业务档案管理办法.doc

业务档案管理办法北京亚超资产评估有限公司评估业务档案管理办法北京亚超评估有限公司评估业务档案管理办法第一章 总则第一条 为了维护北京亚超评估有限公司（以下简称“公司”）及其委托单位的利益和合法权益，规范公司的业务档案管理，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、北京市实施中华人民共和国档案法办法和中国资产评估准则，结合行业实际情况特制定本办法。第二条 本办法所称业务档案是指本公司在进行有关资产评估、咨询服务等工作（以下简称“业务工作”）中形成的按相关执业准则要求需保存的以纸质、电子或其他介质存在的业务工作底稿或其他有保存价值的历史记录。第三条 各业务项目应建立健全有效的业务档案管理制度，并确保其安全、完整和利用。第四条 总部、分公司分别明确一名负责人（法人代表或出资人）分工负责业务档案的组织领导工作，并指定专人对业务档案进行管理，档案人员应具备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。第五条 档案管理接受评（注）协和同级档案行政管理部门的监督、指导。第二章 业务档案的管理第六条 业务档案管理基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务材料文件进行收集、分类、立卷、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁。第七条 各执业人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或据为己有。资产评估业务工作底稿的归档期限为评估报告日或核准备案日后90日内。第八条 业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷内文件材料排列与序号，填写卷内目录和备考标及装订等工作内容。（一）组卷：按照一个委托单位或一个合同号，原则上组成一个案卷。对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，并注明本册排位。（二）业务文件材料按时间顺序排列。卷内文件材料按本公司评估业务工作底稿目录要求顺序排列：1、卷内文件目录；2、管理类管理类工作底稿是指公司在评估过程中，为承揽、安排、控制、管理整个评估项目工作所形成的内部工作文件。包括：评估报告、评估说明、评估明细表、业务约定书、评估工作计划、评估工作方案、评估工作人员名单及分工、被评估单位基本情况、评估项目日程安排、评估项目质量审核记录（三级复核）、项目评估过程中重大问题请示处理记录、工作总结、评估报告客户签收表等。3、操作类操作类工作底稿一般是按资产类型及会计科目的程序编排，同时辅助为确定各类资产价值而附设的各类专门表式组成。包括：各类资产价值状况调查表询证函资产鉴定表分析计算表市场调研记录现场核实记录等。4、备查类备查类工作底稿是指评估人员为完成评估活动和得出评估结论所获取、搜集、整理的各类文件、报表、凭证、证明、图表、参数、资料等相关文件。包括：被评估单位的营业执照、章程、企业基本情况介绍、企业财务报表、审计报告、重要经济合同与凭证、与评估行为相对应的经济行为批件、评估报告核准或备案文件、董事会纪要、内部管理制度、有关取价依据的参数和资料等。（三）卷内文件材料的页号编写：在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角编写页号（阿拉伯数字书写）。（四）业务档案的装订和移交：装订：在装订前要除去文件材料金属物，案卷装订要牢固、整齐、美观。移交：业务部门立卷完毕后应及时将业务档案及电子文件（评估过程形成的全部电子文件）交业务档案管理人员保管，同时办理移交手续。（五）编制业务档案案卷目录：业务档案管理人员结合实际采用“分年度法”对业务档案本着便于查找、利用的原则编制业务档案案卷目录。第九条 业务档案采用“复式结构分类法”进行分类，其方法是：按“年度业务项目合同号”分类。将业务档案先按年度分开，然后每个年度再按业务项目分开，之后每一个业务项目再按每一个合同号分开。其中业务项目按照资产评估、咨询服务、其他等进行分项。第十条 业务档案保存。业务档案保管期限分为永久和定期两种。永久档案是指具有长远使用价值，并对以后工作具有重要影响和直接作用的档案。定期档案是指在一定期限内具有保存价值和一定查考价值的档案。1、定期档案自报告签发之日起保存十年。2、不再继续委托业务的单位，其档案按十年保管。证券期货相关业务和国有企业相关业务的评估档案为永久档案；其他业务的评估档案为定期档案。以上年限均从报告日算起。第十一条 业务档案必须设专柜保管，要做好八防，即：防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染，确保业务档案的安全。第十二条 业务档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人都要在移交表上签章。移交人必须办完手续后方可离开。第十三条 任何人员不得对业务档案进行损毁和伪造，不得据为己有。除按相关执业准则的规定可以对业务工作底稿作出变动和对业务工作底稿包含的信息进行披露的情形外，不得对业务档案进行变动和泄密。对违反规定已造成损失的人员，由相关部门依法追究责任。第十四条 公司因撤销、解散或其它原因而终止的，其业务档案由原股东、合伙人妥善保管。公司合并的，原各公司的业务档案，由合并后的公司保管。公司分立的，其业务档案根据分立协议或股东会决议由分立后公司分别保管。第三章 业务档案的利用第十五条 业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。第十六条 业务档案应当建立健全借阅、复印登记、保密等管理制度，完善业务档案借阅手续，对业务档案中涉及的商业秘密按照相关执业准则的规定予以保密。第十七条 有关人员借阅业务档案要严格执行借阅制度。第十八条 评（注）协、法院、检察院及有关部门依法查阅业务档案时，按规定办理必要手续后方可查阅。第十九条 因业务工作需要，经所领导批准同意，其他会计师事务所、资产评估机构之间的注册会计师、注册资产评估师可以查阅业务档案。查阅业务档案的单位和个人未经有关领导批准，不得自行复制。第二十条 外单位需要复制时应在复制件上注明案卷号、页号、复制无误等字样，同时加盖本单位查阅档案专用章。第四章 附则第二十一条 本办法自下发之日起执行。第 6 页