标准流程存货帐管理.doc

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存货帐管理
一、 业务说明:
财务商品帐管理员是流通企业财务部门人员最多的岗位, 财务部门主要根据经营品种的数量和货品的存放管理商品明细帐, 为统一名词, 以下所有商品明细帐统称存货帐。
存货帐管理员主要记录进货、 进货补差、 进货退出、 销售、 销售退回、 报损、 报溢、
借货( 供销售) 、 还货、 内部调拨出、 内部调拨退回、 内部调拨入、 内部调拨退出等业务。
在一般情况下, 存货明细帐只按照货品设明细帐, 而不论货品存放的保管帐地点, 当
移库发生时, 财务存在两种处理情况, 一是移库单据不在业务部门和财务之间传递, 一是业务部门将移库单传递到财务, 但财务仅仅只是在存货明细帐的备注栏记录货品的移动。
存货帐货品的核算方法主要选用: 月底加权平均、 移动平均、 先进先出法、 批次核算、 销价核算、 计划价法, 在商品流通企业主要选用月底加权平均、 移动平均、 先进先出法、 批次核算等方法, 在零售行业主要选用销价核算方法。选用什么方法都能够, 但最重要的原则是: 必须仔细了解手工核算的过程, 特别是特殊业务的手工处理方法。以下问题是关键点:
A. 补差问题:
a.全部在补差的当月转入本期损益;
b.补差不转入损益, 全部记入存货明细帐;
c.根据财务确认的库存量, 决定多少补差转入本期损益, 多少记入存货明细帐, 在以后月分摊。
B. 内部调拨的存货计价问题:
a.调拨入按照调拨价记账;
b.调拨退出按照调拨价记账;
c.调拨出按照成本价记账;
d.调拨退回按照成本价记账;
e.当前还存在调拨出和退回计价按照调拨价记账的情况;
f.调拨退出也可能存在按照成本价记账的问题, 在实际业务中可能不按照调拨退出
处理, 而按照调拨出处理, 这时的成本实际是按照成本计价的。
C. 报损、 报溢的存货计价问题:
a.报损、 报溢单在审批时就确认了应该报损的金额;
b.报损、 报溢单在审批时只确认应该报损的数量;
D. 借还货业务: 发生在帐外的借货业务肯定是为了销售, 但借货时的成本是很难确定, 财务在手工处理时经常在帐上挂红字, 一是处理方便, 同时也是为了隐瞒某些特殊问题。
特殊的销售退回业务: 某些货品公司已经很长时间不经营, 或客户退回的货品是公司根本上就不经营的货品, 此时的货品成本的确定是令存货帐管理员头痛的事情, 这样的规则一定要把握清楚。
二、 流程图
存货帐管理的流程如下: ( 正向)

与此相对, 逆向流程如下:

三、 流程图说明:
正向流程中, 存货帐管理员的工作贯穿于进货、 进货结算、 借货、 调拨、 销售、 报损和报溢流程中, 根据不同的流程生成不同的存货分录, 并将分录记在传票上。最后, 存货帐管理员还要核对传票、 对传票进行记帐。对存货明细帐产生影响。最后由总帐会计完成生成财务凭证的工作。
与此相对应, 在存货帐管理的逆向流程中, 如果存货帐管理员要回退传票记帐, 那她要回退相应流程产生的存货分录, 进而一步步回到相应的流程, 同样要作废相应产生的单据( 如发票) 。
四、 单据说明:
无单据
五、 报表说明:
A. 成本分析表:将成本单价在本月和上月差异在某一百分比的货品列示出来,共经理们参考;
B. 毛利表:统计本月存货出库所对应的毛利金额的报表, 此报表统计的是财务意义上的毛利不涉及返利等业务对成本的影响( 一般并不用于业务员考核) 。
六、 岗位职责:
A.检查收到的单据( 进货单、 进货补差单、 借出单、 还回单、 销售发票、 调拨单、 报损报溢单等) 是否准确;
B.发现不正确的单据要及时返回上一部门要求更正;
C.按时将收到的单据利用PM/BMS提供的功能生成存货帐分录;
D.按照财务记账凭证编制要求,正确生成传票;
E.核对传票分录正确后,将单据和对应的传票号交总帐管理员生成正式财务凭证;
F.发现新经营的货品在没有入库而出现销售时,有义务和采购员协商货品的成本;
G.对成本核算方法的选择应根据经营情况和财务核算的要求向财务经理提出建议;
七、 岗位操作规范
A.进货生成存货传票分录
B.销售生成存货传票分录
C.调拨生成存货传票分录
D.调拨出生成存货传票分录
E.借货生成传票分录
F.报损生成传票分录
G.报溢生成存货传票分录
H.移库生成存货传票分录
I.回退进货生成存货传票分录
J.回退销售生成存货传票分录
K.回退调拨生成存货传票分录
L.回退调拨出生成存货传票分录
M.回退借货生成传票分录
N.回退报损生成传票分录
O.回退报溢生成存货传票分录
P.回退移库生成存货传票分录
八、 能够简化的业务流程:
A. 存货分录能够在单据保存时直接生成,由业务人员直接代存货帐管理员生成存货帐分录,而存货帐管理员只需要点单就能够了;
B. 这样的设置在采用移动平均,先进先出,批次核算方法下是最可行的,能够减少成本的跳动发生率;
九、 可能遇到的特殊问题:
A. 特殊的补差问题;
B. 期初存在红字库存
C. 由于进货补差等因素月末存货数量为零但有金额;
十、 配置说明:
A.定义外部序列号;
B.利用不同的外部序列号定义不同类型的存货传票,建议一般按照业务类型定义,如:进货、 销售、 调拨、 借还货等;
C.在生成存货传票分录功能行为属性中, 定义对应的存货传票;
D.在回退存货传票分录功能行为属性中, 将回退复选框选中;

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