工程文件管理办法.doc

工程文件管理办法
一、总则
1.1 为有利于促进工程承建合同文件(简称“承建合同”)和工程建设监理合同文件(简称“监理合同”)中授予监理工程师职责的落实和履行,有利于工程建设监理文件(简称“监理文件”)的规范化管理制订本办法。
1.2 监理工程师必须认真履行职责，熟悉和掌握监理合同、承建合同、工程建设管理法规、工程施工技术规程规范和工程质量检验标准，以促使业主单位通过监理合同和承建合同授予监理工程师的权限得到及时、准确、有效的运用，促进工程施工的顺利进展，促进安全生产，促进合同工期、质量和投资控制目标得到更优的实现。
二、监理文件组成、分类与合同地位
2.1 监理文件的内容构成要素包括商务要素、程序要素和技术要素，监理文件必须为书面文件。
2.2 监理文件必须专事专文、表达明确、数据准确、判断准确、简明扼要、用语规范，构成要素的引用和解释必须严格以有关法规和合同文件为依据。
文件标题应当准确简要地概括文件属性与主要内容。
2.3 常规监理文件的目录组成包括：
（1） 对工程承建单位的“批复文件”。
（2） 施工过程“指示（令）文件”。
（3） 施工质量或合同支付“认证文件”。
（4） 工程建设施工“协调文件”。
（5） 工程工期完工及工程验收“签证文件”。
（6） 提交业主单位的“建议函”。
（7） 提交设计或施工地质单位的“商议函”。
（8） 工程“信息文件”。
（9） 监理“工作报告”。
（10）其他文件。
2.4 除承建合同的明确规定外，工程师无权修改或变更承建合同规定，也无权免除承建合同中规定的承建单位或业主单位应承担的义务、责任和权利。
监理文件的合同地位可以划分为：
（1） 承建合同的解释文件；或
（2） 承建合同的协调文件；或
（3） 承建合同的履行过程记录文件；或
（4） 监理合同的履行过程记录文件；或
（5） 信息反馈文件。
2.5 监理工程师应明确其职责范围，勿超越权限干预承建合同赋予承建单位的职责与权利，以免导致合同责任或合同风险的转移。
三、成 文 管 理
3.1 监理文件的编制应遵守国家及有关部门发布的公文管理和承建合同、监理合同有关规定进行。
必须有主题词的，主题词按水利水电工程管理部门发布的主题词规范用语采用和编写。
必须引用公文（函件）的，应当先引标题，后引文函字号。
3.2 监理文件的产生程序分为拟文、核稿、审查（会签）、签发、文印、送发等六道基本程序。
（1） 涉及其它技术专业或项目监理处（室）职责事项，拟文人应及时向有关专业人员或相关处（室）提供资料和反馈信息，与相关人员或处（室）商后成稿。
（2） 主办处（室）领导应按监理部文件有关授权文件规定指定具备相应职级资质、业务水平和能力的监理人员核稿。
（3）涉及其它项目监理处（室）事项的，送交相关处（室）负责人安排审核会议。
（4） 按监理部有关授权文件规定和职责分工送审和签发。
（5） 必须采用文头文件的，送交办公室安排编制文号、核定发送范围、确定打印份数后交文印室成文。
（6） 按文件涉及的监理分级权限用印后送发。
3.3 监理文件编制质量责任。
（1） 打印文稿由似稿人（或核稿人）负责文字核对。核对人对文稿的编制及文字错误承担直接责任。
（2） 监理文件的拟稿人、核稿人和会签人对文件的真实性、合理性和准确性承担直接责任。
（3） 办公室文件收发员对文件及文号编制的重发、漏发、误发等发送与编制失误承担责任。
四、文件的分级与编码
4.1 监理文件是监理工程师职责权限履行及运用的体现。监理部根据承建合同及监理合同文件中对监理工程师授权与权限范围规定，对监理文件实行分级管理。
监理文件必须带文头时，采用监理部文头。
（1） 一级监理文件：以监理部名义和印章并以监理部机构代码编号发送的监理文件。在承建合同管理中，代表监理单位发出的指示。
（2） 二级监理文件：以监理处（室）名义和印章并与监理处（室）机构代码编号发送的文件。主要以“认证文件”、现场“指示（令）文件”、对承建单位下级施工单位的“协调文件”、以及“内部管理文件”等方式表现。在承建合同管理中，代表监理机构对承建单位发出的指示。
4.2 分级监理文件的权限，按监理部职级授权文件（另行制定发送）中规定的职责和权限执行，可发送至单位相应监理项目范围和相关单位。 超越授权的监理文件无合同行为效力。
对已发生的超越授权或未超越授权的下级监理文件，根据承建合同文件有关规定，在承建单位提交确认、或下级监理机构提起、或监理部认为必要时，可以通上级监理文件予以确认、变更或撤消。
4.3 为有利于监理文件的分类、整理、归档、计算机存储和检索，以及按业主单位项目管理要求，监理文件编号采用分级数字代码系统。需要采用监理部简码的，均按“长三监理（合同码）[199 ]”采用。分级数字代码采用多面方式。
监理文件编码办法见附件。
五、发送、归档与复制
5.1 监理文件，包括监理现场指示和监理签证文件，应按文件类型和发送对象，送达对方有效授权人或代理人或指定联系人，不能直接送达工人。监理人员也不能直接向承建方工人发布指令。
5.2 监理文件发送时应认真做好发送和签收记录。重要的或有合同时限规定的监理文件地送达签收时，应注明签收人、签收日期和签收时间。
5.3 各监理处、室应定期对监理文件或存档监理文件进行清理和整编。办公室应于年初对上年存档监理文件归类并按文号顺序装订成册后移交监理部资料室归档。
5.4 归档整理文件的复制按以下规定执行：
（1） 监理部人员因工作需要要求复制的，报请所属处（室）负责人审批后交办公室批准复印份数安排复制。
（2） 监理部内部管理文件的复制，符合文件规定发送范围的由办公室负责安排，不符合文件规定发送范围的由办公室报监理部领导批准后予以安排。
（3） 外单位人员要求复制的，报请监理部分管领导审批后由办公室负责安排复制，并收回相应处长制成本。