服务外包管理制度.doc

制 度 信 息 表

所属：

编号：
版本号：1.0
密级：通用类
级别：一级
会签部门：学校各部门
规章制度名称：

编制人：
审核人：
部门负责人：
分管条线领导：
校长：
副校长：
主办部门：
信息部
发布日期：
废止日期：
发布范围：各部门及关联公司
更新记录
版本
编制/修订日期
修订内容
发布日期
备注
1.0

新建

服务外包管理制度

1 目的和适用范围
1.1为进一步加强西外外国语学校外包业务的管理，规范外包业务的各环节，保证各项外包业务的正常开展，特制定本制度。
1.2 本制度适用于学校各部门。
2 外包分类
2.1 IT外包，包括软硬件系统平台运维工作，软件设计及开发工作。
2.2 服务外包，包括咨询服务、信息安全服务、设备设施维修工作。
3 职责及分工
3.1信息部负责人提交外包服务采购请求，需明确服务标准和质量要求，在外包服务结束前按要求对外包服务进行验收。
3.2信息部负责人负责IT外包管理涉及的成本、人力资源、质量等项内容，并进行各阶段验收等工作，确保外包服务顺利完成。
3.3相关采购责任人负责服务类外包的采购管理工作。
3.4财务部按照管理要求进行合同签署审核以及付款审核。
4 外包管理流程
4.1 外包管理应按照选择供应商、签订合同、过程监控、验收及服务与维护管理等规定程序办理。
5 外包管理程序
5.1 外包供应商采用多家报价，择优选择的方式来确定供应商。
5.2外包跟踪，对外包过程超过1个月的服务采购（或项目），必须填写《外包管理计划表》（附件1），按计划定期对外包过程进行质量监控管理。作为立项的项目。
5.2.1在外包管理过程中，相关负责人需定期对外包项目的进展和质量检查，IT类外包填写《项目进度检查表》(附件2)，服务类外包填写《服务质量检查表》(附件3)，督促外包供应商纠正工作偏差。如果需要更改合同、产品需求或开发计划，则按照相关变更控制规程处理。
5.2.2附件1《外包管理计划表》作为合同签署依据之一,附件2《项目进度检查表》或附件3《服务质量检查表》作为付款依据之一。
5.3 交付验收
5.3.1信息中心应组织对外包供应商交付的产品或服务进行验收，验收可以邀请使用部门参与。验收内容包括：检查产品（服务）的数量、质量，检查产品说明及相关文档，对照合同检查产品（服务）交付的相关条款执行情况等，验收标准应在合同中约定。
6质量记录
6.1
附件1
外包管理计划表

6.2
附件2
项目进度检查表

6.3
附件3
服务质量检查表

制订

发布日期
2017年10月15日
审核

实施日期
2017年10月18日

精选制度范本
附件1：
外包管理计划表
项目名称

项目编号

项目负责人

外包方负责人

计划检查阶段
计划检查内容
实际执行情况

使用说明：
l 此表由项目相关负责人在外包业务实施过程中填写；
l 此表作为IT外包管理过程中定期提交；
l 人力资源计划的内部人工成本一栏由财务部填写，只须填写内部人力资源成本；
l 项目相关负责人提交后由部门联络员打印归档保存。

附件2:
项目进度检查表

项目名称

项目编号

项目负责人

外包方负责人

项目所处阶段

填表日期

项目执行情况
计划
实际情况
任务与进度

工作成果

问题与对策

使用说明：
l 此表由项目相关负责人在外包业务实施过程中填写；
l 此表作为IT外包管理过程中定期提交；
l 项目相关负责人提交后由部门联络员打印归档保存。

附件3:
服务质量检查表
项目名称

填表日期

填表地点

填表人

外包单位及联系人

工作成果及版本
检查方式
检查结论

问题与对策

使用说明：
l 此表由采购相关负责人在外包业务实施过程中填写；；
l 此表作为供应商年度初评参考文档
l 采购相关负责人提交后由部门联络员打印归档保存。