公司邮件格式范文.doc

公司邮件格式范文篇一：商务邮件范例以及格式注意事项 一、事务邮件： X经理/总： 您好！ 非常荣幸能够代表我公司与您联系。 我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产 品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！ 如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电 话：*，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！XXX 二、问候邮件： 例一： X经理/总： 您好！ 在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！ （在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！） XXX公司XX敬上 例二： X经理/总： 您好！ 生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。 祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！XXX公司XX敬上 例三： X经理/总： 您好！ 一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！ XXX公司XX敬上 例四： X经理/总： 新年好！ 值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，感谢您长期以来对我们的支持和信任！ 在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！ 让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。 愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！ 新春来临，万象更新，XXXX全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！XXXX公司三、感谢信： X经理/总： 您好！ 感谢您长期以往对我司的支持与信任，注意： 一、关于主题 1. 一定不要空白标题。 2. 最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。 3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 5. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度， 特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。 7. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前 忘记检查主题。二、关于称呼与问候 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。 2. Email开头结尾最好要有问候语 “你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。三、正文 1. Email正文要简明扼要，行文通顺。 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。 2. 注意Email的论述语气 尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。 4. 一次邮件交待完整信息 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 四、附件 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。五、语言的选择和汉字编码 中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。 六、结尾签名 1. 签名信息不宜过多。 电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。 2. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。七、回复技巧 1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2. 进行针对性回复 当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 3. 回复不得少于10个字 4. 不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。篇二：邮件的标准格式 北京东豪建设集团邮件标准格式 （20140916号） （二零一四年九月签发版）签发人：为了规范公司员工写邮件的格式，体现公司的专业化，树立良好的企业形象，现颁发邮件的标准格式，请集团全体员工认真学习并严格执行。 筑基企划部 2014年09月16日 主题词：邮件的标准格式 主送：集团全体员工 抄送：筑基企划部 目录 一、 目的3 二、 标准格式3 （一） 邮件主题3 （二） 邮件内容 （三） 邮件地址栏 （四） 邮件统一格式 （五） 邮件范文3 5 6 6 目的 为了规范邮件书写格式的标准化，打造企业文化的专业化，提升企业形象，因此我们就需要制定一份统一规范的邮件书写格式。 邮件标准格式 （一） 邮件主题 与公司内部同事沟通的邮件格式为： 部门-发件人姓名-事件-日期 例如：企划部-焦琼琼-工作计划-14.9.16 与其他公司工作上的沟通邮件格式为： 公司名称-事件-日期 例如：北京筑基企业管理咨询有限公司-旭亚威合同 -14.9.16 （二） 邮件内容 邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。 1、 称呼 称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行 顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号 间隔敬语。 例如： 徐总，您好： ； 如果为群发收件人可直接称呼为 Dear all 注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通 讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避 免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注， 也利于今后的沟通与联系。 2、 正文 位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。 因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一 行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左 面顶格写起。 正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容， 默认文字格式。 每项内容后换行空两格的书写。 对于工作汇报类邮件 首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述 完成情况。 其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述 为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字 体加粗等重点标注的形式书写。 对于数据汇报类邮件 首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体 加粗等重点标注的形式书写。3、 结束语 结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。 4、 附件 信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一、附件二”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。附件文件名的格式统一为： 日期-姓名-附件内容 5、 署名 邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。 注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。 （三） 邮件地址栏 收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回（邮件）可不回（邮件）。篇三：商务电子邮件格式 商务电子邮件格式一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分： ? 主题 ? 称呼与问候 ? 正文 ? 附件 ? 语言与编码 ? 签名 ? 回复邮件 ? 发送、抄送、密送? 主题 不能有空白标题；主题要简短，不宜冗长；一封信尽可能只针对一个主题，避免在一封信内谈及多件事情。 ? 称呼与问候 邮件开头要恰当地称呼收件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“*经理”、“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“*先生”、“*小姐”尊称，但切记要事先弄清对方性别。对于上级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“All”。开头写“Hi”或“您好”，结尾常见的可写“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您顺利”。 ? 正文 正文应简明扼要的说清楚事情，要注重用词、语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复杂可用1、2、3、4罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。 ? 附件 如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看；附件数量不宜超过4个；若附件是特殊格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。 ? 语言与编码 由于存在中英文编码不同的问题，尽量不使用英文邮件，除非特殊需要；中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用5号或10号。? 签名 每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清楚发件人信息；签名档包括：姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息；引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、公司口号等。 ? 回复邮件 收到他人的重要邮件后应即刻回复一下，特别是对一些紧急重要文件；若处于出差或休假中，可设置自动回复，以免影响工作；回复的字数尽量不要少于10个字，以示尊重。 ? 发送、抄送、密送 TO：TO指接收者。TO的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的，理应对邮件予以回应。 CC：CC指抄送。CC的人只需要知晓邮件的内容，没有义务对邮件予以回应。但如果CC的人有建议或意见的话也可以回复邮件。 BCC：BCC指密送。即收件人不知道邮件发给了BCC的人，一般用于非常规场合。 其中，TO和CC中的各收件人排列要遵循一定的规律。如按部门排列；按职位等级从高到低，或从低到高。 注意！ 当使用职场邮件对外沟通时，应谨守商业电子邮件分寸，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些情况下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。 二、在职场邮件中，最重要的是学会如何正确使用发送、抄送、密送。 公司邮件内容主要分为两类，一是问题沟通类，二是信息类。包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。 1) 问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。 2) 信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作 小结等。） (一) 关于主送 应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。 确定收件人规范是： a) 请示、报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可 同时抄送平行部门，否则无需抄送。除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。 b) 受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权 归属写明主送人和抄送人。 (二) 关于抄送 抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。 1. 应当抄送的情况 a) 除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人。 b) 向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上属。 c) 上级受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另一个上级。 d) 下级因特殊情况必须越级请示时，应当抄送给被越过的上级。 e) 上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。 2. 不应当抄送的情况凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。