晟通科技集团物流有限公司采购流程优化设计毕业设计.doc

摘 要
【摘要】：本课程的设计主要是针对晟通科技集团物流有限公司（以下简称：晟通物流）车管、运输部门对公司常用耗材等日原材料的采购流程的优化方案。通过现有的采购入库流程进行分析阐述，结合现代物流公司的采购流程标准进行优化改进。解决晟通物流现有采购模式所存在的问题。从而达采购流程的标准化，提高采购效率、使公司利益最大化的。
关键字：采购流程 流程标准 优化改进

目 录
第1章 设计背景 1
1.1 流程优化的背景和意义 1
1.2 晟通集团简介 1
1.3 物流公司简介 2
第2章 晟通物流公司现有采购流程 3

2.1 流程目的及思路 3
2.2 流程关键指标 3
2.3 晟通物流现有采购流程图 4
2.4 流程节点说明 5
第3章 晟通物流现有采购流程存在的问题 7
3.1 物料采购与物料管理混为一体 7
3.2 业务信息共享程度弱 7
3.3 采购控制通常是事后控制 7
第4章 晟通物流采购流程模式的优化 8
4.1 流程优化的目标 8
4.2 流程优化的方向 8
4.3 晟通物流采购流程优化结果 9
结 论 11
致 谢 12
参考文献 13

第1章 设计背景
1.1 流程优化的背景和意义
当越来越多的跨国企业认识到采购管理的重要性许多跨国企业也纷纷把他们的采购中心设在中国时，我国的许多企业对采购管理缺任然没有引起足够的重视。在企业界和管理学界，人们讨论最多的是市场营销，而不是采购管理。大部分企业将大量的时间和精力同于如何开拓市场，如何增加销售额，“营销为上”的观念在企业管理者心目中根生地固。在很多企业中，采购只是作为后勤辅助来管理的，片面的强调采购为生产企业整理战略的影响，或是单纯的认为采购只是为了降低成本的一种手段。部分企业对采购行为没有科学的规划和管理，造成采购行为不能满足企业生产和发展需要。因此，企业必须对采购管理给以足够的重视，以科学的采购管理为企业的战略发展提供足够的动力。
研究的意义：以供应商合作关系和采购员主要工作职责为分析框架，对晟通集团物流有限公司的采购业务流程再造进行系统研究，为企业进行采购决策提供科学指导。提升晟通物流在采购管理方面利用社会资源的能力，增强企业核心竞争力。
1.2 晟通集团简介
晟通科技集团有限公司成立于2003年，2010年发展为中国企业500强，是一个从传统制造业转型为研发创新型多元化发展的企业集团。
晟通集团拥有原铝、发电、新材料、铝板箔、铝型材、铝合金汽车、贸易、物流、电子商务、新型房地产、商务服务、生产服务和高科技融资等产业。拥有国家认定企业技术中心、国家级监测中心等科技研发平台，拥有国家院士和享受国务院特殊津贴管理专家的研发团队。
晟通集团秉承“为客户创造更好的产品和服务”为使命，坚持“高标准、严管理、创一流”的工作准则，通过管理研发和实践总结，践行标准化、流程化、信息化，形成独特的管理体系，确保为客户提供优质高端产品和转型升级解决方案。
1.3 物流公司简介
晟通科技集团物流有限公司是晟通科技集团全资子公司，国家AAAA级物流企业，主营第三方物流业务，同时拥有铝托盘等物流装备销研产资质。公司的经营范围包括：公路干线运输、仓储配送、物流园经营、内河航运、铝托盘等物流装备销研产等。
公司总部设在长沙，注册资金1亿元，服务网络遍及国内90%经济中心。
晟通科技集团物流有限公司是一家为客户提供信息、运输、存货管理、仓储、物流搬运、包装等作业领域的综合服务的物流企业，坚持把“为高端商品制造商和贸易商提供最佳解决方案”为公司第一使命。

第2章 晟通物流公司现有采购流程
2.1 流程目的及思路
目的：及时满足维修需求，降低采购成本。入库及时准确，帐实一致。
思路：采购计划按材料类别周期制定，审批流程清晰，验收入库有据可查，结算办理无风险。
2.2 流程关键指标
晟通物流的采购流程根据各项指标的重要性，统计归纳出以下几项流程的关键指标，并进行说明，如表（2-2）。
表 2-2 晟通物流现有采购流程关键指标及说明
指标名称
指标说明
采购质量合格率
1-退货金额/总物料采购金额*100%
采购及时率
1-延迟到货次数/总采购次数*100%
存货水平
保证最低库存
数据录入准确率
1-差错次数/入库次数*100%

2.3 晟通物流现有采购流程图
晟通物流现有的采购流程图如表（2-3）。
表2-3 晟通物流现有采购流程图
1：运输部仓管员
提出采购需求
2：运输部车间主任
审核
3：运输部负责人
审核

6.1：运输部仓管员
验收
6.2：财务部账务员
验收

4：运输部分管负责人
审核
5：运输部采购员
采购

7.1：运输部仓管员
实物入库
7.2：财务部账务员
录入系统
7.3：会计核算专责
账务处理

8.1：运输部仓管员
验收
8.2：财务部账务员
办理结算付款

9.1：采购员/档案管理员
记录保存

2.4 流程节点说明
针对晟通物流现有采购流程图的各个节点做出说明如表（2-4）。
表2-4 晟通物流现有采购流程图节点说明
序
内容
输入
输出
1
运输部仓管员：
1、 每月28号根据维修和保养需求，结合用量和实际库存，提交保养件、油品、轮胎、常用件的采购急需计划，按要求填写《自购物资采购审批表》。维修人员对急需件提交采购需求计划，按要求填写《物资计划申报表》。
2、 保养件、油品每月28日提交下月采购计划，急件物资、常用件按需采购。
周维修保养计划
自购物资采购批表
2
运输部车间主任：
根据中报计划数量，核对仓库库存，对采购数量需求必要性、采购成本真实性负责。
/
自购物资采购批表
3
运输部负责人：
对审核采购计划需求的真实性、采购成本的合理性负责
/
自购物资采购批表
4
运输部分管负责人：
审核采购需求，对采购成本合理性。流程执行有效性负责。
/
自购物资采购批表
5
运输部采购员：
根据审核的采购计划单，询价，比价，选择性价比最优的合同供应商采购，定点物资到定点供应商采购并取得合规发票，尽量避免现金支付。
/
采购物料、采购清单
6
财务部财务员/运输部仓管员：
根据采购员提供的采购审批表、货物清单，按规格、型号、数量清点验收实物，合格后入库，在采购收货单上签字并确认验收数量，对不合格的退回采购员，并将采购收货单交由车间主任审核。
/
采购收货单
7
运输部仓管员:
将验收合格的货物按标准库位摆放整齐，在货物清单上注明“已入库”并签字，当月收货必须当月入库完成。
财务部账务员：
将验收合格物品，根据实际签收数量、合同价格录入库存系统，在货物清单上注明“已入库”并签字，并打出采购收货单，每日将红联交由采购员办理结算、每周一交由会计核算专责入账、每日将白联交由仓管员存档，当月入库必须当月录入库存系统。
财务部会计核算专责：
每周根据账务员提交黄联采购收货单在EAS系统（财务系统）中进行凭证制单，每月入库必须入账完毕。
/
采购收货单/会计凭证
8
运输部采购员：
直接采购材料部分，每月根据账务员、仓管员提供的签字后采购审核批单、送货单、红联收货单、合同条款办理结算付款。
运输部车间主任：
寄售材料采购部分，每月根据账务员、仓管员提供的签字后采购审批单、送货单、红联收货单、合同条款办理结算付款。
/
合同结算支付表/报销单
9
采购员/财务部档案管理：
将自购物资采购审批表、采购清单（模板由供应商提供）、采购收货单。在每次采购入库后、办理结算后分别进行保存，自购物资采购审批表保存至仓库或财务部档案室，采购清单保存至财务部档案室，采购收货单保存至维修厂仓库或财务室档案室。所有保存的单据保存期限为10年，过期销毁。
/
/

通过对晟通物流现有的采购流程进行分析，不难看出这是很典型的传统采购模式：根据其需求，由各单位在每月28号编制采购物资的申请计划，然后由运输部主任汇总形成采购计划，报经主管领导审批后，组织具体实施;最后，所需物资采购回来后验收人库，组织供应，以满足公司的需要。
这种传统采购存在着市场信息不灵、库存量大、资金占用多、库存风险大的不足，经常可能出现供不应求，影响公司经营的正常进行，或者库存积压，成本居高不下，影响公司的经济效益。

第3章 晟通物流现有采购流程存在的问题
3.1 物料采购与物料管理混为一体
目前绝大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部(科)，也有企业将销售职能与采购职能并在一起，称为供销科。在这种模式下，其管理流程是：先由需求部门提出采购要求，然后由采购部门制定采购计划/定单、询价/处理报价、下发运输通知、检验入库、通知财务付款。
目前晟通物流行驶采购管理的职能部门为运输部，主要是由需求部门先提出采购要求，经过各领导审核后再由采购员采购，然后由仓管员和财务验收，再录入系统通知财务付款。
该流程主要缺点是：物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制。　　
3.2 业务信息共享程度弱
现在晟通物流由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。其带来的影响是：业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查；同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响大。
3.3 采购控制通常是事后控制
其实不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。
针对晟通物流现有物流采购模式所存在的问题，大胆进行优化，并从中解决目前所存在的问题，从而达到提高晟通物流的整体竞争力。
第4章 晟通物流采购流程模式的优化
4.1 流程优化的目标
根据晟通物流的传统采购模式与现代的定价、议价采购模式，并结合晟通物流的现实采购情况来看，晟通物流的采购流程模式还不够完善，晟通物流的传统采购模式供应商数量较多，且流程繁琐。每月28号根据上个月的需求做下一个的计划，这种模式灵活性较差，无法解决突发情况，导致采购成本增加，库存增加。要想解决这一问题就必须从源头下手，彻底改进晟通物流的采购模式，摒弃以前的传统采购模式，向全新的现代化物流采购模式发展。
4.2 流程优化的方向
晟通物流作为一家中国500强的现代科技创新型集团的全资子公司对于现在物流采购模式应当善于发现不足，敢于改进，摒弃糟粕，向现代物流采购模式发展，更进一步提高公司的整体优势。
现代采购模式指的是准时制采购（JIT)，它是以订单为驱动，供应与需求双方都围绕订单同步化运作。采购部门在制定计划同时，供应商就在准备物料，同时生产部门也在做贮备生产工作。采购订单一旦下达下去，供应链就能在很短的时间内交货。当需求变化时，制造订单驱动采购订单的调整，实现采购的动态调整准时制采购和传统的采购策略比较，大大增加了供应链的柔性和敏捷性。
4.3 晟通物流采购流程优化结果
根据晟通物流有限公司的传统物流模式进行分析，总结出问题，并以现代物流模式为改进方向，做出如下改进后的物流采购流程图，如表（4-1）。
表4-1 优化后的现代物流采购流程图

认 协 签 发 材
证 商 定 出 料
供 谈 合 采 验 供 应 生 产
应 判 同 购 收 物 流 物 流
采 商 订 入 审 合 评
购 单 库 核 同 价 调
用料部门 采 需 并 监 采
请购 购 求 付 督 购 整
决 计 歀 工
搜集信息 策 划 供应链中 物 流 作
供应商 配 送

采购计划 采购实施 采购监督

优化前后对比：根据晟通物流现有的采购流程与优化后的采购流程进行对比分析如表（4-2）。
表4-2 采购流程优化前后对比图
区别标准
优化前
优化后
供应商认证
无
有
采购计划
无
有
合同监督
无
有
采购监督
无
有

根据晟通科技集团物流有限公司原有的采购流程与现代物流的采购模式相结合并进行优化后对比得出，优化后的流程更具系统性，在对供应商的审核与选择、对采购需求的审核与采购计划、并对采购合同的的监督与采购过程的监督把控都加强了力度。

结 论
本文通过对晟通科技集团物流有限公司现有的采购流程进行优化，使得采购流程更加完善，更加标准化。从现有的采购流程中总结分析出问题，再以现代物流为改进方向，结合晟通物流的现状进行合理化优化，对晟通科技集团物流有限公司的采购流程进行优化改进。为公司提高效率，降低成本。为实现公司利益最大化努力！

致 谢
感谢老师在我写这篇文章的时候对我的悉心教导与指点，老师从一开始的论文方向的选定，到最后的整篇文论的完成，都非常耐心的对我进行指导。给我提供了大量数据资料和建议，告诉我应该注意的细节问题，细心的给我指出错误，修改论文。他对分时电价领域的专业研究和对该课题深刻的见解，使我受益匪浅。同时也感谢公司同事与同学对我在写这篇文章过程中提供的帮助。在此，谨向导师以及各位同学致以崇高的敬意和衷心的感谢！

参考文献
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[2]晟通科技集团物流有限公司.集团内网.2015.第三版
[3]原材料采购物流流程.
[4] 辛敏琦,许俊杰.中外知名企业的物流管理实践[J].陕西综合经济,20012,(05)
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[6]雷维才.试谈企业的物流管理[J].覆铜板资讯,20011,(01) 
[7]隋英琴.供应链管理环境下的物流管理创新[J].科技创业月刊,20010,(03) 
[8]李会太.现代物流管理的八大核心思想[J].企业管理,2007,(03)
[9]物流管理专业介绍[J].中外物流, 2006,(04)
[10]物流管理专业介绍[J].中外物流, 2006,(04)
[11]国际10大物流企业及其运营模式[J].北京物资流通,2008,(01)