二级秘书业绩评估手册.doc

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模块四 组织并评估会议
州农技推广中心领导:
巴州地区农技推广中心关于全国测土配方施肥经验交流会已与 3月20日圆满结束。为了总结办会经验, 特对此次会议进行评估, 现将会议评估情况报告如下:
一会议基本情况
( 一) 会议名称: 巴州地区农技推广中心关于全国测土配方施肥项目经验交流会
( 二) 会议主题: 关于测土配方施肥过程中的经验总结以及存在问题及解决方案。
( 三) 会议时间和会期: 3月18-20日; 会期三天。
( 四) 会议场所及住宿地点: xx酒店
( 五) 参加会议人数: 150人
( 六) 会议餐饮: 同意就餐九次, 会间茶点三次。
二对会议效果评估报告
( 一) 对会议管理的评估
1 会议计划考虑了时间、 地点, 会期, 人员, 会议通知, 会议回执, 经费预算, 会议议程、 会议日程表, 代表注意事项, 代表签到, 代表证、 会议交流材料、 欢迎词, 开幕词, 闭幕词, 领导讲话、 照相、 住宿安排、 票务、 代表接送、 车辆安排、 会议纪要等方方面面的工作, 尽可能做到万无一失。
2会议内容紧凑, 会议结果圆满
在三天的正式会期中, 合理安排了日程表和会议议程, 主要是内容为经验交流。有八县一市( 共9个) 单位在会上做了经验交流, 共有67位科技土匪工作者参与了个人工作经验交流与讨论。完成了会议议程, 达到了预期目的。
3会议经费控制有效
此次会议每人交会费500元( 含住宿、 不包含往返交通费) , 总计收入 万元。会议支出共计 万元, 包括文件资料费、 会议办公费、 伙食费, 住宿费等。
4会议场所满足会议所需
此次会议安排在 大酒店进行( 包括会议、 住宿和餐饮) 。酒店礼堂可容纳180人左右, 会议设备齐全。
5住宿条件优越
此次参加会议的代表均住在 三星级酒店, 硬件和软件条件较好, 满足了各个代表的用餐, 通信、 商务洽谈、 休息、 娱乐、 安全等个个方面的需求。
6参会人员较多
此次会议参加人员共150人, 其中有来自八个县的代表90人, 上级和主管部门相关领导30人本单位工作人员30人。
7会议预定工作有效
为了做好会议的服务工作。会前, 根据回执, 向酒店预定了客房; 按照每一餐不同的餐饮要求, 会前全部做了预算, 并提前一天就餐饮的预定情况进行了最终的落实。
8会议室不知合理
会议设置了主席台和九个代表席。主席台的座位按参会领导的职务规格排序, 并在桌上放置了领导坐签。主席台上方悬挂了会标, 会场两侧悬挂了烘托气氛的标语。主席台前摆置了鲜花和绿色植物。同时, 按照会议所需, 设置了专门用于交流的发言席和多媒体设施。
9会议餐饮丰富
会议安排在 大酒店用餐九次, 前两天天早、 中、 午餐均为自助餐, 第三天早中餐为自助餐, 晚餐为聚餐; 另外, 安排了会间茶点两次, 专门采制各种水果, 并送到代表的房间。
( 二) 对会议主持人的评估
1会议制订了详细的主持计划: 会前明确了会议的目标, 对会议内容, 会议议题, 会议进行步骤和会议环境及如何最有效利用时间作充分的准备, 在领导的确认后, 进行了全面督办, 检查, 落实。同时对会议期间有可能出现问题作了 充分的考虑, 拟出了备用方案, 以确保整个会议顺利进行。
2 采取有效手段控制会场气氛: 此次会议内容较多, 时间紧张, 为此主持人做了充分的准备, 提前到会场, 会议开始后 向代表宣读会议日程和注意事项, 引导会议议程正常进行。
三、 对会议工作人员的评估
此次会议, 工作人员共有10人, 人员虽少, 可是效率非常高。会议开始以前, 工作人员就入住酒店, 直至代表全部离开 才撤出酒店, 她们热情的态度, 五十的行为和熟练地业务水平, 向各位代表提供了幼稚的服务, 收到代表的高度赞扬。
四、 会议中值得注意的问题
( 一) 客房预订的问题, 由于此次会议人员较多, 因此安排全部为标准间。但有个别代表要求住单人间, 最后经过与酒店协商, 可是, 由于客房紧张, 解决了几间。这个问题在今后的办会中应该多加注意。
报告人: 马玉兰
二零一一年三月25日

模块一 协助进行有效的商务浅谈
关于呈送与新疆正义肥料有限公司办事处《谈判方案》的
报告
中心主任:
根据单位领导与 10月15日第五次办公会会议纪要精神, 拟与新疆正义农业科技有限公司办事处就关于配方肥生产合作进行商务谈判。当前, 单位已将《谈判方案》完成, 现呈送中心主任, 请审阅!
特此报告
库尔勒市农技推广中心办公室
二零一一年十月十五日
谈判方案
对方谈判代表:
新疆正义农业科技有限公司总经理: 李献民
我方谈判代表:
库尔勒市农技推广中心主任( 主谈人) :
库尔勒市农技推广中心办公室总助
办公室秘书( 负责摄影、 记录、 协助主谈人)
一、 对方相关资料
新疆正义肥料有限责任公司, 主要从事各种农作物专用肥、 滴灌肥、 生物有机肥等化肥的生产及服务。各种农作物专用肥年生产能力达20万吨, 当前是新疆兵团最大的一家化肥生产企业。
二、 谈判计划
1.我方由中心主任介绍最近几年单位承担的项目, 以及取得的效果, 为达到双方认同的目的。
2.我方由土肥站站长介绍最近几年实施测土配方施肥项目进展以及研究结果, 特别是推广施肥的争产和节资效果。
3.听取对方对我单位的立场, 观点、 态度, 然后再由我方首席代表进行具体的业务合作谈判。
三、 目标、 策略和谈判要点
目标: 力争有好、 坦诚的气氛中一次性达成合作协议( 《生产配方肥合作书》) ;
策略: 拟采取主动出击, 轻立场重利益的原则, 尽量使对方产生好感, 感觉到我单位的实力实在。其次, 从测土配方施肥的发展趋势看, 生产配方肥是迟早的事, 如果能与对方在化肥生产领域合作, 不但能够是对方能够积累经验, 为适应肥料生产业的进一步改革开放奠定基础, 而且能够为农民节约成本。因此, 此次谈判成功意义深远。
要点: 1.经过谈判, 形成合作共识; 2.围绕共同发展, 友谊第一的原则, 在坚持我方原则的前提下, 可作适当让步;
3.关键谈判点在利用我单位研究得出的不通作物需肥特点的肥料配方比, 生产不同作物的配方肥, 包括棉花、 小麦、 香梨配方肥, 在这方面均达成一致意见。
四、 谈判方式
参加谈判人数上采取团队谈判;
涉及利益主体上采取双边谈判。
五、 谈判时间
我方主任已经与新疆正义肥料有限责任公司办事处联系, 根据书房具体情况初步确定谈判时间为: 11月24下午16:00( 如一方特殊情况需变更谈判时间, 另一方必须提前一天通知对方) 。
六、 谈判地点
拟在库尔勒市农技推广中心二楼贵宾接待室, 让对方既感到我方有诚意, 又能够体现我单位的实力, 发挥优势, 取得谈判的主动性。
七、 谈判议程
( 一) 准备资料
1.国家事业单位与企业合作的规定;
2. 国家事业单位与企业合作的法律、 法规、 制度;
3．库尔勒市对肥料公司监管的条例、 法令、 规章;
4.简短的欢迎词;
5.我单位发展简介;
6.我单位最近几年测土配方施肥的数据分析资料;
7其它有助于本次谈判的相关资料。
( 二) 贵宾接待室准备
1.提前1天将接待室进行清洁卫生, 消除异味;
2.检查室内所有设施, 确保正常运作;
3.谈判桌中央摆放鲜花, 谈判双方桌面上摆放记录纸、 笔、 并摆放纸巾盒;
4.双方参加谈判的人员签牌;
5.我放办公室主任座位不在谈判桌, 在靠近我方主谈人以后方另安排记录桌椅;
( 三) 后勤工作准备
1.礼仪引导员1名;
2.合同签约礼仪小姐2名;
3.应急药品;
4.车辆1辆, 驾驶员1名;
5.就餐时间、 地点及我方参培人员由我方秘书落实。
八、 谈判纪要或谈判决议
( 一) 未谈判成功, 编制谈判纪要
1.由办公室秘书记录后呈送参加谈判的我方首席代表以及谈判小组补充、 完善、 审阅后, 再送单位主任阅示。
2.单位主任阅示后, 按单位公文处理程序办理;
3.分送相关领导及职能部门;
4．归档保存。
( 二) 谈判成功, 落实和安排文本的签署事宜
1.安排我方主要负责人出席签字仪式, 礼貌提示对方应有相同级别的人员出席签字仪式;
2.邀请新闻单位, 宣传谈判、 签字仪式, 做好相应准备工作;
3.安排对方谈判人员利用短暂时间参观单位, 消除谈判的紧张, 疲惫, 做好签字仪式的心情, 精神调整;
4.文印室制作签字文本, 我方人员迅速挂好已准备好的签字仪式会标, 整理谈判桌, 摆好双方签字人的签牌;
5.按照标准程序, 举行签字仪式;
6.签署完毕, 互相祝贺, 合影留念。