Email邮件礼仪及沟通效率.pptx

1邮件主题邮件主题邮件主题 简明扼要地指明邮件主要事件或问题。1一定不要空白标题，这是最失礼的2标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”4一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理5可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。1邮件称谓及收件人 收件人收件人:邮件内容处理的主要负责人，可以是一个人，也可以是二个以上的主题。但在邮件中需要明确指明收件人需要配合的操作事务。抄送人抄送人:对对于邮件内容相关联的或者应该知晓此事件的人员。如相关主收件责任人的部门主管人员。关于称呼与问候1恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。1邮件内容邮件内容邮件内容关于事件的描述，尽量简明，直接，清楚。用事实和数据说话。邮件中需要提出问题或解决方案。避免说套话，不解决问题的邮件。常见邮件操作要求如下：.Email正文要简明扼要，行文通顺1.Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！1邮件内容3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。1邮件内容6.合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:)1邮件敬语Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。所谓礼多人不怪，即使邮件有些不妥的地方，邮件收件人也会相应地谅解。1邮件字体选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。1邮件签名结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1邮件签名1.签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。1职场邮件礼仪职场电子邮件礼仪1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。1常见邮件忌讳1.忌胡乱抄送无关紧要的邮件至不相干人员，对此造成其它人员的事情处理精力，影响工作效率。2.忌无收件人。胡诌乱写一通。3.忌工作中已经处理的事件仍将问题写上邮件。4.忌无头无尾邮件。5.忌在邮件中评论与工作无关事宜。并且个人主观意识判断。6.忌在邮件中进行人身攻击。1