商务电子邮件撰写礼仪.pptx

商务电子邮件撰写礼仪商务电子邮件撰写礼仪职场系列培训职场系列培训u电子邮件的格式电子邮件的格式目目 录录u电子邮件的礼仪规范电子邮件的礼仪规范u其他注意事项其他注意事项u收件人、抄送人的选择收件人、抄送人的选择商务电子邮件的格式商务电子邮件的格式 电子邮件的格式：电子邮件的格式：内容构成：内容构成：称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期称呼、问候、正文、祝颂语、署名、日期格式上的要求：格式上的要求：（1 1）称呼：称呼顶格写在第一行，然后，）称呼：称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说再在后面加上冒号，表示下面有话要说（2 2）问候语：问候语要写在称呼的下一行，）问候语：问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段空两格。它可以独立成为一段与书信格式相同与书信格式相同格式上的要求：格式上的要求：（3 3）正文：正文一般分为连接语、主体）正文：正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔应另起一行，空两格落笔 （4 4）祝颂语：祝颂语是表示致敬或祝贺）祝颂语：祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如一类的话，如“此致此致”、“祝祝”等。它可等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与格写。另外，在写与“此致此致”和和“祝祝”相相配套的配套的“敬礼敬礼”、“健康健康”一类表示祝愿一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写的话语时，一般要另起一行顶格写格式上的要求：格式上的要求：（5 5）署名：写完信之后，在信的右下角）署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已设写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已设置自动签名，可省略）置自动签名，可省略）（6 6）日期）日期 发信的日期可写在具名的后边，发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行（因电子邮件的即时性，也可以另起一行（因电子邮件的即时性，可省略）可省略）商务电子邮件的礼仪规范商务电子邮件的礼仪规范一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：1.主题要明确主题要明确收件人见到它便对整个电子邮件一目了然收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了了 2.语言要流畅语言要流畅尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料最好标明出处，以便核对料最好标明出处，以便核对 3.邮件的内容要简洁邮件的内容要简洁内容应当简明扼要，愈短愈好内容应当简明扼要，愈短愈好二、电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件二、电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的往往还是必不可少的第三，电子邮件应当注意编码问题第三，电子邮件应当注意编码问题 商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。己的邮件。第四，电子邮件应当慎选花哨功能第四，电子邮件应当慎选花哨功能l对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。人以华而不实之感。l电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。功尽弃。收件人、抄送人的区别收件人、抄送人的区别收件人、抄送人的区别：收件人、抄送人的区别：在功能上无特别区别在功能上无特别区别在指向上有所区别：在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的主要是为了区分收件人的主次用主次用。收件人：收件人：指的是你邮件的指的是你邮件的主送人主送人，可以是一个，可以是一个或多个或多个抄送人：抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、需要告知的人，比如其他相关人员、跨级、领导跨级、领导有关主送、抄送机关的规范有关主送、抄送机关的规范（一）关于主送一）关于主送 应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或个人个人为简便，以下统一称为为简便，以下统一称为“主送人主送人”、“抄送人抄送人”）的隶属关系及职权范围确定主送人。的隶属关系及职权范围确定主送人。上行文（向上级请示）应当坚持一个主送人的上行文（向上级请示）应当坚持一个主送人的作法，不能多头主送。作法，不能多头主送。多头主送往往造成受文人多头主送往往造成受文人之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽之间相互推诿或产生矛盾、抵触，反而不利于尽快解决问题。快解决问题。有关主送、抄送机关的规范有关主送、抄送机关的规范 确定上行文主送人的规范是：确定上行文主送人的规范是：1 1请示：请示：一般只写一个主送人，需要同时送其一般只写一个主送人，需要同时送其他人的，应当用抄送形式。他人的，应当用抄送形式。2 2受双重领导受双重领导：发送上行文时，应当根据工作：发送上行文时，应当根据工作内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送人和抄送人。送人和抄送人。3 3除上级负责人直接交办的事项外，不除上级负责人直接交办的事项外，不要随意向上级负责人报送要随意向上级负责人报送“请示请示”、“意见意见”和和“报告报告”。有关主送、抄送机关的规范有关主送、抄送机关的规范（二）关于抄送（二）关于抄送 抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处理，容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。有关主送、抄送机关的规范有关主送、抄送机关的规范 1 1应当抄送的情况应当抄送的情况 （1 1）除主送人外，）除主送人外，需要执行或知晓公文的其他需要执行或知晓公文的其他人员人员，应列为抄送人；，应列为抄送人；（2 2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级部门抄送直接上级部门；（3 3）上级部门向受）上级部门向受双重领导双重领导的下级机关行文，的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级部门；必要时应当抄送其另一个上级部门；（4 4）隔级沟通：）隔级沟通：下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送受文人的直接上级。受文人的直接上级。有关主送、抄送机关的规范有关主送、抄送机关的规范 2 2不应当抄送的情况不应当抄送的情况 （1）请示邮件不得抄送其下级部门或个人；（2）接受抄送公文的部门或个人不必再向其他机关转抄、转送；（3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。电子邮件的其他重要事项电子邮件的其他重要事项邮件主题邮件主题 如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送分开不同的电邮传送也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。会比较好针对单纯的主题加以回信。商务邮件的修辞商务邮件的修辞 撰写商务电邮前，不妨想到此时是面对着对方，撰写商务电邮前，不妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点；一点；书写时要比口语对话再稍微正式一点书写时要比口语对话再稍微正式一点设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考是要在别人的思考里思考了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。扼要，有亲和力但不失礼。邮件结构邮件结构：第一段与最后一段是重点第一段与最后一段是重点 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段说，重点在最前面的第一段如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。的重点。要求：要求：主动说出你期待对方做的事情主动说出你期待对方做的事情 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求长，在信件的一开始，就说明你的要求如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。日期：日期：邮件的日期与时间要明确邮件的日期与时间要明确 在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候说的下个月或是下周三到底是什么时候?因此最因此最好改成下周三好改成下周三(如如3 3月月7 7日日)下个月下个月(如如8 8月月)，时间也要明确，是上午还是下午，时间也要明确，是上午还是下午?是以自己是以自己或对方的时区为准或对方的时区为准?以免双方认知不同而产生误以免双方认知不同而产生误会。会。回复邮件：回复邮件：如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复，如果你回复对方的来信时，使用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写在主旨点出回复的重点，可以在邮件本文内容里写上回复主旨：上回复主旨：XXXXXXXXXXXX让对方知道这是回复哪一让对方知道这是回复哪一封信。封信。风格：风格：检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。顺畅。语感语感:1.采用主动的语气。采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。A.A.你对这件事情有什么想法你对这件事情有什么想法?B.B.有谁可以提供意见给我有谁可以提供意见给我?看得出来吗看得出来吗?A?A比比B B来得主动而明确。来得主动而明确。2.动词比名词更有力量。动词比名词更有力量。C.C.让我们做个计划吧让我们做个计划吧!D.D.让我们计划这件事情。让我们计划这件事情。在在D D句里，计划两个字被用在动词的表现，会句里，计划两个字被用在动词的表现，会比比C C句用在名词有力量。句用在名词有力量。END