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公司文书制作制度
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2020年4月19日
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六、公司文书制作制度
第一条 适应范围
凡公司内的公务文件,除有特殊规定外,一律依照本制度制作。
发往公司以外的文件除有特殊规定外,也适用本制度。
第二条 名义
公务文件的往来以各部门经理的名义签署,有些简单事项的文件,应以部门的名义签署。
第三条 呈交公司经理的文件
凡需呈递公司经理文件,须逐级上报。各级主管须在调查核实的基础上写出意见,注明需呈报经理的理由,然后上报。若不需呈报,则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。
第四条 文书格式
1．公
2、务文件应使用楷书,尽可能简单准确。
2．陈述理由和经过时,若正文繁复,则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。
第五条 文件编码
文件上应有制发单位规定的号码,还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日,以便处理。
第六条 书写格式
1．一般在第一行写文号,第二行写文件内容的标题,另起一行写制发年月日、制发者名称,再一行写明收文件人的姓名,然后再写文件内容。
2．在属于提复审报的情况下,一般采取在文件末尾处用后记的形式证明,在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。
3．由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称,必要时要写上号
码和年
3、月日。
第七条 签署应用
文件制发者及收件者应注明职务,根据情况只署姓名。在文件制发者个人(或单位)的下方盖上制发者个人或制发单位的印章,作为文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件如通知等,为了简便,多采用印制好的印刷品,此时签名或盖印可省略。
第八条 封签上的记录
文件信封上的记录,依照以下各条进行。
1．在用于普通文件的信封上,要写明送达单位的名称,同时在左侧写上是否加急、挂号等,并在其下写上发文号码,信封背面写发文单位。
2．秘密文件的信封上,除要在正面的左侧写上”秘”外,其它参照第一项。
3．必须由收文者亲自开启的文件,信封上要写姓名并在左侧写上”亲启”字样。
4
4、．机密文件要用二层信封,内封上写文件标题,外封上的标志参照以上各条在左侧写明”秘”的字样。
5．文件内特别需要保密的或有其它重要内容的在信封上要标明”秘”的字样。
6．本条第一项中所列内容,除有关机密的外,简易的文件可依照第二条进行,只要在封面左下角用小号字印上单位名即可。
第九条 文件用纸
文件所用纸张另行规定(略)。
第十条 墨水
文件原则上应用黑色墨水书写,在使用墨水时要选用性能较好的纸张,文字应清晰可辨。
第十一条 文件种类的区分
部门经理发文应根据文件的不同作用,按以下原则区别使用不同文种。
1．提案,不但仅是发出的指令,而且希望将其意见进行广泛讨论。
2．
5、承认,就有关事务进行认定。
表23-9 定期报表发送记录
报表名称
类 别
报告提出日期
份数
呈 送 单 位
日报
月报
年报
1．现金收支表
隔日或翌月1日
1
副总经理
2．营业报告表
隔月初日
2
自存
副总经理
3．损益表
隔月15
3
自存
副总经理
总经理
4．资产负债表
”
”
”
”
”
5．
6．
7．
8．
6、
9．
10．
11．
12．
13．
14．
15．
16．
17．
18．
19．
20．
21．
7、
22．
23．
24．
3．请求,所报内容等候裁定。
4．报告,关于指示的答复性汇报。
5．申请,请求对自己或有关事项处理的许可和承认,也可用于单方面提出申请。
第十二条 指示类文件的区别
公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用。
1．指示,对申请、请示及要求的答复。
2．传达,有关事务上的指令。
第十三条 电文
依靠电信传达的文件,要求特别简明,避免使用容易误解的文字,并省略敬语以使电文简短。电报一般在结尾处注明发电单位的代号。重要的电信文书,在发出电报的同时,还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人。
第十四条 本制度自颁布之日起实施。
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