五S管理推行手册(2).doc

H:精品资料建筑精品网原稿ok（删除公文）建筑精品网5未上传百度公司5S 管理推行手册目 录一、 5S管理基础知识 ( 一) 、 5S管理概述 ( 二) 、 5S管理的内容 ( 三) 、 5S推行的过程控制 ( 四) 、 5S管理有效推行的四大法宝( 五) 、 有效推进5S管理的工具( 六) 、 目视管理( 七) 、 5S管理与其它管理二、 5S管理推行篇( 待完善) ( 一) 、 5S管理推行计划( 二) 、 5S管理标准考核及竞赛办法(制定中,待发布)第一篇 5S管理基础知识第一章 5S管理概述一、 5S管理的基本含义1、 5S管理的起源5S管理起源于日本, 因其简单、 实用、 效果显著, 在日本企业中广泛推行, 并被许多国家引进。特别是二战后, 许多日本企业导入5S管理活动使得产品质量得以迅猛提升。丰田汽车公司正是5S管理活动有效推行才奠定了精艺生产方式的基础。2、 5S管理的基本含义 日文注音英文中文含义其它中文提法具体内容SEIRIStructurise,Sort,Organisation整理清除、 清理、 常组织将必须物品与非必须品区分开, 在岗位上不要放置必须以外的物品SEITONSystemise,Straighten,Neatness整顿常整顿将必须物品放于任何人都能立即取到的状态, 并将位置固定、 标识。SEISOSanitise,Shine,Cleaning清扫常清洁将岗位变得无垃圾、 无灰尘, 干净整洁; 设备保养得锃亮完好; 创造一个一尘不染的环境。SEIKETSUStandardisation清洁清洁、 标准化、 规范化、 常规化、 将整理、 整顿、 清扫进行到底, 并成为一种制度和习惯。SHITSUKESelfdiscipline,Sustain,Discipline and Training修养自律, 修养, 常自律对于规定了的事情, 大家都按要求去执行。二、 为什么要推行5S管理1、 影响工作结果的三个因素从管理角度来讲, 良好的工作结果取决于三个方面: 管理体系、 品质文化和人的能力。1） 管理体系管理体系是企业提高管理水平并获得良好效果的总纲。如果没有科学的管理体系, 企业将难免停留在小作坊式的发展阶段, 缺乏系统性的思考。因此, 管理体系对提高企业的管理水平和竞争力具有及其重要的意义。但仅仅依靠管理体系是无法全面提升企业管理水平的, 企业没有良好的品质文化和人的能力作保证, 管理体系将是废纸一堆。2） 品质文化企业的品质文化也是制约其管理水平提高的一个瓶颈。如果员工连最基本的”有规定按规定做”都做不到, 企业的管理体系也形同虚设。品质文化的基础是一定要按照标准、 规范办事, 品质文化的高层次是追求卓越, 使差错越来越少、 效率越来越高、 成本越来越低、 工作越做越细。3） 人的能力无论是管理人员还是普通员工, 她们的能力和素质都对工作效果影响很大。现代企业追求的是精益化的信息流与实物流, 可是国内很多企业因管理人员能力不足, 无法达到这种状态。她们生产周期长, 工序之间存在大量的在制品, 浪费现象严重。企业要解决这些问题, 就需要有相应能力的管理人员和工作人员。优秀的管理体系、 品质文化和人的能力, 决定了良好的工作结果和管理水平。企业想提高工作的绩效和管理水平, 就应该寻求一种能最大程度上影响品质文化、 管理体系和人的能力这三者的管理模式。5S管理就是企业要寻求的这种管理模式, 它是品质文化、 人的现场管理能力提升的基础, 是投资最少、 原理最简单的管理活动和模式。2、 规范和细节决定成败国内很多企业都很强调员工的责任心与质量意识, 但实际的效果却并不理想。这是因为, 每个人需要记忆的事情很多, 可是人们不能把所有的事情记住。如果采用科学的管理方法, 就能够避免出现这样那样的问题。仅仅强调责任心、 强调品质意识是远远不够的, 更要注重规范和细节管理, 防止人为疏漏带来的损失。规范及细节决定现场管理的成败, 一个没有良好现场管理基础的企业, 很难想象能获得巨大的成功。3、 5S管理的作用5S管理是企业现场各项管理的基础活动, 它有助于消除企业在生产过程中可能面临的各类不良现场。5S管理在推行过程中, 经过开展整理、 整顿等基本活动, 使之成为制度性的清洁, 最终提高员工的职业素养。5S管理能有效解决工作场所凌乱、 无序的状况, 能有效提升个人行动能力与素养, 有效改进文件、 资料、 档案的管理, 能有效处理工具、 物品、 器械的管理。使工序简洁化、 人性化、 标准化, 节约时间, 提升工作效率, 有效提升业绩。具体可从7个方面概括5S管理的作用。1） 提升企业形象整齐清洁的工作环境, 不但能使企业员工的士气得到激烈, 还能增强顾客的满意度, 从而吸引更多的顾客与企业进行合作, 并能迅速提升企业知名度, 在同行业中脱颖而出。良好的现场管理是吸引顾客、 增强客户信心的最佳广告。2） 减少浪费企业实施5S管理的目的之一是减少生产过程中的浪费。经过对5S管理的实施能够达到: 提高效率、 减少场所浪费、 降低不必要的材料及工具浪费, 减少”寻找”的浪费, 减少工作差错、 降低成本, 其直接结果就是为企业增加利润。3） 安全保障的基础5S管理能够从三个方面保障企业的安全: a 遵守作业标准, 不易发生工伤事故; b 所有设备都进行清洁、 点检, 能预先发现存在的问题, 从而消除安全隐患。c 消防设施齐全, 消防通道无阻塞, 万一发生火灾或地震, 员工生命安全保障大幅度提升。5S管理的实施, 能够使工作场所显得宽敞明亮。地面上不随意摆放不应该摆放的物品, 通道通畅, 各项安全措施落到实处。而且5S管理的长期实施, 能够培养工作人员认真负责的工作态度, 这样也会减少安全事故的发生。4） 标准化的有效推进标准化是制度化的最高形式, 它是一种非常有效的工作方法, 有效的使用标准化能够使工作更便捷、 高效、 稳定。5S管理强调作业标准化, 并养成遵照标准做事的工作习惯, 只有这样才能保证品质稳定, 如期达成生产目标。5） 提升员工归属感5S管理的实施能够形成让员工心情舒畅的工作环境, 改进员工的情绪, 提升员工的归属感, 成为有效高素养的人员。在干净、 整洁的环境中工作, 员工的尊严和成就感能够得到一定程度的满足。a明亮、 整洁的环境让人心情愉快; b员工自己动手做改进, 产生成就感; c员工凝聚力增强, 工作更愉快; d清洁明朗的环境, 易于留住优秀员工; e不断改进, 创立务实的企业文化。6） 提升效率5S管理还能够帮助企业提升整体的工作效率。优雅的工作环境、 良好的工作氛围以及有素养的工作伙伴, 都能够让员工心情舒畅, 更有利于发挥员工的工作潜力。物品的有序摆放及清晰的标识, 减少了物料的查找与搬运时间, 工作效率自然能得到提升。7） 品质保障的基础 再好的机器设备也靠人去操作与维护, 杜绝马虎的工作态度、 做任何事情都有认真的态度是产品保障的基础。实施5S管理就是为了消除公司中的不良现象, 防止对工作马虎行事, 养成认真对待每一件小事的习惯, 这是产品品质得到可靠保证的基础。4、 推行5S管理的误区: 把5S管理当做大扫除1） 认为5S管理太简单, 芝麻小事, 没有什么意义。2） 工作中问题很多, 但与5S管理无关。3） 工作上已经够忙的了, 哪有时间再做5S管理。4） 现在已经比以前好多了, 有必要再搞5S管理? 5） 我们就按照书上的内容推行, 没什么难的。6） 5S管理这么简单, 有必要劳师动众, 有必要吗? 7） 就是我想做好, 别人呢? 8） 做好了有什么好处? 9） 到当前为止企业没有推行5S管理, 不是照样发展吗? 5、 走出5S管理误区1） 理解5S管理的精髓。2） 由上而下施加压力, 而后全面开花。3） 把现在无用的多余物品放在现场是一种浪费。4） 在不影响生产的情况下, 原材料、 半成品、 在制品越少越好。5） 要承认问题永远存在。6） 不断改进是提升管理的基础, 不要轻视”小打小闹”, 由量变到质变。打牢基础才能逐渐加大企业管理的深度和力度。7） 培养员工务实的工作作风, 少谈精神, 少喊口号, 注重实际效果。第二章 5S管理的内容一、 整理1、 整理概述1) 整理的含义整理是指区分需要与不需要的事、 物再对不需要的事、 物加以处理。它是改进生产现场的第一步。其要点是对生产现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类, 区分什么是现场需要的, 什么是现场不需要的。现场不需要的物品要坚决清理出现场, 这项工作的重点在于坚决把现场不需要的东西清理掉, 达到现场无不用之物。设立不要物放置区能够迅速进行整理。2) 整理的目的及作用目的腾出空间, 改进和增加作业面积现场无杂物, 人行道通畅, 提高工作效率防止误用、 误送塑造清爽的工作场所作用消除资源的浪费, 有利于减少库存, 节约资金消除管理上的混放、 混料等差错事故, 有效地防止误用、 误送有效地利用空间, 能够使现场无杂物, 通道顺畅, 增大作业空间面积对物料、 物品进行分类、 有序的放置, 减少寻找时间, 提高工作效率减少碰撞, 保障生产安全, 提高产品质量因缺乏整理而产生的各种常见浪费空间浪费零件或产品因过期而不能使用, 造成资金浪费场所狭窄, 物品不断移动地工时浪费管理所必须品地场地和人力浪费库存管理及盘点时间的浪费2、 整理的要点整理的实施要点就是对生产现场中摆放的物品进行分类, 然后按照判断标准区分出物品的使用等级, 进而决定是否需要该物品。整理地关键在于制定合理地判断基准。1) ”要与不要”的基准办公室、 办公桌上允许及不允许摆放的物品清单由厂部办公室拟定车间现场允许及不允许摆放的物品清单由各车间拟定, 报厂部办公室核准有效。各 仓库及仓库保管员工作室允许及不允许摆放的物品清单由生产部拟定, 报厂部办公室核准有效。以上允许及不允许摆放的物品清单附后。2) 明确场所的基准所谓明确场所的基准, 指的是在什么地方”要与不要”的判断基准。能够根据物品的使用次数、 使用频率来判定物品应该放在什么地方才合适, 我们保管对象进行分析, 根据物品地使用频率来明确应放置的适当场所, 作出保管场所分析表。明确场所的标准, 尽量不要按照个人的经验来判断, 否则无法体现5S管理的科学性。表21 ”明确场所”的基准不用的东西处理掉不太常见的东西放在较远的地方偶然使用的东西安排专人保管经常使用的东西放在身旁附近能迅速拿来的东西放在身旁附近拿来拿去十分花时间的东西只留下必要的数量表22 保管场所确定表使用频率处理方法建议场所不用全年一次也未使用废弃特别处理待处理区少用平均2个月1年用1次分类管理集中场所( 工具室、 仓库) 普通12个月用1次以上置于车间内各摆放区常见1周使用数次1日使用数次每小时都使用工作区内随手可得机台旁流水线旁个人工具箱 表23 保管场所分表析序号物品( 工具) 名称使用频率归类建议场所3) ”废弃处理”的原则工作失误、 市场变化、 设计更改等因素必然存在, 不要物永远存在。对于不要物的处理方法一般按照两个原则来执行。区分申请部门与判定部门不要物统一处理生产部负责不要物料、 产品、 在产品的档案管理、 界定、 申报, 进行判定; 设备部、 质量部仪表室负责对不要设备、 工具、 仪表、 计量器具的档案管理和判定、 申报, 厂办负责对不要办公用品的档案管理和判定, 各主管厂长审核后, 报厂办提交厂务会审批, 由厂务会指定不要物的处理部门, 财务部负责不要物处理资金的管理。表23 不要物处理清单部门: 物品名称型号规格数量不用原因责任部门处理意见主管厂领导处理意见厂务会处理意见3、 整理的推进步骤整理的流程大致分为现场检查、 分类、 归类、 制定基准、 判断要与不要、 处理以及现场改进7个步骤。分类归类制定基准现场检查处理判断要与不要现场改进1） 现场检查对工作场所进行全面细致的检查。内容包括各种有形和无形的东西、 看得见和看不见得地方, 如电子资料, 生产现场堆放得物料、 较大型设备不易清洁得底部、 文件柜得顶部等。2） 分类对生产现场摆放的各种物品进行分类。在生产现场经常会堆积得各种残余物料、 待修品、 待返品、 报废品,以及一些无法继续使用的工装夹具、 设备等, 需对这些物品进行分类放置。3） 归类将分好类的物品进行归类, 同种类型的物品放在一个地方, 有使用期限的物品各个期限应分开放置。4） 制定基准制定要与不要的判断基准。分类后的物品, 只是单纯的归类放置, 还需要把非必须品清理出局, 以便使工作现场更整洁、 更清爽, 那么什么是现场应该放置的必须品, 什么物品是不能堆放的物品, 就要求我们制定一个合适的判定基准。5） 判断要与不要根据判断标准, 我们对物品进行区分, 并根据物品的使用频率及使用时间来判断物品的放置场地及具体的管理方法。6） 处理处理原则”强调使用价值, 而不是原购买价值”, 规范的现场管理带来的效益远远大于物品的残值处理可能造成的损失。表24不要物处理详情表责任部门: 物品名称型号规格数量处理方式金额合计 二、 整顿1、 整顿的含义整顿是把需要的事物加以定量和定位。经过上一步整理后, 对生产现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放, 以便最快速地取得所要之物, 在最简捷、 有效的规章、 制度、 流程下完成工作。2、 整顿的目的1) 工作场所清楚明了。2) 工作环境明亮、 整洁。3) 消除过多的积压物品4) 工作秩序井然。3、 整顿的作用 整顿是一种有效提高工作效率的科学, 它研究怎样才能够立即取得物品, 以及如何立即放回原位。任意决定物品的存放不会让你的工作迅速加快, 它会让你的寻找时间大幅度增加。具体作用: 提高工作效率, 减少浪费和非必须的作业将寻找时间减少为零出现异常情况( 如丢失、 损坏) 能马上发现秩序创造一目了然的现场不同的人去做, 结果是一样的缩短换线、 换式装夹具的时间标识清楚, 保障安全4、 整顿活动的要点 1) 彻底落实前一步的整理工作。 2) 物品摆放要有固定的地点和区域, 放置场所明确, 以便于寻找, 消除因混放而造成的差错。 3) 物品摆放地点要科学合理。 4) 物品摆放目视化, 尽量使物品做到过目知数。摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别, 如地板画线定位、 对场所物品进行标识等。 生产现场物品的合理摆放有利于提高工作效率和产品质量, 保障生产安全。5、 整顿的三要素 整顿的过程是: 分析情况、 明确场所、 明确方法、 明确标识, 其中我们把场所、 方法和标识说成是整顿三要素( 如下表所示) 。判断整顿三要素是否合理的依据在于是否能够形成物品容易放回原地的状态。当寻找某一件物品时, 能够经过定位、 标识迅速找到, 而且很方便地将物品归位, 就说明整顿是成功的。表2-5 整顿的三要素整顿的三要素场所 什么物品应放在哪个区域都要明确, 且一目了然。方法 所有物品原则上都要明确其放置方法: 竖放、 横放、 斜置、 吊放、 钩放等。标识 标识是使现场一目了然的前提。好的标识是指: 任何人都能十分清楚任何一堆物品的名称、 规格等参数。 下面我们来简单分述整顿的整个过程。1) 分析情况我们在进行现场整顿之前, 应该对现场的实际情况进行诊断, 并对现场情况进行分析, 彻底落实整理工作。如果工作场所没有划分摆放区域、 制定摆放要求, 多品种多批量生产时可能带来许多头痛的现场管理问题。我们能够用图表画出一天中厂内物资等传送情况, 然后会发现, 来回的传送是因为这些物品摆放位置不合理造成的。如果我们将常见的物品放置在较近的位置, 既可减少许多无效的劳动, 同时也能提高效率, 减少不满情绪。 我们在分析的过程中, 还要注意以下一些情况: 无用的东西不要去整顿( 此类物品要求在整理阶段已清理完毕) 。现场只放置必须又最低限度的东西。2) 明确场所我们在进行整顿时一般会优先考虑一些场所, 例如: 会出现较好效果的场所。在较短时间内可实施整顿的场所。给顾客留下不好印象的场所。此类场所做出的成果比较容易看出, 也容易取得别人的认同, 这样我们在推行5S管理的过程中遇到的阻力将小得多。因此, 在整顿初期, 整顿场所或者说样板区域的选择是一件非常关键的事情。另外, 物品的放置场所原则上也要100%设定。我们在整顿初期, 将整理后所腾出的棚架、 橱柜、 场所等空间进行重新规划使用, 将最常见的东西放在最近身边的地方, 不常见的东西可另换位置放置。场所的区分, 一般是经过不同颜色的油漆和胶带来加以明确的: 黄色往往代表通道, 白色代表半成品, 绿色代表合格品, 红色代表不合格品。3) 明确场地时的注意事项5S管理强调尽量细化, 对物品的放置场所要求有明确的区分方法。使用胶带和隔板将物料架划分为若干区域, 这样使得每种零件的放置都有明确的区域, 从而避免零件之间的混乱堆放。我们在明确场地时也要注意以下问题: 以画线等明确区分通道和作业区域。考虑搬运活性, 切忌随意置放。堆高限制高度。高度超过一定安全限度的叠放料架等物品, 一般应放于易取用的墙边。不良品箱要置放于明显处( 红色警示) 。不明物要马上处理。油、 甲苯等不能放于有火花的场所。危险物、 有机物等, 应在特定场所保管。有时无法避免要将物品放于定位线外时, 可竖起”暂放”牌, 标明理由, 放至何时, 在其上注明。4) 明确方法放置方法的明确, 也是整顿的一个重要的内容, 它是整顿的第二个要素, 最佳方法必须符合容易拿取的原则。我们还得注意根据物品的用途、 功能、 形态、 太小、 重量、 使用频率等因素决定放置的方法。注意要便于取用和放置。5) 明确方法时的注意事项我们在明确方法时也要注意以下问题: 放置方法有放在架子上、 箱子里、 塑胶篮中、 袋子里及悬挂等方式。放置时, 尽可能便于物品的先进先出。尽量利用架子, 立体发展, 提高空间利用率。同类物品集中放置。长条物料横放, 或束紧竖放。危险场所应覆盖, 或用栅栏隔离。单一或少数不同物品避免集中放置, 应个别分开定位( 如工具) 。架子、 柜子内部要明显易见。清扫器具以悬挂方式放置, 下面设有接水盘。6) 明确标识整顿的第三个要素是标识。很多管理人员认为标识非常简单, 但实施起来效果却不佳, 其根本原因就在于没有掌握标识的要点。一般说来, 要使标识清楚明了, 就必须注意以下几点: 要考虑标识位置及方向的合理性, 对有些标识, 公司应统一印刷制作。要在标识的表示方法上多下工夫, 如充分利用颜色来表示等。依情况清楚标示区域、 分类、 品名、 数量、 用途、 责任者等信息, 做到”一目了然”。整顿的宗旨就是要以最少的时间和精力, 达到最高效率、 最高的工作质量和最具安全的工作环境。其中物品名称和存放场所一定要明确标示清楚, 才能让每个人随时都知道要用的东西在哪里。如果所取的物品她人正在使用, 应该清楚标明使用者及使用场所, 以便紧急使用时, 能及时找到。标识是整顿的最终动作, 也是目视管理的重点之一, 明显、 清楚的标识能起到方便沟通、 减少出错、 提高效率的重要作用, 是品质保证的重要一环。标识可分为下列五种。区域标识( 如第一栋与第二栋、 2楼等) 类别标识( 如成品与零部件等) 名称及编号标识( 如机壳与机架等) 数量的标识状态标识( 如良品与不良品、 待检与检查中或检查完成等) 7) 明确标识时的注意事项我们在明确标识时要注意以下问题: 必要时, 标识上注明责任人。相同类别的标识, 尽量能统一规格, 统一加工制作。根据需要, 定期或不定期更新标识。保证标识的有效性, 状态或性质变化了, 须及时变更标识。 6、 整顿的三定原则 表2-6 整顿的三定原则整顿的三定原则定点 明确具体的放置位置。定容 明确使用容器的大小、 材质。或者引伸为颜色管理。定量规定合适的数量。1) 定点 定点也称为定位, 是根据物品的使用频率和使用便利性, 决定物品所应放置的场所。一般说来, 使用频率越低的物品, 应该放置在距离工作场地越远的地方。经过对物品的定点, 能够维持现场的整齐, 提高工作效率。 模具架的哪一层? 1层? 2层? 3层? 在一层中的何位置? 左? 中? 右? 作业台左边? 右边? 上面? 下面? 清扫清洁工具应放在何处? 使用”5S”管理定点定量标签”。2) 定容定容是为了解决用什么容器与颜色的问题。在生产现场中, 容器的变化往往能使现场发生较大的变化。经过采用合适的容器, 并在容器上加相应的标识, 不但能使杂乱的现场变得有条不紊, 还有助于管理人员树立科学的管理意识。是用纸箱、 铁桶、 布袋、 木箱、 胶箱等容器中的哪种? 容器上要有标识, 最好再使用颜色区分管理( 目视管理) 。3) 定量定量就是确定保留在工作场所或其附近的物品的数量。按照市场经营的观点, 在必要的时候提供必要的数量, 这才是正确的。因此, 物品数量的确定应该以不影响工作为前提, 数量越少越好。经过定量控制, 能够使生产有序, 明显降低浪费。相同的容器所装的数量应该一致。生产量不变时, 每次出库数量应该相同。对于大中型物品, 1次出库数量不应按天计算, 应按小时计算, 14小时为单位出库, 切记不要把生产车间当成仓库使用! 容器、 箱、 桶、 的定量要明确, 且一目了然。备用品、 消耗品应明确最大库存数量、 安全库存数量。工作现场的消耗品应明确最大允许数量、 安全放置数量。使用”5S管理定点定量标签”。4) 定点定量的重要工具: 形迹管理。为了对工具等物品进行管理, 很多企业采用工具清单管理表来确认时间、 序号、 名称、 规格、 数量等信息。可是, 使用工具清单管理表较为繁琐, 而且无法做到一目了然。因此, 有必要引入一种更为科学、 直观的管理方法形迹管理。形迹管理是物品摆放的一种方法, 就是把物品的投影形状在放置它的板、 墙上, 用笔画出来, 或用刀挖出来, 然后把物品放在上面。好处是, 任何人都能一目了然地知道, 什么物品应该放在什么地方、 怎么放, 什么物品不见了。这样有助于保持物品存放有序, 某件工具丢失便立即能够显示出来。7、 办公室整顿十大要点与事项 1) 独视为共 所谓”独视为共”, 指的是”独用”( 个人使用) 被视为”共用”, 即个人使用的资料也要纳入管理。在推行5S管理的过程中, 有些员工认为有些资料只有自己一个人使用, 因此没必要整理。实际上请假、 出差等特殊事件都可能发生工作移交的情况。因此, 共用部分的资料应当整理到科室资料架, 个人部分的资料既能够整理到科室资料架, 也能够整理到个人资料架或桌上, 但必须公开并按照要求进行标识。 2) 公私区分 公私区分是指对公司资料与私人资料进行严格区分。在公司规章允许的前提下, 员工们能够复印资料进行一些资料, 或者从外部取得一些资料进行参考。可是, 必须注明是”私人参考资料”。否则, 一旦别人代替工作时, 由于不了解情况, 很可能将复印的旧版本文件当做新版本使用。因此, 公私区分是为了明确文件资料性质, 防止问题的发生。 3) 框架管理 在框架管理中要求所有的柜子、 架子均加上标识, 明确责任部门、 责任人、 框架上资料的类别等信息。这样, 现场人员不需要打开柜门, 就能清楚地知道里面放置的是什么。如果资料摆放的效果不佳, 很快就能找到责任人。另外, 框架管理还有利于节省出多余的文件柜和资料架, 或者是扩大存放空间, 确保管理人员对柜架使用情况了如指掌。 我们对资料柜的管理一般要遵循以下原则。 文件柜的整理标示: 用分隔条和标贴纸。 文件夹色放置: 同类文件尽量用相同颜色。 文件夹标识的统一: 统一规格, 用电脑打印。 文件摆放顺序标识: 按次序编号。 文件管理责任者: 明确并标识。4) 资料归位为了使办公室内的资料更易管理和查找, 应该实行资料归位。资料归位能够分为分类、 标识和定位三个部分。首先, 要根据文件资料的属性进行不同类别的划分; 其次, 在文件夹和放置位置上分别贴上相应的标签, 避免不同文件夹的放置出现错位; 最后, 要采取一些合理的方法方便对文件夹的定位, 保持文件夹的整齐。另外, 还应加强对资料摆放的监督和管理, 杜绝个别人员由于懒散而随便乱放文件。 以下是文件夹的定位方法: 统一样式, 设计标识。 文件夹侧面要有名称/编号等标识。 文件夹所在的文件盒也应有对应标识。 5) 桌面状态 为保持办公室桌面的整洁有序, 可将桌面上的资料分为待处理、 处理中和已处理三类。首先经过颜色区分出文件的类别, 并在每件资料上加贴标识, 使人一看就知道资料内容、 责任人等信息, 从而改变过去桌面杂乱的情况。如果办公室的桌面状态能够达到以上的要求, 就能使办公室人员的效率提高, 不容易出错, 而且还能带来视觉上的享受。因此我们应规定桌面上应该和不应该放置的东西。 桌( 台) 面允许放置的物品( 较长时间离开) 。 A文件夹( 盒) B电话机( 传真机) C文具盒( 笔筒) D电脑 E水杯 F台历 玻璃板下允许放置的物品。 明确文件状态( 待处理、 已处理) 。 6) 抽屉状态 如果公司允许员工存放私人物品, 那么抽屉中的公司物品与私人物品应该分开放置。一般可将私人用品放办公桌最底层的抽屉中, 其它抽屉只允许放置工作用品, 而且应采用科学方法将物品固定, 保证取物的方便与高效率。 为了防止物品在抽屉来回拉动的过程中发生移位, 能够引入形迹管理的方法, 在抽屉中垫上一块带有各种工具形状的胶皮, 将剪刀、 修正液、 计算器等常见的办公用品放到胶皮上的凹槽处保证物品不移动。抽屉的整理、 整顿要点如下: 不要的或不应该放在抽屉内的物品清除。 抽屉内物品要分类, 作分类标识。 办公用品放置有序。 个人用品放置在底层。 有措施防止物品来回乱动。 7) 张贴管理 政工部对全公司宣传橱窗进行管理, 厂办对张贴栏进行管理, 未经以上部门批准同意, 其它任何个人、 部门不得张贴、 摆放宣传资料及通知。政工部、 厂办是宣传橱窗、 张贴栏的整洁美观的责任部门。 8) 公告管理 5S管理强调每一个细节, 要求每件事情都按照规章做到位, 乱贴乱放本身就是违反5S管理要求的。公告板应当分区管理, 如分成”5S管理专栏”、 ”公告栏”、 ”学习园地”等, 在每个分区的正上方写上标题, 而且要有责任人。责任人有义务监督其它员工是否张贴整齐, 有义务维持版面的干净整齐。 9) 电子资料的5S 在公司推行5S管理时, 除了传统意义上把现场、 现物作为对象外, 随着办公自动化的普及, 电脑已经成为许多企业管理人员甚至文员桌面上的必须品了。不少人坐在电脑跟前的时间占工作时间一半以上, 因此顺应时代的发展, 与时俱进地把5S管理引入到电脑中的资料、 文件管理上就显得十分迫切及重要。许多人的电脑中都有大量的电子文件资料, 但当前大多数公司仅对防病毒、 上网助手等方面做了一些处理与规定, 对如何做电脑资料的整理整顿几乎是一片空白, 导致电脑中的文件或者丢失, 或者经常花时间寻找, 现代化的电脑因为管理不当没有把效率发挥到极致。 如何进行电子文件资料的5S呢? 我们就以下几点进行说明。 设置开机口令。 电脑使用说明书上有非常详细的操作说明。 操作系统选择及应用。 如果硬件或财务上的条件允许, 建议尽量使用最新版本的Windows等操作系统。当前WindowsXP或Windows 操作系统比较常见, 这两种操作系统都有较好稳定性及个人文件的隐蔽性, 能够设置不同使用权限的用户。每个人能够在同一台电脑上设置自己的账户, 自己的账户有自己的密码, 自己区域内的文件自己维护, 这样就能够明确责任。 对一般的用户, 只有应用程序的使用权, 不能安装、 删除程序, 对本用户名下的文件有创立、 更改、 维护、 删除的权利, 对同一台电脑的其它用户的文件夹不能读取。 在电脑上只需安装够用的应用程序就能够了, 同样类型的软件最好大家统一, 比如看图软件五花八门, 都装上实在没有必要。对办公电脑而言, 建议安装Offices、 Lotus或 WPS等系列办公软件, 其它软件的安装需要部门经理审批。对系统上带的游戏, 是微软为练习使用鼠标的初学者而设的, 大能够删除。资料存储介质存储介质现在用得多的有硬盘、 移动硬盘、 U盘、 CDR、 CDRW、 磁带机等。磁带机主要用于大型数据的备份, 现在越来越多的人使用CDR进行资料的存储。每台PC都有硬盘, 它的方便性及容量使它仍是存储的主体。U盘以其存储量大、 体积小、 携带方便而被广泛使用, 几乎完全取代原来的软盘。 文件服务器是以文件存储为主要功能的服务器, 它的安全及分级授权功能更使其成为企业文件存储的最佳工具。有的企业甚至规定保密级文件必须存储在文件服务器内PC硬盘上必须即用即删。 有些企业把台式电脑的USB等各种接口全部封掉, 不允许从公司电脑中复制任何资料, 避免泄密。 电子资料的整理与维持 A设置文件夹。 B将电脑中文件分类移至文件夹, 同时分析文件夹设置的合理性。 C分析文件的时效性, 将不必要的文件及时移到临时删除存放区。对在此区域存放时间超过一个月的, 完全删除。在一个月内, 因为误删还有取回的机会。 D定期清理文档, 用移动硬盘或U盘、 CDR等介质将文件归档。 资料命名方法 电子存储介质稳定可靠, 存储量大, 能够长时间保留文件资料, 这是其它存储介质不能够比拟的。但如果管理不当会给文件的寻找带来一定困难, 虽然能够用电脑的搜索功能, 但往往搜来一大片, 要逐一打开才能如愿。因此用一套便于识别与查找的命名方法来进行规范十分必要。 A文件资料命名要素。 我们需要明确”文件主题、 内容发生时段、 创立日期”三个要素, 概要地反映文件特性。B文件资料命名规则。我们能够采用下面的命名规则。a主题缩写, 例如: 每周报告WR。b时段: 第四周04。c. 发行日期: 8月10日050810。 8月10日发行的第四周报命名为WR04050810, 如此一来寻找就变得十分方便了。电子资料的备份与归档。A设置备份文件夹。 B定期进行备份。 可手工备份, 也可使用”我的公文包”自动备份, 或使用其它软件进行备份。这方面的知识能够从许多电脑使用书籍上获得。保持定期备份的习惯非常重要, 因为电脑出现问题的情况是谁也无法预料的, 等造成重要文件资料丢失时就悔之晚已。 C归档的文件建议采用压缩的格式, 以节约空间。 D对保密文件的备份及归档包必须设置解压密码。 许多人特别是年纪大的人对电脑有些畏惧。其实使用电脑是十分简单的事情, 找熟悉电脑的人很快能都会的, 不用担心把电脑”使用坏”。 如何保证电子资料的安全。 我们能够经过下面的方法保证资料的安全。 A电脑设置开机口令及超级密码。 B设置机箱开启警报。 C服务器设置防火墙, 电脑安装防毒软件。 D在文件服务器上设置授权用户, 对应相应文件夹, 使非授权用户无法读写文件。 E定期自检电子档案, 及时删除保密文档。 F不定期抽查电子文档, 确保文件存储在恰当位置。 G对公司来往邮件设置关键词检索。10) 其它茶具、 水杯的定点放置。电线束的理顺与标识。垃圾筒、 清洁用具的定位、 标识。人员去向表示等。8.整顿原则与规定案例四某企业的整顿原则与规定1.一般性 (1)厂区周边杂草定时清理。 (2)厂内外种树或绿化盆景, 并加定位与设责任者。 (3)各厂房及办公室加标识牌, 区分部门或地点。 (4)各厂房及办公室设伞架、 衣架、 茶杯架及私人物品。(5)作业区域不得放私人物品。2.车棚 (1)依汽车、 摩托车大小分别设停车位, 排定个人车位, 自行车可分区放置。(2)规定摩托车, 自行车统一朝向。3.宿舍、 食堂 (1)宿舍、 食堂区域明确设备、 器材的维扩责任者, 经常点检。 (2)宿舍、 食堂内物品摆放整齐。 (3)宿舍、 食堂地面干净、 整洁。 (4)加强宿舍的管理功能。4.垃圾场 (1)调查废弃物的种类与平均放置数量。 (2)规划各废弃物的放置区, 并加标识。 (3)尽可能设置摆放架, 加欠堆放量。 (4)易吹散的废弃物, 需加盖或捆绑。 (5)定期联络收集单位处理废弃物。 (6)其整顿及清理以配合环保规定