某大型企业信息化项目管理办法.doc

XX公司信息部规章制度
级别：Ⅲ 签发:

信息化项目管理办法

目 录

一.目的
二.适用范围
三.职责与权限
四.内容
五.流程
六.沟通机制
七.考核奖惩
八.其它
出自

编 号

生效日期

版 次

一、目的
为准确评估信息化项目投资预算，规范XX公司信息化项目实施流程，及时有效跟踪、评价信息化项目实施状况，确保各信息化项目按照项目计划完成预期目标，特制定本办法。
二、适用范围
XX公司所有信息化项目及IT采购项目
2.1信息化项目：需要进行项目过程控制以及投资控制的项目；
2.2IT采购项目：无需进行项目过程控制，仅需进行投资控制的项目，包括：
2.2.1IT硬件采购
2.2.2IT服务采购
2.2.3IT软件采购
2.2.4用户使用许可采购
三、组织机构及职责
3.1项目管理委员会组织机构：
组长：
副组长：
组员：
秘书长：
3.2职责
项目管理委员会 信息技术部项目管理的最高决策机构。主要职责如下：
3.2.1审批XX公司年度信息化项目实施计划及投资预算；
3.2.2监督项目管理相关制度的执行，指导和推动项目管理工作；
3.2.3对项目预研、项目启动、项目实施、项目评价各个阶段过程进行决策；主要决策点包括以下方面：
3.2.3.1选择、任命项目经理；
3.2.3.2评审项目总体计划和目标、审批《项目阶段计划书》；
3.2.3.3对项目目标、项目计划等重大变更做出决策，审批《项目变更申请》；
3.2.3.4参加项目例会，听取项目进展汇报，对项目实施过程提出优化、指导性意见；
3.2.3.5对项目完成或取消进行决定，审批《项目阶段结束申请》。
项目经理 信息化项目IT方项目负责人。主要职责如下：
3.2.4.1制定项目计划、组建项目组、对项目在预期时间内达成项目目标全面负责；
3.2.4.2项目实施过程中每笔项目费用结算需要提报至信息化管理科进行登记、备案；
3.2.4.3配合信息化管理科完成对项目各阶段的跟踪管理，及时提交各项目阶段所需文档，向项目管理委员会汇报项目进展情况。
业务部门 即XX公司内各信息化项目需求部门。主要职责如下：
3.2.5.1 设置专职岗位信息化管理员，负责信息化项目需求的内部收集、整理、申报；
3.2.5.2根据部门的发展战略、目标，填写《信息化需求申请表》，在每年7月底前提出下年度信息化项目需求计划报信息技术部信息化管理科；
3.2.5.3 负责配合信息技术部完成各信息化项目的预研、立项、实施和项目正式运行后的评价工作。
信息化管理科 项目日常管理的常设机构。主要职责如下：
3.2.6 IT规划
3.2.6.1结合对各国际信息化应用状况及XX集团发展战略规划，制定年度信息化项目建设建议；
3.2.6.2组织相关业务部门召开信息化项目需求评审会；
3.2.6.3结合业务部门的信息化项目需求，依据信息化项目预研结果，于每年8月底前完成XX公司下年度信息化项目实施计划和投资预算建议书；
3.2.7项目管理
3.2.7.1拟定项目跟踪管理的各项制度；
3.2.7.2对信息技术部与业务部门的信息化项目需求归口管理；
3.2.7.3组织召开项目例会；
3.2.7.4组织召开关于业务部门提出的信息化需求的评审会议；
3.2.7.5负责根据项目各阶段的项目计划对各项目进行跟踪管理；
3.2.7.6负责推荐各项目的项目经理及相应资源的配置，并建立资源配置档案；
3.2.7.7结合年度项目投资预算，信息化管理科负责对信息化项目每月实际投资进行跟踪管理，所有信息化项目付款需报信息化管理科审核；
3.2.7.8对项目过程中所产生的文档进行归档管理。
四、内容
项目实施过程分为五阶段，除需求分析外,每一阶段均作为独立项目进行管理：
4.1需求分析
4.2项目预研
4.3项目启动
4.4项目实施
4.5项目评价
五、流程
5.1需求分析
5.1.1业务部门填写《信息化项目需求申请》，由信息化管理科进行初审，判断是否属于年度项目实施计划；
5.1.2若属于年度项目实施计划，则进入项目启动阶段；否则，信息化管理科组织召开需求评审会（信息化管理科、信息公司、业务部门三方参加），讨论项目需求必要性、紧急程度，并记录整理《信息化项目需求评审会议纪要》；
5.1.3信息化管理科于项目例会中，介绍业务部门信息化需求评审会议情况，推荐项目经理，由项目管理委员会最终确定、任命项目经理。
5.2 项目预研
5.2.1项目经理根据业务部门提出的信息化项目需求，完成《项目阶段计划书（项目预研）》，报项目管理委员会批准。信息化管理科按此计划进行过程跟踪；
5.2.2项目经理按计划完成项目预研工作，填写《项目阶段结束申请》，并附上《项目可行性分析报告》（内容至少应包括：项目实施范围、项目目标、项目收益、风险评估、项目预算、资源配置、建议项目启动日期、实施周期等；）报项目管理委员会批准；
5.2.3项目经理于项目例会中，向项目管理委员会汇报项目预研结果；
5.2.4 信息化管理科根据项目管理委员会批准的信息化项目预研结果《项目可行性分析报告》，组织项目启动或作为编制下年度信息化项目实施计划和投资预算的依据。
5.3 项目启动
5.3.1项目经理完成《项目阶段计划书（项目启动）》，应包括：制作项目标书、发标、商务谈判、合同签订、项目启动会召开时间节点等，报项目管理委员会批准。信息化管理科按此计划进行过程跟踪；
5.3.2项目经理按计划完成项目启动工作，填写《项目阶段结束申请》并附上《项目实施方案》（内容至少应包括项目实施范围、项目目标、项目收益、风险评估、实施计划、资源配置、项目组织机构、项目详细预算、验收标准及其交付物等），报项目管理委员会批准；
5.3.3项目经理于项目例会中，向项目管理委员会汇报项目启动结果。
5.4项目实施
5.4.1项目经理根据《项目实施方案》独立或与实施咨询方共同完成详细的《项目阶段计划书（项目实施）》，报项目管理委员会批准。信息化管理科按此计划进行过程跟踪；
5.4.2项目经理按计划完成项目实施工作，填写《项目阶段结束申请》并附上《项目实施总结报告》（内容应包括：项目目标达成情况、项目收益情况、项目实施经验总结等）；
5.4.3项目经理于项目例会中，向项目管理委员会汇报项目实施结果。
5.5项目评价
5.5.1信息化管理科在项目结束后第1/12/24/36个月时，要求项目经理重新集合项目组（建议实施咨询方也共同参与）对该项目实施成果进行评价；
5.5.2项目经理完成《项目阶段计划书（项目评价）》，报项目管理委员会批准。信息化管理科按此计划进行过程跟踪；
5.5.3项目经理按计划完成项目实施工作，填写《项目阶段结束申请》并附上《项目评价报告》（内容应包括：项目运行状况、项目目标达成情况、项目收益情况等）；
5.5.4项目经理于项目例会中，向项目管理委员会汇报项目评价结果。
5.6项目变更
5.6.1各项目必须严格按项目启动时要求的项目目标、项目计划执行，如遇特殊情况或客户需求发生变更时，项目经理需及时出具书面项目执行计划调整说明，填写《项目变更申请》，交信息化管理科审核，报项目管理委员会批准后执行；
5.6.2 如项目经理或项目组成员发生变更时，需及时填写《项目变更申请》，交信息化管理科审核，报项目管理委员会批准后执行。
六、沟通机制
6.1项目例会
6.1.1项目例会分为：周例会和月例会，每周一早上9:30－10:30举行。其中每月的第一周星期一为月例会；周例会各项目经理无需准备汇报材料，月例会前一周周五中午12:00点前提交项目月例会材料（月例会材料模版见附件五）至信息化管理科；
6.1.2项目例会内容包括：
6.1.2.1各项目阶段《项目阶段计划书》、《项目变更申请》、《项目阶段结束申请》等内容的汇报与审核；
6.1.2.2项目经理将项目实施过程中需要协调解决事宜，上报至项目管理委员会讨论，寻求解决方案；
6.1.2.3项目进展情况汇报及项目管理委员会关心问题解答。
七、考核奖惩
7.1项目管理委员会成员、项目正处于实施阶段的各项目经理（包括业务部门）、项目助理必须参加项目例会。如有特殊原因无法参加，需提前向信息化管理科请假，否则迟到者被扣10元/次，缺席者被扣20元/次；
7.2月项目例会的材料由各项目经理编写，若无特殊原因而未按时提交例会材料者被扣10元/次；
7.3 当项目实施过程中如遇特殊情况或客户需求发生变更时，未及时提交《项目变更申请》的项目经理，予以50元/天的考核；
7.4当项目结束时，项目经理需在计划完成时间前提交《项目阶段结束申请》报项目管理委员会审批。未及时上报者予以50元/天的考核。
7.5结合第一个月的《项目评价报告》，由信息化管理科制定项目奖励方案，报项目管理委员会批准后执行。
八、其他
8.1 需求编号规则：（说明：该编号由信息化管理科填写）
代号
年份
序号
IT-06-001

8.2附件
附件一：《信息化项目规划流程》
附件二：《项目启动流程》
附件三：《信息化需求申请表》
附件四：《项目阶段计划书》
附件五：《项目变更申请》
附件六：《项目阶段结束申请》
附件七：《项目例会模版》
8.3本制度自签字之日起生效；
8.4本制度由信息化管理科负责解释。

制定：

单位审核：

控制部审核：

公司领导批准：

附件一：信息化项目规划流程
开始

1.业务部门填写《信息化项目需求申请》

是
.提交至信息化管理科；
是否属于项目年度计划

否

信息化管理科组织需求评审；完成《需求评审会议纪要》

否

是
确认项目经理；
完成《项目预研计划书》

提交至信息化管理科，据此进行项目过程跟踪管理

调研；项目经理完成《项目结束申请》，
并附上《项目可行性分析报告》

评审项目重要、紧急性
是

否

纳入年度项目计划

信息化管理科向用户反馈

进入《项目立项流程》

结束

附件二：项目启动流程

开始

项目经理完成《项目立项计划书》

否
报项目管理委员会批准

是

提交至信息化管理科备案，据此进行过程跟踪

项目经理完成《项目结束申请》，
并附上《项目实施方案》.

进入项目实施阶段

附件三：

信息化项目需求申请表
编制日期

需求编号

申请部门

需求名称

联系方式

信息化项目
需求详细描述

申请人

申请部门
第一负责人

信息化项目
需求处理建议

信息化管理科

信息技术部
第一负责人

注：需求编号”由信息化管理科统一编制填写！
附件四：

项目阶段计划书
编制日期

项目编号

项目名称

项目阶段
□项目预研 □项目启动 □项目实施 □项目评价
项目阶段目标：

项目阶段计划：

项目阶段完成标志：

项目经理
（信息技术部）

项目经理
（业务部门）

信息技术部
第一负责人

业务部门
第一负责人

附件五：

项目阶段变更申请
编制日期

项目编号

项目名称

变更内容
□项目阶段目标 □项目阶段计划 □项目阶段完成标志
变更详细说明：

变更原因：

风险评估：

项目经理
（信息技术部）

项目经理
（业务部门）

信息技术部
第一负责人

业务部门
第一负责人

附件六：

项目阶段结束申请
编制日期

项目编号

项目名称

结束类别
□正常完成 □取消
项目阶段总结：

项目经理
（信息技术部）

项目经理
（业务部门）

信息技术部
第一负责人

业务部门
第一负责人