宝洁公司财务核心运作流程大全.doc

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财务计核心运作流程

会计

目的

-宝洁公司与分销商一齐标准化及改进财务工作流程以便支持生意的发展

原则

-原始凭证
-准时准确的记录和完成记录
-适当归类汇总生意和会计记录
-根据某一会计标准和会计原则准备财务报表
-根据准时准确的会计资料、 准备财务分析及预测报表

财务分析
编制财务报表
汇总报表
内部调整
入帐
编制会计凭证
搜集原始单据
会计交易
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 无 编号: 6.
要素: 无 地点: 总部

应收帐款处理
步骤:
1、 付款处理( 包含收款报告)
2、 退货处理
3、 内部调整
4、 与客户对帐
方法:
1、 与客户对帐调平即可结帐
说明:
根据会计程序和帐户体系表描述由会计部门完成的核心工作程序。
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6. 1
要素: 无 地点: 总部

步骤:
1、 从出纳处取得现金收据
2、 从银行处取得银行单据( 包括支票、 汇票、 银行承兑等)
3、 销售人员完成收款报告, 并将收款报告及附件交收款员
4、 如没有预付款, 则把付款与发票相对照, 同时必须把折扣过入现有的折扣帐户, 并调节付款处理总额和银行帐单。
5、 如有预付帐款, 则查看系统中是否有新下的订单。
6、 如没有新下的订单, 则把预付帐款和应收帐款对冲。
7、 把预付帐款信息反馈给信用控制主管
方法:
1、 每日在结帐前最后过帐
说明:
收款与订单/送货单相配合。
输出:
1、 客户应收帐款
2、 预付帐款
输入:
1、 银行单据
2、 送货单/销售报告
3、 现金收据
4、 收款报告
收款处理
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计: 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6.1.1
要素: 付款处理 地点: 总部

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计: 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6.1.1
要素: 付款处理 地点: 总部

预付帐款
系统中新下订单
与赊帐相对比
反馈预付款信息给信用控制主管
把付款和发票相对照或把折扣过入现有折扣帐
调节付款处理总额和银行帐单/手头现金
输出:
应收帐款
根据收款报告输入
付款处理/现金收据

宝洁
分 销 售
客 户

产品供应部
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理

有

无

无

有

会计
销售代表

步骤:
8、 从客户处取得退货申请单
9、 审查申请单/原始凭证内容和格式
10、 恰当核准申请单
11、 得到入库单
12、 更正应收帐款
说明
根据核实程序更正应收帐款贷记凭单的金额。
输入:
1、 客户应收帐款
2、 由客户发出的退货申请单
退货和残损产品处理
输出:
1、 更正应收帐款
得到入库单
方法:
1、 每日在结帐前最后过帐
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6.1.2
要素: 退货和残损产品处理 地点: 总部

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计: 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6.1.2
要素: 退货和残损产品处理 地点: 总部

出具入库单
付款收讫/付款通知
输出:
更正应收帐款
恰当核准
审查内容和格式
输入:

客房发出的退货申请表

宝洁
分 销 售
客 户

产品供应部
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理

符合

不符

会计

步骤:
13、 整理期初/期末的应收帐款数额
14、 对照销售报告和银行对帐单( 付款回单) 而调节应收帐款的变更额
15、 如不一致则逐日对照销售和付款情况调整应收帐并作必要的更正
16、 如一致则同结帐:
—根据应收帐款的变化额, 现金收入、 退货、 折扣, 其它借记/贷记凭单和坏帐计算总销售额
—把总销售额转出总帐, 同时以销售为基础, 将其分配到各个渠道/利润中心
17、 每周应做好应收帐手工帐与应收帐帐龄报表的核对
说明:
利用其它内部单据定期审查应收帐款记录准度。
输出:
1、 高速应收帐款数据结帐
内部调节
输入:
1、 客户应收帐款
2、 销售报告
3、 银行对帐单
方法:
1、 应收帐款变更与销售报告和银行对帐单一致
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6.1.3
要素: 内部调节 地点: 总部

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6.1.3
要素: 内部调节 地点: 总部

注意:
财务及操作员应做好每周的应收帐帐龄报表与应收帐手工帐的核对
输入:
销售报告
输出:
结帐
客户历史
额户余额表
错误更正
逐日调整应收帐款/销售报告/付款回单
审查应收帐款发生额是否与销售报告/银行对帐单一致
输入:
期初/期末的应收帐款数据

宝洁
分 销 售
客 户

客户服务部
财务部
销售部
管理系统部
人事部
法律部

客户服务部经理
会计

步骤:
18、 收集客户历史情况记录
19、 调节会计期间的各种变动以及对客户应收帐款的余额和客户帐内对分销商应付帐款的余额进行调节。
20、 需要时作必要的更正。
说明:
利用外部资料季度核对应收帐款数据。
输出:
1、 余额确认书
与客户对帐
输入:
1、 客户应收帐款
2、 客户应付帐款
应收帐帐龄报表
应收帐余额表
方法:
1、 应收帐款变动与客户应收帐相一致
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计: 版本: 1
子流程: 应收帐款处理 编号: 6.1.4
要素: 与客户对帐 地点: 总部

步骤:
1、 销售代表递交赊销申请
2、 销售经理审查申请是否符合销售政策
3、 财务经理审查客户的信用状况
4、 销售、 财务及分销商经理按照信用额目标和标准条件审查信用限额
5、 分销商经理核准赊帐
说明:
设立赊帐客户名单和与具体的信用政策一致的个别信用额。
输入:
1、 应收帐款
2、 基本情况
输出:
1、 已批准信用额
建立信用额
方法:
1、 给每个额户建立分别的信用额, 从而达到有效控制应收帐款的目的。
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 信用控制 编号: 6.2.1
要素: 建立信用额 地点: 总部

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 信用控制 编号: 6.2.1
要素: 建立信用额 地点: 无

核准赊销
输入:
1、 信用额申请
是否符合销售政策?
答案是否符合可信标准?
提议的信用额是否符合标准条件?
输出:
系统内建立信用额

宝洁
分 销 售
客 户

CSO
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理/经理

否

信用控制员
销售经理

GM
Owner

赊销的原则
·信用额
-根据客户在末来星期或月的应收帐款或销售量的预测
-附加根据客户过去的付款表现和销售人员的数据作调整
例如 人民币
1．客户的应收帐款或( 销售量) 末来7天/30天 30, 000
2．调整的因素( 过去的付款表现) 0.9
3.调整的因素(销售人员输入) 0.8
4.建议信用额 30,000×0.9×0.8=21,600
·赊销天数
-根据客户过去的付款表现, 决定多少天数客户在收货后需要付款
-赊销天数能够按客户建立, 或者标准的赊销天数
·信用额申请
-标准信用申请表需要包括附件的客户信息资料, 例如: 户的企业性质、 经营时间, 最新财务报表, 客户银行资信证明和其主要客户的名单。

销售经理批准
客户经理填写信用额变更申请表
信用控制员在系统上建立信用额
财务部存档
财务经理检查客户信用情况
财务经理审批

销售部 财务部

方法:
1、 按照信用额规定回收应收帐款
步骤:
21、 开始业务时, 信用控制员将客户黑名单输入系统。
22、 赊销单在产品供应部处理。
23、 系统发送装运指令或根据黑名单和信用额将其搁置。
24、 信用控制员审查搁置名单。
25、 销售经理解除订单搁置并要求销售人员填写收款保证书, 选择继续搁置或取消订单。
说明:
对照信用额和赊销单搁置客户黑名单, 审查赊销订单。
输出:
1、 发货装运
2、 搁置订单名录
信用审查
输入:
1、 赊销订单
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 信用控制 编号: 6.2.2
要素: 信用审查 地点: 无

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 信用控制 编号: 6.2.2
要素: 信用审查 地点: 无

对搁置订单作相互沟通
复查搁置名单
搁置名单
发货、 继续搁置订单、 取消订单
填写收款保证书
复查搁置名单
信用状况
在途付款
黑名单/信用额审查客户
赊销客户
输入:
1、 黑名单
2、 信用额
输出:
装运取消订单
输入:
1、 最后客户购货订单

宝洁
分 销 售
客 户

产品供应部
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理

产吕供应部
信用控制员
销售经理

会计

步骤:
1、 按照信用额规定回收应收帐款
步骤:
26、 从应收帐款处理程序中的收款报告获得预付款信息
27、 信用控制员查核预付款是否控制转帐, 否则通知产品供应部有关预付款订单事项。
28、 从产品供应部获取预付款
29、 信用控制员核查客户余额是否高于或等于订单金额 如是则发货装运。
说明:
对照预付款审查订单。
输出:
1、 发货装运
2、 搁置订单名录
预付款订单审查
输入:
应收帐款处理程序中的收款报告注明预付款信息
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 信用控制 编号: 6.2.3
要素: 预付款订单审查 地点: 无

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 信用控制 编号: 6.2.3
要素: 预付款订单审查 地点: 无

客户帐上余额是高于或等于订单金额?
输出:
发货装运
收款报告中注明预付款
预付款是否按时转帐?
输入:
1、 预付款
输入:
1、 预付款订单

宝洁
分 销 售
客 户

产品供应部
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理

否

否

是

是

产品供应部经理
信用控制员

方法:
1、 按照信用限额规定回收应收帐款。
步骤:
30、 公布延迟付款报告。
31、 对于逾期应付款客户应采取的措施与销售经理达成一致意见。
32、 根据所采取的措施, 复查客户名录和信用额。
输入:
应收帐款信息
输入:
赊销报告
说明:
每日控制赊销状交操作过程。
信用报告
跟踪
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1

子流程: 信用控制 编号: 6.2.3
要素: 预付款订单审查 地点: 无

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 信和控制 编号: 6.2.3
要素: 预付款订单审查 地点: 无

经财务、 销售经理及分销商经理批准
销售员填写信用变更申请表
采取措施减少延迟付款
延迟付款
逾期未付款
输出:
赊销客户名单/信用限额变更
输入:
1、 延迟付款

宝洁
分 销 售
客 户

产品供应部
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理

信用控制员
销售经理

要素:
１． 付款计划和处理
２． 退货或折扣
３． 内部调节
４． 与供应商对帐
说明:
根据会计等距离和帐目表措述由会计部执行的核心工作等程序

应付帐款
处理
方法:
１．每月与供应商对帐调节即可结帐
宝洁公司－全球经销商核心工作程序
程序: 会计: 版本: １
子程序 应收帐款处理 代码: ６３
要素 付款计划和处理 地区: 总部

方法:
１．应收帐款变动与客户应收帐款相一致
步骤:
１． 按指令单和应付款凭单安排付款
－根据发票到期日付款
－对方即付款可获优惠的付款
２． 处理付款指令报告并与出纳核对
３． 取得付款核准并交给出纳
４． 即期付款折扣过帐
５． 付款与发票相配合
输出
１． 每日应付款报告
２． 付款凭证
输入
１． 供应商发票
２． 银行付款单据
３． 应付帐款凭单
仓库入库单及宝洁签收单中的财务
说明:
记录公司应付帐款
对ＰＧ付款计划和处理
宝洁公司－全球经销商核心工作程序
程序: 会计: 版本: １
子程序 应收帐款处理 代码: ６３１
要素 付款计划和处理 地区: 总部

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应付帐款 编号: 6.3.1
要素: 付款计划和处理 地点: 总部

经理同意及批准
宝洁月末开出关于折扣的VAT发票
未付款发票
输入:
供应商发票和原始凭证
付款处理和核准
付款计划协议书
是否14天付款
银行划款( 输入付款折扣如付款按时)
付款与发票相配合
输出:
应付帐款

宝洁
分 销 售
客 户

产品供应部
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理

产品供应部经理
会计

步骤:
5、 收到退货申请报告。
6、 审查退货出仓文件。
7、 恰当核准付款转帐。
8、 更正应付帐款。
输出:
1、 经更正的应付帐款
输入:
1、 应付帐款
2、 要求退货申请报告
方法:
1、 最后在日结前过帐
退货/折扣处理
说明:
根据贯有程序更正应付帐款核准借记凭单金额。
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应付帐款 编号: 6. 3 .2
要素: 退货/折扣处理 地点: 总部

宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应付帐款 编号: 6.3.2
要素: 退货／折扣处理 地点: 总部

扣减应收帐款
审查
内容
恰当核准
输出:
更正应付帐款
输入:
退货申请报告

宝洁
分 销 售
客 户

产品供应部
财务部
销售部
管理系统部
人力资源部
总经理

会计

输出:
2、 调整应付帐款数据结帐
内部调节
输入:
3、 对供应商应付帐款
4、 已收发票
5、 银行对帐单
6、 借记凭单
步骤:
9、 接到期出/期末应付帐款数据
10、 对照发票。借记凭单, 索赔/损失报告和银行对帐单调节应付帐款变更额。
11、 如不一致, 则逐日对照装运和付款信息, 调整应付帐款并作必要更正。
12、 如果一致, 则可结帐—把费用总额归入总帐以划入恰当的成本中心
方法:
1、 应付帐款变更与发票, 退货单相一致。
说明:
利用其内部单据定期检查应付帐款。
宝洁公司—中国/分销商核心工作流程
流程: 会计 版本: 1
子流程: 应付帐款处理 编号: 6. 3 .3
要素: 内部调节 地点: 总部

宝洁公司—