中国建筑标准设计研究所业务流程模版.doc

中国建筑标准设计研究所
业务手册

中煤项目组

目 录

§1 手册概述 1
1.1 合用范围 1
1.2 目的 1
1.3 涉及的重要名词解释及范围界定 1
§2 出口煤业务图文概述 2
2.1 出口煤业务概述 2
2.2 出口煤业务流程图 2
2.3 出口煤业务资金流说明表 2
§3 出口煤业务流程具体说明 4
3.1 采集信息（F1） 4
3.1.1 工作环节 4
3.1.1.1 采集信息 4
3.1.1.2 解决信息 5
3.1.1.3 呈报信息 6
3.1.2 工作结果 6
3.1.2.1 内容 6
3.1.2.2 格式 6
3.2 制订营销计划/方案（F2） 7
3.2.1 制订年度营销计划 7
3.2.1.1 工作环节 7
3.2.1.2 工作结果 8
3.2.2 制订项目营销方案 8
3.2.2.1 工作环节 8
3.2.2.2 工作结果 8
3.3 签订协议（F3） 9
3.3.1 工作环节 9
3.3.1.1 询盘与发盘 9
3.3.1.2 还盘磋商 9
3.3.1.3 接受签约 10
3.3.2 工作结果 11
3.3.2.1 协议内容 11
3.3.2.2 协议格式 11
34 制订煤炭业务年度经营计划（F4） 12
3.4.1 工作环节 12
3.4.1.1 汇总协议，拟定销售目的 12
3.4.1.2 编制、修改年度经营计划（含预算） 12
3.4.1.3 上报部门年度经营计划 12
3.4.1.4 年度经营计划审核 12
3.4.1.5 审批 12
3.4.1.6 下达执行 13
3.4.2 工作结果 13
3.4.2.1 内容 13
3.4.2.2 格式 13
3.5 制定月度经营计划（F5） 13
3.5.1 工作环节 13
3.5.1.1 汇总生产公司的月度生产经营计划 13
3.5.1.2 收集运送计划批复情况 14
3.5.1.3 制定销售计划 14
3.5.1.4 编制月度经营计划 14
3.5.1.5 审批月度经营计划 14
3.5.1.6 下达月度经营计划 14
3.5.2 工作结果 14
3.6 采购煤炭（F6） 15
3.6.1 工作环节 15
3.6.1.1 拟定货源 15
3.6.1.2 了解日菜单日报信息 15
3.6.2 工作结果 15
3.7 铁路运送（F7） 15
3.7.1 工作环节 16
3.7.1.1 贯彻运送计划 16
3.7.1.2 制订月发运计划 16
3.7.1.3 提报日菜单 16
3.7.1.4 了解装车信息 17
3.7.2 工作结果 17
3.8 接卸入库（F8） 17
3.8.1 工作环节 17
3.8.1.1 了解接车信息 17
3.8.1.2 了解卸车信息 18
3.8.1.3 了解入库信息 18
3.8.2 工作结果 18
3.9 拟定船期（F9） 18
3.9.1 工作环节 18
3.9.1.1 协调单航次船期 18
3.9.1.2 拟定船期 19
3.9.2 工作结果 19
3.10 出库装船（F10） 19
3.10.1 工作环节 19
3.10.1.1 申请出口许可证 19
3.101.2 报关 19
3.10.1.3 报验 19
3.10.1.4 审批装船方案 20
3.10.1.5 收集装船信息 20
3.10.2 工作结果 20
3.11 结算（F11） 20
3.11.1 工作环节 21
3.11.1.1 汇总发货单据 21
3.11.1.2 寄出发货单据 21
3.11.1.3 收到货款 21
3.11.1.4 办理结汇手续 21
3.11.1.5 核销出口许可证 21
3.11.1.6 结算货款 21
3.11.1.7 结算代理费 21
3.11.2 工作结果 22
3.11.2.1 收集货款结算信息 22
3.11.2.2 收集代理费结算信息 22
3.11.2.3 收集相关费用结算信息 22
3.11.2.4 汇总分析各种结算信息 22
3.12 提供售后服务（F12） 22
3.12.1 工作环节 22
3.12.1.1 收集客户信息 22
3.12.1.2 分析客户信息 22
3.12.1.3 上报客户信息 22
3.12.1.4 实行售后服务 23
3.12.1.5 总结售后服务效果： 23
3.12.1.6 提出售后服务改善建议 23
3.12.2 工作结果 23
3.13 分析月度执行情况（F13） 23
3.13.1 工作环节 23
3.13.1.1 汇总月度相关信息 23
3.13.1.2 分析月度相关信息 24
3.13.2 工作结果 24
附 录 25
一、营销职能部分 25
二、投资管理职能部分 26
三、调度职能部分 26
四、销售职能部分 26

§1 手册概述
1.1 合用范围
本手册合用于中国煤炭进出口公司（以下简称“中煤进出口公司”）出口煤业务的流程操作指导和管理，合用人员为与出口煤业务相关的中煤进出口公司员工和中煤进出口公司下属公司、公司与出口煤炭业务相关的员工。
1.2 目的
A．通过制定本手册，规范中煤进出口公司出口煤的业务操作。
B．通过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任和义务，有效提高出口煤业务的运作效率与效果。
1.3 涉及的重要名词解释及范围界定
A．出口煤业务流程：是指中煤进出口公司执行出口煤业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达成一定结果的工作环节的组合。
B．节点：是流程的基本组成元素，是一系列连续动作的组合；同时也是公司安排岗位，明晰岗位职责的基本依据之一。
§2 出口煤业务图文概述
2.1 出口煤业务概述
出口煤业务是中煤进出口公司的核心业务，是公司必须保证的、树立竞争优势的业务。出口煤业务流程是公司执行出口煤业务的现实执行过程。
出口煤业务流程总体而言，涉及以下13个环节采集信息、制定营销计划/方案、签订协议、制定年度经营计划、制定月度经营计划、采购煤炭、批复运送计划、接卸入库、拟定船期、出库装船、结算、提供售后服务、分析月度执行情况。
2.2 出口煤业务流程图

2.3 出口煤业务资金流说明表

出口煤业务资金流说明表

职能环节
事由
支付时间
付款方
收款方
采购商品煤
原料煤采购
按协议规定
需方（买受方）
供方（卖出方）
商品煤采购
按协议规定
需方（买受方）
供方（卖出方）

铁路运送
铁路运费
及时
委托方
承运方
港口作业
港杂费
每月汇总结算

委托方
港务局
商检费
每月汇总结算
委托方
检查机构
代理费
每船货款结算后
委托代理方
受托代理方

海运卸港
租船佣金
按协议规定
承运方
委托方
商品煤销售
货款
按协议规定
需方（买受方）
供方（卖出方）

其它
出口退税

国家
供货商
货品佣金
按协议规定
卖出方
买受方

§3 出口煤业务流程具体说明
3.1 采集信息（F1）
采集信息是指通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集到的信息进行解决，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表格等的过程。
3.1.1 工作环节
3.1.1.1 采集信息
A．信息采集的渠道：
a. 专业报纸或经济类报纸：列举报纸名称；
b. 专业杂志：列举杂志名称；
c. 煤炭行业互联网站：列举网站名称；
d. 各种煤炭研究报告：列举煤炭研究机构名称；
e. 煤炭或能源记录资料：列举记录资料的名称；
f. 公司内部提供的信息（煤炭业务部门、财务部门等）；
g. 平常业务活动；
h. 业务相关公司和员工等
B．信息采集的内容：
a. 市场信息：
(a) 我国和国外政府颁布的与煤炭相关的政策和管理办法；
(b) 煤炭行业及相关行业（如能源消费、电力行业、铁路运送、港口运作、海洋运送等）的信息；
(c) 中煤进出口公司目的市场（如日本市场、韩国市场）的信息；
(d) 国内竞争对手（如神华集团、五矿集团、山煤集团等）及国外竞争对手（如澳大利亚、印尼等重要产煤国家的重要煤炭供应商等）的信息
b. 客户信息：
(a) 用户及国际供应商信息；
(b) 船公司及港口信息；
(c) 居间商信息等
C．信息采集的频度：
a. 平常：专业报纸、专业互联网站、平常业务联系、公司内部 信息等；
b. 月度：专业杂志、期刊等；
c. 年度：行业研究资料、记录资料
3.1.1.2 解决信息
A．对信息进行整理、归类，填写相关的表格：
a. 填写客户信息表格，建立客户信息档案：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表；
b. 填写客户信用信息表格，建立客户信用信息档案：客户信用信息管理卡；
c. 建立市场信息资料库，涉及竞争对手资料表等
B．根据整理后的信息对信息进行加工：
a. 对客户信用进行评价：
(a) 成立客户信用评价小组；
(b) 整理客户信用信息，并进行信用分析
(c) 客户信用评价小组对客户信用进行打分，填写客户信用评价表；
(d) 对客户信用评价表进行记录整理，按打分结果对客户信用进行分类，填写客户信用等级分类表；
b. 编写《煤炭信息简报》；
c. 撰写市场分析报告，专题报告，公司领导需要的各种市场营销报告等
3.1.1.3 呈报信息
呈报过程：
A. 撰写初稿；
B. 直接上级审核；
C. 定稿，打印，向上呈报；
D. 存档
3.1.2 工作结果
3.1.2.1 内容
A．《煤炭信息简报》必须涉及以下内容：
近期中煤进出口公司煤炭业务销售动态，近期中煤进出口公司下属生产厂煤炭生产经营计划，近期港口操作公司经营动态，近期公司目的市场用户煤炭需求动态，近期国家煤炭供求状况，近期煤炭价格波动情况，近期国家煤炭政策信息，近期国际煤炭供求状况等
B．市场分析报告必须涉及以下内容：
市场分析报告概述；市场变化信息；市场变化信息分析；公司针对变化应采用的对策建议；市场分析报告总结。
C．客户信息记录必须涉及以下内容：
客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表。
D．客户信用记录必须涉及以下内容：
客户信用信息管理卡；客户信用评价表；客户信用等级分类表；
E．竞争对手信息记录必须涉及以下内容：
竞争对手资料表
F．专题报告必须涉及以下内容：
专题报告的目的；报告概述；资料分析；结论和建议等；
G．其它需要呈报的报告：根据公司领导具体规定撰写。
3.1.2.2 格式
参见附件：
A．客户信息登记表格：
附件M1－B01：客户联系表；
附件M1－B02：关键人物的个人资料；
附件M1－B03：客户概要信息记录；
附件M1－B04：客户信息表；
B．客户信用登记表格：
附件M1－B05：客户信用信息管理卡；
附件M1－B06：客户信用评价表；
附件M1－B07：客户信用等级分类表；
C．附件M1－B08：竞争对手资料表；
C．附件M1－Y01：第XX期《煤炭信息简报》；
D．附件M1－Y02：XXX市场分析报告；
E．附件M1－Y03：XXX专题报告
3.2 制订营销计划/方案（F2）
制订营销计划是指公司为了规范和指导营销行为、营销活动而进行的计划制订工作和营销方案制订工作等，它涉及制订年度营销计划和制订项目营销方案两项工作。年度营销计划是公司制订的指导全年度营销工作的工作计划，重要涉及年度营销目的、营销策略、项目营销安排等；项目营销方案是指为了完毕某一单项市场营销目的而制订的市场营销方案。
3.2.1 制订年度营销计划
3.2.1.1 工作环节
A．前一年度营销工作总结分析；
B．收集市场信息，研究市场分析报告；
C．走访客户，洽谈年度煤炭供应设想，听取客户建议；
D．拟定资源配置，提出年度市场目的；
E．制订年度市场营销计划；
F．提报审批。
3.2.1.2 工作结果
A．内容
a. 本年度各市场营销方案执行的总体时间安排、费用预计；
b. 本年度协议价格方案及成本控制方案；
c. 本年度资源配置方案；
d. 本年度销售策略；
e. 本年度市场营销目的等。
B．格式
参见附件M3－Y04：XXXX年度营销计划。
3.2.2 制订项目营销方案
3.2.2.1 工作环节
A．拟定项目营销计划的目的；
B．根据营销计划的目的收集资料和信息；
C．对资料和信息进行整理分析；
D．提出营销建议；
E．制订行动计划和营销计划的预算；
F．细化营销行动计划，贯彻相关负责人
3.2.2.2 工作结果
A．内容
a. 协议的价格方案和成本控制方案；
b. 资源配置方案；
c. 营销策略；
d. 销售目的；
e. 营销活动的时间、地点、参与人、组织者、负责人；
f. 营销活动的具体日程安排，活动内容，注意事项；
g. 营销活动的费用预计等
B．格式
参见附件M3－Y05：XXXX营销方案。
3.3 签订协议（F3）
签订协议是指中煤进出口公司与国外客户和相关单位签订煤炭业务执行所需的各种协议、协议等法律文献的过程。
3.3.1 工作环节
3.3.1.1 询盘与发盘
A．询盘与发盘的过程：
a. 拟定本次询盘或发盘的目的；
b. 收集相关的业务资料，并进行整理分析；
c. 阅读公司内部的市场分析报告和市场营销计划，掌握公司的市场营销策略；
d. 拟定本次询盘或发盘的条款；
e. 联系业务对象，对外询盘或发盘
B．询盘与发盘的方式：
a. 通过电话、传真进行；
b. 通过招投标进行；
c. 通过业务媒体发布；
d. 参与各种业务洽谈会等
C．询盘与发盘的内容
交易的煤炭品种、质量、数量、交货期、价格条款、付款条款等。
3.3.1.2 还盘磋商
A．还盘磋商的一般过程
a. 研究对方还盘条款；
b. 制订还盘对策，修改还盘条款；
c. 进行还盘磋商
d. 拟定合约重要条款
e. 磋商合约附属条款
f. 拟定附属条款
g. 拟定所有合约条款，达成一致意见
B．还盘磋商的方式
投标、协议谈判、业务洽谈、电话还盘、传真还盘等
C．还盘磋商的内容
涉及煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运送条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。
3.3.1.3 接受签约
A．接受签约的过程：
a. 缮制协议文本：
协议条款拟定之后，协议缮制人员必须尽快缮制协议文本，并保证没有文字错误。
b. 法律顾问审核：
协议文本缮制之后，必须通过公司法律顾问审核，并由法律顾问出具法律意见书（内容涉及：协议条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容详见附件：《法律意见书》），
c. 公司内部审批：
并按公司规定完毕公司内部协议审批程序：协议在部门负责人审核后，以“协议审核签署单”形式上报，并附上协议信息摘要表；其后，由煤炭业务负责人审核，签署审核意见并署名，其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并署名，最后呈报公司负责人审阅、签署。（参见中煤进出口公司协议审批程序）。
d. 外部单位审批：
在协议完毕公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调协议相关单位（重要涉及用户、供应商以及协议中所涉及的必须签章的单位和部门）完毕协议在相关单位的审批过程。
e. 协议生效。
B．接受签约的方式：
签订协议或协议等有法律效力的文献
3.3.2 工作结果
3.3.2.1 协议内容
协议不同，其涉及的内容也有所不同。一般而言，煤炭业务协议应涉及煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运送条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。
A．销售协议：
煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检查条款；价格条款；运送条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议解决条款等。
B．煤炭采购协议：
煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检查条款；价格条款；运送条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议解决条款，等。
C．委托代理协议：
委托人；委托代理事项等。
D．煤炭业务居间协议：
居间业务条款，居间责任条款；费用计算条款，费用结算条款；款项支付条款等。
3.3.2.2 协议格式
A． 协议/委托书/备忘录签署申请单，参见附件M3－B09；
B． 协议信息摘要表，参见附件M3－B10；
C． 询价书，参见附件M3－Y06；
D． 报价书，参见附件M3－Y07；
E． 还盘，参见附件M3－Y08；
F． 投标书，参见附件M3－Y09；
G． 法律意见书，参见附件M3－Y10；
H． 出口销售协议格式，参见附件M3－Y11；
I． 出口采购协议格式，参见附件M3－Y12；
J． 出口煤委托代理协议格式，参见附件M3－Y13；
K． 出口煤居间协议格式，参见附件M3－Y14。