1、
会务组
生态保护科技创新发展论坛
暨建材化工新技术新产品发布会
活动方案（草拟）
一、活动背景
新一届中央领导集体对环境保护工作高度重视，习近平总书记发表了重要讲话，指出要完善经济社会发展考核评价，把资源消耗、环境损害、生态效益等体现生态文明建设状况的指标纳入经济社会发展评价体系。这些讲话非常具有指导意义。
生态保护科技创新要突出区域性特点，做好顶层设计，集中力量解决突出生态问题的技术瓶颈；要进一步推进生态保护科技示范基地建设，以点带面提高科技创新对生态建设的支撑引领作
2、用；要注重生态保护与经济社会发展的结合，促进生态和环境相关产业的发展；要充分发挥企业在生态保护与建设中的作用；要加强国际科技合作，通过吸收借鉴，努力提高我国生态环境保护的综合水平与能力。
二、活动目的
1、借助论坛的召开，使其成为行业间热议的话题，进一步提升贵公司的整体品牌形象。
2、巩固和丰富XXX的品牌形象,借势提升其未来的行业核心竞争力。
三、活动主题
治理生态环境、推广环保创新技术成果、倡导低碳生活
四、活动时间
2016年9月
五、活动地点
人民大会堂 北京某饭店就餐（待定）
六、组织结构
主办单位：科协媒体（或科技类协会）
协办单位：
承办单位：
七
3、会议邀请领导开幕式就坐主席台
1、嘉宾：国家科技界部长1名
国家部委其他部长3名
其他相关领导3名
XXX公司相关领导3名
相关本地商会及行业协会领导3名
2、媒体：专业媒体（待落实）
八、会议活动内容
1、在人民大会堂举办“生态保护科技创新发展论坛”开幕仪式
2、在人民大会堂举办“XXX建材化工新技术新产品发布会”
3、媒体采访
4、新技术新产品发布会答谢宴会
九、会议前期筹备工作
1、制定工作时间表（倒计时），该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、审核审批人等栏目。
2、由XXX部负责参会
4、人员的邀约工作。
3、会议相关合作方签约。
4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下：
①客户邀请组（主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确定和坐席的排位）
②客户接待组（主要跟进客户接送、车辆的安排、VIP客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决）
③媒体邀请组（主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实，以及新闻报道通稿的落实）
④策划包装组（主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实）
⑤节目组（主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实）
⑥后勤保障组（主要跟进会场的确定、
5、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会议服务所需物品的采购和运送，其中主要是礼品、酒水的采购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障）
⑦工程保障组（主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场保障）
⑧安保应急组（主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报）
序号
事项
完成时间
负责部门
1
会议时间最终确定
会议召开前30天
最好具体到人
2
与会议活动合作单位签约
会议召开前30天
3
会议地点最终确定
6、
会议召开前30天
4
请柬准备
会议召开前30天
5
发出会议前期邀请信息，初步统计参加会议人数
会议召开前30天
6
电话与酒店沟通，下订金预订场地和住宿房间
会议召开前30天
7
正式发出会议邀请
会议召开前25天
9
礼品、接待服务项目筹备
会议召开前25天
10
邀请领导出席会议
会议召开前25天
11
招商说明会向客户公布的政策的确定
会议召开前20天
12
招商说明会多媒体演示文件
会议召开前20天
13
邀请新闻媒体
会议召开前20天
14
摄影摄相人员邀请
会议召开前20天
7、
15
新闻通稿、发言稿
会议召开前20天
16
电脑及视听设备
会议召开前20天
17
展架及展示内容
会议召开前20天
18
会议物料、项目宣传资料、会场布置物料筹备
会议召开前20天
19
礼仪人员及相关礼仪用品(胸花、胸卡、签字笔等)
会议召开前10天
20
派发礼品准备
会议召开前10天
只给与会领导及媒体人员
结合需要进行布置
十一、费用支出（人民大会堂）
种类
名称
说明
单位
数量
单价
小计
备注
场租
布场费用
大会堂收取
项
1
按4小时计算
会议场租
大
8、会堂收取
席
按4小时计算
集体合影
大会堂收取
席
1
部级单位申批
批文
介绍信
项
1
舞台主背景
10*4MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置LED
项
1
尺寸待最后确定
签到物料
签到本、笔一套，
项
10
最后确定
领导胸花
胸花30朵
个
30
重要领导佩戴胸花
台花
台花七盆
盘
5
台花为签到台一盆；领导席三盆；主持台一盆；
人员费用
主持人
主持各一名
人
1
待定
摄影
现场拍照人员
人
2
摄像
全程录像，现场同步，高清摄像机
项
1
3人摄像
其它
运输费
含5台大巴，从宾馆接嘉宾到会场（往返）
小车5辆（接送领导）
项
1
包括现场设备运输等
活动公司费用
会议活动整体设计、
活动执行费
总费用15%
项
1
税费
总费用17%
项
10.0%
总 合 计
十二、主办单位批文、午宴一次、新闻媒体20家。
十一、共计十二项
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