1. 发文审核流程2. 合约审核流程3. 文书档案归档流程4. 档案资料查阅流程5. 用印管理流程6. 文件资料发送流程7. 证件（原件）管理流程一、文秘行政类1. 发文审核流程一般发文文 稿打印、签章、存档、发送分管文秘领导审阅、签发综合办文字审核起草人送达综合办重要发文文 稿打印、签章、存档、发送董事长签发分管文秘领导审阅备注：1凡以公司名义、加盖公司印章发出的各类文件资料，均须经过综合办审核，公司领导审核和签发。 2“重要发文”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件、重要对外合作事项文稿。2. 合约审核流程分管文秘领导审核、修正董事长审阅、签发法律顾问审核分管文秘领导初审综合办文字审核起草人送达综合办文 稿打印、签章、存档、发送备注：1“合约”是指公司与其他方签订的合同、协议、约定书和意向书以及这些文书的补充文书。2. 可以不经法律顾问审核的合约包括：标准文本已经法律顾问审核的合约、不具有法律约束力的意向书、经董事长同意免除法律顾问审核程序的合约。3合约必须由双方签约代表签名，并标注签约人身份证号码(或签约单位组织机构代码)、第二联系人联系方式。4两页以上的合约必须加盖骑缝章。5. 由本公司单方盖章发出、等待对方盖章回传的合约，必须留1份复印件临时存档，待对方盖章回传后以原件替换复印件。6. 空白合约盖章发出，必须编号、登记、注明承办人。3. 文书档案归档流程综合办接受来文综合办负责人审核综合办年末收集、整理综合办年度内分类存档综合办留取原件存档综合办办理发文综合办立卷、归档备注：1. 综合办以年度为单元进行文件资料的立卷归档。当年内存档，年末归档。2. 为确保归档资料的完整，年度归档前要进行文档资料收集，各部门配合。3. 本流程未尽事宜执行公司档案管理规定。4. 档案资料查阅流程综合办监督档案复印申请人现场查阅公司领导批准保密文档查阅综合办负责人同意查阅人申请 综合办收回存档申请人查毕归还备注：1. 公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，须由综合办登记，董事长签字批准，限期交换。收回时须对案卷的完整性进行逐页检查。2. 如需要复印案卷资料，须在综合办人员监督下进行。5. 用印管理流程综合办用印登记综合办负责人批准一般用印事项公司领导批准重要用印事项文件资料承办人申请用印承办人领取、发送综合办留存归档件备注：1. 须经公司领导批准的“重要用印事项”，请参见发文审核程序、合同审核程序；2. 综合办在用印环节留取原件存档。3. 除证件盖章等一般用印事项外，凡具有事后查考、利用价值的用印资料均须存档。4. 存档不登记、登记不存档。6. 文件资料发送流程接收部门签收（在发送登记簿上签字）发送部门送达文件资料发送部门填写文件资料发送记录文件资料印制完成备注：1. “发送部门”是指综合办或承办发文事项的其他部门。2. 文件资料发送实行“谁发送、谁登记”。公司其他部门发送表单、资料，参照本流程执行，不得进行信誉交接。3. 对外发送的文件资料如无直接签收人，须留有快递回单等依据，并记入文件资料发送记录。4. 对外发送重要电子文档，需进行专项登记。7. 证件（原件）管理流程综合办建立公司证件信息登记簿注明证件存放地、年审/变更/换证/缴费时间综合办扫描留存证件电子版综合办按期提醒或安排年审/变更/换证/缴费综合办证件电子版、复印件年末归档综合办更新扫描电子版综合办注销登记证件使用人归还综合办借出董事长签字批准证件使用人签字综合办进行专项登记证件使用人申请借用证件原件备注：1. “公司证件”包括各种资质类、权属类和荣誉类证书。2. 证书原件不归档，归档采用纸质复印件和电子版。3. 证件借出必须经董事长批准。二、人事管理类1. 招聘录用流程公司领导面试重要岗位人员，批准录用用人部门负责人面试综合办初试筛选应聘人员填写应聘登记表采集人才信息综合办进行应聘人信息验证综合办办理试用审批表应聘人在试用审批栏签字综合办安排入职（录入指纹、安排工位、配发文具）用人部门（业务培训）安排实习、技能培训综合办（基本培训）培训企业情况和规章用人部门负责人签署转正意见实习部门负责人签署实习期评价综合办办理转正审批表财务部办理社会保险综合办办理劳动合同备注：1“采集人才信息”包括：综合办通过人才市场招聘、网络招聘等渠道收集人才信息，以及其他部门、人员推荐人才。2. 员工入职需在上岗前提交身份、学历学位、职称、执业资格等证件复印件、第二和第三联系人及电话，综合办负责有关信息验证。3. 员工入职满3个月签订劳动合同，满1年办理社会保险关系转入。公司集体办理意外伤害保险。4其他规定见本公司人事管理制度。2. 离岗办理流程本人申请辞职关联部门传签离岗传批表用人部门负责人传签离岗传批表用人部门与离岗人员办理离岗交接离岗人员填写离岗传批表公司通知辞退综合办送达财务部分管人事领导签署离岗传批表人事部门签署离岗协议财务部门传签离岗传批表财务部办理离岗结算备注：1 办理离岗交接的内容包括：工作资料交接、业务信息资源交接、办公用品交接、电脑密码等办公信息交接。2. “关联岗位”包括：物资管理部门、与离岗人员有直接业务往来的部门。3. 重要岗位人员离岗须签订岗位协议。重要岗位人员包括：财务、营销、技术等业务岗位人员和公司高管。4驾驶员离岗须由综合办进行违章查询。5离岗传批未完，财务部门不予办理离岗结算。6. 其他规定见本公司人事管理制度。3. 绩效考核流程公司领导审核批准综合办（绩效管理部门）汇总意见并修正方案财务部成本核算审核部门拟定年度（或周期性）绩效考核方案本人提交月度绩效完成表本部门负责人审核签字财务部审核签字董事长审阅批准综合办印发绩效考核方案财务部兑现工资和提奖 备注：1. 非营销人员的总体业绩提奖由财务部计算。2. 其他规定以年度绩效考核办法为准。4. 考勤管理流程综合办月末考勤数据下载被考勤人按规定打卡综合办送达财务部分管人事领导审核签字综合办负责人审核签字综合办考勤员汇总统计被考勤人因公误打卡报备被考勤人因私办理请假财务部考勤计薪综合办考勤资料存档备注： 1要求存档的“考勤资料”包括：考勤机下载电子文档、因公误打卡备案记录、请假条和已经领导签批的考勤汇总表。保存期为3年。2. 驻外机构由公司发放工资的人员，考勤记录须经驻外负责人签字后送交综合办。3. 其他规定见本公司人事管理制度。 5. 例会管理流程综合办通知开会（晨会不通知）综合办记录到会情况、进行会议记录参会人员到会主持人安排发言参会人员发言、讨论主持人总结发言 备注： 1. 晨会正常召开不通知，因故取消由主持人事先通知。晨会召开时间为工作日早9：00，时长为20分钟以内。2. 综合办“记录到会情况”，重点记录到会人员、无故缺席和迟到人员。无故缺席和迟到晨会，由综合办予以公布，每月无故缺席和迟到3次以上者给予经济处罚，处罚标准执行公司有关规定。 3. 综合办“进行会议记录”，重点记录会议议定事项、领导下达任务、有待解决的重要问题。4. 晨会由董事长主持，董事长外出由运营总监主持。三、后勤服务类1. 公务接待流程综合办(或承办人)安排食宿、行程和参观考察董事长批准接待方案综合办(或承办人)细化接待方案董事长下达接待任务，或批准接待事项综合办(或承办人)向公司领导反馈完成情况有关部门配合接待备注：1. 综合办负责接待工作的总体安排和协调，其他部门或承办人按照综合办的总体安排承担具体接待任务。2. 有关食宿、交通等接待费用的计划须经综合办审核，有关费用报销须经综合办负责人初审签字。3. 其他规定见本公司公务接待管理规定。2. 办公耗材和办公用具管理流程使用人（部门）申请领用综合办已购物品登记存放综合办汇总需求，集中采购需求部门提出购物需求综合办物品发放使用人填写办公耗材领用登记表综合办发放人批准办公耗材领用使用人按规定交还综合办综合办物品发放使用人填写办公用具领用登记表综合办负责人批准办公用具领用 备注：1“办公用具”是指具有重复利用价值的、使用期在1年以上的各类办公用品（不区分价值大小）。由综合办管理的“办公用具”包括：办公电脑、打印机、复印机、电话机、公配手机和手机卡和其他文具类用品，不包括办公家具。2办公用具可以采取“领用”和“借用”两种方式(如笔记本电脑)。如采取借用方式，应注明归还期限，不按期归还由综合办通知暂停发薪。3用具类耗材需在岗位变动或离职时予以交还，否则应通知财务扣款。3. 公务车辆管理流程综合办协调落实费用事宜综合办按期提醒或安排 年审 / 投保 / 缴费综合办建立公务车辆信息登记簿注明证件存放地、二级管理责任、年审/投保/缴费时间综合办负责人批准用车公司领导批准特殊用车综合办发给钥匙、行车证、行车记录用车人申请用车综合办建立行车记录综合办进行审验前、离岗前违章查询综合办按月查询违章情况用车人交还钥匙、行车证、行车记录用车人用车完毕填写行车记录财务部执行扣款综合办负责人签发违章扣款通知综合办界定违章责任备注： 1“二级管理责任”是指委托其他部门管理的情况。如货运车辆委托售后部具体管理。 2因驾驶人个人责任发生的违章由个人承担违章罚款。3其他规定见本公司车辆管理规定。4. 安全、卫生管理流程安全管理综合办检查执行情况综合办组织集中整治和清理各部门岗位执行综合办制定规章、明确要求、划分责任卫生管理财务部处罚扣款综合办对未予整改人员下达处罚通知书综合办对一般性问题提出改正意见备注： 1综合办负责安全工作的归口管理和监督检查。各部门、岗位负责所辖范围的具体管理。 2对安全责任事故，实行“谁失职、处罚谁”。监督者和具体责任人各负其责。处罚标准执行公司有关规定。3综合办负责组织节日集体卫生清扫，负责安排安全隐患处理。4. 综合办“检查执行情况”包括：门窗锁闭情况、电源关闭情况、卫生清理情况、各部门室内整洁情况。