住宅工程实施阶段信息资料管理要点.doc

第一章 工程实施阶段的信息资料管理

第一节 信息资料管理的原则、方针和目标

根据《建设工程监理规程》和《建筑工程资料管理规程》，规定了施工阶段监理信息管理的内容和要求，并根据本工程的特点，项目监理部建立信息管理系统，加强对信息、资料的管理工作，达到委托人满意。
实现工程建设信息化是监理单位有效完成建设监理服务的基础性工作的。投标人将总结多年参与大型工程建设监理资料及信息管理的经验，结合对本工程建设中的资料及信息管理需求的深入分析，精心策划准备资料及信息管理工作，为建设监理、为委托人的建设管理提供有力的保证。

一、 工程信息管理的原则
信息管理及时、正确、有效，以规范化的管理避免人为失误、提高工作效率和实现管理增值。
二、 工程信息管理的方针
有效覆盖、资源共享、综合利用、高效安全。
三、 信息资料管理的目标
信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。为了达到信息管理的目的，就要把握好信息管理的各个环节，并要做到：
（一） 了解和掌握信息来源，对信息进行分类；
（二） 掌握和正确运用信息管理的手段（如计算机）；
（三） 掌握信息流程的不同环节，建立信息管理系统

第二节 信息资料管理的分类管理

一、 按信息的形式
（一） 声像信息
包括影像录制、数码照像、图片等。
影像录制资料刻光盘管理；数码式照片由电脑存储并分类管理;非数码式照片可部分采取扫描方式输入电脑进行存储及分类管理。
（二） 文字信息
工程前期资料、合同及招投标、工程付款帐单、设计资料、进度控制、投资控制、施工资料、会议纪要、发函、来函、参考资料、信息报告等分类处理。
二、 按信息的内容
（一） 安全生产文明施工信息
（二） 质量控制信息
（三） 进度控制信息
（四） 造价控制信息
（五） 合同管理信息
三、 按工程进度
（一） 开工前期
（二） 施工期间
（三） 竣工
（四） 其它
四、 按信息的来源
（一） 国家及地方行政主管部门发布的相关信息
（二） 委托人
（三） 设计单位
（四） 承包人、供货单位
（五） 项目监理部
（六） 监理公司相关部门
（七） 社会信息

第三节 信息资料管理的程序

一、 信息资料管理基本程序
（一） 项目监理部在公司信息中心的支持下建立项目监理部的项目信息管理系统，搭建本项目信息管理平台，并同参建各方建立信息沟通和信息共享渠道。
（二） 总监理工程师组织项目基本情况信息的收集并系统化。
（三） 建立和健全项目信息管理及各种资料的制度、规定。
（四） 按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程，建立项目管理信息和系统流程，在实际工作中保证这个系统正常运行，并控制信息流。

二、 信息资料管理流程框图
一） 项目信息资料管理流程框图
设计单位
施工单位
建设单位
政府主管
部 门
公司主管
部 门
项目监理部（总监理工程师）
信息数据库：安全信息、质量信息、进度信息、投资信息、合同管理信息

（二） 信息管理基本程序框图（见下页）

总监理工程师
进度控制
质量控制
投资控制
合同控制
信息控制
信息管理
信息管理
信息管理
信息管理
质量控制
监理资料的分类编码系统按编码建立卷盒
收集各类信息资料（及时、准确、真实、完整）
应用计算机及相关软件进行分类整理
资料编制分类存档
总监理工程师、监理工程师审核处理有关签字
资料发送
（及时、准确发放有关资料）
资料借阅

信息管理基本程序框图

第四节 信息资料管理的工作内容

一、 信息资料的收集
收集原始资料是监理信息的重要基础工作，信息管理工作质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性，监理信息的收集有以下几方面：
（一） 工程项目建设前期的信息收集
1. 立项批文、建设用地规划许可证、建设规划许可证；
2. 施工招标文件、投标书及施工图预算书、施工中标通知书、施工承包合同；
3. 工程地质勘察报告及有关地下管网资料；周围附近建筑物资料；
4. 审图报告／经各方签认的正式施工图纸；
5. 北京市建设工程开工证、施工许可证及其他申请批准手续(监督报建手续)；
6. 测绘部门出具的定位放线规划图及确定水准点、坐标控制点的书面通知。
（二） 施工中的信息收集
1. 开工后应需业主提供的资料
(1) 建设单位委托的测绘部门出具的工程定位、水准点的测量成果报告。
(2) 建设单位委托的有资质的测量单位出具的观测方案、沉降观测点布置图、沉降观测记录、沉降量与时间荷载关系曲线图和沉降观测技术报告。
2. 施工准备阶段监理单位准备和应完成的资料
(1) 监理委托合同复印件；
(2) 监理公司资质证书、营业执照复印件；
(3) 总监任命书、监理机构人员岗位证书复印件；
(4) 监理计划、经公司审批的监理规划、监理旁站计划、各专业监理实施细则；安全监理实施细则；
(5) 监理监测设备检测合格证复印件；
(6) 施工监理交底会议纪要；
(7) 确定监理见证试验计划；
3. 施工准备阶段收集承包商提供的资料
(1) 施工单位(总包单位、专业分包单位、劳务分包单位)资质证书、营业执照、安全生产许可证复印件；
(2) 施工企业主要负责人、项目负责人、专职安全管理人员的安全生产考核合格证书复印件；

(3) 现场管理机构的组成人员名单和上岗证书复印件(项目经理、安全员、质检员、资料员、测量放线员和沿线员、试验员)、质量保证体系、技术管理体系、安全保障体系及相关制度；
(4) 电工、架子工、电焊工特殊工种上岗证书复印件。九种起重机械特种设备作业人员需具备建设部统一格式的《特种设备作业人员证》复印件。作业人员包括：塔式起重机司机、起重信号指挥工、施工升降机司机、电动吊篮安装维修工、电动吊篮操作工、起重设备拆装工、卷扬机械操作工、汽车起重机司机、履带起重机司机。
(5) 施工单位报审《工程技术文件报审表》，附《施工组织设计》。
(6) 施工单位报审《施工进度计划报审表》附《施工总进度计划》。
(7) 分包合同及分包单位资质报审资料；
(8) 施工单位报审《施工测量放线报验表》，附测量方案、《工程定位测量记录》；
(9) 施工单位报审《工程动工报审表》；
(10) 计量设备、仪器报审表(附计量检验合格证书)；
(11) 施工单位试验室考核资料；
4. 施工阶段收集承包商提供的资料
施工阶段按照北京市地方标准《建筑工程资料管理规程》和《建设工程监理规程》的有关规定及时向承包商收集有关资料。
5. 施工阶段监理单位完成的资料
主要包括监理日记、巡视记录、监理通知、不合格项处置记录、工程暂停令、工程延期审判表、费用索赔审批表、工程款支付证书、竣工移交证书、工作联系单、监理月报等。
6. 收集工地会议信息
工地会议是监理工作的一种重要方法，主要包括第一次工地会议、每周监理例会、专题会议。每次会议都应有专人记录，会议后应有正式会议纪要。每周的监理例会，主要内容应有确认上周会议纪要、本周进度总结、下周进度预测、技术事宜、变更事宜、造价事宜、质量事宜、安全事宜等，并确保这些信息的客观性和真实性。

二、 信息资料的传递
在工程的进展过程中，信息传递的及时准确是至关重要的。信息的传递过程
必须按既定程序进行，且传递过程必须要有文字记录，以便追溯。
信息的传递应采取首问负责制，即无论项目监理部的哪个人接受到信息，不管是不是与自己所负责的专业有关，都应上报至总监理工程师处，由总监理工程师根据信息的重要程度进行处理，相关文字记录由资料员负责收集整理、存档。当信息在项目监理部内部传递时（如设计变更、甲方来函、公司发文等），必须要有书面的传递记录，以确保有关的负责人员及时准确地获取相关信息。当项目监理部向外传递文字信息时，必须经总监理工程师审批，同意后方可进行传递，传递过程同样必须进行文字记录。
项目监理部应制订信息传递管理办法。

三、 信息资料的管理及归档
（一） 项目监理部与承包方都需设专人负责技术资料的收集、整理、保管工作。
（二） 督促检查承包方及时整理施工技术资料。工程技术资料严格按《建筑安装工程资料管理规程》（编号为DBJ01—51—2003）执行，并按城建档案馆要求执行，严禁擅自涂改、伪造、预造和后补；
（三） 技术资料的收发应办理签收登记手续；
（四） 各监理人员应随着工程的进展不断积累监理资料，并认真地及时地进行编审，于工程竣工后形成一套完整的监理档案，移交监理单位档案资料部门保管备查；
（五） 项目监理部应在工程竣工后15日内，由总监理工程师主持撰写监理工作总结。内容包括工作概况、监理组织机构、监理人员和投入的监理设施、监理合同履行情况、监理工作成效、施工过程出现的问题及处理情况和建议以及工程照片。
（六） 总监理工程师组织人员，按照合同约定对监理资料进行整理、编审和装订工作，由总监理工程师签字，并在竣工后的二个月内作为监理档案移交给甲方和监理公司档案室。

四、 信息资料的保密
根据建设单位的要求“在合同期内或合同终止后，未征得委托人同意，不得泄露与本工程、本合同业务有关的保密资料”，在项目监理部进场之后应和建设单位签定保密协议。在工程进展过程中，未征得建设单位的同意，监理单位的任
何人不得将任何与本工程有关的保密资料泄露给无关人员。具体内容详见第四章第五节第十四条保密制度。
项目监理部应制订信息保密管理办法。

第五节 信息资料管理的措施

一、 建立项目信息管理平台：依托我公司信息中心强大的数据库系统，建立本项目的信息管理平台，借助计算机辅助管理系统和项目管理软件，并通过网络，实时与公司信息中心、委托人、设计单位、承包人等进行沟通和信息数据传输。

二、 建立工程项目信息报告系统
（一） 承包人获取的各有关本工程施工信息向项目监理部、委托人报告；
（二） 项目监理部获取的有关本工程监理信息向委托人报告。

三、 建立项目信息管理系统
（一） 项目信息管理体系：总监理工程师全面负责，信息管理员负责日常管理，各专业监理工程师负责收集和报告。
（二） 项目信息管理平台：在公司的支持下，利用计算机技术和网络通信工具，项目监理部建立项目信息管理平台，并同委托人、设计单位、承包人和我公司联网。
（三） 对工程项目信息进行规范化、标准化管理
1. 信息的收集：项目管理部通过各种渠道收集项目实施过程中各方面的信息，收集的信息内容包括参建各方的信息、资料。
2. 信息的加工整理：项目管理部将收集的各方的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总，生成不同形式的数据和信息，提供给不同需求的各方管理人员使用。
3. 信息的分发：项目管理部根据不同需求来分发信息，项目管理部建立严格的信息分发管理制度，分发的原则是“需要的部门和使用人，有权在需要的第一时间，方便地得到所需要的、以规定的形式提供的一切信息和数据，而保证不向不该知道的部门或个人提供任何信息和数据。”
4. 信息的存储：项目管理部配备了计算机，建立项目管理部数据库，存储相关信息，并按我公司有关管理信息的管理办法执行。
(1) 项目管理部建立信息管理制度
(2) 信息收集整理及时有序。
(3) 信息齐全，内容具体，手续完备。
(4) 信息资料真实、准确、可靠。
(5) 督促设计单位、承包人、项目监理部监理人员按照有关规定整理设计、施工、监理信息和技术资料，做到及时、准确将施工现场相关信息资料传送项目监理部，由项目监理部汇总、整理、筛选、确认后传送委托人。

（一） 质量要求
1. 照片档案
(1) 工程照片能良好地再现工程现场的施工管理状况和进行情况，并且是了解隐蔽工程质量的必要资料。
(2) 照片内容应真实、准确、完整，与实际工程相符；
(3) 图像应主体明确、影像清晰、画面完整、色彩纯正，未加修饰剪彩。
2. 录像档案
(1) 工程建设项目应使用摄像机进行拍摄；
(2) 归档录像档案应主体明确、内容连贯完整、影像清晰、镜头平稳；
(3) 录像片每拍摄一组现场内容，片头由摄录人员加以必要的文字说明(一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄像者)。
3. 录音档案
(1) 录音带的带基不得有长毛发霉、变形、掉磁及折损现象；
(2) 录音带的声音要清楚。
4. 声像信息管理的措施及手段
(1) 利用现代技术搜集声象信息
1) 项目监理部配备摄像机、数码相机等器材，及时搜集工程项目的相关声象信息。
2) 信息管理工作须配备的设备清单如下：

设备及器材名称
型号规格
数量
功能
计算机
Dell
2
信息辅助管理、文字处
打印机
HP
laserJet1320
1
监理文件打印
复印机
HP
PSC1600
1
监理文件复印
摄像机
CanonR550
1
用于工程摄像
照像机
sonyEMl00
1
用于工程照像
(2) 利用信息管理平台存储声象信息
1) 项目监理部信息管理人员对获取的声象信息进行分类、整理；
2) 存入信息管理平台中的数据库内。

第六节 项目监理资料的管理要点

一、 监理资料管理基本程序
消防验收资料
室内环境检测资料
卫生水质检测资料
城建档案预验收资料
单位工程竣工预验收资料
单位工程竣工预验收资料
工程竣工备案表
项目监理部接收前期项目基建资料
施工准备阶段
编制项目监理规划
设计资料
招投标管理资料
施工图纸审查资料
规划、施工许可证
合同资料
向有关单位备案资料

施工阶段
安全管理资料
质量管理资料
进度管理资料
投资管理资料
合同管理资料

竣工验收阶段
工程移交
工程竣工移交证书
工程质量保修合同/协议书
工程项目移交记录
项目资料移交
建设单位接收资料
建设单位存档
城建档案资料交档案馆
施工资料
监理资料

二、 项目监理资料内容
（一） 国家及地方法律法规、条例及管理规定和规程、规范、标准。
（二） 项目决策立项及审批文件。
（三） 勘察、测绘、设计文件
1. 地质勘察报告
2. 建筑用地钉桩通知单
3. 验线合格文件
4. 审定设计单位的方案通知及附图
5. 政府有关部门审查意见
6. 初步设计图及说明
7. 施工图设计及说明
8. 消防设计审核意见
9. 施工图审查通知
10. 其它相关文件
（四） 工程项目招投标及合同文件
设计、施工、监理招投标文件及各类合同以及分包合同、各类订货合同等。
（五） 工程开工文件
1. 年度施工任务批准书
2. 修改工程施工图通知书
3. 建设工程规划许可证及附件附图
4. 建设工程施工许可证
5. 工程质量监督手续
6. 其它相关文件
（六） 商务文件
1. 工程投资估算文件
2. 工程设计概算及批复文件
3. 施工图预算
4. 工程结算
5. 建设工程概况
6. 其它相关文件
（七） 工程项目监理规划、监理实施细则、监理月报、监理例会纪要、工程质
量评估报告、监理工作总结等。 ，
（八） 工程施工技术报审文件(施组、方案、措施、资质等)。
（九） 工程变更文件
1. 图纸会审
2. 设计交底记录与纪要
3. 设计变更文件
4. 工程变更记录
（十） 进度控制
1. 工程动工报审表(含必要的附件)
2. 年季月进度计划
3. 月工料机动态表
4. 停复工资料等
5. 其它相关文件
（十一） 质量控制
1. 各类工程材料、构配件、设备报验；
2. 施工测量放线报验；
3. 施工试验报验；
4. 检验批、分项、分部工程施工报验；
5. 不合格项处置记录、质量问题和事故报告及处理资料
6. 其它相关文件
（十二） 造价控制
1. 工程量清单
2. 工程量报审与核认
3. 预付款报审与支付证书
4. 月工程进度款报审与签认
5. 工程变更造价报审与签认
6. 工程款支付申请与支付证书
7. 工程竣工结算资料
8. 其它相关文件
（十三） 合同其他事项管理
1. 工程延期报告、审批资料；

2. 造价索赔报告、审批资料；
3. 合同争议和违约处理资料；
4. 合同变更资料
5. 其它相关文件
（十四） 工程验收资料
设备安装专项验收资料；竣工验收资料等。
（十五） 其他往来函件
（十六） 参建各方工作总结(专题、阶段和竣工总结等)。
（十七） 工程施工安全、文明施工、环境保护等方面的资料。

三、 监理资料的日常管理
（一） 执行《建筑工程资料管理规程》DBJ01—51—2003的规定。
（二） 资料管理的基本要求是：整理及时、真实齐全、分类有序。
（三） 应要求设计单位、施工承包人将有关的设计、施工技术和管理文件，上报项目监理理部存档备查。
（四） 应利用计算机建立图、表等系统文件辅助项目监理理工作控制和管理，可在计算机内设立相关的管理台账：
（五） 资金管理台账；
（六） 合同管理台账；
（七） 工程质量验收台账；
（八） 工程进度台账；
（九） 工程量、月工程进度款报审与工程款支付台账；
（十） 监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报送资料，并在审核整理后交资料管理人员存档。
（十一） 在项目监理理工作过程中，管理资料应按资料分类建立案卷盒(夹)，并分类存放保管、编目，以便于跟踪检查。
（十二） 监理理资料的收发、借出必须通过资料管理人员履行手续。

四、 现场监理会议纪要
（一） 施工现场监理会议是建设各方交流信息的重要形式，一般分为监理例会，专题工地会议和临时工地会议。

1. 监理例会一般每周一次，会前涉及建设单位的问题及重大事项总监应及时与建设单位沟通；
2. 为解决合同实施中的专项问题，总监理工程师可根据需要召开专题工地会议；
3. 因工作急需，建设、承包、监理单位均可提出召开的临时工地会议；
（二） 各项监理会议都应有专人记录，会议后应有正式会议纪要和落实记录。会议纪要应全面，扼要，准确，及时，在各方会签后24小时内报送建设单位。
（三） 每周的监理例会，主要内容应有确认上周会议纪要、本周进度总结、下周进度预测、技术事宜、变更事宜、造价事宜、质量事宜、安全事宜等，并确保这些信息的客观性和真实性。
（四） 除此之外，对每次监理会议、专题会议全部用录音笔进行录制，对一些重要的监理会议、工程主要分部验收、工程竣工验收等进行录像。这些数码文件全部刻制成光盘作为永久保留，并提供给建设单位一份。

五、 监理日记（日志）和监理报表
（一） 每一个监工程师应每天填写《监理人员监理日记》，总监理工程师制定专人每日填写《项目监理日志》，记录当日施工现场的一切监理工作情况。应认真按时、据实填报，并于次日8时前送交总监理工程师审阅。总监须写明检查意见，并给予每月评价
（二） 项目监理部信息管理员负责对监理日记及各种监理报表的汇总、整理，并向总监理工程师汇报，并且据以此做为监理月报的编制依据。

六、 监理月报
（一） 监理月报的编制由总监理工程师指定专人负责，各专业监理工程师负责提供本专业或职务分工部分的资料与数据，总监理工程师审阅把关。项目监理部全体人员共同动手，分工协作，按时编制完成。
（二） 监理月报的统计周期为上月的26日至本月的25日。原则上规定于次月的5日前送交有关部门。
（三） 监理月报的编制内容应符合有关规定，也可按业主要求加减内容。
（四） 监理月报要反应本月工程进行中的重要事项，要有对现存问题的分析，
以及对下月或以后的风险预测，并提出需要预防的措施.监理月报包括:
1. 施工人员的统计和分析;
2. 进度统计分析;
3. 质量问题统计分析;
4. 造价变更洽商的统计分析;
5. 监理工作效果的分析;
6. 监理人员出勤情况与监理计划对照表;
7. 月监理工作计划和保证措施;
8. 监理公司月检查记录;
9. 监理人员到位情况记录.

七、 监理简报
信息监理员不定期编写监理简报，报道施工现场情况，及时报送有关单位及所属监理公司领导审阅.

第七节 竣工档案资料的管理要点

一、 资料归档的内容
按北京市建筑工程资料管理规程的规定和要求，执行当地城市建设档案馆的统一规定。

二、 档案编制与组卷要求
（一） 归档的工程文件一般应为原件。
（二） 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
（三） 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
（四） 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。
（五） 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（六） 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4(297mmx210mm)。
（七） 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
（八） 所有竣工图均应加盖竣工图章。
（九） 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
（十） 工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，方字说明或内容准确。
（十一） 工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。

三、 施工资料档案的管理
项目监理部督促承包人及时整理竣工资料档案，总监理工程师组织监理人员对承包人的竣工档案进行监督检查。并督促承包人按施工合同的约定及时向委托人移交竣工档案。

四、 监理档案资料的验收、移交管理
总监组织监理资料的归档整理工作，负责审核。工程竣工后总监负责将监理档案送公司，由公司技术负责人审查验收，符合要求后移交公司档案管理部门，并与档案管理人员办理移交手续。并按委托监理合同的约定，将一套完整的监理资料档案移交委托人。

五、 城建档案馆归档资料
按城建档案馆的要求和时限规定，将监理规划、监理实施细则、质量事故报告及处理资料、工程质量评估报告、工程竣工移交证书、监理工作总结归档并移交北京市城建档案馆。