工业企业应收账款管理办法.doc

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工业企业应收账款管理办法

第一章、账期管理
1、应收账款是指企业销售产品、商品、提供劳务等原因，应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项和代垫的运杂费，它是企业采取信用销售而形成的债权性资产，是企业流动资产的重要组成部分。账期就是信用销售时给予客户付款的期限，即公司赊销给客户所约定的付款时间。
2、账期按以下方式确定：
（1）、主流客户的账期核定还应考虑具体招标规定要求。
（2）、非主流重要客户，按具体招标规定要求执行，非投标性质的订单原则上不设账期应款到发货或预付款生产，对既有的以前发生过业务往来的该类客户，经主管副总经理以上领导审批后可给予最长不超过3个月的账期，对过往信用记录不良的则一律不能给予任何账期。
（3）、其他一般性客户，一律不能给予任何账期，标准产品应款到发货，非标准产品应预付款生产、余额款到发货。

第二章、开发票管理
1、所有开出销售发票，都应提供《开发票申请单》。
2、《开发票申请单》必须清晰明确，与发货单一一对应，否则商务拒绝开票。如果只开订单总金额的一部分（如到货付款80%所对应的发票额），在征得客户许可后允许拆单及单价上下浮的处理，但必须保证在开同一订单的最后一张发票时，产品总数量及总货款金额与发货单一致（具体见之前的财务部规定）。拆单及单价上下浮的处理清单作为《开发票申请单》的附件由主管业务人员提供，开票人员检查监督。对非一次性开完全部货款金额的，业务人员应建立台账并发给商务人员备案。
严禁随意拆单及单价上下浮，严禁将不同项目的订单混淆在一起开发票，不同项目必须分别单独开发票，对随意拆单及单价上下浮导致与合同金额不相符而造成公司应收账款损失的，其损失部分由主管业务人员和主管领导同等共同承担，并在工资及提成中进行扣除。
3、除非现款交易，发票签收回执单必须由业务人员负责在发票发出后1个月内返回商务部存档。

第三章、函证及对账要求
1、对账管理原则
（1）、无应收账款的现款交易订单→不对账；
（2）、有应收账款的→每年对账一次；
（3）、暂未厘清老账款的客户→先对发生额，再对余额。
2、为合理利用资源，避免区域间的冲突，由营销部制定具体区域对账计划，错开月份分地区对账，并确保同一客户至少每年对账一次，同时两次对账间隔不超过12个月。
3、对账函证由财务法务部提供寄出或送达由营销部负责，函证必须在1个月内返回法务部存档。

第四章、业务员台账管理
1、业务人员应建立销售及应收账款的明细台账：
（1）、销售台账内容包括：客户类别、客户名称及联系资料、订单编号、合同编号、项目明细、产品明细、货款明细、发货单编号、货物签收情况、发票编号、货款回笼情况，以及上述相关发生日期等。
（2）、应收账款台账由销售台账演进而来，应尽量将两种台账合并建立，按客户分类管理，只需在销售台账基础上增加年度应收账款余额及总额即可。
（3）、销售及应收账款台账应以数据库格式或Excel表格格式建立。
2、台账更新要求：发生销售应及时更新，最迟不得跨月。
3、销售及应收账款台账每季度发电子文档给商务部备案，商务部负责检查台账更新情况，并作详细记录。

第五章、退货管理
退货管理原则-------必须要有退货依据：
1、未开发票的退货，需提供客户退货说明函；
2、已开发票的退货，若确保在开票当月的最后一个工作日之前将发票退回至公司财务部，则直接退票和退货并提供客户退货说明函，否则，必须提供客户当地主管税务机构出具的退货证明，以便我方开红字发票冲减营业额，避免重复交税。

第六章、应收账款的催收管理
1、业务经办人员对其经办的应收账款全程负责，并对客户的经营情况、催付能力进行追踪分析，及时了解客户资金持有量与调剂程度，保证应收账款的回收。
2、业务人员应对应收账款客户分类管理，账期内的应收账款应在到期前两个月电话提醒客户按约付款，在到期前一个月传真提醒客户按约付款；逾期的应收账款，业务人员提交分析说明及清收措施交部门领导审阅，并向客户寄/送催款书。
3、对于恶意拖欠、信用品质不良的客户应当加紧催收，催收无果而金额较大的应通过诉讼方式解决。
对于超过账期但以往信用记录一向正常甚至良好的客户，争取在延续、增进相互业务关系中妥善的解决应收账款拖欠问题，如果逾期的应收账款金额较大，应在诉讼时效内及时通过诉讼方式解决。

第七章、回款核实扣减管理
1、回款冲减要求-------每笔回款应该对应相应的发票（或发票金额的一部分），必须由业务人员取得付款客户财务部门的确认单，作为商务部应收账款管理员核实扣减依据。
2、对不能提供核实扣减依据的货款，暂停该笔货款提成发放，直至提供依据为止。

第八章、应收账款交接管理
1、业务员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接。
2、凡业务员调岗的，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接，交接未完，不得离岗，交接不清的，责任由移交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。
3、凡业务员离职的，应在30天前向企业提出申请，经批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资不予发放、费用不予报销，由此给企业造成损失的，将依法追究法律责任。
4、离职交接以最后在交接单上批示的生效日期为准，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任。
5、离职业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。
6、“离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，保存在移交人一份，接交人一份，企业档案存留一份。
7、业务员接交时，应与客户核对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向相关领导反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。
8、业务员办交接时由主管副总监监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追究其民事、刑事责任。
9、交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接交人负责。

第九章、坏账处理
1、坏账损失应依据税法有关规定向主管税务机关申报处理，坏账损失确认原则为：
（1）、债务人被依法宣告破产、撤销的，应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，作为坏账损失；
（2）、债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项，应当在取得相关法律文件后，作为坏账损失；
（3）、涉诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书、裁定其诉讼的，或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的，作为坏账损失；
（4）、逾期3年的应收款项，具有企业依法催收磋商记录，并且能够确认3年内没有任何业务往来的，在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额，作为坏账损失；
（5）、逾期三年的应收款项，债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在3年内没有任何业务往来的，在取得境外中介机构出具的债务人逃亡、破产企业证明后，作为坏账损失。
2、坏账损失内部处理程序
（1）、营销部提出坏账核销申请，阐明坏账损失的原因和事实，提供企业内部证明材料和外部具有法律效力的证明文件。
（2）、涉及诉讼的坏账损失，由法务部委托律师出具法律意见书。
（3）、逾期三年以上的应收账款形成的坏账损失，实行账销案存，继续保留追索权，由法务部追索。

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