广东整形美容协会秘书处办公室工作制度职责及议事规则.doc

广东省整形美容协会秘书处办公室工作制度、职责
及议事规则

一． 办公室工作制度
（一）总则：
1. 在秘书长领导下，完毕协会常务理事会决策和会长交办工作任务，坚持原则，秉公办理，提高工作质量和办事效率。
2. 组织安排协会多种会议，做好会议记录；负责协会工作计划、总结及有关文献草拟工作，计划贯彻执行；负责协会平常行政事务工作。
3. 负责文献收发、登记、编号、保管工作；对上级机关和有关单位告知及时上报有关领导，并请示办理意见。
4. 负责多种物品、电器领用和保管。
5. 做好来访来宾接待工作，做到周密、妥善、热情。
6. 负责文献打印、复印、装订工作，做到精确及时。

7. 做好协会领导交办临时性任务。
（二） 文献管理制度
1. 文献收发、登记、传阅工作由办公室秘书负责。收文按年度收文日期，来文单位、文献标题逐一登记，所有公文必须填写首页文献处理单。
2. 将登记文献交秘书长阅后，根据秘书长指示，呈会长，副会长阅示，文献阅批后直接交有关职能部门处理，处理后归档。
（三） 公文处理制度
1. 多种文献一律交秘书处办公室统一拆启、分类、登记、编号后，再分办传递。移交有关部门办理时，应有签收登记。
2. 公文签办登记后，应及时送会长，秘书长或常务理事传阅和指示。有关部门应按指示意见处理。
3. 公文办完后，由办公室按文书立卷、归档。规定根据公文内容，互相联络，保留价值分别装签订卷。

（四） 公章使用管理制度
1. 公章分协会公章，秘书处公章，财务专用章，学术会议专用章。
2. 公章由协会会长指定专人保管、放置于指定位置，按照规定使用。重要用于对外联络公务，需要以协会名义上报、下发文献、报表、登记表；协会重大事宜告知，合约书、协议书、会议告知。
3. 严禁携带公章外出和盖有协会公章空白简介信或证明外出，如确需要，须经会长同意。
4. 刻制新章，必须报秘书长审核，会长同意，由办公室统一刻制，启用新章时应将旧章截角交档案室登记封存。
（五） 安全工作制度
1. 安全工作重要任务是：积极采用有效措施，消除工作中不安全原因，防止事故发生，保证安全与健康。
2. 协会干部应自觉遵守安全保卫工作制度，对执行好要表扬奖励，对违章导致事故要严厉处理。
3. 定期组织安全检查，尤其是节假日，对不安全隐患采用及时有效措施，发现问题及时处理。
4. 定期组织安全知识教育，做好防火、防盗安全等工作。
5. 多种防火设施，不准任意动用，必须保持良好状态，灭火器等药物必须定期更换。

二． 有关工作人员职责
（一） 办公室主任
1. 在秘书长领导下负责草拟协会工作计划、总结汇报等，做好协会工作大事记。年初草拟年度工作计划，年终草拟协会工作总结。
2. 贯彻执行协会工作计划，负责协会平常行政事务工作。
3. 完毕会长秘书长、常务理事等交办其他任务。
（二） 秘书职责
1. 协助安排多种会议，做好告知、签到、记录等会务工作。
2. 做好来信、来访和来宾接待工作，未来信、来访所搜集意见，向上级汇报，妥善处理。
3. 处理文献收、发、登记、编号、保管。
4. 负责多种物品领用和保管。
（三）.出纳职责
1. 贯彻国家票据法和有关结算制度及国家税务法规；
2. 认真执行协会各项规章制度和工作程序，接受有关部门监督检查；
3. 负责货币资金登记、核算与管理；及时精确办理票据出票、背书、承兑、付款、行使追索权等事项；
4. 严格执行库存现金限额，不垫支现金，不得以白条抵库或挪用；
5. 按规定管理协会备用金，办理备用金领用与报销事项；
6. 建立健全出纳多种账目，及时登记现金日志账，银行存款日志账，及时查对银行资金到账状况；
7. 随时掌握备用金余额、银行存款余额。定期查对现金日志账、银行存款日志账与兑帐，保证账账、账款相符，如有短缺，责任自负。
8. 严格执行从银行提取现金审批程序，金额较大或认为必要时应祈求加派人员办理，保证人身和财产安全。
9. 认真复核协会专职人员薪酬表，保证及时对发放薪酬。
10. 严格审核付款凭证和审批手续，及时精确无误办理多种应付款项；
11. 严格执行支票管理制度，不准签发空头支票，按规定签发登记支票，购货、保留、领用支票进行详细登记，支票遗失要及时办理挂失手续；
12. 及时掌握有关银行票据管理规定；
13. 配合财务主管做好多种财务处理；
14. 妥善保管有关票据和发票，保证库存现金安全与完整无缺；
15. 不符合规定及与协会业务无关支付有拒绝权；
16. 做好业务内会计资料保管，配合会计做好整顿与定期归档工作。
（四）会计职责
1. 加强财务管理基础工作，建立健全原始记录，严格计量制度，对每一笔经济业务及账务处理负责；
2. 对计算收入、费用、税金和损益；
3. 常常查对费用、往来明细账，做到账账相符，账实相符；
4. 认真办理其他往来款项结算业务，对预借差旅费、购物款项应督促及时办理报销，结算手续。
5. 认真审查各项收支合法性，合理性，对性；

6. 妥善保管会计凭证，应做到及时传递，不能积压，分类保管，不得散失；整顿立卷，装订成册，严防丢失。
7. 妥善保管好发票，认真完毕发票填开及缴销工作。
8. 及时、认真、精确填报上级各类财务报表。

二．协会办公会议议事规则
（一） 办公会出席人员：秘书长、副秘书长，各有关工作委员会主任、副主任和工作人员，协会专职人员。
（二） 会议主持人秘书长或副秘书长主持。
（三） 会议重要内容：
1． 传达贯彻常务理事会会议决策及协会工作指示，研究贯彻贯彻常务理事会议决定事项；
2． 讨论决定秘书长工作中重要事项，如：确定发展规划，年度计划和总结，拟提交常务理事会议审议议题；中心工作和重点工作安排；学术活动安排及合作项目决定；协会重大活动协调布署等。
3． 确定提交常务理事会审议事项；
4． 通报和讨论协会其他事项。
（四） 会期：每月一次例会重要安排贯彻本月协会平常工作，定于每月最终一周星期一下午召开，总结本月工作，布置下月工作任务。如遇特殊状况调整会期。特殊任务可临时召开有关人员会议。
（五）会议议事规则：
1． 贯彻民主决策机制，凡协会建设和工作中重要事项，均应提交秘书处办公会议讨论后再实行；
2． 会议议事过程应发扬民主、集思广益，参会人员应积极刊登意见和提议，发挥协会工作人员聪颖才智，构建友好工作环境。
3． 办公会议主持人在充足听取大家意见和提议后，对研究事项作出结论性意见，以便执行。